Менеджер по документообороту обязанности кратко

Обновлено: 05.07.2024

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании Трудового кодекса Российской Федерации и иного действующего законодательства Российской Федерации.

1.2. Специалист по документообороту относится к категории специалистов.

1.3. Специалист по документообороту принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя организации.

1.4. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.5. В своей деятельности специалист по документообороту руководствуется:

– законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность организации;
– уставом организации;
– правилами трудового распорядка;
– настоящей должностной инструкцией.

1.6. Специалист по документообороту должен знать:

– нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
– схемы документооборота и систему организации делопроизводства в целом;
– нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса;
– правила уничтожения документов и ревизии;
– стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации;
– технику безопасности;
– порядок составления описей, номенклатур, отчетности;
– структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота;
– работу с базами данных и программами Microsoft Office;
– деловой этикет, составление официальных писем на различные темы;
– требования охраны труда.

2. Трудовые функции

На специалиста по документообороту возлагаются следующие функции:

2.1. Организация работы с документами.

2.2. Организация текущего хранения документов.

3. Трудовые действия

Для осуществления возложенных на него функций специалист по документообороту выполняет следующие трудовые действия:

3.1. Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию.

3.2. Регистрирует подлежащие регистрации входящие и исходящие документы.

3.3. Сортирует документы по приоритетности.

3.4. Контролирует немедленное попадание срочных документов к адресатам.

3.5. Контролирует ход документа согласно резолюции руководителя.

3.6. Разрабатывает номенклатуры дел.

3.7. Проверяет правильность оформления документа, прикрепляет его в соответствующие дела.

3.8. Ведет компьютерную базу документов.

3.9. Обрабатывает и отправляет адресатам исходящие документы.

3.10. Составляет протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.

3.11. Составляет акты уничтожения документов, которые уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства.

3.12. Передает документы на архивное хранение.

3.13. Выполняет другие приказы руководителя, если они не противоречат законам.

Специалист по документообороту имеет право:

4.1. Знакомиться с локальными актами организации, касающимися его деятельности.

4.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы.

4.3. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководства).

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Специалист по документообороту несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
во время собеседования с претендентом на должность;
в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
Правила уничтожения документов и ревизии.
Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
Технику безопасности.
Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

ПВТР.
Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
Уставом предприятия.
Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
Приказами и распоряжениями администрации компании.

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Делопроизводитель несет ответственность:

За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Менеджер по документообороту

Документооборот является важным моментом в управлении организацией. Вся документация должна оформляться в соответствии с законодательными нормами, храниться определенное количество лет.

Поэтому во многих организациях имеется штатная единица, которая называется делопроизводитель, документовед или менеджер по документообороту.

Обязанности специалиста

В его обязанности входит:

В своей деятельности специалист должен руководствоваться:

Правовыми актами по ведению делопроизводства в выбранной сфере деятельности;
Уставом и приказами организации;
Инструкцией по делопроизводству и работе архива;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Трудовым договором;
Должностной инструкцией. Сотрудник знакомится с ее пунктами перед началом трудовой деятельности, подписывает ее, тем самым подтверждает свое согласие с вменяемыми ему обязанностями, правами и ответственностью в случае их нарушения.

В течение рабочего дня он выполняет следующие функции:

Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию;
Регистрирует ее;
Подготавливает документы на подпись руководителю;
В соответствии с резолюцией передает документы сотрудникам для исполнения и контролирует его ход;
Отправляет исходящую корреспонденцию;
Выполняет поручения руководителя;
Отвечает на звонки клиентов.

Для работы менеджером по документообороту не обязательно иметь специальное образование, достаточно пройти курсы по делопроизводству и самостоятельно изучить профессиональную литературу.

Необходимые для работы навыки

Уметь работать с оргтехникой;
Пользоваться современным программным обеспечением;
Знать стандартный пакет Microsoft Office;
Уметь пользоваться программой Excel;
Принимать и распределять телефонные звонки;
Знать деловой этикет;
Уметь составлять приказы;
Уметь работать в режиме многозадачности;
Знать новые технологии в области делопроизводства;
Готовить документы для размещения в Интернете;

Обладать такими личными качествами, как:

Коммуникабельность;
Стрессоустойчивость;
Усидчивость;
Ответственность;
Пунктуальность;
Внимательность;
Открытость;
Доброжелательность;
Требовательность как к себе, так и к своим сотрудникам;
Умение сосредотачиваться на мелочах.

Заработная плата специалиста зависит от статуса компании и объема оборотов.

Где можно найти работу

В разных организациях в отделах делопроизводства;
В государственных и частных архивах;
В государственных и местных органах власти;
Секретарем;
В органах ведомственного управления.

Самым сложным в деятельности специалиста является выполнение рутинной и монотонной бумажной работы.

Несмотря на все это, профессия Менеджера по документообороту предполагает выполнение большого количества интересных задач, есть возможность получить больше профессиональных навыков.

Посмотрим видео на тему Менеджер по документообороту

Документооборот в делопроизводстве

Профессия Делопроизводитель

Как правильно оформлять документы по делопроизводству

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Менеджер по документообороту, чем он занимается, какие личные качества необходимы для работы менеджеру по документообороту, какими навыками он должен обладать.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Обязанности специалиста по документообороту включают в себя:

контроль, учет и хранение документов в организации;
сопровождение и планирование документооборота;
внедрение современных систем, в первую очередь цифровых баз данных.

Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:

помощника руководителя, секретаря;
документоведа (специалиста по документообороту);
специальный отдел или группу;
службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.

Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.

Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.

Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.

Исполнение обязанностей документоведа (специалиста по документообороту) в небольших организациях возложено на секретаря (помощника руководителя) — профессиональный стандарт 07.002.

Название должно соответствовать предложенному в стандарте, в противном случае работник теряет положенные льготы, компенсации и выплаты (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК , письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).

Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие квалификационные требования предъявляются к документоведу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обязанности специалиста по документообороту

Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.

Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.

Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.

Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.

Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.

Специалист по документообороту имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений директора, касающихся деятельности отдела.

4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.9. ……… (другие права).

5.1. Специалист по документообороту привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей ДИ, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба работодателю — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности).

6. Заключительные положения

6.2. Ознакомление сотрудника по документообороту с настоящей ДИ осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей ДИ подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью ЛНА (в журнале ознакомления); в экземпляре ДИ, хранящемся у работодателя; иным способом).

Читайте также: