Типовые и трафаретные служебные письма кратко

Обновлено: 04.07.2024

Типовые тексты и тексты-трафареты используются при составлении официальных писем с однотипной информацией.

Типизация документов – процесс создания текста образца, текста-стереотипа, на основе которого могут быть построены тексты аналогичного содержания, соответствующие аналогичным ситуациям.

Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый ответ.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста, или реквизитов, и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

При однотипности и частоте ситуаций, а также при большом документообороте рекомендуется создавать письма-трафареты.

Уважаемый _________________________________________

В соответствии с решением президиума Правления Всероссийского общества “Знание” от _____________, протокол № _______ приглашаем Вас принять участие в ______________ на тему ____________, который состоится в ____________ по адресу ____________________ с ________ по ________

О Вашем намерении принять участие в __________ просим сообщить по адресу: .

В тексте трафарета постоянная информация всегда предшествует переменной, текст-трафарет не может начинаться с пробела, постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Та часть информации, которая подразумевается в вопросе и повторяется в ответе, будет служить постоянной информацией, остальная — переменной. Например:

Просим разрешить издать в типографии _________________ что?

в __________________ экз.

в каком количестве?

Приложение: на ____________ л., в _____________________

Требования краткости трафаретов иллюстрируется на следующих примерах писем-запросов:

Неправильно

Мы обращаемся к Вам

с просьбой прислать.

Просим выслать.

Мы просили бы Вас

сообщить нам.

Просим сообщить.

Трафаретные тексты обычно прилагают к инструкциям, положениям в качестве образца для последующего применения.

3.6. Язык и стиль служебных документов

Язык и стиль официальной переписки называется формально-логическим и официально-деловым. К языку и стилю служебных документов предъявляются особые требования: нейтральность, надличностный характер изложения; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце, с использованием ключевых слов: поэтому, таким образом, в этой связи и т. д. Средняя длина абзаца 4-6 предложений, но в текстах официальных писем можно встретить абзацы, состоящие из одного предложения.

Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим. В текстах официальных документов в середине абзаца не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста. Различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

В последовательном строе контекста одно предложение вытекает из другого. Например:

Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготавливают по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство их рабочими чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам называется деталированием.

В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение.

Наиболее простая композиция (структура) текста официального письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события (мотивы и аргументы), послужившие основанием для составления документов, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Текст служебного письма, содержащего запрос, включает: обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии (образец письма приведен в приложении).

Направляем подробное описание автоматизированных систем управления. Получение просим подтвердить.

Композиция письма-просьбы, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству. Например:

Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.

Наибольшую трудность представляет составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения. Например:

Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин). Поэтому станки типа . будут поставлены в сроки, указанные в договоре.

В обычном тексте существительное следует за числительным; при табличной или анкетной записи наоборот, числительное следует за существительным; например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц – 15 .

Дополнение ставится после сказуемого; например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение; например: Разослать проект завода металлоизделий.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот. Применение типовых текстов сокращает время на составление типовых писем более чем в 3 раза.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и т. п.

Трафаретные и типовые тексты должны отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и с минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам.

Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т. д.

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Названные типовые документы будут использоваться как в головной организации, так и в филиалах, с "привязкой" к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и др. условиями.

При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.

При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. [4]

Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов вузов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в вуз, должно быть трафаретным, т. е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

О Вашем намерении принять участие в __________ просим сообщить по адресу:

Просим разрешить издать в типографии _________________ что?

в __________________ экз. в каком количестве?

Приложение: на ____________ л., в _____________________

Требования краткости трафаретов иллюстрируется на следующих примерах писем-запросов:

Неправильно	Правильно
Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать.	Просим выслать…
Мы просили бы Вас сообщить нам.	Просим сообщить…

Читайте также: