Сводная таблица это кратко

Обновлено: 04.07.2024

Несмотря на то, что первая возможность создания сводных таблица появилась еще в Excel 5.0(аж в 1993 году), даже сейчас лишь немногие из пользователей Excel используют сводные таблицы для решения задач. Кто-то считает, что сводные таблицы это нечто слишком сложное, кто-то про них даже не слышал. В данном разделе (Сводные таблицы) я постараюсь убедить читателей в том, что это не так. На самом деле ничего сложного в сводных таблицах нет. А вот польза при анализе информации просто неоценима.

Для чего же нужны сводные? В Excel работу можно разделить на две категории: анализ(вычисление) и форматирование данных. Под вычислениями и анализом я понимаю получение неких показателей на основании имеющихся данных. А форматирование - не закраска ячеек цветом, а вид представления таблиц данных. Все это можно сделать и формулами. Предположим, есть исходные ежедневные данные по продажам всех филиалов за полгода. Из этих данных необходимо построить отчет в разрезе каждого филиала и для филиала в разрезе месяца. Плюс сводные отчеты по каждому филиалу за все полгода. А теперь представим как это будет выглядеть формулами:
-сначала надо получить список месяцев;
-затем список уникальных наименований филиалов;
-далее создать листы с рыбой таблиц, в которые надо будет собрать данные из исходной таблицы при помощи СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобным.
При должном опыте можно уложиться минут в 15-20. С использованием сводных это можно сделать за две минуты.

Сводная таблица (Pivot Table) – инструмент Excel, используемый для создания уникального представления данных и последующего анализа. Сводная таблица может быть построена на основе правильно сформированной исходной таблицы данных:

таблица данных не должна содержать объединенных ячеек
не должна содержать полностью пустых строк и пустых столбцов
в каждом столбце должны содержаться данные одного типа (либо текст, либо дата, либо числа)
каждый столбец должен иметь уникальный, краткий и информативный заголовок
столбцы должны идти одной строкой и не должны содержать пустых и объединенных ячеек

Данные сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять местами с целью получения различных аналитических отчетов. Что немаловажно - сводные таблицы никоим образом не меняет исходные данные, на основе которых построена сводная. Можно как угодно менять и данные местами в сводной и исключать из отчета - исходные данные останутся такими, какими и были.
Но если изменить исходные данные, то изменение данных не будет автоматически отражено внутри сводных таблиц - для этого надо будет принудительно обновить отчет сводной таблицы:

Выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) .

СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

Выделить любую ячейку исходной таблицы
Вкладка Вставка (Insert) →группа Таблица (Table) →Сводная таблица (PivotTable)
В диалоговом окне Создание сводной таблицы (Create PivotTable) проверить правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных), определить место размещения Сводной таблицы:
- На новый лист (New Worksheet)
- На существующий лист (Existing Worksheet)
нажать OK

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА СОСТОИТ ИЗ ЧЕТЫРЕХ ОБЛАСТЕЙ:
Область данных – основная область сводной таблицы, в которой производятся расчеты. Содержит основные итоговые данные по числовым полям. В область данных можно поместить одно и тоже поле, но с разными вычислениями (например одно Сумма по полю, другое Количество по полю).
Основные вычислительные функции области данных:

 Сумма (Sum)
 Количество (Count)
 Среднее (Average)
 Максимум (Max)
 Минимум (Min)
 Произведение (Product)

Область строк – состоит из заголовков в левой части сводной таблицы и отображает уникальные значения вставленного поля.
Область столбцов – состоит из заголовков столбцов сводной таблицы.
Область страниц и фильтров – необязательная область. Расположена в верхней части сводной таблицы и выполняет функции фильтрации по вставленным в неё полям.

При использовании сводной таблицы следует учитывать, что она не обновляет свои значения автоматически при изменении значений в исходных данных. Для выполнения обновления необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить (Refresh) . Это связано с тем, что сводная не содержит прямой ссылки на исходные данные, а хранит их в кэше, что позволяет сводной достаточно быстро обрабатывать данные.

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования - определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Изменение структуры отчёта

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Сводная таблица — это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

Даты заказов;
Регион в котором расположен клиент;
Тип клиента;
Клиент;
Количество продаж;
Выручка;
Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
ТОП пять клиентов по выручке;
Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
- Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:
- Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
- ТОП пять клиентов по выручке;
- Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?
Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:

У нас получится следующая таблица:

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

Для сортировки данных выполните следующие шаги:

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

Еще больше полезных приемов в работе со сводными таблицами Excel вы узнаете в практическом курсе « Сводные таблицы в Excel«. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Сводная таблица — это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:
- Даты заказов;
- Регион в котором расположен клиент;
- Тип клиента;
- Клиент;
- Количество продаж;
- Выручка;
- Прибыль.
Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:
- Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
- ТОП пять клиентов по выручке;
- Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?
Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:
- Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
  - Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
  После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.
  
  Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.
  
  Области сводной таблицы в Excel
  
  Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.
  
  Ниже вы узнаете подробней об областях:
  
  Что такое кэш сводной таблицы
  
  При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.
  
  Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.
  
  Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.
  
  На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.
  
  Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:
  
  Сводные таблицы в Excel. Примеры
  
  На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:
  - Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
  - ТОП пять клиентов по выручке;
  - Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?
  Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.
  
  Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.
  
  Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?
  
  Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:
  
  Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:
  
  Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам
  
  Для того чтобы вычислить рейтинг ТОП пяти клиентов, нам нужно:
  
  У нас получится следующая таблица:
  
  По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:
  
  Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.
  
  Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?
  
  Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.
  
  В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.
  
  Для сортировки данных выполните следующие шаги:
  
  В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.
  
  Еще больше полезных приемов в работе со сводными таблицами Excel вы узнаете в практическом курсе « Сводные таблицы в Excel«. Успей зарегистрироваться по ссылке!
  
  Читайте также: