Аудит расчетов с подотчетными лицами кратко

Обновлено: 17.06.2024

Найти информацию по такому узкому разделу, как аудит расчетов с подотчетными лицами, достаточно сложно. В статье постараемся охарактеризовать понятие аудита, опишем, какие процедуры необходимы, когда проводится аудит расчетов с подотчетными лицами, курсовая работа на тему аудита также может быть написана с использованием материалов статьи.

Цель проведения аудита

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводят в целях подтверждения правильности отражения в учете расчетов по суммам, выданным подотчет сотрудникам для оплаты командировочных, хозяйственных и прочих расходов в интересах компании.

Аудит может быть обязательным или инициативным. Обязательным он является для категорий организаций, указанных в статье 5 № 307-ФЗ. Инициативный аудит расчетов с подотчетными лицами проводится по решению руководства для оценки правильности ведения учета и соответствия его законодательству в области бухгалтерского и налогового учета.

Нормативная база

Учет расчетов с подотчетниками регламентируется следующими нормативными документами:

Учет расчетов по суммам, выданным в подотчет, а также аудит подотчетных лиц также регулируются внутренними распорядительными документами:

положением о направлении сотрудников в командировки;
приказами, распоряжениями о направлении в командировки;
приказами, распоряжениями о представительских расходах.

Порядок проведения проверки

Сопоставление срока, указанного в распоряжении или заявлении, дате предоставления авансового отчета или возврата неизрасходованного подотчета. Авансовый отчет должен быть предоставлен не позднее трех дней с даты окончания срока, на который были выданы денежные средства. Либо подотчетные суммы должны быть возвращены организации

Распоряжения, заявления на выдачу денег в подотчет, авансовые отчеты

Первичные документы должны быть оригинальными, должны содержать все обязательные реквизиты. Электронные билеты должны быть утвержденной формы

ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ

Приказ Минтранса № 322

Приказ Минтранса № 134

Приказы о представительском мероприятии, авансовые отчеты, ведомости по оплате труда

Должен быть выпущен приказ о проведении представительского мероприятия, утверждена смета, к авансовому отчету приложены отчет о проведении мероприятия с указанием цели и присутствующих лиц, перечнем и суммой расходов, документы, их подтверждающие. В налоговом учете могут быть признаны представительские расходы в размере 4 % от расходов на оплату труда

Проверка расчетов с подотчетными лицами — один из инструментов контроля за оптимальным расходованием финансов компании. Эта процедура поможет выявить типичные для конкретной организации ошибки и оптимизировать расходы и бухучет. Предлагаем ознакомиться с нюансами аудита подотчетных лиц.

Аудит расчетов с подотчетными лицами

В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.

Методика проведения аудита

Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.

К примеру, если компания выдала сотруднику под отчет 5000 рублей, аудитор будет искать эту сумму на других счетах, отражающих соответствующие расходы и покупки. В идеале все выданные средства должны полностью и корректно отразиться на других счетах или вернуться на счет 71, а оправдательные документы должны прилагаться в полном объеме и в надлежащем виде.

На что аудитор обратит внимание?

Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:

соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.

Аудит расчетов с подотчетными лицами: возможные итоги

Достаточно критичными могут быть такие замечания аудитора:

выявлена задолженность подотчетных лиц или повторная выдача им денег;
произведена выдача денег не тем лицам, которые значатся в утвержденном на предприятии списке;
слишком частая выдача под отчет и возврат денег одним и тем же работникам, маскирующая предоставление кредита;
несоответствие расходов целям, на которые выдавались деньги;
некорректное отнесение расходов на себестоимость или прибыль;
неправильно оформленные подтверждающие документы или их отсутствие в отношении значительных сумм.

Mozilla/5.0 (X11; FreeBSD amd64) AppleWebKit/536.5 (KHTML like Gecko) Chrome/19.0.1084.56 Safari/1EA69

При проведении внутреннего или внешнего аудита, в обязательном порядке проводится аудит расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета небольшой, однако проведение данного аудита необходимо для выявления его слабых мест. В статье рассмотрим порядок, по которому проводится аудит расчетов с подотчетными лицами компании.

Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами

Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:

выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
иные затраты согласно действующих норм законодательства.

Какие вопросы рассматривает аудитор

Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:

право лица на получение подотчетных сумм;
отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
подлинность всех предъявленных документов.

Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.

Законодательная база

Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы. К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:

Основные принципы аудита

К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:

Оптимальность	Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой.
Комплексность	Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО.
Непрерывность	Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга.

Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.

Источники аудита

В качестве источников для проведения аудита выступают:

приказ об утверждении учетной политики;
авансовые отчеты.
РКО и ПКО;
выписки с расчетного счета;
приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
командировочные документы;
иные документы, если это требуется.

Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:

Этапы проведения аудита	Что включает в себя этап
Этап 1: Подготовительный	На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя.
Этап 2: Составление плана проверки	Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы.
Этап 3: Аудит	На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу.
Этап 4: Составление заключения	После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки.

Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения

Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.

При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:

Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.

После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.

Ошибки при расчетах с подотчетными лицами

К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:

Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
Отсутствие подписей, печатей, штампов.
Некорректное оформление НДС.
Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.

Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.

Заключение

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации. С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.

Читайте также: