Структура и содержание служебных документов кратко
Обновлено: 02.07.2024
Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
Формы служебных документов
Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.
Язык служебных документов
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.
3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
Качества служебных документов
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
- достоверность и объективность;
- точность, исключающая двоякое понимание текста;
- максимальная краткость, лаконизм формулировок;
- безупречность в юридическом отношении;
- стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
- нейтральный тон изложения;
- соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.
Виды служебных документов
Виды служебных документов:
- договор;
- трудовое соглашение;
- распоряжение.
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Функции служебных документов
Функции служебных документов:
Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:
1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);
2) оперативную (текущую);
3) перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время .В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.
Цели обучения — познакомить студентов:
- с основными понятиями делопроизводства;
- с правилами составления документов;
- с правилами составления электронных бланков документов.
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
- на внешние, входящие в систему;
- внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
- исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
- управленческая,
- экономико-статистическая,
- научно-техническая,
- юридическая и др.
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
- полнота информации для принятия управленческого решения;
- оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
- достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
- адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
- доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
- состояние системы или
- принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
- регистрация первичной информации или принятого решения,
- передача,
- обработка,
- хранение информации.
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
- операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
- универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
- Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
- Путь движения документа должен быть кратчайшим.
- Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
- Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
- создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
- регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
- систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
- Законодательные и правовые акты РФ
- ГОСТы – государственные стандарты,
- Нормативные документы
- Классификаторы
- ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
- по происхождению (служебные, личные);
- по сложности (простые, сложные);
- по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
- по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
- по форме (типовые, индивидуальные);
- по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.
К организационным документам предприятия можно отнести:
- устав предприятия;
- описание его структуры;,
- штатное расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся:
- приказы,
- распоряжения и
- решения по основной деятельности.
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
- трудовые книжки,
- индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
- личные дела,
- лицевые счета по заработной плате.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
- Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
- Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
- Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
35. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов
35.2. Документы, создаваемые в арбитражных судах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.
35.3. Исходящие служебные документы печатаются на бланках арбитражного суда установленной формы, шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5, с угловым расположением реквизитов штампа суда (приложение N 42).
Внутренние служебные письма печатаются без использования бланка арбитражного суда шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5.
Для выделения наименования документа, заголовка может использоваться полужирный шрифт, подчеркивание.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста, а также шаблоны документов, заведенные в САД суда.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
Каждый лист служебного документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, правое - не менее 15 мм.
При ответе на документ, имеющий регистрационный номер и дату, ссылка на них обязательна.
На изготовленных типографским способом именных бланках председателя суда, заместителей председателя суда, руководителя аппарата - администратора суда оформляются письма, подписываемые этими должностными лицами.
Служебные письма судебных составов, структурных подразделений в пределах их компетенции печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда.
35.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности арбитражных судов, являются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование арбитражного суда;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
место составления (издания) документа;
справочные данные об арбитражном суде;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в арбитражном суде оформляется визой уполномоченного должностного лица арбитражного суда. Согласование документа, созданного в арбитражном суде, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
35.5. Исходящие и внутренние документы непроцессуального характера могут быть изготовлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации и оттиска печати.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Прием и отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляются службой делопроизводства.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства арбитражного суда, направлении электронных документов в подразделения арбитражного суда и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в арбитражном суде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем арбитражного суда.
Нумерация внутренних распорядительных документов:
ПР - код вида документа не кадровых приказов,
Р - код вида документа не кадровых распоряжений,
К - код вида документа кадровых приказов по аппарату суда.
Например, ПР-19; Р-20; К-21.
Нумерация инициативных внутренних документов:
Индекс подразделения - соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;
Код вида документа:
СЗ - для служебных записок,
ДЗ - для докладных записок,
З - для заявлений,
П - для поручений и т.д.
Например, СЗ-УД-19; ДЗ-УЗ-20; З-УИС-21; П-С02-22.
Нумерация кадровых приказов:
- КС (для приказов по системе), К (для приказов по личному составу), КО (для приказов о командировании).
Например, 19к; 23ко; 45кс.
Нумерация внутренних документов во исполнение поручения:
При этом индекс подразделения соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;
Код вида документа:
СЗ - для служебных записок,
ДЗ - для докладных записок и т.д.
Например, СЗ(ис)-УД-12; ДЗ(ис)-УИС-13.
35.7. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание документа. Он печатается от левой границы текстового поля, может начинаться следующими словами: "Об отмене. ", "Об организации. ", "О состоянии. " и т.д. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.
35.8. Текст служебного письма должен быть кратким, четким, отредактированным и обоснованным, обеспечивающим точное восприятие изложенной в нем информации.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, указанным в резолюции руководителя подразделения, в них должны содержаться ответы или разъяснения по поставленным в письмах вопросам.
Письма визируются на экземпляре, остающемся в подразделении, изготовившем документ, на лицевой стороне последнего листа.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя подразделения на основании сроков, установленных законодательством для работы с обращениями граждан и приказами ВАС РФ.
35.9. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения. Документы, подписанные руководителями двух и более организаций, должны иметь единую дату, т.е. дату подписания последней организацией.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Дата документа оформляется арабскими цифрами. Вначале указывается число, затем месяц и год (09.06.2011). Допускается при оформлении документов, в частности, финансового характера, печатать - 9 июня 2011 года.
35.10. При направлении исходящего документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации или структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Федеральная служба судебных
При направлении документа должностному лицу организации наименование этой организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией с пробелом.
Высший Арбитражный Суд
Если документ одного содержания направляется в несколько адресов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" на втором и последующих документах не указывается. В случае направления письма одного содержания более чем в четыре адреса к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.
35.11. На лицевой либо оборотной стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, а также адрес его электронной почты. Данные об исполнителе на лицевой стороне последнего листа оформляются только печатным способом и шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.
35.12. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Адрес может не проставляться на документах, направляемых в правительственные (центральные) государственные и муниципальные учреждения.
При направлении письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
35.13. Приложения к документу оформляются на стандартных листах формата A4 и должны иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подпись руководителя подразделения и т.д.).
Отметка о наличии приложения, названого в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, указываются наименования приложений, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
1. Договор на 6 л. в 2 экз.
2. Протокол общего собрания акционеров на 15 л. в 3 экз.
При направлении приложения только в один из указанных в письме адресов отметка об этом печатается следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес.
Предложение "Приложение на. " размещается с красной строки нового абзаца.
35.14. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи.
Подпись отделяется от последней строки текста одним - двумя межстрочными интервалами.
Подпись помещается слева под текстом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, полное, если документ оформлен не на бланке суда, и сокращенное, если документ оформлен на бланке.
Пермской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Председатель суда _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, определенные приказом арбитражного суда.
Председатель комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Председатель Арбитражного суда
Калужской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа на бланке суда несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Начальник отдела кадров и Начальник отдела
государственной службы делопроизводства
_________ ___________________ ___________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании совместного документа разными организациями первый лист оформляется не на бланке.
Если должностное лицо, подпись которого напечатана на бланке, в момент подписания документа отсутствует, запрещается ставить косую черту перед наименованием должности, предлог "За" и надпись от руки "Зам". В таких случаях документ перепечатывается и указывается подпись лица, исполняющего обязанности отсутствующего или его заместителя.
35.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах и иных документах, на которых заверение подписи необходимо.
Печать проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подпись.
35.16. Свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.
Специалистами делопроизводства судебных составов и структурных подразделений свидетельствуется верность копий только с подлинников документов арбитражных судов. Свидетельствование верности копии документа подлиннику производится аналогично порядку, изложенному в пункте 10.2 Инструкции.
Если копию документа требуется заверить гербовой печатью, ниже реквизита "Подпись" от левой границы текста проставляется надпись либо штамп "Копия верна" без кавычек, указываются подразделение суда, должность, фамилия, инициалы и личная подпись судьи (руководителя подразделения), заверившего копию, дата заверения (число, месяц прописью и год).
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подпись лица, подписавшего документ.
Образец заверения гербовой печатью:
------------- ______________ ___________________________ _________
(подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Копии исходящих писем суда, помещенных в дело по номенклатуре подразделения после отправки подлинника, заверяются специалистом делопроизводства структурного подразделения, в котором документ находился на исполнении, проставлением штампа "Копия верна" и заполнением реквизитов.
С учетом структуры арбитражного суда регистрационный номер исходящего документа может состоять из индекса арбитражного суда, шифра судебного состава или подразделения суда, из которого исходит соответствующий документ, порядкового номера исходящего документа этого судебного состава или подразделения и календарного года регистрации исходящего документа.
А53-СП-105/2011, где А53 - индекс Арбитражного суда Ростовской области, СП - шифр секретариата председателя суда, 105 - порядковый номер по системе автоматизации делопроизводства, действующей для регистрации документов в секретариате председателя суда, 2011 - год регистрации.
Шифр, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений.
С - председатель суда;
С1, С2, С3 - заместители председателя суда;
ОК - отдел кадров;
ОБ - отдел обобщения;
ОД - подразделение делопроизводства;
Б - бухгалтерия и т.д.
Шифры подразделений должны быть утверждены председателем арбитражного суда.
35.18. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях судей, совещаниях, проводимых в судебных коллегиях, судебных составах, подразделениях и собраниях работников структурных подразделений (приложение N 43).
Ведение рабочих записей на заседании, сбор материала и подготовка протокола возлагаются на штатного секретаря коллегиального органа или по поручению руководителя на одного из работников подразделения.
35.19. Протокол изготавливается в течение трех дней со дня проведения заседания. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с 1,5 межстрочным интервалом шрифтом размером 14. Лист протокола имеет поля: левое, верхнее, нижнее - 20 мм, правое - 15 мм.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: председатель или председательствующий на заседании, секретарь, присутствовали, повестка дня, информация о кворуме. Далее указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря.
35.20. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили/решили.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала шрифтом Times New Roman, размером 14.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, печатается от левой границы текстового поля, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под текстом пункта повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Краткое содержание докладов и выступлений (при необходимости полный текст) приводится в тексте протокола или прилагается к нему. В этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления (доклада) прилагается". После слова "выступили" перечисляются фамилии и инициалы выступивших по данному вопросу, приводятся краткие изложения выступлений. После слова "постановили" ("решили") излагается суть принятого решения. При наличии решений по двум и более вопросам каждое из них нумеруется арабскими цифрами.
35.21. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования, которые могут быть оформлены листом голосования, прилагаемым к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой составления протокола является дата заседания.
35.22. Протоколы совместных заседаний, совещаний собраний структурных подразделений арбитражного суда или суда и сторонних организаций должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений или номера протоколов суда и организаций, принимавших участие в работе совещания.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Из содержательной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Текст вопроса повестки дня печатается полностью без изъятий с указанием номера вопроса по протоколу. Выписка из протокола подписывается секретарем заседания.
При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.
Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.
В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:
Текст на основе унифицированной формы
Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.
Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.
Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.
Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.
Способы изложения текста
Тексты документов излагаются:
от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;
3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;
1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);
В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:
Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Рубрикация в тексте документа
Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.
В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:
Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:
Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.
Приведем пример рубрикации текста инструкции:
13. Порядок передачи документов на хранение в архив
13.1. Организация архивного хранения документов
13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.
13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:
однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);
каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;
При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.
Извлечение
из Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации
утверждены постановлением Правительства РФ
(от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)
6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:
II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти
10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.
[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.
При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:
2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:
а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;
б) общую характеристику и основные положения вопроса;
в) форму предлагаемого решения;
г) перечень соисполнителей;
д) дату рассмотрения на заседании Правительства.
При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.
Устойчивые языковые обороты
Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:
Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:
в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме. ; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет. ; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять. ;
претензионном письме: . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на. ; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.
Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.
При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:
лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);
смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);
изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).
Ссылки на документы
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…
Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:
Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:
При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:
В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…
В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.
Использование в тексте полужирного начертания
Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.
Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:
О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации
Об утверждении Правил делопроизводства
в федеральных органахисполнительной власти
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.
* Здесь и ниже выделено автором.
Читайте также: