Конспект выходного дня миф о многозадачности
Обновлено: 06.07.2024
Основным препятствием на пути продуктивности для многих людей является то, что они верят в повышение своей продуктивности через многозадачность. Для проверки истинности этого мифа предлагаю Вам провести простой эксперимент. Для этого нам потребуется секундомер и лист бумаги.
Многозадачность хуже лжи. Проблема многозадачности кроется в том, что многозадачность стала своеобразным элементом современной культуры и спокойно принимается людьми как норма. В настоящее время принято считать что чем больше одновременных задач вы решаете – тем более продуктивными вы выглядите в своих глазах и глазах окружающих вас людей и коллег.
Вся тонкость заключается в том, что наш мозг не может работать одновременно с несколькими задачами и он вынужден быстро переключаться с одной задачи на другую (существует число Миллера: 7±2 смысловых единицы).
Многозадачность = стоимость переключения между задачами. Туда, обратно непрерывно.
Негативные последствия многозадачноcти
1. При работе в многозадачном режиме время необходимое для завершения дел значительно возрастает. Одна владелица бизнеса жаловалась на то, что у нее уходит много времени на выполнение простых операций: она одновременно писала письмо своему клиенту, давала поручения своей помощнице и разговаривала по телефону с поставщиком. И на эти 3 задачи она затратила 1 час времени (пока не завершила последнюю задачу). Но когда она последовала рекомендациям и разделила задачи одну от другой, то получилось, что звонок по телефону занял у нее 7 минут, разговор с помощницей занял 3 минуты, а написание письма клиенту заняло 3 минуты. Итого: 3 задачи были успешно завершены за 13 минут.
По этой причине у многих людей в конце рабочего дня возникает чувство, когда они ощущают себя измотанным: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.
Вы жонглировали задачами и носились между ними, но почти ничего не довели до логического конца или до приемлемого результата.
2. Качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, качество работы снижается из-за очень высокой вероятноси допустить ошибку в каждой их задач, выполняемых параллельно. Часто ли у вас случалось такое, что вы делегировали кому-то несложную задачу, при этом дали простые и четкие инструкции по ее выполнению, а задача до сих пор не выполнена (или постоянно переделывается). Думаете что тот человек, которому вы делегировали данную задачу непроглядно туп? (хотя и такое бывает). Скорее всего это симптом того, что данный человек работает в многозадачном режиме.
Здесь перечислены наиболее очевидные следствия многозадачности. Есть еще масса неочевидных следствий.
Все это стало таким актуальным по той причине, что многозадачность стала приниматься людьми как нормальное и совершенно обыденное явление.
За всеми неотложными делами и проблемами, нам зачастую не хватает времени на чтение книг. Статья в журнале, пост в блоге занимают не так много нашего времени, и иногда приносят не меньшую пользу.
С недавнего времени я научился выделять время для чтения, но к сожалению, не столько чтобы за один подход прочесть достаточно объемную книгу. Поэтому я озадачился конспектированием прочитанного материала на ходу. Спасибо современным технологиям, это ни капельки не трудно. Во время чтения со смарта переключаться на OneNote и делать заметки, что может быть легче?
Многозадачность — ложь, несмотря на то, что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф о ее эффективности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Многие люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.
Во время любой деятельности никто не делает двух вещей одновременно. Вместо этого происходит простое переключение между задачами. Чаще всего оно происходит так быстро, что вы этого не осознаете, но фактически во время всей этой смены занятий вы прыгаете с одной мысли на другую.
В экономике существует понятие — стоимость переключения. Как правило, этот принцип касается расходов на переключение с одного поставщика на другого. В личностном плане стоимость переключения приходится платить тогда, когда люди вынуждены несколько раз возвращаться и пересматривать то, что они сделали, прежде чем они смогут завершить работу над задачей. Чем сложнее задача… тем выше эта стоимость.
Некоторые из переключений инициируется лично, и тогда они называются активными. Все остальные переключения можно считать пассивными. Их инициирует кто-то (или что-то) со стороны (коллега с вопросом, оповещение почты, входящий звонок по мобильному и т.п.).
Результаты научных исследований показывают, что в среднем каждый человек тратит примерно 28 процентов своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. И главная причина этого, пожалуй, в многозадачности (или переключении между задачами).
Когда речь идет о высокопоставленном лице (гендиректор, владелец), процент времени растрачиваемого впустую увеличивается. Существует правило: чем больше ответственности, тем больше вероятность неэффективности. Это правило часто называют законом переключения между задачами.
Подтверждением низкой эффективности руководителя, может послужить обстановка в компании. Суета, неразбериха и бардак — вот первые внешние признаки неэффективности.
Между тем есть еще один термин, описывающий продуктивное использование времени при выполнении нескольких вещей одновременно. Этот процесс называется фоновой задачностью.
Действительно, многие исследования демонстрируют, что химия мозга отдельных индивидуумов, мужчин и женщин, может существенно различаться. Тем не менее, те же самые исследования не показали никаких различий в том, что касается многозадачности. Часто результаты подобных исследований оказываются неопределенными. Так что утверждения, демонстрирующие разницу полов в способности к многозадачности, явно недостаточно доказаны и откровенно воняют сексизмом.
Упражнение, демонстрирующее не эффективность многозадачности
Главное условие, нужно переключаться на написание цифр после каждой буквы предложения. Засечь время и выяснить, сколько понадобится, чтобы закончить это упражнение.
После этого повторить упражнение, по отдельности написав текст и цифры. Засечь время и сравнить.
Существует еще одна иллюзия, в которую верят многие люди — современные технологии.
Шаги, которые можно предпринять, чтобы перестать переключаться между задачами:
Структура книги подана в виде описания случая консалтинга руководительницы компании. Прочтение книги Дэйва Креншоу не займет много вашего времени. У меня заняло около двух часов. Для более полного ознакомления с авторскими идеями я всячески рекомендую читать оригинал. Спасибо за внимание.
Эпоха многозадачности
Наш высокотехнологичный мир оказался одновременно благословением и проклятием. Хотя, с одной стороны, информация или люди стали доступны нам где угодно и в любое время, с другой стороны, наше внимание постоянно отвлекается на сложную технологическую среду с одновременным воздействием на разные органы чувств.
Информационная многозадачность дополняется неспособностью мозга выполнять две задачи одновременно: вместо этого он быстро переключается с одной задачи на другую. Многозадачность проявляется во всех аспектах нашей среды обитания, включая домашнюю обстановку, школу, работу и свободное время. И это не ограничивается молодым поколением.
Смена задач 27 раз в час
Если вы не наблюдаете за компьютером, смартфоном и другими устройствами одного человека, то трудно понять, как часто они переключаются между задачами. Однако в нескольких исследованиях были применены инструменты для оценки переключения между задачами в реальном мире. К примеру, в лаборатории Розена недавно наблюдали молодых людей: от учеников средней школы до студентов колледжа, в течение пятнадцати минут занимавшихся учебой в том месте, где они обычно это делают. Поразительно, но ученики не могли сосредоточиться больше чем на три-пять минут, даже если им давали очень важное задание и говорили об этом. Это исследование дублировало работу Глории Марк и ее коллег в Калифорнийском университете, которые отметили, что работники сферы IT тоже легко и часто отвлекаются.
Другие исследователи просили людей вести подробные отчеты о своем ежедневном использовании информационных ресурсов и продуктов высоких технологий; в одном исследовании, где участвовали 3048 голландских подростков и взрослых людей разного возраста, было установлено, что люди любого возраста по крайней мере четверть времени решают несколько задач одновременно (подростки занимались двумя делами одновременно в 32% случаев от времени бодрствования), хотя самые распространенные сочетания занятий отличались друг от друга. Если подростки от 13 до 16 лет предпочитали совмещать прослушивание музыки с интернетом, социальными сетями или просмотром онлайн-видео, то молодые люди от 25 до 29 лет предпочитали совмещать электронную почту с просмотром телевизора и посещением веб-сайтов, а люди старшего поколения, от 50 до 65 лет, предпочитали более традиционные сочетания, такие как электронная почта и радио или посещение сайтов и телевизор.
Другие исследования подтвердили и расширили эти результаты; например, исследование лаборатории Розена показало, что когда представителей молодого поколения спрашивали, легко или трудно им совмещать разные задачи, они отвечали, что в большинстве случаев это не составляет труда, в то время как люди старшего поколения полагали, что можно без труда сочетать только хорошо знакомые занятия.
Новый тип чтения
Интересный аспект этой склонности к совмещению задач состоит в том, что мы как будто утратили способность выполнять только одну задачу за один раз. Оглядитесь по сторонам в ресторане, посмотрите на людей, гуляющих по городской улице, обратите внимание на людей, ждущих в очереди в кино или театр, и вы увидите, как они быстро перебирают пальцами.
Мы ведем себя так, как будто нам больше не интересно, как будто мы утратили способность стоять спокойно и просто ничего не делать. Нас больше интересуют люди, с которыми мы можем связаться через наши устройства, чем те, кто находится прямо перед нами. И, что важнее всего, возможно, мы утратили способность оставаться наедине со своими мыслями.
Лаборатория Розена изучала этот феномен в течение последних десяти лет, и мы убедились в растущей тенденции частоты использования мобильных устройств у разных поколений. Подавляющее большинство молодых людей проверяет свои смартфоны каждые пятнадцать минут, и трое из четырех молодых людей спят с включенными смартфонами поблизости, чтобы не пропустить ночной вызов. В то время как типичный студент колледжа в среднем владеет семью высокотехнологичными устройствами, старшие взрослые недалеко отстают от этого показателя.
Когда вы в последний раз читали книгу, длинную статью, что угодно объемом более двух страниц, — не отвлекаясь на ваш смартфон, браузер или телевизор, бурчащий на заднем плане? Исследования движения глаз показывают, что когда мы читаем веб-страницу или любой тест на экране, то делаем это не так, как в том случае, когда мы читаем книгу. Вместо того, чтобы переходить от слова к слову в последовательных строчках, движения глаз образуют подобие буквы F, когда мы читаем левую и правую сторону страницы с коротким проникновением в текст где-то посередине, а не всю страницу подряд. Добавьте к этому гиперссылки, рекламные объявления, видеовставки, зоны прокрутки и другие отвлекающие факторы… неудивительно, что мы можем сосредоточиться не больше, чем на несколько минут.
Мы чрезвычайно нетерпеливы, и вы можете подтвердить это, наблюдая за группой людей, проверяющих свои смартфоны каждые 3-5 минут независимо от того, с кем они и чем они занимаются в данное время.
Пользователи не хотят ждать
Четыре поколения и многозадачность
В недавней статье была описана концепция повседневной медийной многозадачности, подразумевающая переключение между задачами в обычной деятельности. Один из интересных аспектов имеет отношение к восприятию того, как сложно или легко выполнять параллельные задачи.
Люди не выносят расставания со смартфоном
Еще одна повседневная проблема связана с тем, что люди берут домой свою офисную работу. В ходе двух государственных исследований, проведенных в США и в Канаде, было установлено, что подавляющее большинство профессиональных сотрудников в обеих странах после окончания рабочего дня берут свою работу на дом, чтобы завершить дела. Не нужно обладать богатым воображением, чтобы догадаться, что они делают дома: поиск в интернете и электронная почта находятся во главе списка.
Эти исследования также показывают, что пользователи смартфонов как будто не выносят расставания со своим девайсом. В другом исследовании, включавшем 3600 молодых людей в возрасте от восемнадцати до тридцати лет из 18 стран, было установлено, что трое из четырех проверяют свои мобильные телефоны в постели, более трети делает это в ванной, около половины — во время еды, и наконец, четверо из десяти признаются, что испытывают беспокойство, если они разлучаются со своим телефоном. Исследование Банка Америки показало, что 47% взрослых людей в США не могут провести даже один день без смартфона. И это взрослые люди!
И наконец, вспомните свой отпуск до появления смартфонов; сколько раз вы беспокоились о сотнях электронных писем, которые будут дожидаться вашего возвращения домой?
Существует множество ситуаций, в которых многозадачность неэффективна. Forbes раскрывает причины, согласно которым наш мозг не может отличить и совместить две разнообразные задачи, утверждая, что такой подход может быть опасным; стоит представить насколько хорошо Фернандо Алонсо сможет проехать по трассе, разговаривая за рулем по мобильному.
Авторы The New Yorker считают, что американский писатель Джек Керуак и основатель Apple Стив Джобс достигли вершин в своем деле, будучи нелюдимыми, отстраняясь от всего мира, дабы максимально сфокусироваться на выполнении одной задачи.
Так почему мы возомнили себя талантливее лучших писателей и бизнесменов в истории?
К сожалению, реальность такова, что мы не в состоянии забыть о делах даже принимая душ.
Возможно, эта новость будет для вас неприятна, но вы должны остановиться — и научиться управлять своим временем, оставив режим многозадачности.
Tайм-менеджмент, а не многозадачность
Первым шагом к правильному управлению собственным временем будет понимание того, что вы, собственно, делаете.
В качестве примера рассмотрим работу менеджера по продажам, фрилансера или предпринимателя в малом и среднем бизнесе. Обычный рабочий день таких специалистов необходимо разбить на 6 частей:
- Активные продажи — 10%
- Исследования — 10%
- Решение задач — 14%
- Поездки — 18%
- Личные дела — 17%
- Административные дела — 31%
Выполнение первых 34% обязательно, так как это является связующим звеном с клиентами и залогом дальнейших перспектив — вероятность получения хорошего результата открывает широкие возможности.
Если раньше практически треть вашего времени уходило на решение разнообразных административных задач, то сейчас стало возможным их избежать при помощи облачных технологий Теперь вы можете легко автоматизировать административные задачи и, конечно же, собрать все обязанности воедино для оптимального распределения приоритетов.
Правильное разделение задач
Краткосрочная память работает по следующему принципу — у вас больше шансов запомнить то, что важнее в данный момент. Поэтому некоторые вещи лучше всего запоминать порционно:
Правильное разделение задач может развить кратковременную память, что позволит усовершенствовать навыки тайм-менеджмента, акцентировать внимание, повысит работоспособность, а, соответственно, качество и удобство выполнения работы.
Все это поможет сфокусироваться на приоритетных задачах для достижения более высокого результата.
Читайте также: