Структура делового письма кратко

Обновлено: 04.07.2024

Что такое деловое письмо? Деловая переписка ведется с сотрудниками и партнерами. Так как мы ведем переписку от лица компании, письмо представляет именно ее. А значит такое письмо должно формировать положительный имидж компании.

– простым для восприятия (короткие предложения, отсутствие терминологии и сленга, стилистическая нейтральность)

– касаться одного вопроса, чтобы внимание получателя не распылялось

Просто, да не совсем. По сути, ваше письмо – та же презентация, только сопроводить ее голосом и жестами у вас нет возмож, у вас есть только текст. Значит, к тексту должно быть особенное внимание.

Самое главное в деловом письме – стиль и структура.

– Со спокойным интересом, чтобы собеседник изложил список действий.

– С раздражением: сколько можно загружать вас бесполезными задачами?

1. Начало письма

2. Основная часть

Что еще важно?

– В основной части письма должно быть 1-3 и более абзацев.

– Каждый абзац – 1-3 предложения.

– Предложения внутри абзаца должны быть связаны по смыслу и стилистически.

– Не пишите предложения по три строки, будьте кратки.

– Дозируйте количество смайлов.

3. Заключение

Оставлять в подписи имя, должность, контакты и логотип компании – не только то же самое, что дать визитку. Это хороший тон и показатель наличия корпоративной культуры.

Вот и все. Перечитайте письмо и проверьте его на ошибки – чтобы не испортить впечатление адресата о вашей компании и о вас лично – и отправляйте. Если вопрос срочный, не лишним будет сразу связаться с получателем: удостовериться, что он получил письмо и спросить, когда ждать ответа. Если срочности нет – хороший тон отвечать на письма в течение 24 часов.

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Хорошо структурированное письмо позволяет сэкономить время на написание и прочтение письма, правильно донести и понять суть письма, получить вразумительный, четкий ответ.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.

2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.

3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.

4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.

8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа – обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

Что такое деловое письмо

Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

бизнес – бизнес
бизнес – клиент
соискатель – компания
бизнес – государственная организация
работодатель – работник
сотрудник – сотрудник

Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

Главная цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

Особенности деловых писем:

Подчеркнутая официальность
Адресность – наличие отправителя и получателя
Стандартная деловая речь
Тематическая ограниченность
Нейтральный тон изложения
Точность, исключающая недопонимание фактов
Лаконичность

Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

Различия между электронным и обычным письмом

В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

Классификация деловых писем

Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

Основные типы деловых писем:

Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.
Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением. Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.
Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы. Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.
Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем. Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

Структура делового письма

Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

Вводная часть

Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

Основная часть

В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

Заключение

В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

Образец делового письма на русском

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

Сокращений
Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчины Dear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. Snow Dear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…	I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к.	I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил . в вашей компании.	I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.	I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.	I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.	I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о.	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about.
Буду признателен, если вы поможете мне узнать.	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если.	Could you tell me whether.
Мне также было бы интересно.	I would also be interested in.

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность.	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию .	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что.	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме.	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в.	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны.	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за.	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за.	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с.	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над.	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова .	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда . но, к сожалению .	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Образец делового письма на английском

9 советов, которые помогут написать деловое письмо

Краткость

Деловые письма должны быть короткими и точными, если это возможно, стоит ограничиться одной страницей. Адресаты, особенно если это деловые люди, не любят читать длинные письма и часто откладывают их на потом. Поэтому если вы хотите, чтобы ваше письмо как можно скорее прочитали, стоит писать лаконично.

Внимательность к читателю

Всегда старайтесь сосредоточиться на потребностях читателя и постарайтесь взглянуть на вещи с его точки зрения. Поставьте себя на его место и представьте, как бы вы отреагировали на такое письмо. Каждый может сделать это, так как все мы все являемся клиентами какого-либо бизнеса.

Официальный тон

Стиль написания и содержание деловых писем должны быть официальными и оперировать фактами. Чувствам и эмоциям не место в деловых письмах. Поэтому избегайте фраз типа “мы чувствуем”, вместо них используйте “мы полагаем” или “мы думаем”. Сердечный, дружелюбный подход – это хорошо. Просто сделайте его более официальным, но избегайте и чрезмерно формальных терминов.

Логика и однозначность

Используйте простые слова и фразы, старайтесь придерживаться прямого порядка слов в предложении. Убедитесь, что письмо сформулировано логично: сначала определяется главная мысль, потом она раскрывается, а затем следует вытекающее из этих фактов заключение.

Своевременность и точность

Деловые письма всегда должны быть своевременными и точными. Учитывая то, что в большинстве случаев мы говорим о бизнесе, несвоевременность может иметь финансовые последствия. Несколько раз проверьте все факты, которые вы указываете в письме. Если вы ошибетесь в цифрах или датах – это может нанести ущерб и негативно отразится на репутации компании.

Вложения

Если вы отправляете документы, то ваше основное письмо будет использоваться как сопроводительное. Кратко и понятно дайте небольшие инструкции о вложенных файлах, чтобы адресат сразу понимал про что идет речь.

Не используйте сложные конструкции

Некоторые типичные для деловой переписки слова и фразы сильно усложняют текст и его восприятие. Постарайтесь не делать письмо слишком громоздким. Чем проще и понятнее оно будет, тем лучше.

Вывод: умение писать деловые письма необходимо каждому

Может показаться, что правильно составить деловое письмо все-таки сложно. Но на самом деле вам достаточно сделать несколько шаблонов, по одному для каждого типа письма, которые вы используете. Такие шаблоны сильно сэкономят время и позволяют не путаться в оформлении.

Деловые письма представляют вашу компанию. С их помощью вы общаетесь с клиентами, поставщиками, акционерами, сотрудниками. Формат официальных писем является частью бренда компании, поэтому стоит относиться к их оформлению и написанию со всей серьезностью. Отлично оформленное, лаконичное и понятное официальное письмо способно привлечь новых клиентов, убедить инвесторов и повысить лояльность сотрудников.

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma ;)

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.

Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
Не нуждающиеся в письме-ответе.

Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.

3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.

5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.

Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

нейтральную и надличностную форму изложения письма;
термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?

Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Обращение в деловом письме

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

Сохраняйте историю переписки.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

(34 оценок, среднее: 4,68). Оцените, пожалуйста, мы очень старались!

Читайте также: