Использование мировых информационных ресурсов в менеджменте кратко

Обновлено: 05.07.2024

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т.е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Особенностями информации как ресурса являются:

- сохраняемость и накапливаемость;

- возможность параллельного использования;

- легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

К информации предъявляются следующие требования:

· количественная и качественная полнота;

· достоверность и точность;

· полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решений;

· нормальная плотность, т.е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений;

· доступность, легкость для восприятия.

§ по носителям (электронные, вещественные и т.п.);

§ по источнику (внешняя и внутренняя);

§ по направлению движения (входящая и исходящая);

§ по содержанию (экономическая, правовая, техническая и т.д.);

§ по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы и многоцелевая – нескольких различных);

§ по назначению (оперативная для корректировки деятельности организации и отчетная для анализа);

§ по возможности закрепления и хранения (воплощенная в материальных объектах, фиксируемая на носителях, не фиксируемая, т.е. в памяти);

§ по степени важности (основная, вспомогательная, желательная);

§ по полноте (универсальная, функциональная – для решения родственных проблем, индивидуализированная);

§ по характеру потребности (постоянная и переменная);

§ по степени надежности (достоверная – 80-100%, вероятностная – менее 80%, ложная);

§ по способам распространения (устная, письменная и комбинированная);

§ по степени организованности (систематизированная информация, т.е. унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления и бессистемная);

§ по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация);

§ по степени открытости (открытая, конфиденциальная, секретная);

§ в соответствии с порядком предоставления (по предписанию, в установленные сроки, по запросу, по инициативе отправителя);

§ по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

§ по пользователям (внешняя и внутренняя);

§ по видам (нормативная, плановая, фактическая);

§ по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).

Информационная база данных

Процесс управления невозможен без обладания широкой информацией. К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования, результаты предыдущих исследований. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, это сотрудники организации. Далее партнеры, бывшие служащие конкурентов, бывшие госчиновники, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Обширным источником являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах.

Сегодня возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе (в том числе покупке) информации о потенциале конкурентов, о личных особенностях, склонностях их руководства и формировании соответствующих досье. Эта деятельность – промышленная разведка, позволяет предугадать их будущую политику и приспособиться к ней. Для этого в крупных организациях создаются базы стратегических данных. Они обычно состоят из трех разделов. В первом характеризуются производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политики, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Во втором – дается описание внешнего окружения фирмы (партнеры и конкуренты). В третьем – раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации.

Этапы обмена информацией

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система. Такая система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специфики, должна:

§ обеспечивать своевременность поступлений информации о происходящем в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных:

§ позволить контролировать ее объективность и достоверность;

§ облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, неточности;

§ облегчать отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения данных из разных источников;

§ быть удобной для использования.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, приобретение элементов, модернизацию и использование. Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п.

На третьем этапе происходит передача информации.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

К помехам относятся:

Ø предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в то, насколько она понята;

Ø предоставление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей;

Ø отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и проч.;

Ø технические неполадки, например, неодинаковое понимание символов, с помощью которых передается информация;

Ø физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться;

Ø информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его, дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком. Информационный обмен облегчают:

§ краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

§ постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

§ координация процессов обработки информации;

§ обеспечение соответствия потребностей в данных возможностям их получения;

§ унификация основных характеристик информационных процессов, обеспечивающая и управление ими и позволяющая экономить средства.

Практическое занятие

1. Оформить визитную карточку любого образовательного учреждения.

2. Составить прайс-лист образовательных услуг учреждения.

3. Рассмотрите основные источники деловой информации, их достоинства и недостатки.

& Афанасьев С.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. – М., 1987.

& Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. – М: Юристъ, 1998.

& Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб., 2000.

& Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1993.

Информационный менеджмент - это специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности.

В широком смысле сфера информационного менеджмента -совокупность всех задач управления на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом на основе данной информации. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д.

В узком смысле информационный менеджмент представляет собой круг задач управления, прежде всего, производственного и технологического характера, решение которых обеспечивает достижение целей организации в основной ее деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, процессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в ней информационные технологии.

Сегодня наиболее распространенным средством доступа к информационным ресурсам являются компьютерные сети, а самым прогрессивным способом получения информации выступает режим онлайн (online - интерактивный, диалоговый режим). Он предоставляет возможность пользователю, войдя в компьютерную сеть, получить доступ к "большому компьютеру" (Host - компьютеру, хосту) и к его информационным ресурсам в режиме прямого диалога, реализуемого в реальном времени.

К пользователям такого рода относят как конечных потребителей информации, так и промежуточных, оказывающих своим клиентам услуги при решении информационных задач (специальные информационные центры, имеющие доступ к нескольким онлайн системам, или специалисты-профессионалы, занимающиеся платным информационным обслуживанием клиентов, потребителей информации).

Рынок информационных онлайн услуг включает в себя следующие основные сегменты:

- компьютеризированные системы резервирования и финансовые информационные службы;

- базы данных (БД), ориентированные на массового потребителя;

Среди БД обычно выделяют следующие типы:

- текстовые (полнотекстовые, реферативные, библиографические, словари);

- БД, содержащие изображения и использующие средства мультимедиа;

- числовые и табличные БД;

- БД, содержащие программное обеспечение;

К производителям информации относят как организации, добывающие и публикующие информацию (информационные агентства, средства массовой информации, редакции газет и журналов, издатели, патентные ведомства), так и организации, профессионально в течение многих лет занимающиеся ее обработкой (отбором информации, индексацией, загрузкой в базы данных в виде полных текстов, кратких рефератов и т.п.).
Среди наиболее известных зарубежных фирм, обрабатывающих и публикующих информацию выделяют:

- INVESTEXT GROUP - подразделение всемирно известной компании Thomson Corporation. Предоставляет глубокие аналитические отчеты фактически по всем сегментам рынка различных стран и регионов;

- DERWENT - предоставляет уникальную информацию о патентах 41 страны, получаемую непосредственно от патентных ведомств этих стран, информацию о научных исследованиях и коммерческих применениях научных разработок (собственной онлайн службы не имеет);

- IАС (Information Access Company) - обзор рынка и технологий (Predicast). Реферируется более 1500 периодических изданий, публикуемых в 100 странах. Эта информация переводится на английский язык и помещается в базы данных (имеет свою онлайновую службу);

- INSPEC - публикации организации, именуемой Institute of Electrical Engineers. Содержит более 5 млн. записей (рефератов) о всех областях физики, электроники, системах контроля и информационных технологиях;
АFР (AGENCE FRANCE PRESSE) - информационное агентство, поставщик деловых и политических новостей.

Управление рисками

В общем случае под риском понимают возможность наступления некоторого неблагоприятного события, влекущего за собой различного рода потери (например, получение физической травмы, потеря имущества, получение доходов ниже ожидаемого уровня и т.д.).

В предпринимательской деятельности под "риском" принято понимать вероятность потери предприятием части своих ресурсов, недополучения доходов или появления дополнительных расходов в результате осуществления определенной производственной и финансовой деятельности.

Факторы рисков - одна из самых сложных частей и в то же время одно из ключевых направлений работы по управлению риском. Проводить факторный анализ гораздо сложнее, чем какой-либо иной, поскольку одни и те же факторы оказывают в различных условиях неодинаковое влияние на рынок или могут из решающих стать абсолютно незначительными. Необходимо знать взаимосвязь и взаимное влияние различных факторов, отражающие связи между различными государствами, историю их развития, определять совокупный результат тех или иных экономических мер и устанавливать связь между абсолютно несвязанными на первый взгляд событиями.

В процессе своей деятельности предприниматели сталкиваются с совокупностью различных видов риска, которые отличаются между собой по месту и времени возникновения, совокупности внешних и внутренних факторов, влияющих на их уровень и, следовательно, по способу их анализа и методам описания.

Как правило, все виды рисков взаимосвязаны и оказывают влияния на деятельность предпринимателя. При этом изменение одного вида риска может вызывать изменение большинства остальных.

Наиболее важными элементами, положенными в основу классификации рисков, являются:

1. время возникновения;

2. основные факторы возникновения;

3. характер учета;

4. характер последствий;

5. сфера возникновения и другие.

По времени возникновения риски распределяются на:

§ текущие и перспективные риски

По факторам возникновения риски подразделяются на:

По характеру учета риски делятся на:

По характеру последствий риски подразделяются на:

В соответствии со сферами предпринимательской деятельности обычно выделяют:

Существует еще большее количество видов и классификаций рисков в зависимости от специфики деятельности компании.

Риск-менеджмент представляет собой систему управления риском и экономическими (финансовыми) отношениями, возникающими в процессе этого управления, включая в себя стратегию и тактику управления риском.

В основе риск-менеджмента лежит целенаправленный поиск и организация работы по снижению степени риска, искусство получения и увеличения дохода (выигрыша, прибыли) в неопределенной хозяйственной ситуации.

Управление рисками - это процессы, связанные с идентификацией, анализом рисков и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий.

Процесс управления рисками проекта обычно включает выполнение следующих процедур:

1. Планирование управления рисками - выбор подходов и планирование деятельности по управлению рисками проекта.

2. Идентификация рисков - определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик.

3. Качественная оценка рисков - качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта.

4. Количественная оценка - количественный анализ вероятности возникновения и влияния последствий рисков на проект.

5. Планирование реагирования на риски - определение процедур и методов по ослаблению отрицательных последствий рисковых событий и использованию возможных преимуществ.

6. Мониторинг и контроль рисков - мониторинг рисков, определение остающихся рисков, выполнение плана управления рисками проекта и оценка эффективности действий по минимизации рисков.

Все эти процедуры взаимодействуют друг с другом, а также с другими процедурами. Каждая процедура выполняется, по крайней мере, один раз в каждом проекте.

Многообразие применяемых в предпринимательской деятельности методов управления риском можно разделить на 4 группы.

Методы управления рисками:

1) методы уклонения от рисков;

2) методы локализации рисков;

3) методы диверсификации рисков;

4) методы компенсации рисков.

Рынок информационных онлайн услуг включает в себя следующие основные сегменты:

- компьютеризированные системы резервирования и финансовые информационные службы;

- базы данных (БД), ориентированные на массового потребителя;

Среди БД обычно выделяют следующие типы:

- текстовые (полнотекстовые, реферативные, библиографические, словари);

- БД, содержащие изображения и использующие средства мультимедиа;

- числовые и табличные БД;

- БД, содержащие программное обеспечение;

Управление рисками

Наиболее важными элементами, положенными в основу классификации рисков, являются:

1. время возникновения;

2. основные факторы возникновения;

3. характер учета;

4. характер последствий;

5. сфера возникновения и другие.

По времени возникновения риски распределяются на:

§ текущие и перспективные риски

По факторам возникновения риски подразделяются на:

По характеру учета риски делятся на:

По характеру последствий риски подразделяются на:

В соответствии со сферами предпринимательской деятельности обычно выделяют:

Процесс управления рисками проекта обычно включает выполнение следующих процедур:

Методы управления рисками:

1) методы уклонения от рисков;

2) методы локализации рисков;

3) методы диверсификации рисков;

4) методы компенсации рисков.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Информационные ресурсы – это все источники информации, которые содержат сведения о компаниях, сотрудниках, конкурентах и данные о текущем состоянии сферы управления персоналом.

На сегодняшний день информационные источники являются крупнейшим механизмом для управления ресурсами и определения сильных и слабых сторон предприятий. Владение информацией – это сильная стороны любой компании, которая может оперативно реагировать на любые изменения, которые происходят в сфере менеджмента.

Информационные ресурсы, которые используются в рамках менеджмента, зависят преимущественно от его вида. По доступности информационные ресурсы можно разделить на такие, как:

общедоступные;
коммерческие;
смешанные;
внутренние.

Одна из тенденций – это предоставление равных возможностей по доступу к сети и информационным ресурсам. Этот шаг можно считать значимым в устранении так называемого цифрового неравенства, ведь раньше данные о многих компаниях и большая часть информации была конфиденциальна, и обычному человеку было нелегко получить ее. Существуют системы, которые готовы поделиться данными, но на возмездной основе. С ними сотрудничают крупные компании, которые готовы предоставить информацию взамен или выкупать часть данных для того, чтобы в дальнейшем использовать их в своих целях.

Готовые работы на аналогичную тему

Смешанные ресурсы – те, которые, будучи коммерческими, все же частично доступны и в открытом режиме. Например, самые востребованные информационные ресурсы, которыми пользуются в профессиональной управленческой сфере:

Эти системы дают возможность совершенно бесплатно получать часть сведений в круглосуточном режиме. Некоторые сведения предоставляются только в рабочие часы и в рабочее время. Профессиональные ресурсы, несмотря на часть ограничений, предпочтительнее по той причине, что в них содержится проверенная информация, а значит права на ошибку нет. А еще эти данные релевантны, чаще обновляются и имеют актуальную информацию, полны с точки зрения их полезной характеристики. Ресурсы регулярно комментируются юридическими службами, связаны ссылками с корреспондирующими документами. Поэтому смешанные ресурсы позволяют прорабатывать проблемные точки более точно и профессионально. Но для работы с ними необходимо обладать элементарными навыками работы с информацией, чтобы качественно и точно ее интерпретировать.

Внутренние информационные ресурсы, которые используются в менеджменте, состоят в информационных системах компаний и организаций. Развиты они повсеместно, но в разной степени. Некоторые малые компании не считают нужным осуществлять работу над внутренними информационными ресурсами, поскольку для их деятельности смешанные ресурсы достаточны. Но если предприятие расширяется и растет, то внутренние ресурсы позволяют регламентировать некоторые специфические виды работы. К ним относятся системы электронного документооборота и делопроизводства, ЕСМ-системы, системы управления персоналом, бухгалтерские программы, ERP-системы, справочно-правовые системы, установленные локально, CRM-системы. Для руководителя работа с внутренними ресурсами крайне важна. Дело в том, что они не только дают доступ к внутренним документам компании, но также позволяют контролировать работу отделений и специалистов.

Технологии современного менеджмента

Технологии играют очень важную роль в развитии производства, экономики и менеджмента. В технологиях эксперты видят экономию собственных ресурсов, рациональное использование времени на выполнение иных задач и видов работ, экозащиту человека от негативного воздействия окружающей среды. Также это безопасность жизнедеятельности, безотходное производство и автоматизация многих операций. Все это напрямую касается и менеджмента, ведь человек – главная единица капитала компании, и его благополучие очень важно для предприятия.

Действительно, сегодня успех всякой деятельности в производстве, политике, экономике, социальной жизни определяется технологией. Существуют понятия политических, правовых, социальных, экономических, информационных и других технологий. Это понятие проникло в те сферы, в которых раньше его не было, что объясняется усложнением деятельности во всех сферах. Технология помогает превратить сложное в сравнительно простое, ускорить многие процессы, связать их общими принципами совместимости и эффективности. Технологии позволяют получать новое качество. Благодаря технологически развитым компаниям у населения появляется доступ к новой информации. Такая осведомленность решает массу проблем. Во-первых, это развитие индивида, его личности. Несмотря на большие объемы информации, человек способен отсеивать ненужное и потреблять именно то, что может влиять на его профессиональное и личностное развитие.

Во-вторых, технологии значительно упрощают жизнь индивида. Компания, которая в достаточной степени осведомлена в работе своих конкурентов, может оперативно реагировать на любые вызовы. Без технологий человеку потребовалось бы намного больше времени для изучения данных процессов, которое он мог бы потратить на развитие своей компании. Но у технологий есть и минус – их требуется осваивать, и далеко не каждый человек способен справляться с данной задачей. На обучение и освоение требуется немало времени и особая подготовка.

Информационное обеспечение является важнейшей сферой деятельности менеджера и организации, т.к. современное управление во многом основано на информационном обмене и обеспечении. Оно включает в себя сбор, хранение и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В общем виде информация представляет собой значимые и осмысленные данные, которые передаются специальным каналам получателю и которые изменяют понимание этого получателя. В управлении под информацией понимают данные, которые фактически использует менеджер для понимания и интерпретации событий, касающихся организации и исходящего внутри и вне её. В целом информация должна удовлетворять потребности менеджмента в информационном "печении.

Содержание управленческой информации определяется конкретной потребностью управленческих звеньев и представляет собой совокупность сведений, возникающих в ходе производственных и управленческих отношений. Если управленческая информация по своему содержанию является оперативной и включает конкретные сведения для данного промежутка времени, ее относят к переменной, если информация длительное время используется, то ее относят к условно-постоянной.

Информация находится в: статическом состоянии (хранение-накопление) и динамическом (движение информации по каналам - в виде информационных потоков).

Информация состоит из следующих элементов: средство обработки информации; каналы передачи; собственно информация.

Управленческая информация делится на различные виды п₀ следующим критериям:

-содержанию (экономическая, правовая, техническая и др.)_:

-назначению (одноцелевая и многоцелевая);

-степени пригодности для использования (первичная, промежуточная, конечная);

-возможности закрепления и хранения (информация, зафиксированная на носителях и нефиксированная информация);

-важности (особо важная, желательная);

-полноте (частичная, комплексная);

- характеру (универсальная, т.е. для решения любых проблем, функциональная, т.е. для решения родственных проблем, конкретная);

- степени надежности (достоверная и вероятностная). С целью лучшей адаптации информации к процессу управления используются следующие принципы:

-однородность подбора информации, т.е. разовый сбор в определенный промежуток времени;

-возможность интерпретирования и дифференциации информации;

-создание баз данных (для дальнейшего использования).

К управленческой информации предъявляют ряд требований: краткость; четкость формулировок; своевременность; достоверность; правильность отбора первичных сведений; оптимальность в систематизации; непрерывность отбора и обработки информации.

Кроме того, в качестве требований к информации могут рассматриваться следующие ее характеристики:

-качество (степень, в которой информация отображает реальную действительность);

-своевременность (степень, в которой информация доходит до получателя непосредственно после события);

- полнота (степень, в которой информация содержит составляющий объем данных);

- релевантность (степень, в которой информация соотносится с проблемами, решениями и задачами, входящими в сферу ответственности конкретного менеджера).

Внутрифирменная система информации

Внутрифирменная система информации (ВСИ) – совокупность информационных процессов, направленных на удовлетворение потребностей в информации разных уровней управления. ременные ВСИ основаны на использовании новейших технических средств обработки комплексов информации, объединенных в единые внутрифирменные сети и включающих собственно информацию, ее компоненты и каналы ее передачи. В организации ВСИ выполняет следующие функции:

определение потребностей менеджеров в характере и содержании необходимой информации;

определение потребностей в технических средствах обработки и хранения информации;

планирование затрат на функционирование информационных систем;

определение уровня требований по сбору, хранению и обработке информации;

разработка программных средств и прикладных программ. К основным целям ВСИ относятся: автоматизация управленческого труда, повышение оперативности, снижение степени я принятия управленческих решений, создание системы доступа к информации, развитие и совершенствование технологий. Этапы информационного обмена включают: отбор информации (случайный или целенаправленный, выборочный или сплошной, произвольный или основанный на критериях, предписанный или инициативный); кодирование информации (облачение информации в форму, понятную для получателя); передачу информации; получение, расшифровку, осмысление.

Информационные ресурсы я информационные технологии организации

Информационные ресурсы - весь имеющийся обмен информацией в организационной системе. Они рассматриваются как экономическая категория и как категория управления.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, а также имеет внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающего персонала, а также технологическими, социальными, экономическими и др. отношениями между людьми. В зависимости от источника возникновения в рамках организации имеется внутренняя и внешняя информация, которая составляет ее информационные ресурсы.

Информация внутренней среды, как правило, более точная, достоверно отражает финансово-хозяйственное состояние организации; внешняя среда - экономические и политические субъекты, которые действуют за пределами предприятия, и отношения с ними. Информация внешней среды часто приблизительна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Информационные технологии - это система методов и способов передачи информации, её накопления, обработки, хранения, представления и использования, которая реализуется в автоматизированном и бумажном (традиционном) виде. Объем автоматизации, тип, характер использования технических средств зависит от характера конкретной информации.

Читайте также: