Возможности microsoft access кратко

Обновлено: 05.07.2024

Создание базы данных Access и дальнейшая работа с ней под силу даже не слишком опытному пользователю. Инструмент предоставляет массу возможностей, объединяя реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и средствами разработки программного обеспечения.

Хотя, конечно, некоторые общие знания, чтобы управлять системой Access, иметь необходимо. То есть предварительно следует изучить характеристики данной СУБД, ознакомиться с ее функционалом, получить представление о режимах работы и существующем наборе компонентов. Итак, начнем?

Общая характеристика базы данных Access

Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).

Общая характеристика базы данных Access

Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта. При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.

Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.

Ваш Путь в IT начинается здесь

Подробнее

DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.

Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.

Для работы с элементами СУБД Access использует процессор баз данных Microsoft Jet. Конструктор форм предназначен для объектов доступа и используется, как средство быстрого построения интерфейса. Конструктор отчётов обеспечивает вывод соответствующих документов. Чтобы автоматизировать рутинные операции можно воспользоваться функциями макрокоманд.

Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.

Функции и режимы работы Access

Access обладает такими важными функциями, как:

Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.

В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.

Существует 3 режима работы базы данных Access:

Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

Элементы базы данных Access

Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:

Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.). Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

3,7 MB

Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:

Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.

Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.

Существует 2 вида запросов – запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки выполняет функцию извлечения данных, чтобы преобразовать их в нужный для дальнейшего использования вид.

В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.

Мы вместе с экспертами по построению карьеры подготовили документы, которые помогут не ошибиться с выбором и определить, какая профессия в IT подходит именно вам.

Благодаря этим гайдам 76% наших студентов смогли найти востребованную профессию своей мечты!

Скоро мы уберем их из открытого доступа, успейте скачать бесплатно:

Гайд по профессиям в IT

5 профессий с данными о навыках и средней заработной плате

100 тыс. руб за 100 дней с новой профессией

Список из 6 востребованных профессий с заработком от 100 тыс. руб

Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру

Собрали 7 типичных ошибок. Их нужно избегать каждому!

Женщины в IT: мифы и перспективы в карьере

Как делать хороший дизайн интерфейсов

Как прокачать свою технику речи

4,7 MB

Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.

Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.

Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.

Типы данных в Microsoft Access

Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:

Создание базы данных в MS Access

Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.

Создание базы данных в MS Access

Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.

Для отображения всех элементов нужно нажать на области переходов, после чего мы увидим все виды объектов, содержащиеся в базе данных Access. Будут отображены таблицы, формы, запросы и отчеты.

Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением. accsdb.

Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.

Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

Зачем используется

Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Работа с базами данных в Access

Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.

Создание базы

Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

Чистая база

Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

Создание из шаблона

Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

Создаем запросы

Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

Классическая выборка

Процесс выглядит следующим образом:

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

Запрос на добавление:

На редактирование:

Создание и оформление форм

Формы являются одним из элементов, которые предназначены для правильной организации хранения данных.

Для чего нужны формы:

предназначение форм заключается в выводе данных на экран в удобном для пользователя виде;
управление запуском. В этом случае главным предназначением форм является запуск макросов;
показ диалоговых окон. С помощью форм можно выводить на экран предупреждение о возможных ошибках.

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена в виде формы. Как можно заметить, восприятие информации стало намного удобнее.

Рассмотрим вариант создания форм через Конструктор:

Формируем отчеты

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 10 человек(а).

Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Пустая база данных — это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
Веб-базы данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
Шаблоны — это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.

Читайте также: