Отдел продаж обязанности кратко

Обновлено: 02.07.2024


Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности менеджера по продажам: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.
1.3. Менеджер по продажам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору по продажам.
1.5. Во время отсутствия менеджера по продажам его права и обязанности возлагаются на других сотрудников департамента продаж, о чем генеральным директором организации выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Менеджер по продажам должен знать:
• Основы трудового и гражданского законодательства;
• Назначение и правила использования компьютерного и офисного оборудования;
• Правила работы в компьютерных программах, базах данных, системах управления взаимоотношениями с клиентами;
• Основные характеристики, цены, преимущества и недостатки продукции и услуг ведущих российских и мировых производителей в сравнении с продаваемой продукцией и услугами;
• Модели продаж продукции и услуг;
• Методы поиска, анализа, обработки и систематизации информации;
• Инструкции по подготовке, обработке и хранению отчетных материалов;
• Основы бухгалтерского учета, правила оформления первичной бухгалтерской документации;
• Основы договорной работы;
• Отраслевые и локальные нормативные акты, действующие в организации;
• Нормативные акты, регулирующие правила продажи продукции и услуг организациям различных форм собственности;
• Основные тендерные площадки, состав тендерной документации;
• Деловой этикет, правила ведения деловой переписки и переговоров;
• Основы делопроизводства;
• Основы менеджмента организации;
• Основы психологии;
• Нормы противопожарной защиты, охраны труда и техники безопасности.
1.8. Менеджер по продажам должен уметь:
• Работать с компьютерным и офисным оборудованием;
• Работать с системами отчетности компании, базой данных типовых предложений о продаже продукции и услуг компании;
• Применять средства автоматизации бизнес-процессов при взаимоотношениях с клиентами;
• Вести реестр реквизитов клиентов;
• Консультировать клиентов по вопросам приобретения, использования и обслуживания продукции и услуг компании;
• Сопоставлять характеристики, цены, преимущества и недостатки продукции и услуг ведущих российских и мировых производителей с продаваемой продукцией и услугами;
• Организовывать встречи с клиентами и партнерами, проводить презентации продукции и услуг компании;
• Выявлять потребности клиентов в продукции и услугах компании;
• Вести деловую переписку и переговоры;
• Составлять коммерческие предложения по продаже продукции и услуг компании;
• Вести учет коммерческих предложений по продаже продукции и услуг компании;
• Составлять коммерческие документы на продажу продукции и услуг компании;
• Оформлять первичную бухгалтерскую документацию с помощью бухгалтерских программ;
• Оформлять сопроводительные документы на продажу продукции и услуг компании;
• Вести учет сделок по продаже продукции и услуг компании, в т.ч. по конкурсным торгам и аукционам;
• Обрабатывать информацию о новой продукции и услугах компании, условиях их продажи;
• Вести учетную деятельность по информированию клиентов о новой продукции и услугах компании и об условиях их продажи;
• Работать на тендерных площадках, оформлять тендерную документацию.
1.9. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности менеджера по продажам

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Активный поиск клиентов и развитие долгосрочных партнерских отношений, ведение клиентской базы;
2.2. Анализ рынка, мониторинг конкурентной среды;
2.3. Проведение презентаций продукции и услуг компании;
2.4. Подготовка коммерческих предложений, проведение переговоров, заключение договоров;
2.5. Контроль оплаты по договорам;
2.6. Консультирование клиентов по продукции и услугам компании;
2.7. Участие в выставках с целью продвижения продукции и услуг компании.

III. Права менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет право:

3.1. Повышать профессиональную квалификацию на курсах, семинарах и иных обучающих мероприятиях;
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с решениями генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Разрабатывать и вносить на рассмотрение директора по продажам предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности департамента продаж.
3.5. Информировать директора по продажам о нарушениях в работе сотрудников департамента продаж.
3.6. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность менеджера по продажам

Менеджер по продажам несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

Менеджер по продажам:

5.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. При необходимости может быть отправлен в служебные командировки.
5.3. Под руководством директора по продажам планирует свою работу на отчетный период.
5.4. Представляет директору по продажам отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.5. Получает от директора по продажам и знакомится под роспись с нормативно-правовой и финансово-хозяйственной информацией.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников департамента продаж во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:


Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор

Что­бы ру­ко­во­ди­тель от­де­ла про­даж или топ-ме­нед­жер в сво­ей ра­бо­те был мо­ти­ви­ро­ван, ис­кал но­вые ин­ст­ру­мен­ты и спо­со­бы ре­ше­ния за­дач, важ­но уде­лить осо­бое вни­ма­ние раз­ви­тию со­труд­ни­ка в про­фес­си­о­наль­ном и лич­ност­ном пла­не. Но для это­го не всег­да нуж­но опла­чи­вать до­ро­гос­то­я­щие ин­тен­си­вы, кон­фе­рен­ции и ве­би­на­ры для ме­нед­же­ра — за­час­тую до­ста­точ­но кни­ги, на­пи­сан­ной спе­ци­а­лис­том в нуж­ной об­лас­ти. Сто­и­мость кни­ги во мно­го раз ни­же, чем це­на на по­се­ще­ние се­ми­на­ра, а по­лез­ной ин­фор­ма­ции при этом в ней мо­жет быть го­раз­до боль­ше, при­чем зна­ния всег­да бу­дет в бук­валь­ном смыс­ле под ру­кой.

Отдел продаж под ключ

Построение эффективного отдела продаж: разбираемся в вопросе

Эффективный отдел продаж

Эффективный отдел продаж: как проанализировать и как повысить эффективность работы ОП

Мотивация сотрудников отдела продаж

Мотивация сотрудников отдела продаж как важный элемент благополучия компании

Руководитель отдела продаж (РОП) — это организатор, контролер, продавец, учитель, переговорщик. У него множество задач и все они должны быть выполнены, от этого зависит прибыль всей компании. О том, как не утопить РОПа в текучке и как повысить эффективность его работы — рассказывает Алена Степанова, руководитель отдела продаж МАЭР.

Круг обязанностей руководителя отдела продаж

Чаще всего эффективность РОПа зависит от его обязанностей. Поэтому в первую очередь, нужно определиться с ними. Это может быть:

2. Контроль: за выполнением плана продаж, индивидуального плана каждого менеджера и всех рабочих задач в отделе.

В некоторых компаниях (как правило, в среднем и крупном бизнесе) есть отдельное подразделение по контролю качества. Например, его сотрудники прослушивают звонки менеджеров по продажам, отслеживают корректность внесения данных в CRM и т.д. Затем заполняют чек-листы по каждому менеджеру и передают их руководителю отдела продаж.

В стартапах и малом бизнесе контроль качества — обязанность РОПа. Он должен постоянно отслеживать исполнение рабочего регламента менеджеров по продажам. В него входит:

  • Ведение отчетности и своевременное ее предоставление.
  • Заполнение карточек клиентов в CRM.
  • Выставление счетов.
  • Составление договоров.
  • Своевременная обработка заявок, ведение переговоров с клиентами, корректная передача клиента в другое подразделение (если это необходимо) и все остальные рабочие задачи менеджеров по продажам.

Кроме того, эффективный руководитель отдела продаж отслеживает, кто именно из отдела приносит больше/меньше прибыли компании и в зависимости от этого: поощряет сотрудника, направляет его на обучение (или занимается этим самостоятельно) или ищет другого менеджера.

3. Организация рабочих процессов в отделе. В малом офлайн-бизнесе РОП может заниматься множеством задач: от заявок на замену картриджа в принтере у менеджера, до заказа канцелярских принадлежностей (бывает и такое). В онлайн бизнесе РОП может контролировать наличие денег на рабочем телефоне у менеджера по продажам (чтобы тот не попал в ситуацию, когда нужно позвонить клиенту, а на телефоне не хватает средств). В общем, такие административные обязанности могут входить в функционал РОПа.

Конечно же, РОП должен распределять заявки от клиентов между менеджерами. В одних компаниях он делает это лично, в других отслеживает равномерность распределения заявок автоматической системой.

4. Управление: персоналом, задачами, информацией. Это уже не относится к обучению, а к мотивации персонала, корректной постановки задач менеджерам, делегированию. Отслеживание KPI менеджеров и отдела, корректное выстраивание взаимодействия с другими структурными подразделениями компании. Стратегическое планирование и прогнозирование рисков (освоение новых рынков, анализ возможных конкурентов, смена политики компании, изменение целевой аудитории и своевременная подготовка отдела к такому повороту событий и пр.) А также взаимодействие с партнерами и клиентами компании.

Помимо этого, РОП отслеживает динамику роста/убывания клиентской базы и предпринимает необходимые меры для того, чтобы с уходом менеджера тот не забрал с собой ключевых клиентов.

Как измерять эффективность работы руководителя отдела продаж

Эффективность работы следует измерять по KPI (Ключевым показателям эффективности). У РОПа KPI могут быть такими: количество проведенных обучающих занятий с менеджерами, сбор, анализ и своевременная сдача отчетности о показателях выполнения плана продаж и т.д. Показатели могут меняться в зависимости от компании. После того, как владелец бизнеса определился с KPI РОПа, можно сделать чек-лист:

  • Перечень задач и запланированные результаты по каждой из них.
  • Достигнутые результаты.

Как увеличить эффективность работы руководителя отдела продаж

Как видите, у РОПа много обязанностей. И лучший способ повысить его эффективность — снять с него хотя бы часть из них. Конечно, это зависит от величины компании и количества менеджеров в отделе продаж. Если это малый бизнес или стартап с 1-5 сотрудниками, то руководитель чаще всего занимается всем самостоятельно. Если в отделе 6-10 сотрудников или больше, то можно назначить РОПу заместителя или делегировать его некоторые задачи менеджерам по продажам. И желательно автоматизировать рабочие процессы.

Например: если в компании 10 менеджеров и РОП распределяет между ними заявки вручную, то у него не будет хватать времени ни на что кроме этого. И его эффективность как руководителя будет чуть больше 0, он будет простым администратором.


Хорошее обслуживание — это один из способов повышения лояльности клиента. В отличие от скидок или подарков, он не требует дополнительных затрат, кроме разового обучения сотрудников и создания системы контроля. Значительно поднять уровень обслуживания помогает грамотный регламент работы отдела продаж. О нем и о правилах его создания говорим в этой статье.

Регламент отдела продаж: что это и как он влияет на работу отдела

Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании. Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания. О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.

Наличие регламента для менеджеров позволяет упорядочить деятельность отдела, улучшить производительность. Правила работы точно требуются, если:

  • менеджеры не знают о своих зонах ответственности;
  • коллектив систематически не выполняет свои обязанности;
  • появляются жалобы на качество обслуживания от клиентов;
  • нет согласованности действий внутри отдела и между подразделениями;
  • план не выполняется, система мотивации не работает.

Если закрепленная схема работы эффективна, она может значительно улучшить работу отдела продаж при условии регулярных проверок и правильной мотивации сотрудников.


Какие проблемы решает регламент и не создает ли он новых

Разрабатывая правила отдела продаж, руководитель бизнеса стремится решить следующие проблемы:

  1. Определить права и возможности каждого сотрудника.
  2. Указать на стандарт качественного исполнения работы.
  3. Расписать обязанности всех специалистов в простой форме.
  4. Спланировать рабочий день.
  5. Зафиксировать требования к результатам работы.

Может ли введение регламента создать проблемы? Определенно. К примеру, ввод расписания, которое противоречит устоявшимся привычкам отдела, может очень сильно снизить текущую эффективность сотрудников. Именно поэтому рекомендуется регламентировать то, что не смогло самостоятельно организоваться.

Например: если у вашего отдела продаж уже есть расписание работы, а за определенными сотрудниками закрепились определенные обязанности, не нужно все это ломать. Закрепите в регламенте существующие порядки в правила, если они не противоречат здравому смыслу и политике компании, и добавьте новые. Со временем регламент можно изменить, приводя работу отдела и бизнес-процессы в тот вид, который вам нужен.


Как составляется регламент и что должно в него входить

Регламент можно условно поделить на три большие части: основные положения, где расшифровываются термины, указываются обязанности фирмы и ее ответственность перед сотрудниками, вторая часть, в которой раскрываются обязанности сотрудников, и третья — правила поведения специалистов.

Интересно, что есть несколько вариантов оформления главных правил менеджеров по продажам. Наиболее простой — текстовый. Он используется повсеместно, т.к. не требует много времени и его можно включить в отчетность. Более сложный, но более эффективный вариант — табличный. Он обычно служит дополнением к текстовому и необходим, чтобы наглядно и оперативно донести до сотрудников суть документа.


Пример табличного регламента

В первом разделе с основными положениями необходимо последовательно разъяснить:

  1. Определение терминов, которые будут использоваться в дальнейшем. Желательно прописать понятия отдела продаж, системы поощрения, совета директоров и др. Если у вас уже есть документ с терминами, можно сослаться на него.
  2. Обязанности фирмы перед сотрудниками. Раскрывая их, вы даете коллективу уверенность в завтрашнем дне, возможность рассчитывать на вас. Стабильность повышает производительность, т. к. человек не беспокоится о завтрашнем дне и может посвятить себя работе. Пропишите информацию о выплате зарплат, условиях работы, способах моральной и материальной поддержки и т. д.
  3. Зоны ответственности компании. Это короткий пункт, в котором компания обязуется выполнять взятые на себя обязательства.

Первый раздел регламента — справочный. Он нужен, чтобы не появлялось двойных толкований терминов или необоснованных претензий со стороны сотрудников. В дальнейшем не нужно проводить проверку по этому разделу, т. к. это значительно увеличивает объем информации, которую нужно запомнить менеджеру. Но, если возникнут спорные вопросы, вы сможете обратиться к пояснениям, которые составили заранее.

Раздел обязанностей должен включать пункты, полезные в оценке того, выполняет ли работник свои задачи. Обычно там закрепляются такие моменты:

  • подчинение руководителю;
  • конфиденциальность;
  • план продаж и его выполнение;
  • организация рабочего времени;
  • планирование работы и др.

Не забывайте, что у каждого специалиста свои обязанности и они должны быть отражены в документе. Четко прописанные обязанности позволяют избежать путаницы, стандартизировать отношения внутри отдела, а значит, каждый будет заниматься своими задачами, а не дублировать работу соседа. Это однозначно поднимет эффективность и позволит сотрудничать с большим количеством клиентов при том же составе отдела.


Правила — наиболее важный раздел любого регламента отдела продаж. Именно здесь прописываются основные требования к сотрудникам: как они должны себя вести с клиентом, руководителем, коллегами. Чаще всего в раздел вписываются следующие моменты:

  • следование корпоративным правилам и стандартам. Сразу же убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к соответствующему документу;
  • корректное поведение с заказчиками. Пункт должен включать в себя свод правил, где прописано, какие действия менеджера недопустимы, а какие — разрешены. Если у вас есть скрипты и обучающие программы, можно сослаться на них.

Данный раздел регламента дает представление о том, как сотрудник должен выполнять свою работу. На него можно опираться в сложных ситуациях. Он позволяет улучшить отдел продаж, создав стандарты обслуживания клиентов. Это сделает покупателей более лояльными и улучшит климат в коллективе.

Что нужно вписать в регламент: краткий чек-лист самого главного

При разработке регламента работы менеджера по продажам не забудьте прописать следующие моменты:

  1. Структура отдела: кто в него входит, какие есть должности, где отдел находится в общей структуре компании, с кем взаимодействует.
  2. Стандарты работы в CRM, если вы ее используете.
  3. Доступные вспомогательные инструменты, к примеру, скрипты продаж, коммерческие предложения, презентации.
  4. Описание системы отчетности, которую должен использовать менеджер для подтверждения эффективности своей работы.
  5. Действия на случай непредвиденных ситуаций (если они не прописаны в должностной инструкции).
  6. Правила ведения клиентской базы, система взаимодействия с разными типами клиентов (потенциальные, постоянные).
  7. План продаж.
  8. Система учета и контроля рекламы. Тут нужно учитывать каналы привлечения, сколько клиентов пришло по каждому типу рекламы, сколько — что-то приобрело.
  9. План-график рабочей недели.

Часть из перечисленных выше документов у вас уже должна быть. Какие-то моменты прописаны в должностной инструкции, какие-то — в корпоративных стандартах и т. д. Регламент объединяет в себе всю главную информацию, которая относится к отделу продаж, а также дополняется специфичными данными, важными для эффективной работы подразделения.

Можно ли взять образец регламента отдела продаж и составить свой на его основе? Такой подход экономит время, но, используя чужие наработки, вы рискуете забыть что-то важное, специфичное. Поэтому сначала желательно прописать все главные пункты самостоятельно, а потом — взять пример и оформить получившиеся правила по нему.

Как ввести регламент в действие

Когда правила работы отдела продаж готовы и зафиксированы в письменном виде, необходимо донести их до сотрудников. Заниматься этим должны непосредственные руководители, которые раздадут текст регламента под подпись об ознакомлении. Можно также ускорить процесс знакомства, предложив отделу пройти тестирование. Проверку знаний желательно повторять регулярно: со временем содержание регламента забывается.

Может ли внедрение новых правил вызвать сопротивление? Определенно. Но, если вы не стремились улучшить все, что и так работает, а вписали в текущий регламент большую часть уже имеющихся бизнес-процессов, проблем не возникнет. Просто объясните сотрудникам, что вы хотите внести ясность в работу отдела и зафиксировать письменно главные обязанности каждого человека в нем.

Регламент и мотивация: нужно ли поощрять сотрудников следовать правилам

Мотивация выполнять свои обязанности обычно строится на системе поощрений и наказаний. Ее необходимо продумать заранее и прописать в регламенте. Поощрения должны быть двух типов: внезапные и планируемые. Ожидаемые зависят от эффективности менеджера, к ним можно отнести премию за выполнение плана продаж. Неожиданные даются случайным образом, например, за проведенную особо крупную сделку.


При разработке системы поощрений и наказаний придерживайтесь следующих правил:

  1. Используйте не только денежные премии, но и благодарности. Их можно комбинировать.
  2. Чем больше старается сотрудник, тем чаще нужно его премировать. Не затягивайте с расчетом премий до конца года — большой горизонт снижает эффективность.
  3. Неожиданные поощрения желательно давать публично в торжественной обстановке.
  4. Действуйте справедливо и прозрачно. Разработайте систему оценки работы сотрудника и начисляйте премии соответственно. Если премируете руководителя, отдел также должен получить денежное поощрение. Исключение — уникальные действия руководителя, например, разработка новых учебных материалов, т. е. то, к чему сотрудники не имеют отношения.
  5. Установленные схемы можно менять, но не задним числом. Если вы пообещали премию за определенные показатели, дайте ее, даже если это вам невыгодно. После выдачи можно поменять условия следующего поощрения.
  6. Наказания должны быть справедливыми. Наказывать необходимо тех, кто не подчиняется правилам. Все штрафы и наказания должны быть озвучены один на один с объяснением причин и рекомендациями избегать тех или иных действий в будущем.
  7. Нельзя путать ошибки и проступки. Ошибки — это неправильные действия в нерегламентированном поле. Проступки — это нарушения правил или регламента.

Общее правило мотивации: давать четкую информацию о поощрениях и наказаниях и выполнять свои обещания.

Регламент и проверки: как убедиться, что правила соблюдаются

После введения регламента для работы менеджеров отдела продаж важно проконтролировать его выполнение. Возможные варианты контроля:

  1. Регулярные тесты на знание правил и регламента.
  2. Ежедневный анализ показателей выполнения плана.
  3. Еженедельные итоги и собрание в начале недели с постановкой плана на ближайшие пять дней.
  4. Индивидуальные встречи с менеджерами, в том числе совместные выезды на встречу с клиентами с последующим разбором ситуаций и др.

Руководитель может использовать систему контроля на свое усмотрение. Главное, чтобы она давала ему представление о том, насколько менеджеры понимают свои задачи, выполняют ли нормативы по звонкам и встречам, соблюдают ли технологии холодных звонков, продаж, насколько качественная реклама дается и как хорошо ведется база клиентов в CRM. Наличие этих данных позволяет сделать общий вывод по эффективности работы отдела.

Грамотное внедрение и своевременное обновление регламентов для работы менеджеров отдела продаж — это один из способов добиться успеха и улучшить показатели фирмы. Но руководитель должен действовать грамотно и разумно, чтобы новые правила помогали сотрудникам, а не мешали им работать. Тщательно продумайте все шаги, прежде чем внедрить новый подход к ведению бизнеса. Осторожность и аккуратность позволит избежать ошибок и снизить риски.

Хотите описать свои процессы и внедрить регламенты работы в отдел продаж застройщика? Мы поможем!

Читайте также: