Административный менеджер обязанности кратко

Обновлено: 18.07.2024

Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

2. Задачи:

1. Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
2. Организует занятия для обучения персонала процедурам.
3. Координирует деятельность административного персонала в организации.
4. Составляет отчеты о потраченных средствах.
5. Нанимает и увольняет административный персонал.
6. Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
7. Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.

3. Основные функции

1. Следит за соблюдением безопасных процедур.
2. Анализирует технические проблемы.
3. Анализирует операционные или управленческие отчеты.
4. Анализирует операционные процедуры.
5. Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания.
6. Поручает работу служащим.
7. Организует совещания с персоналом.
8. Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом.
9. Делегирует соответствующие административные задачи.
10. Проектирует системы в кооперации с коллегами.
11. Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания.
12. Разрабатывает график текущего ремонта.
13. Руководит и координирует деятельностью персонала.
14. Контроль документооборота административных служб.
15. Производит оценку операционной деятельности офиса.
16. Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников.
17. Осуществляет инспектирование собственности с целью строительства, проверки состояния или проектирования дизайна.
18. Проводит интервью с кандидатами.
19. Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели.
20. Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета.
21. Управляет проектами обслуживания здания manage contracts.
22. Управляет контрактами.
23. Управляет материальными запасами и поставками.
24. Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок.
25. Заключает договоры аренды или продажи недвижимости.
26. Делает заказы на поставку материалов или оборудования.
27. Готовит финансовые отчеты.
28. Разрабатывает договор аренды или лизинга agreement.
29. Закупает офисную мебель и оборудование.
30. Вносит предложения по решению административных проблем.
31. Распределяет рабочее время персонала.
32. В своей работе руководствуется административным законодательством.
33. Использует технологии управления инфраструктурой организации.
34. Использует техники межличностного общения.
35. Использует техники ведения переговоров.

Описание должности:
Административный менеджер:
Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

Задачи
Административный менеджер:
• Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
• Организует занятия для обучения персонала процедурам.
• Координирует деятельность административного персонала в организации.
• Составляет отчеты о потраченных средствах.
• Нанимает и увольняет административный персонал.
• Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
• Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.

Основные функции
Административный менеджер:
• Следит за соблюдением безопасных процедур
• Анализирует технические проблемы
• Анализирует операционные или управленческие отчеты
• Анализирует операционные процедуры
• Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания
• Поручает работу служащим
• Организует совещания с персоналом
• Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом
• Делегирует соответствующие административные задачи
• Проектирует системы в кооперации с коллегами
• Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания
• Разрабатывает график текущего ремонта
• Руководит и координирует деятельностью персонала
• Контроль документооборота административных служб
• Производит оценку операционной деятельности офиса
• Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников
• Осуществляет инспектирование собственности с целью строительства, проверки состояния или проектирования дизайна
• Проводит интервью с кандидатами
• Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели
• Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета
• Управляет проектами обслуживания здания manage contracts
• Управляет контрактами
• Управляет материальными запасами и поставками
• Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок
• Заключает договоры аренды или продажи недвижимости
• Делает заказы на поставку материалов или оборудования
• Готовит финансовые отчеты
• Разрабатывает договор аренды или лизинга agreement
• Закупает офисную мебель и оборудование
• Вносит предложения по решению административных проблем
• Распределяет рабочее время персонала
• В своей работе руководствуется административным законодательством
• Использует технологии управления инфраструктурой организации
• Использует техники межличностного общения
• Использует техники ведения переговоров

Должностные инструкции сотрудников административного отдела

Благодаря развернутому документу сотрудники административного отдела смогут быстро ознакомиться со своими обязанностями, и понять, какие действия необходимо выполнять для обеспечения качественной и продуктивной жизнедеятельности предприятия. Контроль выполнения поставленных задач также осуществляется на основании этих предписаний.

От качества инструкции напрямую зависит оперативность работы, координация и взаимодействие различных служб компании.

В задачи специалистов административного отдела входит хозяйственное курирование офиса:поддержка надлежащего состоянияздания и внутренних помещений; формированиеблагоприятных условий труда - контроль исправности оборудования, обеспечение персонала компанииматериалами, необходимыми для эффективной деятельности.

Примеры должностных инструкций

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТИВНОГО МЕНЕДЖЕРА

Описание должности:
Административный менеджер:
Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

Задачи
Административный менеджер:
• Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
• Организует занятия для обучения персонала процедурам.
• Координирует деятельность административного персонала в организации.
• Составляет отчеты о потраченных средствах.
• Нанимает и увольняет административный персонал.
• Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
• Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.

Образец бланка (пример шаблона) инструкции:


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

менеджера (управляющего) по административной деятельности

(руководитель предприятия, иное должностное лицо

уполномоченное утверждать должностную инструкцию)

(подпись) (инициалы, фамилия)

Регистрационный N ________

"___" ___________ 20__


1. Общие положения


1.1. Должность менеджера (управляющего) по административной деятельности относится к категории руководителей.


1.2. Менеджер (управляющий) по административной деятельности обеспечивает эффективную работу административной службы предприятия.


1.3. Менеджер (управляющий) по административной деятельности назначается на должность и освобождается от должности приказом _________________________________________.

(должность руководителя предприятия)


1.4. Менеджер (управляющий) по административной деятельности непосредственно подчиняется ____________________________________________________________________________________

(руководителю отдела (службы) кадров или заместителю руководителя предприятия по кадровой

работы. В случае отсутствия подобных должностей в штатном расписании - руководителю предприятия)


1.5. Распоряжение менеджера (управляющего) по административной деятельности являются обязательными для выполнения подчиненными работниками (по функциональному назначению) и могут быть отменены его высшим руководством.


1.6. Менеджер (управляющий) по административной деятельности в своей служебной деятельности руководствуется должностной инструкцией, Положением об административной службе предприятия (название службы приведены условно), утвержденным планом работ, трудовым законодательством, руководящими материалами, регламентирующими деятельность предприятия, приказами, распоряжениями и поручениями его высшего руководства.


1.7. При отсутствии менеджера (управляющего) по административной деятельности его обязанности выполняет (указывается должность работника), назначаемый в установленном порядке, с приобретением соответствующих прав и ответственности за ненадлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.


2. Должностные обязанности


Менеджер (управляющий) по административной деятельности


2.1. Обеспечивает деятельность предприятия эффективной внутренней административной координацией и информационными связями.


2.2. Формирует информационно-коммуникативную инфраструктуру предприятия.


2.3. Участвует в планировании и управлении кадровыми программами предприятия о правилах приема на работу, конкурсных собеседований с кандидатами на должности (рабочие места), методов оценки качества работы сотрудников и их дальнейшего карьерного роста, в разработке рекомендаций по изменению статуса работников предприятия.


2.4. Подает предложения руководству по формированию кадровой политики предприятия, структуры административной службы, ее состав, численности, распределяет обязанности между соответствующими работниками, направляет, координирует и контролирует их работу.


2.5. Разрабатывает аналитические, справочные, информационные и другие материалы, касающиеся административных проблем предприятия, управленческих и операционных отчетов, операционных процедур с целью улучшения (оптимизации) деятельности предприятия.


2.6. Участвует в разработке перспективных и текущих планов в соответствии с общей стратегией предприятия, определении корпоративной стратегии предприятия и в пределах предоставленных полномочий контролирует ее выполнение.


2.7. Осуществляет мониторинг эффективности общей стратегии предприятия подает соответствующие предложения руководству.


2.8. В пределах предоставленных полномочий принимает меры по обеспечению надлежащих условий труда на рабочих местах, участвует в разработке должностных (рабочих) инструкций работников и правил внутреннего трудового распорядка.


2.9. Принимает меры по совершенствованию форм и методов работы персонала, повышение квалификации работающих.


2.10. Организует работу по подготовке предложений по коллективно-договорного регулирования трудовых отношений на предприятии, осуществляет контроль за выполнением коллективного договора и подает соответствующую информацию руководству.


2.11. Участвует в разработке и выполнении мероприятий, предотвращающих причинению материального ущерба предприятию или могут повредить положительному имиджу предприятия.


2.12. Возглавляет и организует работу по подготовке и проведению мероприятий с участием руководства.


2.13. Организует работу по ведению делопроизводства на предприятии, внедрение внутренних и внешних стандартов деловых документов.


Менеджер (управляющий) по административной деятельности имеет право:


3.1. Подавать предложения руководству по совершенствованию работы административной службы предприятия.


3.2. В рамках предоставленных полномочий издавать распоряжения и поручения, касающиеся административной службы предприятия.


3.3. Участвовать в коллегиях, совещаниях, собраниях, заседаниях по вопросам, относящимся к его компетенции.


3.4. В рамках предоставленных полномочий представлять предприятие в государственных органах власти и органах местного самоуправления, средствах массовой информации, других органах, учреждениях, организациях и на предприятиях, а также во взаимоотношениях с физическими лицами и зарубежными партнерами.


3.5. Контролировать документооборот административной службы, подготовку отчетной документации в установленные сроки.


3.6. Контролировать целевое использование средств, предназначенных на обеспечение связи, приобретение материалов и оргтехники для надлежащей работы административной службы.


3.7. Получать необходимую информацию, нормативно-правовую документацию, в т. ч. и от структурных подразделений, которые функционально относятся к административной службы предприятия.


3.8. Требовать от работников административной службы качественной и ответственной работы, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.


Менеджер (управляющий) по административной деятельности несет ответственность за:


4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных задач и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.


4.2. Должное и своевременное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства предприятия, подготовку отчетной документации.


4.3. Организацию мероприятий по сохранению документов, инструктивных положений и других руководящих и информационных материалов, носящих конфиденциальный характер.


4.4. Контроль за соблюдением работниками предприятия требований нормативных документов предприятия, регламентирующих мероприятия по комплексной безопасности предприятия.


4.5. Эффективное и рациональное использование кадровых ресурсов административной службы предприятия.


4.6. Надлежащие условия эксплуатации оргтехники, рациональное использование расходных материалов работниками административной службы предприятия.


4.7. Соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.


Менеджер (управляющий) по административной деятельности должен знать:


- Конституцию Украины, законодательные и нормативно-правовые акты Украины, регламентирующих взаимоотношения в сфере труда, регулирующие коллективно-договорную работу;


- Внутренние руководящие документы предприятия, систему и организацию делопроизводства, ведения архивного дела;


- Формы и методы работы с персоналом, управленческие технологии;


- Перспективы технического, экономического и социального развития области, профиль, специализацию, особенности структуры предприятия, цели и стратегию его развития;


- Основы административного, проектного и кадрового менеджмента;


- Основы психологии, социологии, экономики труда;


- Формы и методы работы со средствами массовой информации и общественными организациями;


- Деловой украинский язык, правила делового общения и этикета;


- Правила и порядок организации мероприятий по обеспечению безопасности деятельности предприятия и соответствующей защиты персонала;


- Информационные технологии, средства коммуникации и связи, принципы работы на компьютере и соответствующее программное обеспечение;


- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, противопожарной защиты и охраны окружающей среды.


6. Квалификационные требования


На должность менеджера (управляющего) по административной деятельности назначается лицо, имеющее высшее образование по направлению подготовки "Административный менеджмент" по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста без предъявления требований к стажу работы или которое имеет полное высшее образование по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста, стаж работы по специальности не менее 2 лет и последипломное образование по направлению подготовки "Административный менеджмент".


7. Взаимоотношения (связи) по должности


7.1. Менеджер (управляющий) по административной деятельности взаимодействует со структурными подразделениями предприятия ________________________________________________________________________

(приводится перечень структурных

профсоюзным комитетом (или другим уполномоченным рабочим органом трудового коллектива) и др.


7.2. Менеджер (управляющий) по административной деятельности имеет служебные связи ____________________________________________________________________________________

(приводится перечень сторонних организаций (местные органы власти, Центр занятости, частные кадровые

агентства, СМИ и т.д.), сроки получения и взаимной информации, порядок утверждения и

Читайте также: