Преимущества электронных документов перед бумажными кратко

Обновлено: 05.07.2024

Немного терминологии

В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:

ЭДО – электронный документооборот;
СЭД – система электронного документооборота;
ЭП – электронная подпись;
ЭД – электронный документ;
ПО – программное обеспечение.

Время и деньги – достоинства ЭДО

Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.

Вот некоторые данные из их отчета:

Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

Можно ли обойтись без ЭДО?

В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.

Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.

А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок. Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.

Вопрос здоровья

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

ЛК сотрудника. Проекты любой сложности. Соответствие законодательству РФ.

Прямая интеграция с 1С:ЭДО и Контур.Диадок. Уникальный по возможностям обмен юридически значимыми электронными документами

Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.

Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

Рис.1 Преимущества ЭДО

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.

Рис.2 Электронный документооборот

Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.

Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:

Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.

Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.

Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота

Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.

При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.

Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.

Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.

Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.

Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.

Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов.

Достоинства кадрового ЭДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.

При помощи кадрового документооборота можно:

Вести личные карточки сотрудников;
Оформлять все без исключения перемещения персонала;
Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
Организовать кадровый резерв;
Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
Легко выводить на печать любые отчетные формы.

Этапы создания системы внешнего ЭДО

Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.

После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.

Рис.3 Этапы внедрения ЭДО

Преимущества ЭДО между организациями

Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой

Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.

На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.

Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.

Рис.4 Система электронного документооборота

Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.

К тому же уже сейчас появились технологии, которые позволяют нивелировать ряд недостатков использования ЭДО. Специалисты компанииWiseAdvice разработали технологию WA:ЭДО, которая позволяет настраивать автоматический роуминг с различными операторами ЭДО благодаря прямой интеграции с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. При этом технология предоставляет ряд дополнительных возможностей, включая работу с документами в едином интерфейсе и отправку исходящих наиболее дешевым маршрутом.

Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.

Электронный документооборот (далее — ЭДО) стремительно вытесняет бумажный. И это вполне закономерно.

Работа с электронными документами имеет ряд преимуществ. Сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно, снижаются ошибки, связанные с человеческим фактором.

За счет автоматического формирования документов исключаются ошибки ручного ввода в первичных документах и налоговых декларациях.

К преимуществам электронного документооборота с клиентами относится ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение времени на 75%).

Электронные документы не теряются в отличие от бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются копии.

ЭДО позволяет экономить время сотрудников до 65%. Это время они могут потратить на эффективный труд, а не на рутинную работу, связанную с распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы.

Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия на печать, доставку и хранение документов. Не нужно больше вести бумажные архивы и арендовать помещения под них.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным — это более эффективная работа всех подразделений и предприятия в целом!

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.

Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).

Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.

Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.

Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.

Взаимодействие с ПФР

Электронное взаимодействие с ФСС

Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).

ФСС этот процесс тоже регламентировал:

Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.

С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.

У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):

Подробности об электронных больничных см. по ссылке.

Электронный документооборот с ИФНС

Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).

Итоги

Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: