Использование надстроек в табличном процессоре microsoft excel кратко

Обновлено: 04.07.2024

На сегодняшний день разработано большое количество специализированных программных продуктов для проведения экономических расчетов, однако сотрудники финансово-экономических служб чаще всего пользуются табличным редактором Excel. Причина популярности данного инструмента — обширный функционал Excel и постоянное его развитие практически в каждой новой версии табличного редактора.

В рамках одной статьи невозможно рассмотреть все достоинства Excel, которые экономисты могут применить в своей работе, поэтому остановимся на анализе лучших функций редактора, используемых для решения экономических задач.

Для удобства восприятия материала сгруппируем эти функции в три блока:

1. Функционал расчетных формул в Excel.

2. Функционал Excel для обработки табличных данных.

3. Инструменты Excel для моделирования и анализа экономических данных.

ФУНКЦИОНАЛ РАСЧЕТНЫХ ФОРМУЛ В EXCEL

Расчетные формулы являются изначальным и основополагающим функционалом табличного редактора Excel, поэтому рассмотрим их в первую очередь.

Пакет встроенных расчетных формул включает в себя десятки наименований, но самыми востребованными в работе экономистов являются следующие формулы: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, ВПР и ГПР, СУММПРОИЗВ, СЧЕТЕСЛИ.

Решение экономической задачи с помощью формулы ЕСЛИ

Формула ЕСЛИ — расчетная функция Excel, которую наиболее часто используют для решения несложных экономических расчетов. Она относится к группе логических формул и позволяет рассчитать необходимые данные по условиям, заданным пользователями.

С помощью формулы ЕСЛИ можно сравнить числовые или текстовые значения по прописанным в формуле условиям.

Запись расчетной формулы в заданной ячейке в общем виде выглядит так:

где логическое выражение — данные, которые нужно проверить/сравнить (числовые или текстовые значения в ячейках);

значение_если_истина — результат, который появится в расчетной ячейке, если значение будет верным;

значение_если_ложь — результат, который появится в расчетной ячейке при неверном значении.

Задача № 1. Предприятие реализует три номенклатурные группы продукции: лимонад, минеральная вода и пиво. С 01.09.2020 запланировано установить скидку в размере 15 % на пиво.

Чтобы сформировать новый прайс на продукцию, сохраняем ее перечень в виде таблицы Excel. В первом столбце таблицы отражена номенклатура всей продукции в алфавитном порядке, во втором — признак группы продукции.

Для решения задачи создаем в таблице третий столбец и прописываем в первой ячейке номенклатуры формулу: =ЕСЛИ(C4="пиво";15%;0).

Эту формулу продлеваем до конца перечня номенклатуры продукции. В итоге получаем сведения о продукции, на которую с сентября снизится цена (табл. 1).

В данном примере показано использование формулы ЕСЛИ для обработки текстовых значений в исходных данных.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММЕСЛИ

Формулы СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН также используют для экономических расчетов, но они обладают более широкими возможностями для выборки и обработки данных. Можно задать не одно, а несколько условий отборов и диапазонов.

Задача № 2. На основе ведомости начисления заработной платы сотрудникам магазина нужно определить общую сумму зарплаты продавцов.

Чтобы решить эту задачу, сохраняем ведомость из учетной базы данных в виде таблицы Excel. В данном случае нам нужно не просто произвести выборку значений, но и суммировать их результат. Поэтому будем использовать более сложную разновидность формулы ЕСЛИ — СУММЕСЛИ.

Результат решения задачи — в табл. 2.

Решение экономической задачи с помощью формул ВПР и ГПР

Формулы ВПР и ГПР используют для решения более сложных экономических задач. Они популярны среди экономистов, так как существенно облегчают поиск необходимых значений в больших массивах данных. Разница между формулами:

ВПР предназначена для поиска значений в вертикальных списках (по строкам) исходных данных;
ГПР используют для поиска значений в горизонтальных списках (по столбцам) исходных данных.

Формулы прописывают в общем виде следующим образом:

=ВПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер столбца, из которого будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]);

=ГПР(искомое значение, которое требуется найти; таблица и диапазон ячеек для выборки данных; номер строки, из которой будут подставлены данные; [интервал просмотра данных]).

Указанные формулы имеют ценность при решении задач, связанных с консолидацией данных, которые разбросаны на разных листах одной книги Excel, находятся в различных рабочих книгах Excel, и размещении их в одном месте для создания экономических отчетов и подсчета итогов.

Задача № 3. У экономиста есть данные в виде таблицы Excel о реализации продукции за сентябрь в натуральном измерении (декалитрах) и данные о реализации продукции в сумме (рублях) в другой таблице Excel. Экономисту нужно предоставить руководству отчет о реализации продукции с тремя параметрами:

продажи в натуральном измерении;
продажи в суммовом измерении;
средняя цена реализации единицы продукции в рублях.

Для решения этой задачи с помощью формулы ВПР нужно последовательно выполнить следующие действия.

Шаг 1. Добавляем к таблице с данными о продажах в натуральном измерении два новых столбца. Первый — для показателя продаж в рублях, второй — для показателя цены реализации единицы продукции.

Шаг 2. В первой ячейке столбца с данными о продажах в рублях прописываем расчетную формулу: =ВПР(B4:B13;Табл.4!B4:D13;3;ЛОЖЬ).

Пояснения к формуле:

В4:В13 — диапазон поиска значений по номенклатуре продукции в создаваемом отчете;

Табл.4!B4:D13 — диапазон ячеек, где будет производиться поиск, с наименованием таблицы, в которой будет организован поиск;

3 — номер столбца, по которому нужно выбрать данные;

ЛОЖЬ — значение критерия поиска, которое означает необходимость строгого соответствия отбора наименований номенклатуры таблицы с суммовыми данными наименованиям номенклатуры в таблице с натуральными показателями.

Шаг 3. Продлеваем формулу первой ячейки до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

Шаг 4. В первой ячейке столбца с данными о цене реализации единицы продукции прописываем простую формулу деления значения ячейки столбца с суммой продаж на значение ячейки столбца с объемом продаж (=E4/D4).

Шаг 5. Продлим формулу с расчетом цены реализации до конца списка номенклатуры в создаваемом нами отчете.

В результате выполненных действий появился искомый отчет о продажах (табл. 3).

На небольшом количестве условных данных эффективность формулы ВПР выглядит не столь внушительно. Однако представьте, что такой отчет нужно сделать не из заранее сгруппированных данных по номенклатуре продукции, а на основе реестра ежедневных продаж с общим количеством записей в несколько тысяч.

Тогда эта формула обеспечит такую скорость и точность выборки нужных данных, которой трудно добиться другими функциями Excel.

Решение экономической задачи с помощью формулы СУММПРОИЗВ

Задача № 4. Есть реестр продаж различной номенклатуры продукции за сентябрь 2020 г. Нужно рассчитать из общего реестра данные о суммах реализации по основным номенклатурным группам продукции.

Выполнив указанные действия, получим искомое решение задачи в табл. 4.

Решение экономической задачи с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ

Формула СЧЕТЕСЛИ используется не так широко, как предыдущие, но она выручает экономистов, если нужно минимизировать ошибки при работе с таблицами Excel. Эта формула удобна для проверки корректности вводимых данных и установке различного рода запретов, что особенно важно, если с данными работает несколько пользователей.

Задача № 5. Экономисту поручили провести корректировку справочника номенклатуры ТМЦ в учетной базе данных компании. Справочник долгое время не проверяли, данные в него вносили порядка 10 человек, поэтому появилось много некорректных и дублирующих наименований.

Экономист может решить эту проблему с помощью формулы СЧЕТЕСЛИ. Нужно выполнить следующие действия:

Такими экономическими задачами могут быть:

расчет оптимального объема выпуска продукции при ограниченности сырья;
минимизация транспортных расходов на доставку продукции покупателям;
решение по оптимизации фонда оплаты труда.

Задача № 9. Туристической компании необходимо организовать доставку 45 туристов в четыре гостиницы города с трех пунктов прибытия при минимально возможной сумме затрат. Для решения задачи составляем таблицу с исходными данными:

1. Количество прибывающих с каждого пункта — железнодорожный вокзал, аэропорт и автовокзал (ячейки Н6:Н8).

2. Количество забронированных для туристов мест в каждой из четырех гостиниц (ячейки D9:G9).

3. Стоимость доставки одного туриста с каждого пункта прибытия до каждой гостиницы размещения (диапазон ячеек D6:G8).

Исходные данные, размещенные таким образом, показаны в табл. 8.1.

Далее приступаем к подготовке поиска решения.

1. Создаем внизу исходной таблицы такую же таблицу для расчета оптимального количества доставки туристов при условии минимизации затрат на доставку с диапазоном ячеек D15:G17.

2. Выбираем на листе ячейку для расчета искомой функции минимизации затрат (J4) и прописываем в ячейке расчетную формулу: =СУММПРОИЗВ(D6:G8;D15:G17).

оптимизировать целевую функцию — ячейка J4;
цель оптимизации — до минимума;
изменения ячейки переменных — диапазон ячеек второй таблицы D15:G17;
ограничения поиска решения:

– в диапазоне ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только целые значения (D15:G17=целое);

– значения диапазона ячеек второй таблицы D15:G17 должны быть только положительными (D15:G17>=0);

– количество мест для туристов в каждой гостинице таблицы для поиска решения должно быть равно количеству мест в исходной таблице (D18:G18 = D9:G9);

– количество туристов, прибывающих с каждого пункта, в таблице для поиска решения должно быть равно количеству туристов в исходной таблице (Н15:Н17 = Н6:Н8).

Далее даем команду найти решение, и надстройка рассчитывает нам результат оптимальной доставки туристов (табл. 8.2).

При такой схеме доставки целевое значение общей суммы расходов действительно минимальное и составляет 1750 руб.

Пакет расширенного анализа данных

Пакет расширенного анализа данных применяют, если нужно исследовать различного рода статистические анализы, ряды данных, спрогнозировать тренды и т. д.

Пакет является надстройкой к Excel, устанавливается в основное меню аналогично функции поиска решений (Файл → Параметры → Надстройки → Пакет анализа). Вызвать его можно командой Данные → Анализ данных через диалоговое окно, в котором отражены все заложенные в надстройке виды анализа (рис. 3).

Специализированные надстройки для финансово-экономической работы

В последние годы значительно расширился перечень специализированных надстроек к табличному редактору Excel, которые могут использовать в своей работе экономисты. Практически все они бесплатные, легко устанавливаются самим пользователем.

Не будем останавливаться на таких надстройках, как Power Query, Power Pivot, Power Quick, так как они в большей степени используются в целях бизнес-аналитики, чем для решения экономических задач.

финансовые функции (ликвидность, платежеспособность, финансовая устойчивость, рентабельность, оборачиваемость, безубыточность продаж, отсрочка платежа, налоги и т. д.);
работа с формулами;
работа с текстом;
работа с книгами и листами Excel;
работа с ячейками Excel;
поиск дубликатов и сравнение диапазонов данных;
вставка дат и примечаний к диапазонам данных;
загрузка курсов валют;
создание выпадающих списков.

Надстройка PowerFin будет полезна прежде всего экономистам, которые работают с кредитами и инвестициями. Она без проблем устанавливается в меню надстроек Excel и имеет следующие функции:

- надстройки, поставляемые с Microsoft Excel;

- загрузка и выгрузка программ надстроек.

В практической части представлен отчет о реализации решения экономической задачи на ПК (вариант 24).

Работа выполнена в операционной системе Microsoft Windows XP Professional SP2, компьютер на базе Intel (R) Celeron (R) CPU 2.00 GHz, 2.00ГГц, 768 Мб ОЗУ.

I Теоретическая часть

В современных рыночных условиях экономист-профессионал должен уверенно использовать пользовательские программные комплексы и системы не только в качестве инструмента, облегчающего и ускоряющего процесс решения прикладных задач, но и как средство проведения анализа и исследования предметной области с целью получения объективной оценки финансово-экономической деятельности, системно учитывающей множество влияющих факторов проведения достоверного прогнозирования и планирования и принятия на их основе научно-обоснованного решения, способствующего росту финансового благополучия и дальнейшему развитию бизнеса.

Одним из таких программно-инструментальных средств, которое может быть применено при решении широкого класса задач финансово-экономического характера, являющееся доступным практически любому пользователю, является табличный процессор Microsoft Excel. Однако ни одна программа не будет работать как надо, без ее предварительной настройки. Поэтому в данной контрольной работе мы рассмотрим некоторые из возможностей надстроек Microsoft Excel.

Надстройки — это программы, входящие в состав Microsoft Excel и расширяющие его возможности. Перед использованием надстроек их необходимо установить сначала на компьютере, а затем в Microsoft Excel. По умолчанию надстройки (файлы с расширением *.xla) устанавливаются в папке Library, которая находится в папке Microsoft Excel. При установке надстроек их возможности становятся доступными в Microsoft Excel, а в меню добавляются соответствующие команды.

1 Надстройки, входящие в состав Microsoft Excel

В Microsoft Excel существует три типа надстроек, обеспечивающих дополнительные команды и возможности (таблица 1):

Надстройки (Надстройка. Вспомогательная программа, служащая для добавления в Microsoft Office специальных команд или возможностей.) Microsoft Excel доступны при установке Microsoft Excel или Microsoft Office, а также на веб-узле Microsoft Office.

надстройки для модели компонентных объектов (COM) (Надстройка COM. Вспомогательная программа, позволяющая расширить возможности приложения Microsoft Office за счет добавления пользовательских команд и новых функций. Надстройки COM могут выполняться в одном или нескольких приложениях Microsoft Office. Имена файлов надстроек COM имеют расширения DLL или EXE.)

3) Автоматизированные надстройки предоставляются их разработчиками.

Надстройки, приведенные в таблице, устанавливаются по умолчанию в одно из следующих мест.

Если требуемая надстройка отсутствует в списке Доступные надстройки диалогового окна Надстройки, можно установить надстройку с веб-узла Microsoft Office.

Администратор сети организации может указать другие местоположения для надстроек. Для получения дополнительных сведений обратитесь к администратору.

Таблица – Надстройки MS Excel

Создает формы и отчеты Microsoft Access для использования с данными Excelа также позволяет импортировать данные Microsoft Excel в формат Microsoft Access.

Доступна при установленном Microsoft Access 2000.

Дополняет Microsoft Excel финансовыми, статическими и инженерными функциями.

Автоматически сохраняет книги через заданные интервалы времени

Создает формулу для суммирования тех данных в списке, которые удовлетворяют заданному условию.

Пересчет в евро

Форматирует значения как суммы в евро и предоставляет функцию EUROCONVERT для перерасчета валют

Создает формулу для поиска данных в списке по другому значению в этом же списке.

Использует функции ODBC для доступа к внешним источникам данных с помощью установленных драйверов ODBC.

Создает отчеты по различным областям печати, пользовательским представлениям книги и сценариям.

Мастер Web-страниц Microsoft Excel

Преобразует диапазоны ячеек листа и диаграммы в файлы страниц WWW на языке разметки гипертекста (HTML).

Осуществляет поиск оптимального решения задачи с ограничениями подбором значений изменяемых ячеек.

Надстройка MS Query для MS Excel 5.0

Преобразует диапазоны внешних данных из формата Microsoft Excel 97 в формат Microsoft Excel 2000 версии 5.0/95; позволяет использовать макросы, написанные на Visual Basic для предыдущих версий Microsoft Excel.

Продолжение таблицы – Надстройки MS Excel

Мастер шаблонов с функцией сбора данных

Создает шаблоны, позволяющие автоматически собирать записи в базу данных с целью последующего анализа.

Обновляет связи с надстройками Excel версии 4.0 для непосредственного доступа к встроенной функциональности Excel версии 5.0 и 7.0, Excel 97 и Excel 2000.

Создает на сервере WWW специальную форму. Данные, введенные в этой форме автоматически добавляются в базу данных.

Помощник по принтеру

Позволяет разработчику публиковать данные Excel в Интернете с использованием синтаксиса мастера Web-страниц Excel 97.

2 Загрузка и выгрузка программ надстроек

Загрузка и выгрузка надстройки Microsoft Excel

загрузки и выгрузки надстройки Microsoft Excel в меню Сервис выберите команду Надстройки (рисунок 1).

Рис.1. Диалоговое окно Надстройки.

Установите в окне Список надстроек флажок той надстройки, которую необходимо загрузить, а затем нажмите кнопку OK.

Следуйте инструкциям программы установки, если они имеются.

Разберем для примера использование простейшей надстройки Автосохранение. После загрузки этой надстройки в меню Сервис появляется команда Автосохранение. Если выполнить эту команду, то откроется диалоговое окно (рисунок 2), в котором нужно указать параметры автосохранения рабочих книг.

Рис. 2.Диалоговое окно Автосохранение.

В окне Список надстроек снимите флажок той надстройки, которую необходимо выгрузить, а затем нажмите кнопку OK.

Выполните одно из следующих действий:

- чтобы удалить надстройку из меню, перезапустите Microsoft Excel.

Важно учесть, что при выгрузке или удалении файл надстройки не удаляется с диска компьютера.

- чтобы удалить надстройку с диска, удалите ее файл (Microsoft Office, Microsoft Excel для Windows, Программы-надстройки).

Если установка приложения Microsoft Office выполнялась с сетевого файлового сервера или из общей папки, устанавливать или удалять компоненты необходимо тоже из этой папки. Если приложение Microsoft Office было установлено с компакт-диска и после установки буква компакт-диска была изменена, выполните установку с этого компакт-диска еще раз. При запуске отдельных приложений Microsoft Office с компакт-диска следует удалить это программное обеспечение с компьютера, а затем выполнить его повторную установку с компакт диска.

Закройте все программы.

Дважды щелкните значок Установка и удаление программ на панели управления Windows.

Выполните одно из следующих действий:

- если приложение Microsoft Office было установлено в составе Microsoft Office, выберите в списке Установленные программы пункт Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Заменить;

- если приложение Microsoft Office было установлено отдельно, выберите в списке Установленные программы его название и нажмите кнопку Заменить.

Загрузка и выгрузка надстройки для модели компонентных объектов

Разработчикам данную процедуру можно использовать для загрузки и выгрузки надстройки для модели компонентных объектов при выполнении тестирования до создания программ установки и удаления надстройки.

Для других пользователей Microsoft Excel данная процедура используется преимущественно разработчиками. Для получения инструкций по установке и удалению надстройки обращайтесь к администратору.

Выполните одно из следующих действий:

Загрузка надстройки для модели компонентных объектов:

В меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите команду Настройка.

Щелкните вкладку Команды.

В поле Значение нажмите кнопку Сервис (рисунок 3).

Загрузка надстройки для модели компонентных объектов.

В поле Команды щелкните Надстройки для модели компонентных объектов (COM) и перетащите выделение на панель инструментов.

Щелкните Надстройки для модели компонентных объектов (COM) на панели инструментов, чтобы увидеть список доступных надстроек в диалоговом окне Надстройки для модели компонентных объектов (COM).

выгрузить надстройки для модели компонентных объектов выполните одно из следующих действий:

- чтобы выгрузить надстройку из памяти, но сохранить название надстройки в списке, снимите флажок напротив названия надстройки в диалоговом окне Надстройки для модели компонентных объектов (COM), а затем нажмите кнопку OK.

Важно учесть, что при выгрузке или удалении файл надстройки не удаляется с компьютера.

- чтобы удалить надстройку из списка и с диска, щелкните ее имя, а затем нажмите кнопку Удалить.

Загрузка и выгрузка автоматизированных программ-надстроек

Разработчикам данную процедуру можно использовать для загрузки и выгрузки автоматизированных программ при выполнении тестирования до создания программ установки и удаления надстройки.

Другим пользователям Microsoft Excel. Данная процедура используется преимущественно разработчиками. Для получения инструкций по установке и удалению надстройки обращайтесь к администратору.

В меню Сервис выберите команду Надстройки.

Выполните одно из следующих действий.

Загрузка автоматизированной надстройки:

Нажмите Автоматизация в диалоговом окне Надстройки.

В списке Доступные серверы автоматизации выберите нужную надстройку и нажмите кнопку OK.

Важно учесть, что не все серверы автоматизации в списке могут быть установлены как автоматизированные надстройки.

Если нужная надстройка отсутствует в списке, нажмите кнопку Обзор, найдите надстройку, а затем нажмите кнопку OK.

Выгрузка автоматизированной надстройки:

Автоматизированные настройки должны быть удалены из реестра. За более подробной информацией обращайтесь к системному администратору.

Табличный процессор Excel, безусловно, имеет широчайшие возможности по обработке данных, в том числе финансово-экономического характера. В данной курсовой работе мы рассмотрели некоторые надстройки программы Microsoft Excel, убедились, что эти программы значительно расширяющие возможности Microsoft Excel.

В практической части выбранный мною пакет прикладных программ Microsoft Office Excel 2007, позволил мне реализовать выполнение поставленной задачи в удобном для меня виде, обеспечил наглядность и не потребовал высоких вычислительных ресурсов от моего компьютера. Данный пакет мной неоднократно использовался для выполнения подобного рода задач. Фирма производитель находится на рынке очень давно, является лидером данного рода продуктов. По сравнению с конкурентами (open office и др.) обладает высокой дружественностью интерфейса и более высокой скоростью работы, связанный с тем, что операционная система и данный пакет прикладных программ выпущены одним производителем.

II Практическая часть

Для решения данной экономической задачи была выбрана среда табличного процессора MS Excel.

В Microsoft Office Excel является средством для создания электронных таблиц, которые обладают возможностями для проведения простых расчетов, как с использованием арифметических действий, так и с помощью встроенных функций; для построения разных типов диаграмм; для оформления полученных таблиц и т.д.

Так же MS Excel программа, не требующая знаний программирования и проста в использовании для поиска результата нашей задачи.

1 Общая характеристика задачи

Построить таблицу по приведенным данным (рисунок 4).

Рассчитать сумму скидки по каждому наименованию продукции, исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1 - 5%, 2 – 7%, 3 – 10%, 4 – 15%, 5 – 20%. Для расчета использовать функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера – функцию ОСТАТ. Результаты вычислений округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.

Сформировать и заполнить ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки.

Успешное развитие современного бизнеса во многом зависит от широкого применения новейших информационных технологий, позволяющих обрабатывать информацию любого вида с наибольшей эффективностью.

Для многих финансовых организаций персональные компьютеры являются стандартным оборудованием рабочих мест. Интегрированные офисные пакеты общего назначения непременно останутся неотъемлемой частью программного обеспечения, так как большинство руководителей экономических служб банков, страховых компаний, налоговых служб и других подобных организаций не намерены самостоятельно разрабатывать программы для персонального компьютера, а предполагают пользоваться готовыми программными средствами.[5,С.4]

Большинство задач, решаемых в системах организационно-экономи-ческого управления, связано с обработкой больших объемов информации, интеграцией данных разных форм и документов, использованием графической интерпретации данных в виде диаграмм и графиков, необходимостью группировки и сортировки данных по разным показателям, проведением анализа данных для дальнейшего принятия решения, а также выводом на печать большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно успешно решить, не владея при этом специальными знаниями в области программирования, применив в работе табличные процессоры, такие как компоненты MS Offiсe: Excel и Access.

Программа Microsoft Excel – это организатор любого типа данных, будь они числовыми, текстовыми или какими-нибудь еще. Поскольку в этой программе есть много встроенных вычислительных возможностей, большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для финансовых расчетов. Такой же популярностью пользуются те возможности Excel, которые служат для построения диаграмм и графиков. С их помощью на основании чисел, введенных в рабочие таблицы для финансовых расчетов, можно построить любые виды диаграмм.

В своей курсовой работе я буду рассматривать одну из основных офисных программ MS Excel. Я рассмотрю лишь часть возможностей MS Excel – надстройки. С помощью них расширяются возможности MS Excel.

В теоретической части работы я опишу виды надстроек, их установку (загрузку) и удаление (выгрузку). В практической части работы опишу алгоритм решения предложенной задачи.

Построить таблицы по приведенным ниже данным.
Выполнить расчет размера налогового вычета, предоставляемого сотрудникам в текущем месяце, результаты вычислений представить в виде таблицы (рис.4.2).
Сформировать и заполнить форму расчетной ведомости по заработной плате за текущий месяц (рис.4.3).
Результаты расчета заработной платы за текущий месяц представить в графическом виде.

Для выполнения и оформления данной курсовой работы были использованы следующие характеристики ПК и программного обеспечения:

операционная система – Microsoft Windows XP Professional;
версия операционной системы – 2002 год Serviсe Pack 2;
номер операционной системы: 55683 – ОЕМ – 0013917 – 41219;
процессор (фирма-изготовитель) AMD Athlon (tm), программное обеспечение XP 2000+;
частота процессора – 1,67 ГГц;
емкость оперативной памяти – 256 МБ;
Microsoft Word;
Microsoft Excel.

Теоретическая часть

Введение

Microsoft Excel — это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач — от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины. [6,С.136]

В своей курсовой работе я буду рассматривать лишь часть из множества возможностей MS Excel – надстройки. С помощью надстроек расширяются возможности MS Excel.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие частные задачи:

настройки, входящие в состав MS Excel;
настройки для модели компонентов (СОМ);
настройки автоматизации.

Объектом исследования являются встроенные возможности программы MS Excel.

Предметом исследования являются надстройки MS Excel .

1. Использование надстроек и дополнительных компонентов в Microsft Excel

Надстройки — это вспомогательные программы, входящие в состав Microsoft Excel, которые служат для добавления специальных команд расширяющих его возможности.

В Microsoft Excel имеется три типа программ-надстроек:

собственно надстройки Microsoft Excel;
дополнительные надстройки для модели компонентных объектов (COM);
надстройки автоматизации.

При установке надстроек их возможности становятся доступными в Microsoft Excel, а в меню добавляются соответствующие команды.

В целях экономии памяти следует удалить редко используемые надстройки. При удалении надстройки ее возможности становятся недоступными в Microsoft Excel, а соответствующие команды убираются из меню. Однако при этом программа надстройки остается на диске компьютера и может быть заново установлена в Microsoft Excel.

В качестве пользовательских надстроек можно использовать свои собственные программы, созданные на языке Visual Basic (визуальная версия языка программирования высокого уровня Basic. Visual Basic был разработан специалистами корпорации Майкрософт для создания приложений на базе Microsoft Windows.).

Для получения сведений о преобразовании программы на языке Visual Basic в надстройку необходимо обратиться к руководству разработчика Microsoft Office XP, которые можно получить в корпорации Майкрософт. [1]

1.1 Надстройки, входящие в состав Microsоft Excel

Существуют различные типы программ надстроек для приложения Microsoft Office Excel, предоставляющих дополнительные команды и свойства.

Надстройки, приведенные в таблице 1.1, находятся в папке Library (папка Microsoft Excel) или в одной из папок, находящихся в ней. Если надстройки нет на диске компьютера или сетевом диске, ее необходимо установить. После установки на диск надстройку необходимо установить в Microsoft Excel с помощью команды Надстройки (меню Сервис).

Дополнительные надстройки для Excel можно загрузить со страницы загружаемых компонентов на веб-узле Microsoft Office Online. [2, интернет]

Надстройка

Описание

Дополняет Microsoft Excel формами и отчетами Microsoft Access, а также позволяет импортировать данные Microsoft Excel в формат Microsoft Access. Доступна при установленном Microsoft Access 2000.

Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных. Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой Сервис ► Анализ данных.

Обеспечивает режим автоматического сохранения рабочих книг через заданный интервал времени. Настройка режима автосохранения осуществляется с помощью команды Сервис ► Автосохранение.

Мастер суммирования 1

Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий. Запуск мастера осуществляется с помощью команды Сервис ► Мастер ► Частичная сумма.

Мастер преобразования файлов

Преобразует группы файлов в формат книги Microsoft Excel.

Пересчет в евро

Форматирует значения как суммы в евро и предоставляет функцию EUROCONVERT для пересчета валют.

Помощник по Интернету

Позволяет разработчикам размещать данные Microsoft Excel в Интернет, используя синтаксис помощника по Интернету.

Мастер подстановок 1

Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки. Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания параметров, используемых для поиска. Вызывается командой Сервис ► Мастер ► Поиск.

Использует функции ODBC для доступа к внешним источникам данных с помощью установленных драйверов ODBC.

Создает отчеты по различным областям печати, представлениям в книге и сценариям.

Microsoft Excel 1

Преобразует набор диапазонов рабочего листа, а также диаграммы в Web-документы, написанные на языке HTML. Мастер запускается с помощью команды Файл ► Сохранить в формате HTML и позволяет как создать новую Web-страницу, так и внести данные с рабочего листа в уже существующий документ HTML.

Поиск решения 1

Используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис ► Поиск решения.

Предоставляет служебные функции, которые используются встроенными шаблонами Microsoft Excel.

Мастер шаблонов с функцией сбора данных 1

Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные ► Мастер шаблонов.

Обновляет связи со встроенными возможностями Microsoft Excel 97, которые были надстройками в предыдущих версиях.

Мастер Web-форм 1

Надстройка предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис ► Мастер ► Форма Web.

Для того чтобы загрузить надстройки необходимо выполнить следующие действия:

в меню Сервис выберите команду Надстройки;
нажмите кнопку Обзор, чтобы найти надстройку, которой нет в окне Список надстроек;
установите в окне Список надстроек флажок той надстройки, которую необходимо загрузить, а затем нажмите кнопку OK. (Рис.1)
Следуйте инструкциям программы установки, если они имеются.

Для выгрузки (удаления) надстройки выполняются следующие действия:

в меню Сервис выберите команду Надстройки;
в окне Список надстроек снимите флажок той надстройки, которую необходимо выгрузить, а затем нажмите кнопку OK;
чтобы удалить надстройку из меню, необходимо перезапустить Microsoft Excel. [2, интернет]

1.2 Надстройки для модели компонентных объектов (COM)

Надстройки для модели компонентных объектов — вспомогатель-ные программы, позволяющие расширить возможности приложения Microsoft Office за счет добавления пользовательских команд и новых функций, созданные на различных языках программирования, включая язык Visual Basic, Visual C++ и Visual J++.

Надстройки COM могут выполняться в одном или нескольких приложениях Microsoft Office. Имена файлов надстроек COM имеют расширения DLL или EXE. Большинство надстроек COM включают программу установки и удаления, которая автоматически загружает или выгружает надстройку. [3, интернет]

Найти сведения о разработке надстроек для модели компонентных объектов можно в справочной системе Visual Basic (Чтобы получить справку по Visual Basic в Microsoft Excel, укажите в меню Сервис на пункт Макрос, а затем выберите команду Редактор Visual Basic. В меню Help выберите команду Справка по Microsoft Visual Basic, а затем введите вопрос для получения требуемых сведений.). До создания окончательного варианта программы установки для надстройки в процессе разработки и тестирования можно загружать и выгружать надстройку.

Загрузка надстройки для модели компонентных объектов

в меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите команду Настройка;
щелкните вкладку Команды;
в поле Значение нажмите кнопку Сервис;
в поле Команды щелкните Надстройки для модели компонентных объектов (COM) и перетащите выделение на панель инструментов;
щелкните Надстройки для модели компонентных объектов (COM) на панели инструментов, чтобы увидеть список доступных надстроек в диалоговом окне Надстройки для модели компонентных объектов (COM).

Выгрузка надстройки для модели компонентных объектов

Выполните одно из следующих действий.

чтобы выгрузить надстройку из памяти, но сохранить название надстройки в списке, снимите флажок напротив названия надстройки в диалоговом окне Надстройки для модели компонентных объектов (COM), а затем нажмите кнопку OK;
для того чтобы удалить надстройку из списка и с диска, щелкните ее имя, а затем нажмите кнопку Удалить. [3, интернет]

1.3 Надстройки автоматизации

Надстройки автоматизации позволяют с листа вызывать функции автоматизации COM.

Загрузка автоматизированной надстройки

Нажмите Автоматизация в диалоговом окне Надстройки.
В списке Доступные серверы автоматизации выберите нужную надстройку и нажмите кнопку OK.
Примечание. Не все серверы автоматизации в списке могут быть установлены как автоматизированные надстройки.
Если нужная надстройка отсутствует в списке, нажмите кнопку Обзор, найдите надстройку, а затем нажмите кнопку OK.

Выгрузка автоматизированной надстройки

Автоматизированные настройки должны быть удалены из реестра. За более подробной информацией необходимо обратиться к системному администратору. [4, интернет]

Практическая часть

1. Общая характеристика задачи

Построить таблицы по приведенным ниже данным.
Выполнить расчет размера налогового вычета, предоставляемого сотрудникам в текущем месяце, результаты вычислений представить в виде таблицы (рис.2).
Сформировать и заполнить форму расчетной ведомости по заработной плате за текущий месяц (рис.3).
Результаты расчета заработной платы за текущий месяц представить в графическом виде.

2. Описание алгоритма решения задачи смотрите в файле

Заключение

В данной работе я рассмотрела наиболее часто используемые надстройки программы MS Excel.

Для выполнения практической части работы я использовала также один из важнейших компонентов программы MS Excel – встроенные функции, так как подавляющее множество расчетов в программе выполняется с помощью функций.

Человек, живущий в XXI веке должен владеть навыками работы с Excel для получения более быстрых и продуктивных результатов труда. Особенно актуально это в связи с тем, что развитие экономики и бизнеса немыслимо без использования современных информационных технологий, в частности сети Интернет, а электронные таблицы являются подходящим инструментом для решения подобных задач.

Список используемых источников

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Курсовые работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Курсовые работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Курсовая работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Основные элементы интерфейса окна Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

режим готовности;
режим ввода данных;
командный режим;
режим редактирования.

При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

возведение в степень (знак ^)
процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.

Читайте также: