Жанры деловой документации кратко

Обновлено: 05.07.2024

Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Минимально модулей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД).Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ).

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

1. Приказ -правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель - подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Приказ имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются основания для составления документа.

Основанием для приказа могут служить:

нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают:

адресата: "кому?" - конкретному исполнителю, структурному подразделению, приводят полное наименование должности исполнителя;

"что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;

"до какого числа?" - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер;

в последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений (заключительная часть протокола заседания коллегиального органа), распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.

2. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловые письма -являются особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

§ требующие обязательного письма-ответа;

§ и не требующие такового.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письмасоставляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций (Ссылаясь на Ваш запрос от. Согласно протоколу…).

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

По виду выделяют деловые письма:

· Гарантийные письма и благодарственные письма и др.

В написании любого вида писем соблюдается этикет делового письма.

Объяснительная

Объяснительная записка – это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.

По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.

Письменные жанры можно разделить на 3 группы:

1) Организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение)

2) Информационно-справочные (план, акт, отчет, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка)

3) Частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме)

Минимально модулей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются основания для составления документа.

Основанием для приказа могут служить:

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают:

"что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

§ требующие обязательного письма-ответа;

§ и не требующие такового.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

По виду выделяют деловые письма:

· Гарантийные письма и благодарственные письма и др.

В написании любого вида писем соблюдается этикет делового письма.

Объяснительная

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

Документы, регламентирующие деятельность предприятия

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей:

Акт – документ, подтверждающий факты, события.

Акт состоит из двух частей:

Докладная и объяснительная записки – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Реквизиты:

Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.

Основные понятия: официально-деловой стиль, разновидности официально-делового стиля, деловой документ, реквизиты документа, правила оформления документа, бланк документа, виды документов, личные документы: заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка.

1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль (д.с.) – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы административно-правовой деятельности. Д.с. служит для удовлетворения потребностей общества при оформлении разных актов государственной, общественно-политической и экономической жизни страны.

Назначение д.с. – документальное оформление официально-деловых отношений, возникающих: 1) между органами государства, 2) между организациями или внутри них, 3) между организациями и частными лицами в процессе производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

К важнейшим разновидностям (подстилям) этого стиля относятся:

1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык законов и указов);

Основные черты делового стиля:

1) ясность, точность, логичность и доказательность изложения;

2) детальность изложения (сопровождаемая подробной рубрикацией);

3) четкость, строгость формулировок (не допускающая двояких толкований);

4) особые формы расположения материала (определяемые жанром делового документа);

5) использование стандартных речевых формул, т.е. канцеляризмов, необходимых для удобства общения в деловой сфере. Примеры канцеляризмов: ставим (Вас) в известность о том, что…, доводим до (Вашего) сведения; в целях оказания (технической) помощи; в соответствии с распоряжением; ввиду срочности заказа и т.п.

6) использование терминов и однозначных слов и словосочетаний (близких к специальной деловой терминологии). Таковы, например: постановление, резолюция (в канцелярском подстиле), истец, ответчик (в юридическом подстиле), свидетельствовать кому-л. свое глубокое уважение (в дипломатическом подстиле);

7) безличность высказывания (проявляется в употреблении глаголов в форме третьего лица, например: предстоит сделать, надлежит выполнить, следует предложить; пассивных конструкций – возвратных глаголов и страдательных причастий, например: дело заслушивается, было заслушано, дата определена, вопрос отложен, откладывается);

8) обилие сложных конструкций:

- сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия),

- уточняющих конструкций (причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций),

- сложных союзов (например: вследствие того, что. в связи с тем, что…, ввиду того, что… ) и отыменных предлогов для дифференциации смысловых отношений (типа на предмет (получения пособия), в случае (повторного нарушения), за счет (экономических средств); конструкции с предлогом по+ предложный падеж существительного: по истечении (указанного срока), по предъявлении (документа), по завершении (ремонта), по достижении (результата).

Деловой стиль включает в себя разнообразные жанры:

- государственных указов, актов и постановлений, межгосударствен-ных соглашений, дипломатической переписки и протокола;

- юридических законов, кодексов и уставов;

- внутриведомственных инструкций, распоряжений и приказов;

- ведомственной переписки, анкет и объявлений:

- различного рода заявлений (личных, исковых, служебных), договоров, доверенностей и др.

В сфере деловой речи мы имеем дело с деловым документом, т.е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой.

В деловом документе используются языковые средства письменного официально-делового стиля. Деловой документ, как и научный текст, относится к информативному типу текстов (в отличие от экспрессивного типа текстов: публицистических, художественных).

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты:

1) эмблему организации; 2) наименование организации; 3) юридический адрес организации; 4) Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.); 5) название вида (жанра) документа (вид документа не указывается только в деловых письмах); 6) дату;7) индекс документа; 8) адресат (получатель документа – его должность, фамилия и инициалы); 9) заголовок к тексту; 10) текст; 11) отметку о наличии приложений; 12) визы; 13) подпись; 14) печать; 15) отметку об исполнении документа и направление его в дело и др. (полный перечень документов содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документа.

В соответствии с правилами оформления документа его содержание можно разделить на три основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста: эмблема организации, наименование организации, ее юридический адрес, Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.) название вида (жанра) документа, дата, индекс документа, адресат; заголовок к тексту);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения, т.е. визы, подпись, печать, отметка об исполнении документа).

3. Общие правила оформления документов

Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдениетребований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

Нарушение перечисленных выше требований существенно осложняет работу с документами. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Неправильное расположение материала, обусловленного типовым формуляром, очень затрудняет использование документа.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Каждая организация для оформления организационно-распоря-дительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных писем. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

4.Виды документов

По своему содержанию документы делятся на служебные и личные. Виды деловой документации можно условно разделить на три группы:

1. Деловые бумаги личного характера;

2. Служебная документация;

3. Деловая переписка.

Личные документы касаются конкретного лица и являются именными.

Деловые бумаги личного характера: заявление; доверенность (личная); объяснительная записка; расписка; автобиография; характеристика; резюме.

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации.

По своему функциональному назначению служебные документы делятся на несколько больших групп:

- директивно-распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание),

- административно-организационные (устав, положение, должностная инструкция),

- информационно-справочные (протокол, акт, докладная записка),

- служебные и коммерческие письма,

- финансовые и учетные документы.

5. Составление личных документов (заявления, доверенности, расписки, объяснительной записки)

Заявление – документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты расписки: название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.

Реквизиты объяснительной записки: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.

В литературном языке выделяют 5 функциональных стилей речи: официально-деловой стиль речи, публицистический, научный, художественный и разговорный.

В этой статье представлен подробный разбор официально-делового стиля речи.

что такое официально-деловой стиль речи;
функции, задача, сферы применения данного стиля речи;
подстили;
жанры официально-делового стиля речи;
виды документов;
примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле речи.

Ознакомиться с 4-мя другими стилями речи вы можете в следующих статьях:

Что такое официально-деловой стиль речи: функция, задачи и сфера применения

Официально-деловой стиль речи — это функциональный стиль современного русского литературного языка, который используется для оформления различных документов, нормативно-правовых актов, а также при официальном общении между гражданами, организациями и социальными группами.

Официально-деловой стиль характеризуется наличием специальных деловых стандартов, на основании которых и составляются документы: заявления, деловые письма, протоколы, отчеты, справки, доверенности, договоры и пр.

Официально-деловой стиль речи выполняет информативную и воздействующую функции, которые заключается в том, чтобы сообщать, например, о положении дел, констатировать факты или давать предписания для выполнения определенных действий.

Данный стиль речи применяется в дипломатической, административной и правовой сфере. Является языком дипломатии и закона.

В основном, официально-деловой стиль используется в письменной форме. Задача текстов данного стиля состоит в том, чтобы максимально точно, стилистически нейтрально и однозначно передать необходимую правовую, служебную, административную информацию, которая при этом будет изложена в соответствии со специальными стандартами.

Таким образом, главная задача официально-делового стиля речи состоит в том, чтобы передавать информацию на основе правовых норм в сфере организации и управления обществом.

Особенности и характерные черты официально-делового стиля речи

Основными чертами и особенностями официально-делового стиля речи являются:

Официально-деловой стиль речи: подстили

Официально-деловой стиль речи обслуживает различные области отношений. В зависимости от конкретной сферы применения выделяют 4 функциональных подстиля:

Это язык государственной власти и нормативных правовых актов, используется в правотворческой сфере.

При этом сфера применения в данном случае более широкая — адресатом являются все физические, юридические лица и государственные органы.

Основные жанры: закон, устав, указ, постановление, доклад.

Сфера применения более узкая, чем у законодательного подстиля — это обслуживание деятельности правоохранительных органов.

Здесь адресатом выступают отдельные государственные органы и отдельные физические и юридические лица.

Основные жанры: исковое заявление, выступление в суде, кассационная жалоба, требование об опровержении ложных сведений.

Сфера применения — международные отношения. Данный подстиль считается языком дипломатических актов.

Основные жанры: переговоры, меморандум, коммюнике, верительная грамота.

Сфера делового общения и взаимодействия между учреждениями, организациями, юридическими и физическими лицами. Именно для этого подстиля характерно использование уже готовых бланков для заполнения.

Основные жанры: протокол, акт, доверенность, заявление, справка, отчет, деловая беседа.

Для оформления различных документов, например, резюме, сопроводительного письма или акта рекомендую воспользоваться программой Canva. Это очень простой и удобный визуальный редактор с множеством уже готовых шаблонов (в том числе, бесплатных).

Для каждого подстиля характерна своя терминология и набор типовых текстов.

Жанры официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль речи используется, в основном, в письменной форме (в виде различных документов), но встречается и в устной форме (например, во время деловых встреч, выступлений в суде или переговорах).

Ниже в табличной форме представлены основные жанры официально-делового стиля речи в зависимости от принадлежности к конкретному подстилю.

Характеристика

Характеристика — официальный документ с отзывом о служебной, общественной, учебной и пр. деятельности кого-либо.

(фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. У него отличные навыки деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

Должность И.О. Фамилия Подпись

Культура речи и риторика для юристов. Учебник и практикум. Авторы: Елена Берг, Юлия Феденева, Светлана Панченко, Наталия Юшкова
Культура речи и деловое общение. Учебник и практикум для СПО
Русский язык в деловой документации. Учебник и практикум для СПО. Авторы: Анна Иванова

P. S.: Понравилась статья? Поделитесь ссылкой в социальных сетях, спасибо!

Читайте также: