Юридическая ответственность за нарушение архивного законодательства кратко

Обновлено: 04.07.2024

Федеральный закон принят Государственной Думой 29 сентября 2020 года и одобрен Советом Федерации 7 октября 2020 года.

Справка Государственно-правового управления

Федеральным законом усиливается административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов.

В действующей редакции статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трёхсот рублей, на должностных лиц – от трёхсот до пятисот рублей.

Федеральным законом устанавливается административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей, на должностных лиц – от трёх тысяч до пяти тысяч рублей, на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

неправомерное уничтожение документов;
утрата до истечения установленного срока хранения;
нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;
несоблюдение требований к условиям хранения (например, для бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность

За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Сколько теперь придется заплатить в случае нарушения

Сравним суммы штрафов, какие были ранее, и какие стали:

Для юридических лиц ранее ответственность предусмотрена не была, теперь же она есть. Для остальных субъектов правонарушения штрафы выросли в 10 раз.

Кроме того, статьей предусмотрено вынесение предупреждения, если деяние малозначительно, или совершено в первый раз.

Кстати говоря, минимальная сумма штрафа по проекту нового КоАП, который сейчас в Госдуме, будет 500 рублей.

Важно: штрафы по статье 13.20 КоАП не относятся к нарушениям требований законодательства по хранению информации и документов, содержащихся в информационных системах. Накажут за нарушение правил хранения в сейфах, шкафах, картотеках и компьютерах компаний.

Какие сроки хранения архивных документов

Срок хранения того или иного документа начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством .

Сроки хранения зависят от вида документа, определяются НК и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Все организации, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности должны их соблюдать.

Важно: сроки не зависят от используемого носителя.

Материалы по бухгалтерскому и налоговому учету, а также необходимые для расчета и уплаты налогов относятся к налоговым документам .

Сроки хранения по ним следующие:

передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника — постоянно .
документы по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах — 10 лет .
документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности; по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д. — 6 лет .
документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др. — 5 лет .
документы по исчислению и уплате страховых взносов на ОМС, ОПС и временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) — 6 лет .

Также свои сроки есть для других бухгалтерских документов :

первичные учетные документы — 5 лет;
кассовые документы – 5 лет;
выписки по банковскому счету – 5 лет;
налоговые декларации – 5 лет;
больничные листы – 5 лет;
годовая бухгалтерская отчетность – постоянно.

Свои сроки хранения есть и у кадровых документов:

50/75 лет необходимо хранить кадровые документы по личному составу:

лицевые счета,
личные карточки,
трудовые договоры,
приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и др.

Остальные кадровые документы хранятся в течение следующих сроков:

приказы о дисциплинарных взысканиях и направлении в командировку– 3 года;
табель учета рабочего времени - 5 лет;
графики отпусков – 3 года.

Ранее мы уже рассказывали о сроках хранения документов и санкциях , которые ожидают организацию, если она не сможет предоставить необходимые документы, например, в рамках налоговой проверки. Теперь у компаний появилось еще больше поводов поволноваться.

Количество дел, связанных с правильным хранением документов было невелико, теперь же, судя по всему, интерес к этой сфере стал более активным. Тем более, что появились штрафы для юрлиц, а размеры других значительно выросли.

Обратили внимание, что санкции установлены не только непосредственно за неправильное хранение, но и за комплектование, учет и использование документов? Т.е. мало просто сохранять документацию, она должна быть правильно архивирована.

Учитывая, что большинство организаций не имеют собственных архивных служб, разбираться с нюансами придется непосредственно руководителю, а с большей вероятностью — главному бухгалтеру или его помощникам. Уверены, что им и без того хватает работы.

Количество дел к обработке
Определить нормы выработки (чел/дней)
Сформировать подробный лист задания для архивных специалистов

Избежать штрафов и вести архивное дело в соответствии с законом поможет Делис Архив . Наши специалисты оценят масштабы работы, составят перечень мероприятий по организации архива, подготовят ваши документы для хранения и проконсультируют по всем вопросам, связанным с ним.

Только посмотрите, как выглядят дела до и после архивной обработки:

Если у вас отсутствует возможность хранить документы в офисе, мы предоставим вам наше надежное хранилище , а по желанию еще и составим электронный архив документов.

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.

Комментарии к ст. 13.20 КОАП РФ

1. Статья включена в Кодекс в целях обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.); Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290.

Согласно упомянутому Закону к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил. Эти правила будут определяться специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

На Министерство культуры РФ возложены функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела; на Федеральное архивное агентство - государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, проведение необходимых экспертиз и т.п. На указанное выше Федеральное агентство возложен контроль за соблюдением законодательства РФ в сфере архивного дела, ему предоставлено право пресекать нарушения законодательства. См. также Федеральный закон от 3 июня 2005 г. N 57-ФЗ "О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Приказом Росархива от 31 августа 2005 г. N 41 утверждены уставы государственных учреждений, подведомственных Росархиву. Приказом Мининформкультуры России от 27 января 2006 г. N 35 утверждено Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти. Следует иметь в виду и Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 8 ноября 2005 г. N 140 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов".

2. Правонарушение, предусмотренное данной статьей, посягает на отношения, связанные с правами граждан на использование архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, с интересами общества и государства. Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному составу, посягают на права граждан в социальной сфере. Например, в случае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей о заработной плате гражданину сложно реализовать право на пенсию и получение ее в заслуженном размере.

3. Объективная сторона правонарушения выражается в нарушении правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, даже если это не повлекло их утрату. Для наличия состава правонарушения достаточно нарушения одного из этих правил.

При применении данной статьи следует учитывать, что статьей 13.25 КоАП РФ, введенной в данный Кодекс Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 9-ФЗ, установлена административная ответственность должностных и юридических лиц (акционерных обществ и иных перечисленных в упомянутой статье субъектов) за неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также за нарушение порядка и сроков хранения таких документов (см. комментарий к ст. 13.25).

4. Субъектами ответственности могут быть должностные лица и иные работники архивов, в служебные обязанности которых входит осуществление функций по хранению, комплектованию, учету или использованию архивных документов. За нарушение правил использования архивных документов могут нести ответственность граждане и должностные лица - пользователи архивных документов.

5. С субъективной стороны правонарушение может быть совершено как умышленно, так и по неосторожности.

6. Дела об административных правонарушениях рассматривают судьи (ч. 1 ст. 23.1).

Протоколы о правонарушениях составляют должностные лица органов, осуществляющих контроль и надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, а также органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. п. 58 и 59 ч. 2 ст. 28.3).

Субъектом права в данном случае являются публичные образования: органы власти всех уровней и подведомственные им организации, органы местного самоуправления, коммерческие структуры. Объектом права является архивный документ, на который направлены юридически значимые действия субъекта: реализация полномочий по распоряжению в пределах, установленных законом.

Архивный документ ― это объект права, а именно объект права собственности. Особый статус архивного документа закреплён в Законе № 125-ФЗ. В отношении архивного документа устанавливается владелец ― государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Собственно, исходя из анализа норм статей и понимания юридического статуса архивного документа, юридические и физические лица несут ответственность за сохранность тех документов, которые отнесены к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, и за те документы, которые поименованы в подзаконных нормативных актах. Не любой хозяйствующий субъект может быть отнесён к источникам комплектования государственных архивов, а те документы, которые образовались в деятельности этого субъекта, могут быть переданы на архивное хранение по договору.

Сферу архивного дела регулирует множество нормативно-правовых актов, с первого раза сложно разобраться что к чему, и возникает масса вопросов. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм, начнём с принципиально важной нормы:

1. Законом прямо предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

2. Организации вправе создавать архивы в целях хранения и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Из закона вытекает, что создание архива в организации относится к её праву, а вот обеспечение сохранности документов ― к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм, имеется ещё ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации ― это требование, ведь, по сути, кроме архивного способа хранения документов, иных не имеется. Работа с документами в архиве напрямую связана с обеспечительной мерой по их сохранности. Так пунктом 2.14 Правил (2015 г.) установлено, что сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

Статья 27 Закона № 125-ФЗ предусматривает несколько видов юридической ответственности за сохранность документов: ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Раздел 1.5. Основных правил работы архивов организаций (2002 г.) устанавливает, что архив совместно с руководителем организации несёт ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Как понимается, за нарушение положений раздела 1.5. Основных правил работы архивов организаций предусмотрена ответственность статьёй 13.20 КоАП РФ: нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трёхсот рублей; на должностных лиц ― от трёхсот до пятисот рублей.

К Правилам данная норма-санкция относит порядка 39 подзаконных нормативных актов, среди них:

Основные правила работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Однако для некоторых форм хозяйствующих субъектов (акционерное общество, инвестиционный фонд, негосударственный пенсионный фонд, страховщики) предусмотрены отдельные нормы о сохранности документов, и связано это, прежде всего, с их финансовой деятельностью. Отдельные ФЗ устанавливают обязанность по сохранности документов:

За нарушение норм, предусмотренных данными законами, предусмотрена санкция статьи 13.25 КоАП РФ:

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов ―

влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц ― от двухсот тысяч до трёхсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов ―

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности, которых предусмотрены страховым законодательством, ―

влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц ― от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель организации. За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и представления бухгалтерской отчётности, а равно порядка и сроков хранения учётных документов установлена административная ответственность в отношении должностных лиц в соответствии со статьёй 15.11 КоАП РФ.

Кроме того, согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организация налогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьёзные последствия.

По статье 13.25 всё очевидно: есть перечень документов, за сохранность которых несёт ответственность должностное или юридическое лицо. Более того, полагаю, что данные перечни можно расширить, включив в них документы по личному составу: приказы по личному составу (со сроками хранения от 5 до 50 (75) лет), личные дела сотрудников, лицевые счета.

Если рассмотреть более подробно санкцию статьи 13.20 КоАП, то выходит, что за каждый этап архивного делопроизводства предусмотрено единое наказание, будь то хранение (например, нарушение требований температурно-влажностного режима), учёт, комплектование или использование, хотя по характеру и объёму работы это совершенно разные категории. Под сохранностью документов можно понимать весь комплекс этих этапов, так как они не могут существовать один без другого. Нельзя применить санкцию только лишь за несоблюдение температуры и влажности в помещении архива. Должна быть причинно-следственная связь между действиями/бездействием ответственных лиц и наступившими последствиями, например, такими как физическая утрата части документа из-за распространения плесневых грибков или набухание бумаги из-за высокой влажности, что приводит к размыванию текста и невозможности его прочтения и т. д. Если говорить о комплектовании, то оно включает в себя три части: определение источников комплектования архива; определение состава документов, подлежащих приёму в архив; организация передачи документов в архив, то непонятно, где тут искать состав правонарушения.

На мой взгляд, необходимо принятие единого нормативного акта, который регулировал бы отношения в сфере обеспечения сохранности архивных документов, будь то документы бухгалтерские, кадровые или управленческие. Данный акт должен объединить в себе нормы по охране документов в коммерческих структурах всех организационно-правовых форм.

Например:

Статья 8. Обеспечение сохранности документов по личному составу

8.1. К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу (о назначении, увольнении, перемещении, присвоении званий, наград, перемене имени, отпуску по уходу за ребёнком, отпуску без сохранения заработной платы, аттестации, повышении квалификации и др.), трудовые книжки, личные дела, лицевые счета.

8.3. Работодатель обязан обеспечить физическую сохранность документов, предъявляемых пп.____ Правил (2015 г.)

8.4. Работодатель обязан вести документы архивного учёта в отношении документов по личному составу в соответствии с требованиями п. 2.14-2.37 Правил (2015 г.).

Соответственно, должны быть пересмотрены и нормы-санкции за нарушение норм в сфере сохранности архивных документов в коммерческих структурах. Особенно в части суммы штрафа для юридических лиц. Кроме того, как правило, вопрос о предоставлении документов возникает в рамках судебных споров между коммерческими структурами либо по инициативе налогового органа к хозяйствующему субъекту. В ходе процесса выясняется, что документы утрачены или вообще не созданы, но данное нарушение не будет относиться к этому делу, либо об этом нарушении, если оно известно истцу, должно быть заявлено в иске изначально.

руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители;

руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители;

руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;

руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;

А с 1 сентября 2013 года Банк России рассматривает дела об административных правонарушениях, предусмотренных частями 1 и 3 статьи 13.25 и др.

В завершение статьи сделаем следующие выводы: нормы в сфере архивного дела разрозненны и содержатся в огромном количестве подзаконных нормативных актов, что создаёт препятствие в их понимании и применении; отсутствие чётко определённой ответственности за сохранность архивных документов; действующая санкция статьи 13.20 КоАП РФ ничтожно мала, санкция статьи 13.25 КоАП РФ зачастую не соответствует содеянному правонарушению.

Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Также архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, то есть те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или, например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае ― это официальный и единственный источник информации. Как показывает практика, компании-работодатели нарушают нормы закона о сохранности документов по личному составу, что приводит к их утрате и невозможности восстановления. Необходимо унифицировать архивное законодательство, придать особый юридический статус архивному документу и пересмотреть порядок принятия документов коммерческих структур в Архивный фонд Российской Федерации. Также необходимо предусмотреть ответственность не только за сохранность архивных документов, отнесённых к Архивному фонду Российской Федерации, но и за те документы, которые имеют или могут иметь юридическое значение1.

1 См. также: Сичкарева М.М. Судебная ответственность при утрате документов // Делопроизводство. 2017. № 1. С.100-106.

Читайте также: