Контроль исполнения документов кратко самое главное

Обновлено: 17.05.2024

4.16. Контроль за исполнением документов

4.16.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного их исполнения, укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц Судебного департамента.

Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

4.16.2. Управление делами осуществляет методическое сопровождение деятельности по контролю за исполнением документов в Судебном департаменте.

4.16.4. В ходе контроля за исполнением документов осуществляется:

постановка документа на контроль и внесение сведений о контроле в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента;

направление исполнителям информации о контрольных поручениях с истекающим сроком исполнения (предупредительный контроль);

продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента или его заместителя;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.16.5. Контролю в Управлении делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение постановлений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума; поручений председателей Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи;

поручения (резолюции) Генерального директора по рассмотренным им служебным документам с указанием конкретных сроков исполнения;

поручения (резолюции) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

поручения Генерального директора Судебного департамента, оформленные в виде отдельного документа с конкретными сроками исполнения;

приказы и распоряжения Судебного департамента, контроль за исполнением которых Генеральный директор Судебного департамента оставил за собой, содержащие распорядительные действия с конкретными сроками исполнения;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий; работы коллегии; проведения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента; комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента; иные планы по указанию Генерального директора Судебного департамента);

обращения и запросы граждан и организаций.

4.16.6. Контроль за исполнением обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.16.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.8. Поручения (приказы, распоряжения, планы, решения) с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Срок исполнения входящего документа устанавливается в поручении (резолюции) к нему.

4.16.9. Если срок исполнения поручением (приказом, распоряжением, планом, решением) не определен, то документ подлежит исполнению в месячный срок, считая от даты подписания поручения до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.

Если последний день срока исполнения поручения (приказа, распоряжения, плана, решения) приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий нерабочему дню рабочий день.

4.16.10. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание "срочно" исполняются в 3-дневный срок.

4.16.11. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание "оперативно" или пометку "К", исполняются в 10-дневный срок.

4.16.12. Конкретные сроки исполнения документов устанавливаются, и исполнение документов осуществляется с учетом следующих правил:

4.16.12.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, распорядительных и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других государственных органов, организаций - с даты их поступления.

4.16.12.2. Конечная дата исполнения документа определяется должностным лицом, его рассмотревшим, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции или определяется по тексту документа.

4.16.12.3. Поручения Генерального директора Судебного департамента по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями исполняются в течение 15 дней, а с согласованием - 30 дней.

4.16.12.4. Запросы и поручения вышестоящих органов исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

4.16.12.5. Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее, чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

4.16.12.6. В случае если Судебный департамент не является ответственным исполнителем поручения вышестоящего государственного органа, материалы, связанные с исполнением поручения, должны быть направлены ответственному исполнителю, готовящему итоговый документ до истечения первой половины установленного срока исполнения поручения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

4.16.13. На входящих документах, контроль за исполнением которых осуществляется Управлением делами, проставляются штампы "Контроль. Срок исполнения", "Контроль продлен", "Снято с контроля".

4.16.14. Контроль за исполнением поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для поручений Генерального директора Судебного департамента с конкретным сроком исполнения.

4.16.15. Контроль за исполнением поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента с месячным сроком исполнения, поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями.

4.16.16. Сдача в Управление делами на хранение исполненных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения исполнения поручения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя (представляется полный пакет материалов в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

4.16.17. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого, возложен на заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляется структурным подразделением-исполнителем этого распорядительного документа.

4.16.18. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого возложен на руководителя структурного подразделения, осуществляется этим структурным подразделением.

4.16.19. Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

4.16.20. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, ставятся на контроль и передаются в структурные подразделения для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.21. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в обязательном порядке в Управление делами для постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения, после чего возвращаются в структурные подразделения, создавшие их для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.22. Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами, передаются в обязательном порядке в Управление делами для учета результатов рассмотрения, постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения и доведения до исполнителей.

4.16.23. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель докладывает об этом должностному лицу, поручение которого исполняется с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленный срок и обоснованным предложением нового срока исполнения.

4.16.24. Ответственный исполнитель докладывает о невозможности исполнения поручения в установленный срок немедленно после получения документа на исполнение, либо не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

4.16.25. Решение об изменении срока исполнения документа принимается должностным лицом, установившим этот срок, и оформляется одним из следующих способов:

внесением соответствующего изменения в распорядительный документ;

резолюцией на докладной записке о продлении срока исполнения документа;

внесением изменения в поручение (резолюцию) путем проставления нового срока исполнения и подписи с указанием даты принятия решения.

4.16.26. Заместители Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей при наличии достаточных оснований вправе принимать решения о продлении сроков исполнения:

поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента;

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

мероприятий планов, утвержденных Генеральным директором Судебного департамента.

4.16.27. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.28. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета хода исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с изменением срока исполнения документа.

4.16.29. Срок исполнения документа считается продленным после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполняемом документе проставлен штамп "Контроль продлен".

4.16.30. Если контрольный документ не исполнен в установленный срок, то он принимается Управлением делами для доклада Генеральному директору Судебного департамента только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения-ответственного исполнителя с указанием причин нарушения срока исполнения или докладывается руководителем этого структурного подразделения лично Генеральному директору Судебного департамента с обязательным информированием Управления делами.

4.16.31. Сведения о результатах исполнения документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.32. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета результатов исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с исполнением документа в хронологическом порядке, в том числе докладные записки о продлении срока исполнения и служебные записки структурных подразделений-соисполнителей.

4.16.33. Документ считается снятым с контроля после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполненном документе проставлен штамп "Снято с контроля".

4.16.34. Если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами информации и материалов для учета хода исполнения или результатов исполнения документа, документ считается не исполненным.

4.16.35. О нарушении сроков исполнения документов, находящихся на контроле, Управление делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующих мер.

4.16.36. В случае неисполнения в установленный срок поручений Генерального директора Судебного департамента Управление делами:

докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения не позднее дня, следующего за днем выявления нарушения;

немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения с пометкой "срочно";

информирует о нарушении заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляющего координацию и контроль деятельности структурного подразделения-ответственного исполнителя.

4.16.37. При осуществлении контроля за исполнением документов Управление делами взаимодействует с федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, структурными подразделениями, органами и учреждениями Судебного департамента и пользуется базой данных системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.38. Работники Управления делами, уполномоченные на осуществление контроля, еженедельно (в четверг) направляют в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента информацию о документах, находящихся на контроле в Управлении делами, срок исполнения которых истекает в следующие 10 дней.

4.16.39. Управление делами:

ежемесячно докладывает Генеральному директору Судебного департамента обобщенную информацию о результатах исполнения служебных документов в Судебном департаменте;

представляет Генеральному директору Судебного департамента один раз в полугодие обзор о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте.

4.16.40. Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется уполномоченными работниками этих подразделений с учетом правил, установленных в настоящем подразделе Инструкции.

4.16.41. Контроль за исполнением документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента с использованием функции ограничения доступа к информации.

4.16.42. Контроль за исполнением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

Существует два типа контроляза исполнением документов:

1) контроль по существу решения вопроса,

2) контроль за сроками исполнения.

Очень часто в организации ограничиваются одним типом контроля, например контролем за сроками исполнения документов или за правильностью принятия решения, т.е. контроль осуществляется не на протяжении всего управленческого процесса, а только на заключительном его этапе. Организация может достичь желаемых результатов только при использовании всех видов контроля в совокупности.

1) Контроль исполнения документа по существу- это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен затронутый в нем вопрос. Такой контроль осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов осуществляют контроль в полном объеме своих полномочий, проверяя, как правило, общее состояние работы, качество ее исполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата.

Специалисты аппарата управления несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений. Взаимоотношения исполнителей и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего подразделения.

2) Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в службе ДОУ и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.

Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:

· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;

· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;

· информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;

· напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное конкретному исполнителю (исполнителям) и имеющее срок исполнения. Задание (поручение) является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль исполнения которых необязателен, и документы, подлежащие контролю исполнения.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы документационного обеспечения управления с участием юридической службы организации. В перечень документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления, с конкретными сроками исполнения.

· все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжениях;

· все постановления и распоряжения Правительства РФ;

· все служебные документы по линии руководства ведомства (субъекта федерации);

· распорядительные документы организации;

· решения коллегиальных органов управления;

· представление докладов, предложений, заключений;

· предложения, заявления и жалобы граждан;

· инициативные исходящие письма.

Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложение к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в Табеле документов. В крупных организациях документы, включенные в перечень, иногда подразделяются на ряд уровней контроля: обязательного контроля и просто контроля.

По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства. При необходимости на контроль допускается ставить также постоянные задания, возлагаемые на руководителей и специалистов в рабочих планах, программах работы, планах организационно-технических мероприятий и иных подобных документах.

В сроковом контроле выделяют следующие виды контроля:

1) Текущий контрольпредполагает ежедневную проверку ходя исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Такой контроль часто называют контролем за исполнением поручений. Цели текущего контроля - содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и др.).

2) Предупредительный контрольотличается оттекущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и тем самым дает сотруднику возможность и время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Он должен быть ориентирован на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков; на стремление помочь, напомнить, а не уличать. Это ведет к наибольшей эффективности работы службы контроля.

Компетентность, незаменимость работника службы контроля проявляется в умелой проверке исполнения. в умении тактично, без нанесения оскорбления, напомнить, что документ должен быть исполнен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит успешность всей деятельности организации.

Если при получении документа или в ходе выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, резолюция которого имеется на документе. Он имеет право на перенос срока исполнения документа. В этом случае работник службы ДОУ вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения, как, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку.

Часто решение вопроса требует работы над документом нескольких исполнителей или согласования документов с несколькими подразделениями. Например, договор должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется в РКК. Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и об этом докладывается руководителю.

3) Итоговый контроль - это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Он проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Документы, включенные в перечень, имеют типовые сроки исполнения.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Значительное количество типовых сроков исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления.

Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Отдельные сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых, например:

· письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

· протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не указанных в перечне контролируемых документов и не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах (сроки их исполнения не должны превышать 10 дней). После утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.

Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.

Сроки исполнения исчисляются в календарныхднях с даты получения документа учреждением, для других документов - с даты подписания или утверждения, если в документе не оговорен другой срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

· типовые сроки – принятием нового акта;

· индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Продлить срок исполнения может только организация или установившее его должностное лицо либо вышестоящее руководство. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.

Если срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения не может быть установлен, обычно устанавливается условный срок, корректировка которого возможна по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Грамотно организованный документооборот в организации включает в том числе контроль исполнения документов. Что это такое и каким образом на предприятии контролировать факт выполнения распоряжений и поручений?

В статье разобраны виды контроля, а также основные этапы по организации данной процедуры в делопроизводстве.

Контроль исполнения документов в делопроизводстве — что это такое

Если какой-либо документ поступает в организацию, ему присваивается номер – входящий регистрационный номер – и назначается конкретный исполнитель.

При этом руководитель, который в организации распределяет ответственность за работу с документацией, либо назначает исполнителя для совершения необходимых процедур, либо добавляет к этому назначению дополнительное поручение, конкретизирующее задачу по обработке входящей документации.

Кроме того, руководитель, который поставил эту задачу перед исполнителем, должен соответствующим образом контролировать ход её выполнения.

Контроль исполнения документа, переданного в обработку на конкретном предприятии, сводится к решению следующих задач:

  1. Мониторинг самого процесса исполнения, предполагающий получение своевременной информации о том, как обрабатываются все деловые бумаги – не только внутренние, но и внешние (то есть входящие и исходящие). Проверка осуществляется и в отношении распоряжений и поручений, отданных руководителем устно.
  2. Систематизация и обобщение сведений, характеризующих результаты и сам процесс работы с конкретным документом в организации. Эта информация должна предоставляться руководству своевременно.
  3. Подготовка и формулировка конкретных рекомендаций, направленных на совершенствование работы с документацией (внутренней, входящей, исходящей) в данной организации. Большое внимание при этом нужно уделять укреплению дисциплины исполнителей.

Как вариант, контроль исполнения деловой (официальной, служебной) бумаги может осуществляться в организации с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Это практикуется, если сам документ обрабатывается в соответствующей системе электронного документооборота. Когда деловая бумага регистрируется в такой системе, сразу же фиксируются следующие сведения:

  1. Название и реквизиты.
  2. Дата регистрации на предприятии (в данной системе).
  3. Исполнители, которым поручена обработка.
  4. Суть задачи (поручения), подразумевающей обработку.
  5. Дата завершения процедур исполнения. К наступлению этой даты должен быть получен конкретный результат обработки.

Организация контроля осуществляется на следующих уровнях одновременно:

  1. Руководитель компании отслеживает работу ключевых подразделений, получая информацию от начальников этих подразделений.
  2. Начальник конкретного подразделения контролирует исполнителей, то есть своих подчиненных, работающих в данном подразделении.
  3. Служба делопроизводства, подотчетная руководителю компании, также проверяет ход исполнения, контролируя соблюдение предусмотренных сроков. Контроль осуществляется не только вручную, но и с помощью автоматических средств.

Руководитель, который контролирует исполнение документа, должен узнать, ответил ли исполнитель на данную деловую бумагу, в какие сроки обработан этот документ (уложились ли в регламентированные сроки), обработан ли он надлежащим образом (точность исполнения ).

Классификация и виды

В организации контроль исполнения документов имеет следующие ключевые разновидности:

  • Контроль осуществляемых действий.

В практике документооборота он используется для процедур исполнения, в отношении которых имеются жесткие ограничения по времени. Лимиты могут устанавливаться как самой организацией (её руководством), так и для организации извне (внешними субъектами).

Такую разновидность контроля целесообразно практиковать, если в системе управления документацией деловая бумага регистрируется до её передачи конкретным исполнителям, получившим надлежащие поручения от руководства.

Этот способ проверки практикуется, если деловая (официальная) бумага выдается конкретным наемным сотрудникам для применения в рабочих целях, подлежит изъятию из системы документооборота для передачи на хранение в архив или для последующего уничтожения.

В процессе такого контроля фиксируются факты предоставления служебных бумаг соответствующим работникам, факты передачи этих документов между сотрудниками или разными отделами, а также даты перемещений бумаг и даты их возврата на установленное место нахождения (хранения).

Сложившаяся практика документооборота свидетельствует об одновременном использовании в организациях обоих видов контроля, рассмотренных выше.

Какие этапы включает

Контроль исполнения документов реализуется как последовательность таких стадий (процедур):

  1. Деловая бумага поступает на контроль в организации.
  2. Проверяется своевременность ее передачи определенным исполнителям.
  3. Предварительно контролируется процесс исполнения.
  4. Осуществляется надлежащее регулирование (корректировка) процесса.
  5. Документ снимается с контроля в установленном порядке.
  6. Исполненная (обработанная) деловая бумага направляется для хранения (как вариант, уничтожения).
  7. Итоги контроля учитываются, систематизируются, обобщаются, а затем изучаются и анализируются.
  8. Руководство получает информацию о процессе исполнения и его итогах.

1) Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".

3) Контроль за сроками и полнотой исполнения правовых актов главы администрации (губернатора) области, администрации области, главы района осуществляется руководителем аппарата администрации района и должностным лицом, которому поручен контроль за исполнением правового акта.

4) Контроль за сроками и полнотой исполнения поручений главы администрации (губернатора) области, администрации области, а также документов, поступивших в адрес главы администрации района, осуществляет руководитель аппарата администрации района, должностное лицо, которому поручено исполнение.

5) Контроль за сроками и полнотой исполнения поручений по итогам совещаний, встреч, визитов и других мероприятий, проводимых главой администрации района, возлагается также на руководителя аппарата администрации и соответствующих структурных подразделений аппарата.

6) Контроль и организацию исполнения обращений граждан осуществляет общий отдел администрации района.

7) Контроль исполнения документов, поступивших в адрес структурных подразделений аппарата, обеспечивают их руководители.

8) Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших - с даты поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Срок исполнения документов определяется руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения (или датой, указанной в резолюции) -в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-х дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-ти дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

по запросам областной Думы, депутатов областной Думы и районного Совета депутатов (депутатскому запросу) - в соответствии с Регламентом;

по обращениям граждан, поступившим в администрацию района - до одного месяца, а по обращениям военнослужащих и членов их семей - не более 15 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения документа фиксируется в РКФ.

9) При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа, мотивированную просьбу о его продлении.

Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует орган, зарегистрировавший этот документ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, фамилия руководителя, продлившего срок исполнения документа).

По обращениям граждан ответственный исполнитель уведомляет заявителя о причинах продления срока рассмотрения его обращения.

10) При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

11) Решения о снятии с контроля правовых актов, поручений главы администрации района, принимает глава администрации района по представлению доклада руководителя структурного подразделения или ответственного лица, которому поручено исполнение.

12) Информация и материалы по выполнению поручений главы администрации района направляются общим отделом главе администрации района для решения о выполнении указанных поручений.

Поручение считается исполненным при его положительном рассмотрении главой администрации района. На этом основании руководитель аппарата администрации района проставляет надпись "В дело", личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

14) Исполненный документ снимается с контроля должностным лицом, дававшим поручение по его исполнению.

Предложения о снятии документа с контроля направляются от исполнителя в виде служебной записки должностному лицу, давшему поручение.

Принимая решение о снятии с контроля исполненного документа, руководитель проставляет надпись "В дело", личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

43. Контроль исполнения документов, поступивших от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы:

1) На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметкой "срочно".

2) Контроль за сроками и полнотой исполнения документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы, осуществляет руководитель аппарата администрации района.

3) Продление срока исполнения поручения, данного по документу Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители органов исполнительной власти района, структурных подразделений аппарата представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем за 10 дней до даты истечения срока исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

4) Доклад об исполнении документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы представляется руководителю аппарата администрации за 5 дней до истечения установленного срока исполнения.

К докладу об исполнении поручения прилагается в случае необходимости проект ответа в двух экземплярах с визами (на втором экземпляре) руководителя органа исполнительной власти района, структурного подразделения аппарата, исполнившего документ, и заместителя главы администрации района, курирующего соответствующий орган исполнительной власти района.

5) Решение о снятии с контроля документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, главы администрации (губернатора) Калининградской области, Калининградской областной Думы принимает глава администрации района. На этом основании руководитель аппарата администрации проставляет надпись "в дело", личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Читайте также: