Формальные коммуникации это кратко

Обновлено: 30.06.2024

Официальные каналы связи устанавливаются в административном порядке в соответствии с официальной организационной структурой команды. Они соединяют людей в этой структуре, как вертикально, так и горизонтально.

Официальные коммуникации - это коммуникации, связывающие какие-то отдельные компоненты структуры той или иной организации, исходящие из имеющихся целей, существующих в организации, и устанавливающиеся с помощью правил и норм, которые закреплены в определенных должностных инструкциях, а также внутренних правилах, регулирующих взаимодействие сотрудников или подразделений.

Готовые работы на аналогичную тему

Формальное общение происходит в организованных группах-единицах, созданных по инициативе администрации. Руководители этих отделов и члены формальных групп назначаются администрацией (лидерами). Таким образом, в некотором смысле формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, которые менеджеры должны учитывать в своей работе.

Принципы осуществления формальных коммуникаций

Можно выделить следующие принципы организации формальных связей:

уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
обеспечение участия в решении задач отдела;
обсуждение вопросов производительности;
достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
улучшение и развитие способностей подчиненных;
сбор информации о возникающей или реальной проблеме;
объявление подчиненного о будущих изменениях;
получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях.

Общение между менеджером и рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы. Все члены группы участвуют в обмене информацией, и у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях. для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение может повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и отношения между ними варьируются в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм влияния на коммуникации со стороны Администратора позволяет регулировать это соотношение, баланс которого является результатом управленческой деятельности.

Можно выделить еще два вида организационной коммуникации: формальную, которая одобрена организацией и вызвана ее потребностями, связана с производством и производительностью, со всеми сферами ее деловой активности, и неформальную, которая вызвана социальными потребностями и ориентирована не на организацию в целом, а на отдельных ее членов.

Неформальная коммуникация – это личная коммуникация. Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень сложна по своей структуре и обычно содержит не меньше информации, чем формальные виды организационной коммуникации.

Отметим, что при формальной коммуникации в большей степени используются официальные формы письменного общения (меморандумы, отчеты, деловые письма и т. д.), чем личные встречи и разговоры, которые чаще применяются при неформальной коммуникации.

К примеру, в Японии служащие по пути домой после рабочего дня могут собираться для посиделок, и это становится немаловажным источником информации, В России, где также развиты неформальные пути обмена информацией, аналогичным примером являются перекуры в выделяемых для этого помещениях, так называемых "курилках".

Считается, что коммуникация в российской компании отличается значительным превосходством неформальной стороны: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие к неформальной информации выше, чем к формальному источнику.

• в организации происходят серьезные перемены;

• поступает совершенно новая информация и никому уже не интересна старая и хорошо известная;

• в организации созданы все условия для личного общения;

• корпоративная культура не стабильна;

• сотрудники группируются по интересам или по отношению к обсуждаемой проблеме, подобно винограду на виноградной лозе.

• в организации происходят серьезные перемены;

• поступает совершенно новая информация и никому уже не интересна старая и хорошо известная;

• в организации созданы все условия для личного общения;

• корпоративная культура не стабильна;

Все мы знаем разные стили общения и используем один или другой в зависимости от контекста, в котором мы находимся.

Одним из наиболее важных является формальное общение.. В этих параграфах мы можем узнать все об этом стиле, раскрыть основы, в которых он обычно используется, и каковы его основные характеристики и преимущества по сравнению с другими моделями общения.

Что такое формальное общение и каковы его характеристики

Формальное общение коммуникативный стиль, который используется в профессиональном и институциональном контекстах. Это регламентированный метод, в котором использование разговорных слов не допускается, поскольку используемый тон всегда должен быть культурным и асептическим. Точно так же мы можем также назвать формальным обменом информацию потоком информации, который происходит между различными уровнями внутри иерархии организации и который будет заключен в рамках упомянутого набора норм.

Типы формального общения

В зависимости от адреса, который мы используем для передачи информации, мы можем установить до четырех различных типов формальной связи. Перейдем к рассмотрению их всех подробнее.

1. Формальная коммуникация снизу вверх

2. Формальная коммуникация вниз

3. Горизонтальное официальное общение

Эта модель четко прослеживается на собраниях руководителей различных отделов, поскольку на них общаются несколько человек из независимых отделов, но все они находятся в одном положении с менеджерами или директорами.

4. Диагональное формальное общение

Есть менее частый тип формального общения, который все еще возможен, и он диагональный. Эта модальность могла бы произойти когда два собеседника принадлежат к разным отделам, но также к разным иерархическим уровням.

Сильные стороны этого коммуникативного стиля

Формальное общение имеет ряд преимуществ перед неформальным общением. Мы увидим самые важные из них.

1. Стандартизация

2. Нет ошибок

Факт использования заранее установленных правил и постоянного следования одним и тем же процедурам имеет дополнительное преимущество, заключающееся в том, что он не позволяет генерировать ошибки, помимо человеческих ошибок, которые могут быть совершены вне этих правил. Важно то, что следуя указанным протоколам, информация должна проходить через организацию без каких-либо затруднений и не вызывать сомнений у собеседников.

3. След

Формальное общение имеет еще одно очевидное преимущество: все взаимодействия, которые происходят в письменной форме. заархивированы и поэтому могут быть просмотрены в любое время чтобы иметь возможность получить конкретную информацию.

Формальные недостатки коммуникации

Логично, что не все качества формального общения положительны. Есть также несколько недостатков, о которых мы должны знать.

1. Стоимость времени

2. Холодность.

3. Замешательство

Пути улучшения

Формальное общение нуждается в улучшении, и для этого есть несколько рекомендаций, которые могут сделать этот способ передачи информации внутри компаний более эффективным. Вот некоторые из них.

1. Предельный формализм

2. Обзор

3. Прием

4. Правильное использование

Формальные коммуникации устанавливаются руководством в соответствии с существующей в организации скалярной цепью. Формальные коммуникации могут проходить по всем рассмотренным выше каналам. Формальные коммуникации делятся на нисходящие, восходящие и горизонтальные.

Нисходящие коммуникации представляют собой коммуникационные связи, направленные от менеджмента к подчиненным. Вниз идет следующая информация: инструкции по выполнению работ, логическое обоснование работ (как работа связана с другими исполнителями), процедуры и правила, обратная связь (как работники выполняют свои обязанности по мнению начальства), внушающая информация (ориентирована на поддержку определенной задачи).

Восходящие коммуникации представляют собой коммуникационные связи, направленные от подчиненных к менеджменту. Вверх восходит следующая информация: отчеты о произведенных действиях и достигнутых результатах, информация о возникающих проблемах и трудностях (сигнализирование), мнение подчиненных о необходимых изменениях в работе, восприятие сотрудниками своих показателей работы.

Горизонтальные коммуникации представляют собой коммуникационные связи между подразделениями или сотрудниками одного иерархического уровня. Например, информационные связи между различными отделами, или различными цехами, или специалистами разных отделов. Здесь нет иерархии и информация в меньшей степени подвергается искажениям. Горизонтально проходит следующая информация: по координации работ, по решению проблем внутри отделов, по разрешению конфликтов.

Все направления информации должны быть сбалансированы. Превалирование одного направления над другими снижает эффективность управления.

В эффективной организации информированность сотрудников должна находиться на достаточно высоком уровне. Это формирует чувство причастности и собственной значимости, положительную установку на труд именно в данной организации, удовлетворяет естественное любопытство, препятствует возникновению неформальных групп и лидеров на почве недостатка информации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Вопрос 1 Что такое менеджмент?

Вопрос 14 Что такое организация?

Вопрос 14 Что такое организация? Ответ Нормативного (обязательного к использованию и общепризнанного) определения организации нет.Под организацией следует понимать группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (одной или

Вопрос 61 Что такое стратегия?

Вопрос 61 Что такое стратегия? Ответ Определений стратегии имеется много. В данном учебном пособии под стратегией будем понимать генеральную программу действий организации, отражающую логику бизнеса. Логика бизнеса определяет, за счет чего фирма может получить

Вопрос 63 Что такое миссия организации?

Вопрос 63 Что такое миссия организации? Ответ Миссия большинством авторов определяется как смысл существования организации, ее роль в стране и в мире и значение для общества; качественно выраженная совокупность основных целей и руководящих установок организации.

Вопрос 81 Что такое сетевая организация?

Вопрос 81 Что такое сетевая организация? Ответ Сетевая структура относится к адаптивным структурам. Сетевая структура представляет собой новейший подход к департаментализации. Сетевая структура означает, что организация поручает большинство своих функций независимым

Вопрос 82 Что такое виртуальная организация?

Вопрос 82 Что такое виртуальная организация? Ответ Виртуальная организация относится к адаптивным структурам. Виртуальная организация представляет собой модификацию сетевой структуры. В этом случае специалисты собираются вместе для осуществления конкретного проекта.

Вопрос 84 Что такое делегирование?

Вопрос 84 Что такое делегирование? Ответ Делегирование как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Можно добавить к этому классическому определению: «лицу или группе

Вопрос 85 Что такое организационные полномочия?

Вопрос 85 Что такое организационные полномочия? Ответ Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации, совершать действия, принимать решения, направлять усилия работников на выполнение определенных задач.Почему

Вопрос 89 Что такое ответственность?

Вопрос 89 Что такое ответственность? Ответ Ответственность – это обязательство работника выполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Ответственность не может делегироваться ниже, подчиненному. Она остается за тем, кому были

Вопрос 91 Что такое единоначалие?

Вопрос 91 Что такое единоначалие? Ответ В соответствии с принципом единоначалия сотрудник организации должен получать полномочия только от одного начальника и отвечать только перед ним. В этом случае все формальные коммуникации проходят только по цепи команд. Сотрудник

Вопрос 95 Что такое интеграция структуры?

Вопрос 95 Что такое интеграция структуры? Ответ Интеграция представляет собой процесс достижения единства усилий, которые прилагают специализированные элементы организации для достижения поставленных целей. Подразделения, службы и сотрудники специализируются на

Вопрос 96 Что такое производственная структура?

Вопрос 96 Что такое производственная структура? Ответ Производственная структура – это состав основных, вспомогательных и обслуживающих структурных единиц организации, их специализация, взаимосвязи и методы взаимодействия в процессе производства продукции или

Вопрос 117 Чем обусловливается выбор канала коммуникации?

Вопрос 117 Чем обусловливается выбор канала коммуникации? Ответ Выбор канала коммуникации обусловливается следующими моментами:• Необходимостью наблюдать эмоции. Для этого наилучшим образом подходит личная беседа. Телефон также в какой-то степени дает представление о

Вопрос 118 Какие формы коммуникации бывают?

Вопрос 121 Что такое неформальная коммуникация?

Вопрос 121 Что такое неформальная коммуникация? Ответ Неформальная коммуникация (неформальные каналы коммуникаций, социальные коммуникации, поддерживающие коммуникации, слухи). Неформальные каналы сосуществуют с формальными, не зависят от иерархического уровня и

Вопрос 123 Что такое коммуникационные барьеры?

Вопрос 123 Что такое коммуникационные барьеры? Ответ Коммуникационные барьеры представляют собой препятствия в получении информации, передаваемой по каналам коммуникации, и в ее понимании. Существуют барьеры на макро– и микроуровне.К макробарьерам можно отнести

Читайте также: