История профессии документоведа кратко

Обновлено: 30.06.2024

11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

Организационно-штатное построение ДОУ.

11.4. Культура труда делопроизводственного персонала.

11.5. Компьютер и делопроизводство.

11.6. Автоматизированные системы обработки документов.

Глава 12. Создание документов в федеральном органе

Исполнительной власти

12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения.

12.2. Бланки документов

12.3. Оформление реквизитов документов

12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных

12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных

органах исполнительной власти:

12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной

12.6.2. Приказ, распоряжение

12.6.3. Положение, правила, инструкция

12.6.4. Протокол заседания (совещания)

12.6.5. Служебная переписка

12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

12.7. Делопроизводство по обращениям граждан

Глава 13. Организация документооборота

13.1. Принципы организации документооборота

13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

13.3. Предварительное рассмотрение документов

13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

13.6. Организация работы с отправляемыми документами

13.8. Отправка документов

13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

13.11. Учет и анализ объемов документооборота

13.12. Контроль за исполнением документов

Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

14.2. Формирование дел и их текущее хранение

14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

14.5. Передача дел на архивное хранение

Глава 15. Особенности работы с электронными документами

15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных

15.2. Обязательные сведения об электронном документе

15.3. Систематизация дел электронных документов

Глава 16. Работа исполнителя с документами

16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами

16.2. Сроки исполнения документов

Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

17.1. Учет печатей и штампов

17.2. Учет бланков документов

Глава 18. Международная переписка.

18.1. Международные стандарты по оформлению документов

18.2. Форматы бумаги

18.3. Проектирование бланков

18.4. Реквизиты международного письма

Глава 19. Конфиденциальность информации и

Конфиденциальность документов

19.1. Понятия о конфиденциальности информации и

19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

19.3. Организация работы с документами, содержащими

Глава 20.Терминология и понятия, применяемые в

Документоведении и документационном обеспечении управления

20.1. Общие понятия

20.3. Информационная составляющая документа

20.4. Организация работы с документами

20.5. Архивное дело

20.6. Обеспечение сохранности документов

Глава 21. Этикет в практике деловых отношений.

Психологические основы взаимоотношений людей

21.1. Этикет, его понятия

21.2. Психологические основы взаимоотношения людей

21.3. Профессиональная этика работника службы ДОУ

21.4. Правила общественного поведения

21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ И КУРСОВЫХ РАБОТ по курсу «Документоведение и документационное

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ИСТОЧНИКИ, НАУЧНАЯ И УЧЕБНАЯ ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ:

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива №76 -2009 г.).

6. ГОСТ Р 6.30 – 2003.

7. ГОСТ Р 51511- 2001.

8. Извлечение из Инструкция по кадровому делопроизводству в

10. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

13. Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).

14. Перечень типовых сроков исполнения документов.

15. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

18. Извлечения из Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 №725).

20. Положение о государственной фельдъегерской Службе Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 10.08.2000 №1485).

21. Правила радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. Приказом Минтранса РФ №137, Минсвязи РФ №190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).

23. Рекомендации по стилистическому оформлению приказов и распоряжений.

24. Извлечения из Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Вот и Президент Российской Федерации Дмитрий Медведев в своем послании Федеральному собранию Российской Федерации (2009г.) фактически объявил о начале нового курса, направленного на преодоление всеобщей отсталости страны, и, в первую очередь, модернизацию ее экономического блока.

Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это один из инструментов управления (менеджмента).

Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед - т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.

Государственный образовательный стандарт (специальность 032001.65 –Документоведение и документационное обеспечение управления, цифры 65 – это свидетельство того, что это высшее профессиональное образование) дает квалификационную характеристику специалисту следующим образом.

Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные машинописные, рукописные, типографские документы и документы на магнитных носителях.

Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления - доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации - может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.

Помимо Правил составления и оформления отдельных видов документов: решений, планов и показателей, докладов о результатах, протоколов, договоров, контрактов и др. в типовых регламентах подробно расписана организация контроля за выполнением поручений.

Таким образом, постановлением правительства ещё раз проводится идея организации единой системы делопроизводства в органах власти.

В ней расписана процедура организации документооборота (доставка документов, прием, обработка, распределение, передача, прохождение), регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

В связи с изданием данных документов, во всех федеральных органах исполнительной власти предстоит огромная работа по подготовке новых Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Все эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.

Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) — за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно-штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).

Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии.

На развитие документоведения и документационного обеспечения управления значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельности.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых аспектов управления.

Важное место проблемы документоведения занимают в сфере формирования и совершенствования системы защиты информации. Так как документ может содержать не только открытую (общедоступную) информацию, но в отдельных случаях и конфиденциальную информацию, разглашение которой повлечет за собой нанесение ущерба ее владельцу, а также информацию, составляющую государственную тайну, разглашение которой повлечет нанесение ущерба государству.

Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информации, оптимизация документных потоков, систем документации и документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследования документов и систем документации сопредельными научными дисциплинами.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации.

В книге особое внимание уделено системному рассмотрению документа - его сущности, структуре, свойствам, функциям, классификации, роли и месту в системе документной коммуникации. Это создает теоретическую базу для последующего изучения видов и разновидностей документов, функционирующих в обществе.

Учебник содержит материалы по всем разделам дисциплины в соответствии с программой курса. Усвоению курса способствуют контрольные вопросы, практические задания, схемы, таблицы.

При подготовке учебника учтены новейшие официальные, нормативные и инструктивно-регламентирующие документы в области делопроизводства и информатики, библиотечного, издательского, архивного дела (в том числе и международные стандарты), которые действуют на территории Российской Федерации. Использован большой массив специальных публикаций, наиболее важные из них указаны в списке литературы.

Авторы глубоко уважают наших предшественников, которые исследовали в своих работах вопросы документоведения и документационного обеспечения управления, внесли значительный вклад в развитие этого научного направления. Научные работы (монографии, учебники, учебные пособия и т.д.) Г.С. Гиляревского, О.П. Коршунова, Т.В. Кузнецовой, Г.Н. Швецова-Водки, Н.Н. Куняева и других советских и российских ученых внесли существенный вклад не только в теорию, но, главное, в практику документоведения и документационного обеспечения управления.

Настоящий учебник – это систематизированное изложение теоретических, исторических, методических и организационных проблем документирования и документационного обеспечения управления как научной дисциплины.

Авторы с благодарностью примут предложения и замечания по совершенствованию содержания и структуры учебника при подготовке следующего издания.

Сегодня невозможно представить ни одно предприятие без сотрудника или целого отдела, занимающихся ведением документации. Рост документооборота, появление документов с особо ценной информацией — все это нуждается в высококвалифицированных сотрудниках, способных помочь разрешить огромный массив документов: сортировка документов, формирование их в дела, передача в архив, с последующим хранением. Рассматривая современную подготовку данных профессиональных кадров, нужно брать во внимание не только современный опыт, отталкиваться от новейших технологий, которые медленно, но верно внедряются в архивы, но стоит учитывать опыт предыдущих лет, брать за основу те знания, которые применяли предшественники. В связи с этим, в рамках данной научной работы, будет рассмотрена подготовки документоведов и архивистов в России, США и некоторых европейских странах, в особенности, в Германии.

Профессия документоведа и архивиста не молода и имеет глубокие истоки своего появления. Точкой становления данных профессий в нашей стране можно считать принятие христианства, когда возникают письменные документы, которые начинают храниться в церквях и монастырях, ставшие первыми архивами. В дальнейшем, рост количества книг и других ценных документов, рост территории самой страны — это все привело к образованию системы исполнительных органов — приказов.

Рассматривая Школу хартий, стоит отметить, что на первый раз было отобрано 12 слушателей, которых разделили на два отделения: 6 слушателей, готовящихся работать в библиотеке и 6 слушателей для архивов. Обучение предполагало слушателям содержание и подготовку два года, но через год обучения школа стала менее успешной: содержание перестали платить и в итоге на пять лет обучение было прекращено. Лишь в 1828 году началось переосмысление недостатков и возрождение этой школы [2].

При Венецианском архиве, начиная с 1854 г., начала действовать своя школа по подготовке архивистов. До 1863-1864 учебного года, там преподавались только палеография и общая история, позже стали преподавать более углубленно венецианскую историю.

Несмотря на то, что в России уже ставился вопрос об обучении архивных сотрудников, до конца XIX века профессиональная подготовка работников канцелярии и архива опиралась только на существующую традицию, когда необходимые навыки и знания они получали опытным путем под непосредственным руководством старшего поколения.

Управляющий Московским архивом Министерства юстиции Д. Я. Самоквасов в 1899 году на XI археологическом съезде предложил проект архивной реформы. В данный проект вошло открытие в 1907 году, в Москве, Археологического института. Учебная программа института была шире, чем в Петербурге. В число предметов входили: русская история, историческая география и широкий круг исторических вспомогательных дисциплин (архивоведение и др.). Всего, за дореволюционный период археологический институт закончило свыше 1800 человек. Но и он не стал прочной основой для непрерывного обучения необходимого архивного контингента.

До 1917 года наблюдалась тенденция развития профессиональной подготовки будущих документоведов и архивистов.

Тем временем, впервые, в США, систематическое обучение профессии архивиста было предложено в 1909 г. Уолдо Дж. Лилэндом, считавший, что для архивиста важно получить специальное образование, прекрасно знать историю, административное право и принципы управления, чтобы суметь правильно классифицировать хранящиеся материалы [7].

В лучшую сторону изменилась ситуация в развитии подготовки архивистов, в нашей стране, с приходом большевиков: декретом Совнаркома в 1918 году был образован специальный орган, ответственный за архивы. После принятия декрета, было понятно, что этого недостаточно, необходимо принимать дополнительные меры, так как компетентных сотрудников архивов катастрофически не хватало. Среди работников первого петроградского отделения четвертой секции ЕГАФ возникла идея организовать в отделении специальные курсы, которые предназначались для того, чтобы дать слушателям навыки практической работы в архиве. Основное внимание в этом плане решено было уделять практическим занятиям. Тематика практических занятий должна была охватывать все основные виды архивной работы: техническую, изучение содержания архивных фондов, научное описание дел и документов [4].

В итоге, первые архивные курсы были открыты летом — осенью в 1917 году в Петрограде и Москве с разницей в 2 месяца. В основу Петроградских курсов была положена идея подготовки технических работников: теоретическая подготовка была сведена к минимуму — лекции читались с сентября до декабря, а затем начинались практические занятия и включали в себя изучение различных видов документов. Организаторы московских курсов считали необходимым обеспечить архивы научными сотрудниками-архивистами: лекции там читались на протяжении всех месяцев их работы, а параллельно с лекциями проводились практические занятия [4].

Стоит отметить, что на тот момент наша страна опережала США в области подготовки архивных специалистов. Первый курс, предназначенный для будущих американских архивистов, был прочитан лишь в 1938/39 учебном году директором отдела публикаций Колумбийского университета Солоном Дж. Бак. Проблема преподавания заключалась в выборе необходимых дисциплин. К примеру, в курс архивистов США не входило изучение организации делопроизводства до 1940 г. в то время, как европейские страны преподавали эту дисциплину.

С давних времен дает архивное образование и университет в Денвере. Здесь изучаются следующие дисциплины: исторические архивы, архивные и рукописные коллекции — организация, административное управление и др. Денверская программа обучения включает криптографию, сфрагистику и ряд других дисциплин.

С 1949 г. существуют курсы для старших и младших сотрудников, специализирующихся в области истории, в университете штата Северная Каролина в г. Роли. С 1966/67 учебного года введена расширенная программа обучения, предложенная архивистом штата Северная Каролина, профессором истории данного университета Х. Г. Джонсом. К 1972 г. Национальный архив США разработал двухгодичную программу подготовки архивных кадров в основном для сотрудников НАРС и президентских библиотек.

Архивные курсы преподаются в Вашингтонском, Денверском, Уэйнском университетах штата Северная Каролина и являются единственными в США, действующими в течение всего академического года. В ряде других колледжей и университетов читаются курсы по значительно сокращенной программе, охватывающей семестр, три летних месяца или несколько недель.

Стоит обратить внимание на подготовку архивистов в Германии. В стране существуют 2 специальных учебных заведения. Подготовку руководящих научных работников осуществляет Институт архивоведения в составе университета им. Гумбольдта в Берлине. В течение 5-ти лет они получают подготовку по специальным архивоведческим и вспомогательным историческим дисциплинам. Контингент учащихся составляет 10 –15 человек на курсе [1].

На основании вышесказанного можно подвести следующие итоги: на протяжении всей истории нашей страны, начиная с Крещения Руси, существовало огромное количество письменных источников истории государства, которое хранилось в монастырях. Начиная с Петровских реформ, вопрос о должном хранении документов, а также грамотного их составления был актуальным и не перестает им быть до сих пор. Пока развиваются технологии, будут развиваться материальные носители и вопрос об их сохранности будет важен всегда. Отсюда следует, что для правильной работы будет важно, чтобы сотрудники как делопроизводственной службы, так и архивной, должны получать как можно полные знания, которые им будут необходимы в службе.

Также было выяснено, что в некоторых моментах развития профессиональной подготовки архивистов, Россия опережала зарубежные страны, к примеру, об идее подготовке высококвалифицированных специалистов Г. А. Розенкампфом, которая была озвучена еще за год до открытия Школы хартий во Франции. Или, когда подготовка архивистов началась в 1907 году, в то время, как в США это произошло спустя тридцать лет. К сожалению, развитие нашей подготовки была замедлена по причине Революции 1917, а также двух Мировых Войн и последующие послевоенные годы.

Основные термины (генерируются автоматически): Россия, архив, подготовка архивистов, США, архивист, курс, Северная Каролина, археологический институт, Генеральный регламент, Уральский государственный университет.

Презентация на тему: " Лекция 2. История появления специальности документоведа и ее развитие до начала ХХ века Кафедра УПД Институт права и управления Ассистент С.С.Никифорова." — Транскрипт:

1 Лекция 2. История появления специальности документоведа и ее развитие до начала ХХ века Кафедра УПД Институт права и управления Ассистент С.С.Никифорова

2 Содержание 2 1.Учебный материал 2.Вопросы для самопроверки 3.Рекомендуемая литература

3 Истоки профессии документоведа можно отнести Ко временам Древнего Египта, где зарождается профессия писца-составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа. каменщик постоянно борется с твердым камнем. парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть. лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд. посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками. обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу. профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком" (Египетский писец Хети времен ХII династии ( гг. до н. э.))

4 Приказное делопроизводство в ХVI-ХVII веках Система органов управления: – Боярская дума – Приказы в центре – Приказные избы на местах Документационные потоки: – От вышестоящим к нижестоящим – От нижестоящих к вышестоящим – Переписка между равными

6 Коллежское делопроизводство ХVIII век Система государственных учреждений: – Сенат – Синод – Коллегии – Местные учреждения

7 Законодательные акты определившие порядок ведения делопроизводства в ХVIII веке: 1. Генеральный Регламент от 28 февраля 1720 года - прописывает не только весь порядок работы коллегий, ведение в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии 2. Табель о рангах от 24 января 1722 года разделяет государственную службу на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делится на 14 ступеней - классов.

9 Титулы чинопочитания в ХVIII веке: I-II классы Ваше высокопревосходительство; III-IV классы Ваше превосходительство; V класс Ваше высокородие; VI-VIII классы Ваше высокоблагородие; IХ-ХIV классы Ваше благородие.

10 ХVIII век появление личных секретарей Секретари Екатерины II: И.А. Черкасов личный кабинет- секретарь; Г.Н. Теплов первый секретарь; А.В. Алтуфьев личный секретарь; И.П. Елагин личный секретарь; А.А. Безбородко статс-секретарь; Г.Р. Державин статс-секретарь.

13 Середина ХIХ века – осмысление делопроизводственных процессов и появление теоретиков обобщающих практику делопроизводства и начинающие разрабатывать ее теорию: Н.В. Варадинов В. Вельбрехт И.И. Рихтер

16 Рекомендуемая литература 1.Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, – 176 с. 2.Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. – К.: Т-во Знания; КОО, – 460 с. 3.Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело Конькова А.Ю. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине 19 века и появление женского труда в государственном аппарате // Секретарское дело Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в прореформенной России 19 века // Секретарское дело Санкина Л.В. Статс-секретари Екатерины II // Секретарское дело (4). 7.Янковая В.Ф. Писать по образцам ( о роли письмовников в русском делопроизводстве) // Секретарское дело

17 17 Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.

Специалисты с профессией документоведа нужны во многих организациях. Хотя эта профессия не считается престижной, у нее есть ряд достоинств.

Рассмотрим подробнее особенности работы документоведа.

Историческая справка

Отдельной профессией документоведение стало только в 1-й половине 20-го в.

Поль Отле (1868 – 1944 гг.) по образованию был юристом, но остался в памяти потомков как основатель библиографии и человек, предугадавший возникновение Интернета. Он начал разработку системы, известной сейчас, как УДК. С этой системой классификации информации знакомы все, кто занимался научной работой и публиковал научные статьи.

К сожалению, идеи П. Отле не были оценены по достоинству. Mundaneum был практически уничтожен во время оккупации Брюсселя гитлеровскими войсками во время Второй мировой войны. Ученый умер в конце войны, разорившийся и почти забытый современниками.

Чем занимается документовед

В обязанности документоведа входит регистрация и учет документов организации. В небольших компаниях обычно работу документоведа выполняет секретарь, делопроизводитель или работник архива. В крупных организациях подобной работой занимается целый отдел, в котором документоведам подчиняются делопроизводители, обладающие более низкой квалификацией.

Основная задача документоведа – оптимальная организация оборота документов. Он также должен по заданию руководителя предприятия разрабатывать формы новых документов и готовить материалы для различных встреч и презентаций. Разработанные документы не должны противоречить действующему в РФ законодательству. Поэтому специалист должен уметь оценить их и с этой точки зрения.

Правильное хранение документов – непростая задача. Нужно уметь их рассортировать по назначению, срокам и условиям хранения, степени секретности. Документы строгой отчетности нужно не только правильно хранить, но и уметь составлять. Не нужные более документы следует вовремя передать в архив.

Личные качества

Для успешной работы документовед должен обладать такими качествами, как способность запоминать большие объемы информации, усидчивость, аккуратность, иметь высокий уровень самодисциплины, быть ответственным. Людям креативным, предпочитающим свободный график работы, лучше получить другую профессию.

Хотя эту профессию многие считают рутинной, ее значимость очень высокая. От документоведа зависит успех многих организационных процессов: своевременное доведение распоряжений от руководителей к подчиненным, закупки нового оборудования, прохождение налоговых проверок.

Документовед должен постоянно осваивать новые компьютерные технологии, уметь составлять и вносить информацию в электронные базы данных.

Для работы документоведом в офисе совместного предприятия или представительства иностранной компании нужно хорошо владеть иностранным языком, знать основы этикета, управления офисом, уметь организовывать поездки сотрудников, включая зарубежные.

Заработная плата

В зависимости от региона документовед обычно получает от 15 до 60 тыс. руб. Средняя заработная плата такого специалиста в Российской Федерации составляет приблизительно 20 000 руб.

Понятно, что такой уровень дохода не соответствует важности выполняемых задач. Но есть возможность карьерного роста после работы по специальности в течение 3 лет. Опытные документоведы всегда нужны в министерствах и администрациях различного уровня. Можно также реализоваться в других сферах, например, аудите документооборота, или открыть свой бизнес (как Поль Отле) в сфере предоставления информационных услуг.

К преимуществам профессии можно также отнести комфортные условия работы и нормированный, без множества переработок, рабочий день. Востребованность специалистов по работе с документами на рынке труда постоянно растет. Согласно статистическим данным, в начале 2021 г. в России было 7 миллионов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, в штате которых числились или требовались документоведы.

Где учат

Базовую основу при обучении на бакалавриате составляют такие общегуманитарные и общеобразовательные предметы, как история, философия, русский язык и культура речи, основы российского права, информационные технологии с изучением основ информатики и систем управления базами данных.

К специальным предметам, которые изучают будущие документоведы, относятся кадровое делопроизводство, архивное дело, правила обработки и хранения документации, основы действующего законодательства и многие другие.

Выбирая учебное заведение, нужно обратить внимание на места прохождения практики. Хорошо, если это будет крупная компания, в которой есть отдел по работе с документами.

Специалисты с высшим и средним специальным образованием могут получить профессию документоведа на курсах переподготовки. Сейчас большой выбор учебных заведений, в которых эти курсы можно окончить дистанционно, не тратя время и деньги на переезды и проживание в другом городе.

Подведем итоги

Итак, профессия документоведа имеет как плюсы, так и минусы. Она подойдет людям ответственным, усидчивым, с высоким уровнем самодисциплины. Несомненным плюсом профессии является ее универсальность и востребованность.

Дипломированные специалисты после окончания вуза или колледжа могут работать в любом учреждении, начиная от детского садика и заканчивая администрацией Президента.

Из минусов можно отметить высокий уровень ответственности и не соответствующую ему заработную плату. Получать достойную зарплату можно, устроившись на работу в совместное предприятие, представительство иностранной фирмы или администрации различного уровня.

Среднее образование дает общеобразовательная школа. Оно может быть полным или неполным. Часто среднее образование путают со средним специальным. Среднее – это школьное, а среднее специальное – это колледжи и профтехучилища.

Канчурина Наркас Халимовна
Башкирский государственный университет
студентка исторического факультета по специальности "Документоведение и архивоведение"

Аннотация
В статье прослеживается история появления и развития профессии документовед. Анализируются процессы подготовки специалистов в области управления документацией.

Kanchurina Narkas Halimovna
Bashkir State University
Student of Historical Faculty on a speciality of documentology and archival science

Abstract
The article is about the history of the emergence and development of the documentology profession. If analyzes the processes of preparation of experts in the field of document management.

С развитием информационного общества происходит изменение в профессиональной сфере и создается спрос на ранее непопулярные профессии. Одной из таких является профессия документоведа, которая в современном обществе становится все более важной и востребованной. Данная профессия особенно популярна среди женской половины человечества, но это не означает, что мужчин-документоведов нет.

Читайте также: