Анализ работы архивной службы реферат

Обновлено: 02.05.2024

Целью написания реферата является изучение организации архива предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть общие понятия об архивах.
2. Охарактеризовать структуру архива предприятия
3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива.

Файлы: 1 файл

организация архива предприятия.doc

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Основной учетной единицей архива является дело, или единица хранения. Дело - это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему.

Целью написания реферата является изучение организации архива предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть общие понятия об архивах.

2. Охарактеризовать структуру арх ива предприятия

3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива.

Ценными документами располагали архивы центральных учреждений.
Например, Коллегия иностранных дел имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа.

В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIXв. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение. Значительный интерес представляют документы министерств, созданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские.
Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив коллегии иностранных дел, хранивший документы бывшего Посольского приказа и документы по истории царской семьи.

На основе документов бывшего Разрядного приказа был создан Разрядно-Сенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

положение об архиве;
инструкция о службе документационного обеспечения управления;
должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
план работы архива на год;
планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
отчет о выполнении годового плана;
дневник учета труда работников архива;
табель учета рабочего времени работника архива.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Архив предприятия может функционировать на правах:

Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
отдел хранения научно-технической документации;
отдел хранения документации на электронных носителях;
отдел комплектования;
отдел учета;
отдел организационно-методического обеспечения;
администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Основные направления повседневной деятельности архива предприятия:

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;
текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
расчетной части;
предложений.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.

Задачи:
1. Выяснить истоки появления Федеральной архивной службы;
2. Узнать направления деятельности службы;
3. Выделить основные задачи, полномочия и права Росархива;
4. Проанализировать работу Федерального архивного агентства за определенный период времени.

Содержание

Введение
Глава 1. История создания федеральной архивной службы
Глава 2. Деятельность Росархива: задачи, права, полномочия
2.1. Задачи
2.2. Права
2.3. Полномочия
Глава 3. Анализ работы федеральной архивной службы за 2010 год
Заключение
Список использованной литературы и источников
Приложения

Работа состоит из 1 файл

КУРСОВАЯ РАБОТА 1.docx

Введение	3
Глава 1. История создания федеральной архивной службы
Глава 2. Деятельность Росархива: задачи, права, полномочия
2.1. Задачи
2.2. Права
2.3. Полномочия
Глава 3. Анализ работы федеральной архивной службы за 2010 год
Заключение
Список использованной литературы и источников
Приложения

Федеральная архивная служба России – федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственное регулирование в области архивного дела, а также контроль за сохранностью и использованием документов Архивного фонда РФ.

Тема курсовой работы выбрана с целью, анализа деятельности Федеральной архивной службы, изучения её полномочий и прав в области архивного дела.

Выяснить истоки появления Федеральной архивной службы;
Узнать направления деятельности службы;
Выделить основные задачи, полномочия и права Росархива;
Проанализировать работу Федерального архивного агентства за определенный период времени.

При написании данной работы будут использоваться следующие источники:

Ведение архивного дела делает Федеральную архивную службу разносторонней и многофункциональной. Она обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства, что является на сегодняшний день актуальным и тесно связано с деятельностью работника службы ДОУ и архивариуса.

О подробной деятельности Федеральной архивной службе будет рассказано в следующих главах.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ.

Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время.

2 апреля 1918 года был создан Центральный комитет по управлению архивами. На него была возложена функция по временному управления архивами, а также поставлена задача по разработке нормативного документа о реорганизации архивного дела в стране.

Затем 1 июня 1918 года был принят Декрет "О реорганизации и централизации архивного дела". Он предусматривал создание Главного управления архивным делом (ГУАД или Главархив) при Наркомате просвещения РСФСР - первого в истории России органа управления централизованным архивным делом. Его основной функцией было управление Единым государственным архивным фондом (ЕГАФ).

Архивы оставались в ведении Наркомпроса до 26 ноября 1921 г., когда было издано постановление Президиума ВЦИК о переводе ГУАД из Наркомпроса в ведение ВЦИК.

30 января 1922 г. Президиум ВЦИК утвердил Положение о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР. Архивной системой вместо ГУАД стало руководить Управление Центральным архивом при ВЦИК РСФСР. В его обязанности входило общее управление, планирование и контроль в области архивного дела на территории Российской Федерации, а также прямое руководство всеми московскими и петроградскими центральными государственными архивами. Круг источников комплектования государственных архивов был сужен до правительственных учреждений.

28 января 1929 г. ВЦИК и СНК РСФСР утвердили положение об архивном управлении РСФСР. Архивные учреждения РСФСР стали подведомственны Центральному архивному управлению РСФСР (ЦАУ РСФСР). Оно состояло при ВЦИК, подчиняясь непосредственно его Президиуму.

На ЦАУ РСФСР возлагалось общее руководство архивным делом в республике, а также непосредственное управление всеми центральными госархивами республики. Тогда же ЕГАФ был переименован в Государственный архивный фонд (ГАФ). Затем при ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР).

Согласно постановлению ЦИК и СНК СССР от 10 апреля 1929 г. "О Центральном архивном управлении Союза ССР" ЦАУ создавалось для общего управления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию фондами общесоюзного значения. С этого времени архивы Российской Федерации стали отличать от т. наз. центральных государственных архивов всесоюзного значения.

К 1935 г. в ведении ЦАУ СССР находилось пять союзных архивов:

Центральный архив Красной Армии (ЦАКА);
Военно-исторический архив (ВИА);
Центральный фотофонокиноархив (ЦФФКА);
Центральный архив профдвижения (ЦАПД);
Государственный архив внешней политики (ГАВП).

Однако ряд центральных государственных архивов продолжали находиться в ведении ЦАУ РСФСР. Эта структура органов управления архивным делом просуществовала до принятия Конституции 1936 г., согласно которой правительственные органы вновь были реорганизованы и усилен контроль со стороны органов безопасности над архивами.

Принятое в 1938 г. Постановление Президиума Верховного совета СССР стало логическим завершением этого процесса.

Государственные архивы страны были переданы в ведение НКВД СССР. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. В 1948 году НКВД стал Министерством внутренних дел (МВД) и изменилось название архивного ведомства - ГАУ МВД СССР.

В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (Главархив СССР).

В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР - общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза.

В связи с распадом СССР в конце 1991 г. с января 1992 г. происходит реорганизация сети государственных архивов России. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г.. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они функционировали как архивы.

Президентский указ от 30 сентября 1992 г. преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятых в июле 1993 года.

"Основы законодательства" стали первым в истории России архивным законом.

Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г.. Тогда же было принято новое "Положение о Государственной архивной службе России" как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела.

Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство

ГЛАВА 2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ РОСАРХИВА: ЗАДАЧИ, ПРАВА, ПОЛНОМОЧИЯ

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела.

Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

Федеральное архивное агентство руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации.

Росархиву непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация.

Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

Росархив представляет собой целую систему учреждений, в состав которых входят:

Государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
Ахивные учреждения – федеральные госархивы и центры хранения документации, центральные госархивы и центры хранения документации республик в составе РФ, госархивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;
Научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Также в Федеральной архивной службе образуется Коллегия для коллегиального обслуживания и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России.

Архивная служба России в ее государственном понимании ведет свое начало, во всяком случае, с петровских времен, если проявить осторожность и не искать его во времени Ивана Грозного, когда не просто существовал, но и активно функционировал первый центральный архив Московского царства — так называемый Царский архив Ивана Грозного.

Содержание работы

Введение
1. Государственная архивная служба РФ
1.1 Структура Государственной архивной службы
1.2 Задачи и функции ГАС
2. Сеть и функции государственных архивов
3. Ведомственные архивы и их функции
Заключение

Содержимое работы - 1 файл

1. Государственная архивная служба РФ

1.1 Структура Государственной архивной службы

1.2 Задачи и функции ГАС

2. Сеть и функции государственных архивов

3. Ведомственные архивы и их функции

Декретом СНК РСФСР 1 июня 1918 г. в нашей стране впервые публично были узаконены не только принципы и технологии организации архивного дела, но и фактически подтверждена необходимость существования центрального органа управления архивным строительством. Тем самым эта сфера человеческой жизнедеятельности была конституирована и как сфера государственного регулирования. Восьмидесятилетний опыт функционирования архивной службы России как государственной структуры, несомненно, содержит важные уроки для современности, которые мы должны, как всегда, если не использовать, то хотя бы знать.

Подчиняясь институтам государства, обеспечивая сохранение и использование официальных бумаг этих институтов, государственная архивная служба России одновременно и сама выступает в качестве одного из таких институтов этого государства, в полной мере реализуя возложенные на нее идеологические, политические, практические функции, связанные с особой организацией жизни и деятельности общества, государства, личности.

Рассмотрение опыта деятельности архивной службы страны мы обязаны предпринять в рамках государства, у которого существуют общепризнанные интересы и ценности. Иначе говоря, необходимо исходить из принципа равной важности оценок: говоря о закономерностях и особенностях функционирования архивной службы, мы должны одновременно задаваться вопросом, в какой степени она содействует сохранению, функционированию российской государственности.

Принципиально важным является понимание архивной службы страны не только в рамках системы государственных архивов и управляющих ими органов, но как совокупности всех структур, в том числе муниципальных, ведомственных и негосударственных, ответственных за сохранение, использование и организацию архивных документов. Именно в этом смысле мы употребляем соответствующее понятие.

Цель данной работы: изучить структуру и функции Государственной архивной службы Российской Федерации.

Реализация цели осуществляется через подчиненные ей задачи:

знакомство с правовой основой Государственной архивной службы;
рассмотрение структуры ГАС, ее задач и функций;
изучение государственных архивов как структурного подразделения ГАС;
изучение ведомственных структурных подразделений ГАС.

1. Государственная архивная служба РФ

Изменение экономической структуры государства, появление наряду с государственной иных форм собственности повлияли на формирование Архивного фонда (АФ). Архивный фонд состоит теперь из двух частей: государственной и негосударственной.

Государственную часть АФ составляют документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах государственных учреждений, организаций и предприятий (собственность федеративная, субъектов Федерации, муниципальная). Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляет архивы, находящиеся в собственности негосударственных структур: общественных объединений и организаций, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий и др., а также частых лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ контролируется и консультируется государствеом при согласии собственников архивных документов 1 .

Для осуществления организаторских и контрольных функций по охранению и использованию АФ РФ существует Государственная архивная служба (ГАС) — субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом.

Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации 2 .

Федеральная архивная служба России руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также Положением о Федеральной архивной службе. 3 В республиках, краях, областях, являющихся субъектами Федерации, и других территориальных образованиях управление архивным делом осуществляется администрацией 4 , которой предоставлено право самостоятельно создавать органы управления архивным делом и решать вопросы архивного дела в своем регионе. Эта самостоятельность нарушила прежнюю стройность архивной системы. Наряду с традиционными архивными управлениями и отделами появились новые виды управленческих органов.

Большие права получили региональные администрации и в создании законодательных и правовых актов по вопросам архивного дела на своих территориях. Исключение составляют лишь вопросы, входящие в компетенцию органов государственной власти и управления РФ. Однако принимаемые ими акты должны соответствовать Основам законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах.

Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах осуществляется органами власти и прокуратурой.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства поручен соответствующим административным и муниципальным органам и Государственной архивной службе.

1.1 Структура Государственной архивной службы

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения.

В систему Государственной архивной службы России входят:

а) государственные органы управления архивных делом республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы и центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность 5 .

В Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсуждения и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России.

При Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов АФ РФ и их экспертной ценности.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемыми Правительством РФ по представлению Росархива. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий.

Сеть федеральных государственных архивов утверждается Правительством Российской Федерации. Сеть региональных госархивов с их филиалами утверждается соответственно местными органами власти.

Органы управления архивным делом (органы архивного управления, архивные органы) — это отраслевые органы государственного управления. Во главе отрасли стоит центральный федеральный орган — Росархив, который осуществляет руководство федеральными госархивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них — местными госархивами.

Органы архивного управления в административном и финансовом отношениях подчинены территориальному органу государственной власти, а между собой связаны как звенья одного ведомства (двойное подчинение). Местные архивные управления получают от Росархива указания по организационно-методическим вопросам и контролируются им.

1.2 Задачи и функции ГАС

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

1) организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;

2) анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

3) разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

5) координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

6) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;

7) ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

8) осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства 6 .

Отсюда вытекают и функции Росархива и значительная часть функций республиканских и местных архивных органов.

Рассмотрим подробнее некоторые функции.

Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ: экспертиза ценности документов, обеспечивающая поступление на государственное хранение наиболее ценных документов из ведомственных архивов, с привлечением к этой работе экспертных комиссий учреждений и научной общественности, разработка перечней документов со сроками их хранения; мероприятия, обеспечивающие пополнение АФ РФ документальными памятниками истории и культуры, находящимися в собственности общественных организаций и граждан; организация строительства новых хранилищ, оборудования их, внедрение новых технологий. С проблемами сохранности документов АФ связаны функции Росар-хива и других архивных органов по созданию страхового фонда и контролю за собиранием старинных документальных памятников.

Архив данной организации (Департамента образования) является структурным подразделением муниципального органа, т.е. муниципальный архив, так как он входит в состав Департамента.

Нормативно-правовая основа .

Нормативно-правовую основу архива составляют документы такие как:

Структура архива.

Отдел хранения документов временного хранения;
Отдел хранения документов по личному составу;
Отдел хранения документов по личному составу учреждений предшественников;
Отдел хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений, посредственно подчиненных Департаменту образования Тольятти;
Отдел хранения справочного аппарата (описи, картотеки).

Направление работы.

Основными задачами архива являются:

Комплектование архива документами;
Обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
Организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
Подготовка и своевременная передача документов АФ РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
Контроль над правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение (совместно с ЭК).

В соответствии с выполняемыми задачами, архив осуществляет следующие функции:

Принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит, образовавшиеся в деятельности Департамента образования документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
Организует совместно с ЭК работу по подготовке описей заверенных делопроизводством документов временного хранения ми по личному составу.
Составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК Управления государственной архивной службы Самарской области;
Обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, соблюдение должного порядка и чистоты в хранилище;
Создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
Организует использование хранящихся в архиве документов:

Информирует руководство т работников организации о составе и содержании документов архива;

Выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;
Исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, с соблюдением действующих правил выдает архивные справки, копии документов и выписки из них;
Ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль над своевременным их возвращением в хранилище.
1. Проводит ЭЦД, которые хранятся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, участвует в работе ЭК организации;
2. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив, оказывает методическую помощь службе делопроизводства Департамента образования в составлении номенклатуры дел;
3. В установленные сроки передает в государственный архив документальные материалы, подлежащие государственному хранению;
4. Ежегодно высылать в Управление по делам архивов мэрии г.о. Тольятти отчет об изменениях в состав и объеме фондов архива Департамента образования, предоставляет паспорт архива организации, который хранит управленческую документацию для централизованного учета документов АФ РФ.

Состав документов архива.

В архив Департамента образования г.о. Тольятти передаются такие документы как:

Читайте также: