Автоматизация государственных органов реферат

Обновлено: 30.06.2024

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что за-слоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в орга-нах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятель-ности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом:

1. Эффективность работы отдельных органов власти

Основное содержание работы большинства органов государственной вла-сти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.

1.1 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными реги-страционными карточками и представлениями документов.

1.2 Переход к электронному документообороту

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эф-фективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документообо-ротом.

1.3 Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и до-кументооборота

По данным обследования в ряде компаний:

1. 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование доку-ментов;

2. 6% документов безвозвратно теряются;

3. каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

4. на 20–25% возрастает производительность труда персонала при ис-пользовании электронного документооборота;

2. Документооборот и делопроизводство в органе власти

2.1 Документооборот как основа деятельности органа власти

2.2 Российская модель делопроизводства

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая техноло-гия работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности про-работки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автома-тизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопро-изводства.

2.3 Выбор подхода к автоматизации документооборота

Необходимость автоматизации документооборота органов государствен-ной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.

Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государ-ственных служащих в силу нескольких причин.

3. Описание системы автоматизации делопроизводства и документооборо-та

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) должна соответствовать существующей делопроизводственной практи-ке: обеспечивать ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы будут автоматически перемещаться между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения доку-ментов.

3.1 Рассмотрение входящего документа

При регистрации документа, поступившего в орган государственной вла-сти или местного самоуправления, уполномоченный на то государственный служащий заполняет экранную форму.

3.2 Исполнение резолюций

3.3 Обработка исходящих документов

Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

3.4 Контроль исполнения

Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документообо-ротом – от непосредственного контроля руководителем за исполнением соб-ственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и органа власти в целом.

3.5 Подготовка документов

Общая схема построения системы автоматизации процесса подготовки документов приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема автоматизации процесса подготовки документов

Как отражено на схеме, система подготовки документов включает в себя следующие подсистемы:

 подсистема управления проектами;

 подсистема индивидуального планирования задач, расписаний, встреч;

 пакет офисных приложений;

 подсистема обеспечения коллективной работы;

 операционные системы и серверные продукты, обеспечивающие тесную интеграцию всех подсистем.

Заключение

Электронный документооборот – высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государ-ственной власти и местного самоуправления.

Статья посвящена вопросам информатизации государственного управления. В статье рассматриваются задачи, проблемы автоматизации государственного управления.

Ключевые слова

Текст научной работы

Информация имеет огромное значение в жизни человека и в системе государственного управления. С точки зрения изучения проблем, касающихся повышением уровня культуры управления, информацию можно рассматривать как совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей подсистемы муниципального управления и о внешней среде функционирования государственной системы управления.[2]

Использование информационных технологий в государственном управлении обеспечивает более эффективное использование средств и выполнение обязанностей, повышение прозрачности их деятельности, экономию времени.

Бюджетные расходы на управление также должны быть оптимизированы. Экономия, которую можно получить при помощи информационных технологий, будет происходить на следующих уровнях:

Сокращение операционных расходов;
Сокращение бюджетных расходов на проведение ряда мероприятий;
Прямой экономический эффект от повышения эффективности работы учреждения;
Косвенный экономический эффект от снижения потерь времени физических и юридических лиц;[16]

тематика;
виду документа;
принявшему его органу;
названию;
его номеру;
дате принятия;
тексту;
ключевым словам.

Основной задачей информатизации в деятельности департамента здравоохранения и социальной защиты является организация информационного сопровождения движения бюджетных и других финансовых средств, которые предназначены для охраны здоровья и гарантированной доступной медицинской помощи населению города, выделяются бюджетом на гарантированную поддержку семьи, пожилых граждан, инвалидов, а также на развитие системы социальных служб, пенсионного обеспечения.[20]

Проблема кадрового обеспечения заключается в дефиците квалифицированных пользователей ИКТ среди государственных и муниципальных служащих. В настоящее время 2/3 региональных органов власти испытывают нехватку в таких специалистах. Для преодоления данной ситуации необходимо стимулировать квалифицированных специалистов работать в государственных структурах, в органах власти и управления. Это потребует модернизации всей системы ориентиров и ценностей государственных служащих, формирования у ни устойчивой мотивации компетентного использования современных информационных технологий.

Список литературы

Цитировать

Автоматизированные системы государственного управления ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

Содержание

ВВЕДЕНИЕ
1. Автоматизированная система управления государственными финансами
2. Бюджетное планирование
3. Исполнение бюджета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Главные управляющие бюджетных денежных средств.

Управляющие бюджетных денежных средств.

Адресанты бюджетных денежных средств.

Конвейерная обработка документов.

Взаимодействие с общей базой данных.

Объединение с решениями групп АЦК.

Взаимодействие с другими программными комплексами.

Обеспечение схем выполнения бюджета по расходам, обусловленных положениями инструкции 8Н.

Осуществление бухгалтерского учета со средствами автоматизации.

Отчеты с аналитикой.

Объединение регламентной и управленческой отчетности.

Тестирование финансовых потребностей.

Электронная передача документов на отгрузку.

Электронная подпись с юридической поддержкой документооборота.

СОСТАВ СИСТЕМЫ Блоки общего предназначения (справочники, настройки системы).

Оценка бюджетных доходов.

Оценка бюджетных расходов.

Оценка путей (статей) финансирования бюджетного .

Учет и контроль выдачи наличных денежных средств.

Составление проекта бюджета по расходным статьям и др6.

Приведённые выше автоматизированные системы государственного управления составляют малую долю того большого количества аппаратных и программных средств, которые находятся на службе нашего государства. Вместе с тем, проблемы связанные с финансовой дисциплиной отдельных государственных руководителей, зачастую связаны не только с отсутствием или наличием автоматизированных систем управления.

Важно установить обратную информационную связь между исполнителями и получателями государственных услуг, оценку качества произведенных работ, осуществленных проектов и выдавать соответствующее вознаграждение по результатам труда госслужащим по рекомендациям рядовых избирателей7.

Очевидно, что в данном случае качество подобных услуг поднимется на более высокий уровень. Предлагаемые и используемые программные комплексы помогают российскому обществу развиваться в правильном направлении.

СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с обращениями граждан.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка [7].

В функции систем автоматизации делопроизводства входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации Положение о делопроизводстве. Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [1].

Улучшение и развитие системы делопроизводства — это важный, длительный и сложный процесс, во многом отражающий улучшение и развитие государственных органов как таковых.

Основными компонентами, входящие в делопроизводство являются:

- документирование, то есть процесс правильного и своевременного создания документов;

- работа с документами, включающая такие операции, как прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решении и деловых процедур) [3].

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:

- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

- организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

- обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;

- регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

- создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

- проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

- получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения [4].

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.

Содержание работы

Введение 3
Глава 1. Современная система организации делопроизводства 5
1.1 Общая характеристика организации документооборота 5
1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота 15
Глава 2. Пути совершенствования организации документооборота в территориальном управлении росимущества Санкт-Петербурга 30
2.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга 30
2.1.Преимущества для служб документационного обеспечения 31
Заключение 36
Список использованной литературы 39

Файлы: 1 файл

1.docx

Министерство образования и науки Российской Федерации

Грозненский государственный нефтяной технический университет

Факультет автоматизации и прикладной информатики

Выполнил студент 5 курса

очной формы обучения

Руководитель: Далакова Л.М.

Глава 1. Современная система организации делопроизводства 5

1.1 Общая характеристика организации документооборота 5

1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота 15

Глава 2. Пути совершенствования организации документооборота в территориальном управлении росимущества Санкт-Петербурга 30

2.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга 30

2.1.Преимущества для служб документационного обеспечения 31

Список использованной литературы 39

Введение

В настоящее время информация является важнейшим объектом производственной деятельности и потребления, поскольку оказывает значительное или даже решающее воздействие на направления и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической и других сферах жизни общества.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.

Глава 1. Современная система организации делопроизводства

1.1 Общая характеристика организации документооборота

Важным аспектом работы любого учреждения: создание документов, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Основополагающим документом для любого учреждения на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов учреждении.

Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, — требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени (п. 1 ст. 23).

Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в государственных организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Функционирующие на сегодняшний день общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждом учреждении. К ним относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей, научно технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
технология введения документов в информационную базу данных учреждении исходя из ее внутренней структуры;
технология обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Являясь неотъемлемой частью общего процесса, можно графически определить место технологии ДОУ в системе информационного обеспечения документооборота без привязки к конкретному учреждению (рис. 1.).

Рис. 1.1. Место технологии ДОУ в системе информационного обеспечения документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Читайте также: