Администратор в гостинице реферат
Обновлено: 03.07.2024
Содержание
Работа состоит из 1 файл
Сокова.курсовая.doc
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА
Факультет туризма и гостеприимства
КУРСОВАЯ РАБОТА
Выполнила студентка Сокова Э.Б.
курсовой работы к.и.н., доцент Коцюба Л.К.
- Организация работы административной службы в гостинице
- Сущность и место административной службы в гостинице……. 5
- Организационная структура административной службы…………….…8
- Требования к персоналу службы:
квалификационные, медицинские………………………………. …15
Исторически до начала прошлого века в мировом гостиничном хозяйстве доминировала европейская классическая модель, которая строилась вокруг двух важных управленческих должностей: метродотеля и шеф-повара. Первый являлся лицом, следящим за взаимодействием между персоналом отеля и гостями, чтобы обслуживание последних протекало должным образом, быстро и в соответствии с политикой отеля. А второй являлся хозяином кухни и руководил процессом выбора и подготовки блюд, предлагаемых гостиницей. В наши дни в маленьких гостиницах обычно мало существует проблем, связанных с организационной структурой. Распределение задач, определение полномочий и обязанностей, а также взаимоотношения между членами предприятия можно построить на персональной и неформальной основе.
Но большинство гостиниц требуют какую-нибудь структуру, с помощью которой межличностные отношения разделяются и координируются. В крупных гостиницах существует необходимость в аккуратно составленной и целеустремленной организационной структуре. Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее местоположением, спецификой гостей и другими факторами. Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее работника. Но это не мешает определить основные службы, имеющиеся в любой гостинице:- Служба управления номерным фондом (отдел обслуживания гостей);
- Служба общественного питания;
- Административная служба;
- Коммерческая служба;
- Инженерные (технические службы);
- Вспомогательные и дополнительные службы.
В независимости от факторов, влияющих на размер гостиничного предприятия и состав его структуры, существует понятие гостевого (или технологического) цикла, который определяет минимальный набор служб гостиницы, необходимых для производства и реализации качественного гостиничного продукта. И в этом технологическом цикле главную роль играет административная служба.
Выбранная тема актуальна ввиду важной роли административной службы в гостинице как основного органа, обеспечивающего управление и полноценную работу всего предприятия.
Объект исследования – административная служба в гостинице.
Предмет исследования – технология работы административной службы гостиницы.
Цель исследования – анализ работы административной службы в общем комплексе предприятия.
Методы, используемые при написании курсовой работы: анализ, синтез, обобщение, индукция.
- Организация работы административной службы
- Сущность и место административной службы в гостинице
- Организационно-управленческая структура службы
- бронирование номеров;
- заселение и выселение постояльцев;
- оформление документов;
- подготовка отчетов;
- телефонные консультации;
- контроль состояния арендованных помещений;
- управление персоналом;
- решение конфликтов.
- доброжелательность;
- аккуратность;
- опрятный внешний вид;
- ответственность;
- коммуникабельность;
- организаторский талант.
- Востребованность. Хороший специалист в гостиничной сфере не останется без работы. Особенно при наличии образования и навыков.
- Новые связи. Администратору приходится общаться с огромным количеством людей, что позволяет завести полезные знакомства.
- Расширение кругозора. В отель прибывают гости из самых разных городов, что позволяет общительному портье узнать немало новой информации.
- Невысокая зарплата. Даже в российской столице администраторам платят в среднем 30-40 тыс. рублей.
- Физические нагрузки. Почти всю рабочую смену портье приходится проводить на ногах.
- Конфликтные ситуации. Нередко попадаются капризные постояльцы, которые способны потрепать нервы администратору.
- Сменный график. Не всем нравятся ночные смены. Но сотрудникам гостиницы приходится с этим мириться.
Администрация гостиницы формирует систему собственной открытости, в которой избирательные действия становятся источником гибкости в совершенствовании бизнеса. К таким действиям относятся:
1) гибкая форма (оплата труда в пропорциональной зависимости от его непривлекательности; ротация кадров; стимулирование профессиональной чести; совершенствование социальных установок и др.);
2) совершенствование фирменного стиля (введение обновленных аксессуаров, совершенствование технического обслуживания, изменение формы обслуживающего персонала, введение обновленных услуг и т. д.);
3) корректировка стоимости реализуемых услуг.
На эффективность административной службы существенно влияет оперативная информация для обслуживающего персонала. Не игнорируя общие собрания, административная служба совершенствует систему управления через подразделения, проводя анализ их работы. В практике гостиничного хозяйства г. Элисте Республики Калмыкия, проводятся оперативные планерки с анализом работы службы, где идет тесный обмен достижениями, вскрываются проблемы, учитываются пожелания гостей в достижении эффективности санитарно-гигиенической профилактики. В г. Таганроге административная служба упор делает на развитие индивидуальной работы с портье, горничными. Здесь внедряется коэффициент качества, где учитывается опыт работы, оперативность, объем нагрузки, отзывы посетителей. Еще одним примером можно назвать историю отеля Westin Kauai: через год после открытия стало ясно, что его оформление в стиле фантазий Уолта Диснея выбрано явно неудачно. Здесь надо отметить работу административной службы, которая провела опрос среди служащих отеля, чтобы выработать новую концепцию, более соответствующую традициям местной культуры. В результате опроса было решено убрать диснеевские мотивы из оформления отеля. Строгий корпоративный стиль униформ служащих был также заменен на длинные, свободно спадающие гавайские одежды[6].
Любая гостиница, независимо от того, является ли она крупным предприятием (от 300 номеров) или же совсем небольшим (не более 20 номеров), представляет собой довольно сложный объект управления. В любом случае гостиница состоит из совокупности служб, большинство из которых, вне зависимости от ее размера, являются обязательными. Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее местоположением, спецификой гостей и другими факторами (табл. 1). На формирование структуры управления влияют не только внутренние факторы, которые указаны в табл.1, но и внешние. В числе внешних факторов, которые влияли и будут продолжать оказывать влияние на методы административного управления, на первом месте стоят влияние правительства и его политики. Например, резкое изменение политики в области обороны может создать хаос в планах и операциях, контрактах гостиницы с иностранными туристическими компаниями. Административный аппарат должен быть подготовлен к быстрой смене коммерческой конъюнктуры. Коммерческая конъюнктура также зависит от политики правительства в области налогообложения. Правительству нужна информация о налогах не только отличная от той, которая требовалась 20 лет назад (что оказывает влияние на систему бухгалтерского учета), но и фактор этих налогов должен быть принят во внимание при составлении будущих коммерческих планов. Налоги могут быть решающим фактором при оценке высшим руководством направления деловой активности.
Перед лицом постоянно растущей конкуренции старых и новых услуг высшее руководство должно расширять, улучшать и модернизировать свои услуги для того, чтобы сохранить и увеличить свою долю на рынке.
При найме сотрудника на работу очень важно разобраться изначально, подходит ли кандидат на данную должность. В этом отлично могут помочь тестовые методики.
Цель работы — протестировать кандидата и принять решение: подходит ли он на должность администратора гостиницы.
— Рассмотреть должностные инструкции администратора гостиницы;
— Протестировать кандидата и принять решение: подходит ли он на должность администратора гостиницы.
Объектом является кандидат на должность администратора гостиницы.
Предмет работы – это тестовые методики.
1. Должностная инструкция администратора гостиницы
I. Общие положения
Администратор гостиницы относится к категории специалистов.
На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.
Администратор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.
Администратор гостиницы должен знать: 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания. 4.2. Правила предоставления гостиничных услуг в РФ. 4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов. 4.4. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы. 4.5. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей. 4.6. Основы экономики, организации труда и управления. 4.7. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы. 4.8. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
II. Должностные обязанности
Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.
Осуществляет контроль над своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.
Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.
Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.
Принимает и оформляет необходимые документы.
Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.
Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.
2. Компетенции администратора гостиницы
Признаки негативной установки:
— Завуалированная жестокость в отношениях к людям, в суждениях о них. Максимально можно набрать 20 баллов.
— Открытая жестокость в отношениях к людям. Максимально можно набрать 45 баллов.
— Обоснованный негативизм в суждениях о людях. Максимальное число баллов – 5.
— Брюзжание. Максимальное число баллов – 10.
— Негативный личный опыт общения с окружающими. Максимальное число баллов – 20.
Меня устроит, если у кандидата на должность администратора гостиницы средний балл процентного отношения от максимума не будет превышать 50%.
У кандидата средний балл – 73%, это свидетельствует о наличии выраженной негативной коммуникативной установки, которая неблагоприятно сказывается на рабочих отношениях. Энергетику негативной коммуникативной установки невозможно скрыть. Если тщательно стараться маскировать свой негативный настрой по отношению к окружающим на работе, то расплачиваться за это приходится высокой психологической ценой, рано или поздно состояние напряжения приведет к стрессу, нервному срыву.
Стимульный материал состоит из 9 изображений кистей рук и одной пустой карточки, при показе которой просят представить кисть руки и описать ее воображаемые действия. Изображения показываются последовательно. Обследуемому дается инструкция ответить на вопрос о том, какое, по его мнению, действие выполняет нарисованная рука (или сказать, что способен выполнять человек с такой рукой). Допускается указывать для каждой карточки несколько вариантов действия.
Ответы разносятся по 11 категориям: 1. Агрессия; 2. Указания; 3. Страх; 4. Привязанность; 5. Коммуникация; 6. Зависимость; 7. Эксгибиционизм; 8. Увечность; 9. Активная безличность; 10. Пассивная безличность; 11. Описание;
Меня устроит результат теста, в котором вероятность открытого агрессивного поведения будет близка к минимуму (0).
Вероятность агрессивного поведения кандидата равна 6, что является отрицательным показателем для администратора.
В тесте представлена серия из 20 вопросов, предназначенная для тестирования умения отчетливо представлять себе связи между различными предметами или понятиями. Для ответа на 20 вопросов отводится 20 минут.
Меня устроит следующий результат: 14–16 баллов, что показывает очень хороший уровень вербального интеллекта.
Кандидат прошел тест на 17 баллов, что говорит об исключительно высоком результате вербального интеллекта.
В этом тесте предлагаются словосочетания для запоминания, для их запоминания изображаются рисунки, через 1 час человека просят вспомнить словосочетания.
Для кандидата на должность администратора гостиницы будет достаточно запомнить не меньше 10 словосочетаний.
Рассматриваемый мною кандидат запомнил 12 словосочетаний, что говорит о достаточно высоком уровне опосредованной памяти. Рисунки изображены в столбик, разделены между собой, выглядят аккуратно – значит кандидат высоко организован.
Положительная коммуникативная установка
средний балл процентного отношения от максимума не должен превышать 50%
Балл, приближенный к 0
Высокий уровень вербального интеллекта
Высокая организация и средний уровень посредственной памяти
Не менее 10 словосочетаний, аккуратность и организованность изображений
Из вышесказанного можно сделать вывод, что кандидат нам не подходит, так он негативно имеет негативную коммуникационную установку и высокую вероятность открытого агрессивного поведения.
Администратор гостиницы – это первый, кого встречают постояльцы, переступая порог заведения. Вот почему работодатели столь тщательно относятся к просмотру кандидатов. От того, насколько точно соблюдается должностная инструкция администратора гостиницы, зависит репутация отеля. Приветливый сотрудник вызывает большее доверие со стороны клиентов. Хорошие отзывы от постояльцев создают хороший имидж и привлекают новых гостей.
Администратор гостиницы – кто это?
Такие сотрудники обычно ассоциируются с хозяевами зведения. Ведь администратор – это первый, с кем встречается постоялец, желающий арендовать номер в личных или служебных целях.
Если человек хотя бы раз останавливался в отеле, он обязательно встречался с портье (так тоже можно назвать администратора), который занимается оформлением документов и рассказывает о правилах проживания. Доброжелательное отношение администратора оставляет приятные впечатления у гостей. В этом случае высока вероятность, что они вернутся снова или порекомендуют отель своим знакомым. Поэтому администратор – это, без преувеличения, лицо гостиницы.
Обязанности
Должностная инструкция администратора гостиницы включает немалый перечень обязанностей. Перед началом работы его нужно тщательно изучить, чтобы не допускать промахов в своей работе. Вот лишь неполный список обязанностей, которые включает должностная инструкция администратора гостиницы:
Самое важное
Основная функция портье – общение с клиентами. Это общение по телефону и при личной встрече, регистрация прибывших и расселение по свободным номерам. Помимо этого, администратор гостиницы должен организовать доставку багажа, информировать о дополнительных услугах и т. д. Фактически портье должен сделать все, чтобы пребывание в гостинице было для постояльцев максимально комфортным. Впечатления, оставшиеся от проживания, могут стать причиной оставить отзыв в Интернете. Каким он будет – положительным или отрицательным – зависит от персонала отеля.
Параллельно с выполнением этой обязанности специалист, как предписывает должностная инструкция администратора гостиницы, должен следить за состоянием номеров. Всегда быть в курсе, какой из них занят или свободен. Помимо этого, важно правильно организовать работу остального персонала, следить за финансовыми поступлениями. Также администратор контролирует своевременную уборку номеров и смену белья. Как видите, эта должность предполагает немалую ответственность.
Для чего нужны должностные инструкции?
В Трудовом кодексе нет пункта об обязательном наличии этого документа. Однако фактически должностная инструкция горничной и администратора гостиницы избавляет от спорных ситуаций. Ознакомившись с документом, сотрудник будет четко знать, чего от него ожидает работодатель.
Инструкцию разрабатывают отдельно для каждой вакансии. За основу можно взять обязанности, перечисленные в Едином квалификационном справочнике. Помимо стандартных функций, прописанных в этом издании, работодатель может включить в должностную инструкцию дополнительные пункты.
Отсутствие этого документа значительно усложняет прием на работу. Нанимателю сложно оценить качество услуг, предоставляемых администратором гостиницы, принять решение о дальнейшем трудоустройстве. Соискателю тоже следует знать должностную инструкцию, чтобы не выполнять лишние обязанности.
Актуальность профессии
Гостиничный бизнес считается привлекательной сферой для тех, кто планирует построить карьеру. Отели сейчас настолько популярны, что есть даже в небольших городах. Особенно это касается курортов. Люди постоянно посещают разные города с рабочими или туристическими целями. Если поездка длится больше суток, человеку непременно понадобится номер в гостинице. Поэтому услуги отелей всегда востребованы. В зависимости от размеров компании в одной смене может работать сразу несколько сотрудников.
Как стать администратором?
Если вас интересует карьера в гостиничном бизнесе, начните прямо сейчас просматривать вакансии администраторов. Для этого идеально подойдут сайты с предложениями от трудоустройстве от потенциальных работодателей. Рассылка резюме не займет много времени, зато позволит получить приглашение на собеседование, где все будет зависит от того, какое впечатление вы произведете на рекрутера.
Получив заветную вакансию, поспешите ознакомиться с должностной инструкцией администратора гостиницы, образец с основным перечнем обязанностей дан выше.
Личные качества
Любую работу проще выполнять при наличии определенных задатков. Конечно, должностная инструкция старшего администратора гостиницы их не включает, но потенциальным кандидатам будет полезно знать.
Приветствуется наличие следующих качеств:
Человек, который тяжело преодолевает стрессовые ситуации и с трудом находит общий язык с другими, вряд ли надолго задержится на должности портье.
Плюсы
Минусы
Должностная инструкция администратора гостиницы на ресепшене – важный документ. Ознакомиться с ним лучше до начала работы.
Актуальность темы. От службы приема и размещения зависит первое впечатление, которое получает гость от гостиницы. Front office - это командный пункт гостиницы, его нервный центр, место встречи гостя с отелем и прощания с ним. Для гостя Front office -- это лицо отеля и более того, зачастую все общение гостя с отелем ограничивается общением с персоналом за стойкой службы приема. Поэтому умение общаться с самыми разными людьми -- важнейшее качество работников этой службы. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостей, умело разрешать конфликты, из-за которых может пострадать престиж гостиницы.
Содержание
1.1Должностные инструкции администратора гостиницы…………………….3
1.3 Культура поведения персонала - одна из составляющих культур обслуживания……………………………………………………………………..6
1.4Внешний вид …………………………………………………………………11
1.5 Служба приема и размещения: общая характеристика…………….……..13
Заключение………………………………………………………………………16
Список литературы……………………………………………
Прикрепленные файлы: 1 файл
Документ Microsoft Office Word.docx
Содержание
1.1Должностные инструкции администратора гостиницы……………… …….3
1.3 Культура поведения персонала - одна из составляющих культур обслуживания………………………… …………………………………………..6
1.5 Служба приема и размещения: общая характеристика…………….……..13
Введение
Актуальность темы. От службы приема и размещения зависит первое впечатление, которое получает гость от гостиницы. Front office - это командный пункт гостиницы, его нервный центр, место встречи гостя с отелем и прощания с ним. Для гостя Front office -- это лицо отеля и более того, зачастую все общение гостя с отелем ограничивается общением с персоналом за стойкой службы приема. Поэтому умение общаться с самыми разными людьми -- важнейшее качество работников этой службы. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостей, умело разрешать конфликты, из-за которых может пострадать престиж гостиницы.
В настоящее время в гостиничную индустрию вводят все новые и новые информационные технологии, способствующие улучшению качества работы службы приема и размещения. Автоматизация технологических процедур, таких как бронирование и регистрация, в миллионы раз ускоряет работы по размещению.
Цели данной работы рассмотреть службу приема и размещения и дать её общую характеристику.
- рассмотреть состав службы приема и размещения и квалификационные требования к персоналу;
- выявить особенности приема и размещения туристских групп и индивидуальных туристов;
- выделить типы конфликтов, характерные для данной службы.
1.1Должностные инструкции администратора гостиницы.
1. Общие положения
1. Администратор гостиницы относится к категории специалистов.
2. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.
3. Администратор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.
4. Администратор гостиницы должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания.
4.2. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов.
4.4. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы.
4.5. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.
4.6. Основы экономики, организации труда и управления.
4.7. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Администратор гостинцы подчиняется (директору гостиницы; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия администратора гостиницы (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора гостиницы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2 . Должностные обязанности
Администратор гостиницы:
1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.
2. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.
3. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.
4. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.
5. Принимает и оформляет необходимые документы.
6. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.
7. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
8. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.
9. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
10. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.
3.Права
Администратор гостиницы вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения директора гостиницы).
6. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность
Администратор гостиницы несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Читайте также: