Особенности текстовых документов кратко

Обновлено: 07.07.2024

Каждый, кто хоть изредка пользуется персональным компьютером, работал с текстовыми документами. Читаем, набираем, изменяем тексты – представить современный мир без рассказов, стихов, инструкций, рефератов или записок трудно. Даже список покупок все чаще печатается на экране смартфона или планшета. Рукописный текст становится настоящим артефактом. Уметь пользоваться программами, работающими с текстами, дети должны с первых лет учебы. Подобные знания, умения делают жизнь школьника, студента, учителя проще, интереснее.

План урока:

Увлекательный мир редакторов текстовых документов

Одним из самых часто используемых приложений в школе, можно назвать текстовый редактор. Написание рефератов, сочинений, конспектов уроков, лекций – все это давно уже набирается при помощи блокнота, Microsoft Word или аналогичной программы.

Основная структурная единица редактора – не только символ (буква), это любые другие символы клавиатуры, то есть цифры и специальные знаки. А объектами текстового документа могут быть символы, а также рисунки, диаграммы или блок-схемы.

Безграничные возможности текстовых процессоров

Независимо от того, какой редактор рассматривать, у него будет основное назначение – набор и редактирование текстовых данных, форматирование, сохранение и дальнейшая работа с файлом. А уже набор инструментов для каждой операции будет отличаться.

Редактирование данных включает манипуляции с частями текста (копирование, удаление, вставку, другое). Форматирование предполагает изменение внешнего вида текста, оформление части или всего документа.

При помощи современных текстовых приложений можно работать сразу с несколькими открытыми файлами, искать нужную фразу или строку в документе через поиск, объединять два документа (слияние). Обязательно учитываются количественные параметры текстовых документов (количество страниц, подсчет символов, размер файла, другое).

Удобная и понятна установка параметров печати позволяет печать одно-двусторонние копии, печатать в виде брошюры, менять ориентацию страницы, поля и многое другое. Печать возможна на стандартном А4 формате или любом другом, вплоть до печати на конвертах.

Простые текстовые редакторы, например, Windows Блокнот, WordPad, используются для создания несложных текстовых документов, позволяют выполнять самое элементарное редактирование и форматирование текста:

Современные процессоры предлагают огромный выбор операций, позволяющих создавать полноценные документы с рисунками, цветным фоном, диаграммами, таблицами и схемами.Есть проверка орфографии, вставка примечаний, сохранение исправлений,плюс многое другое. Такими популярными и совершенными приложениями являются Microsoft Word и Star Office Writer.

Еще более прогрессивные редакторы, такие как Microsoft Office Publisher, Adobe Page Maker, позволяют верстать (комбинировать разнотипные участки материала на странице), создавать макеты для изготовления книг, журналов, брошюр. Фактически это – настольные издательские приложения.

Для работы в сети (загрузка записей в блоги или заполнение текстом веб-страниц) используется Microsoft Front Page.

Краткий обзор Microsoft Word

Особенность данного редактора, как и остальных продуктов Microsoft – возможность выполнять одну операцию разными способами (при помощи текстовых, графических команд, панели инструментов или контекстного меню). Это позволяет каждому пользователю выбирать наиболее комфортный и легкий для него вариант.

Создание документов

Создавать документы в Microsoft Word можно такими способами:

Открыть Word, а в появившемся диалоговом окне выбрать команду на панели инструментов:

Обратите внимание, как многоразличных файлов позволяет создать это приложение, какие полезные шаблоны разработаны и готовы к использованию.

На панели быстрого доступа выбрать значок чистого листа и кликнуть, либо нажать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+N.

На рабочем столе щелкнуть правую клавишу мыши, а в открывшемся контекстом меню выбрать нужный пункт:

Открытие документов текстового редактора

Чтобы открыть текстовый документ следует выбрать один из вариантов:

при помощи значка на панели быстрого доступа:

комбинацией клавиш Ctrl+O;
двойным нажатием или при помощи контекстного меню правой клавиши мыши, выделив нужный документ:

Структура документа Word

Окно текстового редактора состоит из:

различных меню (панель быстрого доступа, значки на ленте, контекстное меню);
параметров файла, его название, данные строки состояния (язык, количество страниц, слов);
режимов просмотра документа и много другого.

Настроить ленту команд, панель быстрого доступа, строку состояния можно, вызвав на них контекстное меню:

В набранном тексте можно выделить основные структурные элементы: символ, слово, строку, абзац.

Символом в Ворд является любой знак, буква, цифра, даже пробел.

Кроме букв, цифр и знаков препинания, в текст можно вставлять специальные символы:

Из предложенных вариантов нужно выбрать подходящий символ и вставить:

В текстовый документ можно вставлять различные объекты: картинки, диаграммы, гиперссылки и многое другое:

Редактирование и форматирование документов Word

Редактирование текста подразумевает под собой изменение набранной информации (замена участков, удаление, вставка других слов или предложений). Тогда как форматирование означает изменение самого текста, как набора символов. Это изменение шрифта, фона листа, установка полей, ориентации страницы, плюс множество других команд, с которыми можно ознакомиться на ленточных вкладках.

Выделение символов

Если сделанное изменение не подошло, его можно отменить. Проще всего это сделать при помощи команды на панели быстрого доступа, которая выглядит как значок обратной стрелки (отмена последнего действия):

Копирование и перемещение

Чтобы переместить выделенный участок, следует зажать левую кнопку мыши потащить в нужное место. Для удобства перемещаемый блок будет выглядеть как небольшой пунктирный прямоугольник у курсора.

Можно вырезать текст и потом вставить.

Вырезать выделенный объект можно:

Когда текст вырезан, он исчезает с листа документа и временно хранится в буфере обмена. Если его не вставить, а выполнять другие операции, он просто исчезнет, то есть будет удален.

Вставлять скопированный или вырезанный участок можно:

Работа со шрифтами

Название и тип шрифта. Отличается написанием (печатный, рукописный, декоративный, старинный манер).
Стиль – представляет собой набор экспресс-стилей, каждый содержит готовый комплект настроек (шрифт, отступы и другие параметры).
Кегль символа или размер – в пт (пунктах), который равен 1/72 дюйма или 0,367 мм.

Интересно. Шрифт Wingdings содержит 223 значка, которым можно украсить текст (&*K"( подчеркнуть или зачеркнуть . Сделать набранные символы _нижним или верхним регистром плюс многое другое.

Очень удобно использовать контекстное меню. Просто выделить участок и выбрать из меню правой кнопки мыши:

Форматирование страниц

Кратко ознакомимся с различными способами изменения внешнего вида документа на станице.

Разметка страницы – включает в себя изменение размера полей, ориентацию листа,отступы, межстрочные интервалы и многое другое:

Готовые цветовые схемы позволяют оформлять текстовый документ выбором шаблона темы:

Удобно и правильно нумеровать страницы, тогда на печати документ не превратиться в стопку листов, их можно будет разложить и прочитать в нужном порядке. Для установки номера страницы используют арабские цифры, а для перечисления разделов в плане – римские.

Сделать это можно по-разному.

Способ 2 – двойной щелчок на нижней части листа откроет поле колонтитулов, а уже в нем можно вставлять нужную информацию, которая будет повторяться на всех листах:

Колонтитулы – информация на верхней или нижней части листа, которая повторяется на каждой странице. Обычно это номера страниц, название документа, дата/время печати, ФИО разработчика, логотип компании, другое.

Они отображаются серым цветом, не мешают набирать основной текст, но форматировать их нужно отдельно,двойным щелчком, открывая конструктор колонтитулов.

Для удобства восприятия или чтобы разделить различные части документа вставляют разрыв страницы. Дальше текст будет идти на следующем листе, даже если предыдущий полностью пустой.

Форматирование абзаца документа

Сюда относятся следующие операции:

отступы красной строки или всего абзаца на странице;
интервалы (между строками, до/после абзаца);
списки (маркированный/нумерованный/многоуровневый) – детальнее рассматривали ранее
выравнивание текста по горизонтали (по ширине, по правому/левому краю);
заливка фона;

Важно! Чтобы не подбирать форматирование шрифта по аналогии с примером, особенно, если используется несколько шрифтов, можно воспользоваться удобным инструментом.

Теперь отметить тот участок, который нужно привести к такому же формату, как образец:

Получается одинаковый формат:

Изучение возможностей Word позволяет с легкостью оформлять любые типы документов для учебной или научной деятельности, писать красочные письма, приглашения или подписывать открытки, создавать календари, напоминания и ежедневники, а также многое другое.

Форматы текстовых файлов

Часто встречаемые форматы текстовых файлов

Как видим, открывать новые возможности текстового процессора можно и на первом и на десятом году изучения приложения. А разнообразие инструментов позволяет организовать документооборот не только для школьных нужд, но и вести полноценный документооборот в компании, не учитывая потребности в таблицах или специфические документы (бухгалтерские, планы, схемы строений).

Документы, предназначенные для удовлетворения непрерывно растущих потребностей людей в доступной и надёжной информации, имеют необходимые для этого свойства не только на момент их формирования, но и в дальнейшем – в процессе использования.
Целью моей работы является рассмотрение понятия и особенностей текстовых документов.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3
1 Общее представление документа 4
1.1 Текстовый и нетекстовый документ 4
1.2 Представление структурных единиц информации 5
2 Особенности текстовых документов 9
2.1 Специфические составляющие текстового документа 9
2.2 Электронные текстовые документы 12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 16
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 17

Файлы: 1 файл

ПОНЯТИЕ И ОСОБЕНОСТИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.doc

ПОНЯТИЕ И ОСОБЕНОСТИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВВЕДЕНИЕ

Целью моей работы является рассмотрение понятия и особенностей текстовых документов.

1 Общее представление документа

1.1 Текстовый и нетекстовый документ

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности 2 .

Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передаётся посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы 3 .

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчёты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.) 4 .

1.2 Представление структурных единиц информации

Важной характеристикой и особенностью текстового документа является его структура, которая играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. При этом различают два взаимосвязанных между собой аспекта структуры:

определяется состав элементов, образующих структуру;
определяются связи между ними.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) информационные единицы.

Составной единицей информации называют единицу, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. Единицы информации, входящие в составную единицу, называют составляющими единицами, элементарной из которых является реквизит.

Реквизитам присущи два основных свойства:

отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать объект;
отдельный реквизит может входить в состав различных показателей.

Каждый реквизит имеет имя, тип и значение. Они отражают конкретные свойства объектов, включают в себя сочетания букв или цифр, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. В зависимости от отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания 5 .

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объектов, процессов или явлений. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Эти реквизиты служат для логической обработки составных единиц информации, то есть для поиска, сортировки, группировки и т.д.

Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону объектов или процессов. Чаще всего они выражаются в цифровом виде. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Реквизиты можно расчленить на символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.

Реквизиты, объединяясь, образуют структурные единицы более высоких уровней. Сочетание одного реквизита-основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель, который является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

Приведённые структурные единицы отражают их логическое построение без учёта особенностей представления данных на материальных носителях. При организации автоматизированной обработки данных понятие структуры данных связывают с представлением их на различных носителях, таким образом, соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особенностей того или иного носителя информации и от способа фиксации данных на нём. Это составляет основу физического подхода к рассмотрению структур информации.

Показатель – это структурная единица информации, состоящая из определённой совокупности реквизитов, характеризующих конкретный объект количественно и качественно.

Таким образом, показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных реквизитов-признаков. Показатель имеет:

название, раскрывающее его основной смысл, в состав которого входят термины, обозначающие объект, в частности, что с ним происходит (наличие, мощность, выпуск, функции и др.), и формальные характеристики объекта, в частности как он рассчитывается;
дополнительные признаки, не выражающие его основной смысл, но уточняющие конкретное количественное значение показателя.

Состав дополнительных признаков индивидуален, но к ним почти всегда относятся термины, обозначающие время, к которому относится показатель, единицу измерения (килограмм, штука, тонна, рубль и др.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный), а также термины, указывающие кто производит действие над объектом управления и где он находится. Структура показателя 6 приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структура показателя

2 Особенности текстовых документов

2.1 Специфические составляющие текстового документа

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определён характерный для неё комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов 7 . Можно выделить следующие основные реквизиты документов.

Обычно под заголовком имеют в виду название (или заглавие) документа или какой-то его части. Хотя заголовок является свойством раздела, когда он обозначен, то по своим свойствам представляет собой абзацную структурную единицу.

Например, название книги является заголовком. Поскольку книга включает главы и параграфы, то название глав и параграфов тоже служат заголовками. Но, тем не менее, названия книги, глав и параграфов имеют разное значение, так как название параграфа включает в себя более узкие и конкретные сведения, чем название книги. Заголовки исходя из этого разделяют на уровни: уровень заголовка тем выше, чем более общие сведения в этом документе он описывает.

Обычно заголовки выделяются по сравнению с основным текстом документа, например, делаются более крупно, более плотным (жирным) начертанием, что даёт возможность быстрее находить их в тексте. Как правило, заголовки располагаются по центру страницы документа, но это не является правилом.

2. Основной текст.

Основным текстом называется самая информативная часть документа. Как правило, элементов основного текста больше, чем других элементов, поэтому основной текст оформляется более просто, чем заголовки. Основной текст зачастую выравнивается основным выравниванием, что придаёт документу большую наглядность.

3. Подпись автора.

Данный элемент текста размещается или непосредственно под заголовком, или в зависимости от вида документа в его конце. Подпись относится к группе абзацных структурных элементов. В некоторых случаях, к примеру, в цитатах, подпись может представлять собой и символьный элемент.

Подпись выполняет сопроводительную функцию по отношению к названию документа, поэтому она, хоть и отличается от основного текста, но является менее заметной по сравнению с заголовком. Обычно подпись выделяется курсивом и имеет правое выравнивание. Если подпись располагается вверху документа, то по сравнению с основным текстом возможно увеличение её размера.

4. Вспомогательная информация.

Вспомогательной информацией могут служить ссылки, сноски, примечания, пояснения и т.д. Поскольку это вспомогательная информация, то она не является обязательной и её можно без последствий пропустить. Исходя из этого, вспомогательная информация обычно оформляется более мелким шрифтом по сравнению с основным текстом. В некоторых случаях к вспомогательной информации применяются большие чем к основному тексту отступы.

5. Важная информация.

В качестве такой информации может выступать определение, вывод, предупреждение или любые другие сведения, на которые необходимо обратить внимание. Это элемент, исходя из своих функций, должен быть заметным, поэтому он, как правило, выделяется, например, более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более жирным начертанием.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

Текст на основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);

каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;

При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение
из Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации
утверждены постановлением Правительства РФ
(от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме. ; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет. ; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять. ;

претензионном письме: . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на. ; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);

смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении Правил делопроизводства
в федеральных органахисполнительной власти

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

* Здесь и ниже выделено автором.

Многообразие способов отображения реальной действительности (литература, живопись, фотография, кино, телевидение и др.) обусловило появление и развитие у каждого из них своего особого языка. Без знания особенностей этих языков трудно, а порой и невозможно более-менее адекватно воспринимать те или иные тексты, прежде всего художественных произведений. Если условно всё многообразие текстов расположить на одной оси, поместив на одном её конце оригинальные высокохудожественные тексты, а на другом — формализованные, трафаретные, то получится своеобразная шкала, отражающая уровень творческой составляющей того или иного текста. Если одновременно эти же тексты расположить количественно равными группами на другой оси, то в результате обнаружится, что по мере уменьшения насыщенности текстов элементами творчества и увеличения степени их формализации общее количество таких текстов будет нарастать. По мнению ряда учёных, эта зависимость может рассматриваться в качестве одного из законов документоведения. Иначе говоря, основная масса создаваемых людьми текстов относится к числу в той или иной степени формализованных. И действительно, высокохудожественной творческой деятельностью в любом обществе занимается меньшинство его членов, тогда как, к примеру, официальная, деловая, управленческая документация, т. е. наиболее формализованная документация, необходима каждому человеку в повседневной деятельности.

Важнейшим средством отображения реальности является язык. Это можно проследить на примере письменных доку-

Текст документа

Современный русский книжно-письменный язык, в зависимости от особенностей словоупотребления, разделяют на:

1) язык художественной литературы (прозы, поэзии, драматургии);

2) функциональные стили книжно-письменного языка:

2 Цит. по: Агеев В. Семиотика. М, 2001. С. 116-117.

Важнейшим средством отображения реальности является язык. Это можно проследить на примере письменных доку-

Текст документа

Современный русский книжно-письменный язык, в зависимости от особенностей словоупотребления, разделяют на:

1) язык художественной литературы (прозы, поэзии, драматургии);

2) функциональные стили книжно-письменного языка:

Читайте также: