Я кратко отсылаю к нескольким основам за раз пока решаю проблему

Обновлено: 05.07.2024

Продолжаем рубрику "Принятие решений", в которой я делюсь с вами приемами и методами из своего авторского курса "Управленческое решение". Каждый желающий может попробовать то или иное упражнение и получить от меня ~~оценку~~ обратную связь.

Начну с того, что принятие решений - не главное! Можно принять десять или сто решений, но так и не решить проблему. Но вот оказывается, что и решить проблему - тоже не главное, настоящее искусство заключается в том, чтобы проблемы не создавать, предвидеть их появление и упреждать.

А потому очень важно уметь искать и распознавать проблемы, до их появления, когда они начнут нам мешать, ограничивать действия и препятствовать достижению целей. Также бесконтрольное развитие проблем может угрожать жизни и здоровью людей.

Предвижу ваши вопросы, дескать что делать с теми проблемами, которые уже возникли!? Согласен, давайте сначала "потушим пожар", а потому уже будем думать о том, как предотвратить появление проблем в будущем.

Решать настоящие проблемы сложно! У меня у самого есть несколько нерешенных проблем. Если бы это было легко, то мы бы об этом не говорили. Существованию проблем в нашей жизни есть несколько объяснений, которые необходимо понять, чтобы узнать об ограничениях, которые нужно научится преодолевать, но нельзя игнорировать.

Итак, почему сложно решать проблемы:

1. То, что мы воспринимаем как проблема является на самом деле лишь симптомами! Бороться с симптомами бесполезно, пока не устранена их причина. Чтобы найти причину нужно проводить анализ!

2. Наличие проблем влияет на наше эмоциональное состояние , уровень тревожности и блокирует способность к объективному восприятию, анализу информации и рассуждению.

3. Людям свойственно избегать , игнорировать и даже коллекционировать проблемы, нежели искать, признавать и анализировать почему они возникли и как их можно разрешить.

4. То, что для одного человека проблема, для другого проблемой не является, а для третьего эта ситуация может оказаться возможностью. Из-за этого люди не понимают проблем друг-друга.

5. Существование проблемы часто приводит к появлению других новых проблем, которые только запутывают ситуацию, усложняют ее понимание и анализ того, что происходит.

Я предлагаю вам снять существующие ограничения [ 1-5 ], а для этого вам нужно выполнить несколько приемов и упражнений.

1. Восприятие проблемы
Предлагаю простой прием, который позволит понять проблему и очертить ее границы. Начните фиксировать симптомы проблемы, отвечая на вопрос: " Что не так? ", "Что не нравится?", "Что отклоняется от стандарта?", "Что вызывает напряжение?", "Что отсутствует?".

Обязательно зафиксируйте ответы, это и будут симптомы проблемы. Запись позволит вам освободить голову для последующего анализа.

2. Эмоциональное состояние
С этим все сложнее, так как эмоции напрямую влияют на мотивацию, веру в успех, а значит и на выполнение этого и других упражнений, но мы попробуем выполнить фирменное упражнение "реанимация".
Пожалуйста закончите фразы:
• Моя проблема это … , а не …
• Я думаю, решение этой проблемы находится в сфере …
• Если бы не было этой проблемы, тогда …
• Благодаря этой проблеме я могу …
• Окружающие отнесутся к решению этой проблемы как к …
• В общих словах, ключом к этой проблеме является .
• Решив эту проблему я смогу …

Запишите эти фразы на листе бумаги, допишите окончание и попробуйте объяснить это себе или близкому человеку, которому доверяете.

3. Признание проблемы
Признание проблемы - это волевой акт, если вам не хватает собственных сил, вы можете обратиться к другим людям с вопросом, за помощью или просто их проинформировать о ситуации.

4. Ваша проблема - чья-то возможность
Сталкиваясь с проблемой, человек должен знать, что в любой ситуации есть силы, которые несут нам угрозы, бросают вызов и предлагают возможности, вопрос только в том, что вы можете сделать:
- Угроза - потери времени, денег, сил, репутации, здоровья, и т.д. как правило это наступает от бездействия или неправильных действий;
- Вызов - здесь все зависит от вас, если вы принимаете вызов, то это может обернутся или возможностями, или потерями, все зависит от ваших желаний и профессионализма;
- Возможности - полагаю это наилучшая ситуация, когда из проблемной ситуации вы находите возможности и реализуете их.

К сожалению пункт " возможность " - многие понимают поверхностно, и повторяют как мантру: " Кризис - это время возможностей ", забывая истинное значение этой фразы. А суть в том, что ваша проблема - это возможность для других людей, которые могут "благодаря" вашему проблемному положению заработать, стать умнее или получить преимущество.

Хотите чтобы проблема стала возможностью - не читайте мантру, а сотрудничайте с другими людьми, которые как и вы заинтересованы в решении проблемы. О том, как объединять усилия для решения проблемы мы разберем в следующем выпуске.

Любое действие по решению проблемы со стороны менеджера — это, прежде всего, определение проблемы и ее причин, установка приоритетов и выбор альтернатив для лучшего решения, а также непосредственно реализация этого решения.

Грамотное решение проблем мотивирует членов команды достигать гораздо больших результатов, чем они могут себе представить.

Развивая навыки решения проблем, даже неопытный менеджер продукта на старте карьеры сможет улучшить командное сотрудничество и способность бороться со сложными ситуациями. Совместная работа побудит членов команды использовать разные стили мышления и принимать решения всем вместе.

Любой способ решения проблемы призван настроить мышление команды в правильное русло. Но для каждой команды необходимы свои методы. Изучая новые техники и подходы, мы расширяем обзор на проблему и увеличиваем личную и командную эффективность.

Независимо от размера и характера проблемы, системный подход к ее решению поможет вам стать более эффективным менеджером продукта.

В системном подходе к решению проблем можно выделить 5 основных этапов:

Определение проблемы
Выявление причин ее возникновения
Генерация идей
Выбор лучшего решения
Действие

Определить проблему

Правильное определение проблемы – верный шаг на пути ее решения. Это очень важный этап, от которого будет зависеть то, как вы попытаетесь ее решить.

К примеру, вы получили критический комментарий от одного из ваших пользователей/клиентов. Варианты решения вопроса будут разными в зависимости от того, как вы определяете эту проблему.

Если вы решите, что дело в невысокой производительности конкретного члена команды, вы будете разрабатывать различные решения, направленные на оптимизацию его/ее работы.

Выяснить причины

Если вы рассматриваете проблему как промежуток между тем, где вы сейчас находитесь и где вы хотите оказаться, то причины и проблемы — это препятствия, которые мешают немедленно преодолеть это расстояние.

Такой анализ достаточно эффективен, ведь он помогает убедиться в том, что ваши решения направлены на устранение фактических причин, а не на симптомы проблемы. Если найденное решение устранит лишь симптомы вместо фактической причины, то проблема, скорее всего, повторится.

Генерировать идеи

Выбрать лучшее решение

После того, как ваш список идей, которые могут решить проблему, станет достаточно длинным, необходимо выбрать единый метод решения.

На этом этапе не обойтись без столь важного для любого менеджера продукта умения работать с приоритетами. Простая матрица, применяемая в методе Lean Prioritization поможет быстро и четко расставить все по местам. Лучшим исходом для вашей проблемы будет решение самого высокого уровня на матрице. Такую матрицу можно изобразить самостоятельно на листе бумаги:

Или воспользоваться помощью доступных сервисов для управления продуктами, которые предлагают функции и инструменты для приоритизации. Таких, например, как Hygger, MindTools или ProdPad.

Действовать

Когда найдено идеальное решение проблемы, пришло время принимать меры. Если решение включает в себя несколько действий или требует дополнительных от других членов команды, рекомендуется создать план действий и рассматривать его как мини-проект.

Использование этого простого пятиступенчатого подхода, безусловно, повысит эффективность ваших навыков решения проблем.

Такой подход (с разной степенью изменений) был взят за основу многих техник, помогающих решать командные проблемы. Остановимся на некоторых из них.

Методики анализа причин и выявления решения проблем

Root Сause Analysis

Root Cause Analysis или RCA представляет собой действия, направленные на поиск ключевой причины возникновения проблемы, на ее анализ и создание плана по ее решению.

Часто в реальности сложно отличить симптомы от причины. Модель RCA нацелена на выявление происхождения проблемы и состоит из определенного набора шагов:

Определение случившегося
Определение причин случившегося
Выявление шагов для того, чтобы это не повторилось

Физический фактор — проблема материальна и осязаема.
Человеческий фактор, связанный с ошибкой определенного человека.
Организационный фактор — когда какой-то процесс или система, используемые для принятия решений и выполнения задач, неисправны.

Принцип RCA во многом схож с другими методами и состоит из 5 последовательных шагов:

Определить проблему
Собрать необходимую информацию
Определить возможные причинные факторы
Выявить Root Causes
Предложить и внедрить решение

CATWOE

Метод CATWOE, как вы понимаете, не имеет никакого отношения к котам (от англ. cat). Аббревиатура и сам метод полезен при сборе информации о проблеме.

Главный принцип техники заключается в декомпозиции проблемы на разные зоны влияния. Каждая начальная буква в аббревиатуре определяет зоны влияния: людей, среды и процессы.

Customers — кто они и какие, как проблема влияет на них?
Actors — кто вовлечен в проблему? Кого следует привлечь для решения проблемы?
Transformation process — какие процессы затронуты данной проблемой?
World view — какая общая картина происходящего? Предвидятся ли глобальные последствия?
Owner — кто владеет процессом/ситуацией и какую роль сыграет в решении?
Environmental constraints — есть ли ограничения, которые могут повлиять на конечный результат?

Техника 5 Why

Эта модель является одной из самых простых и часто используемых методик по определению причин проблемы. Применить ее быстро и просто, ее используют для простых и умеренно сложных проблем.

5 Why использует 6-шаговый поток:

Если известные методы и техники требуют изучения, то простейшие упражнения и игры для командного решения проблем можно применить без особой подготовки и не занимая много времени.

Деловые игры для решения проблем

Деловые командные игры – это более неформальный вариант решения проблем. Чаще всего, такие активности направлены на развитие командной коммуникации, взаимовыручки, делегирования, адаптации и других полезных команде качеств и умений.

Такие активности подойдут не для каждой команды, поскольку требуют достаточного уровня восприимчивости от членов команды, гибкого мышления и творческого подхода.

Менеджеру, организовывающему подобные активности, важно понимать, что в их случае не может быть победителей или проигравших. Вот 5 примеров подобных активностей:

Egg Drop (Яйцепад)

Активность развивает навыки командной работы и коллективное принятие решения.
Для проведения игры понадобится: десяток яиц (больше или меньше в зависимости от величины команды) и любые подручные материалы (бумага, газеты, скотч, коробки, карандаши, соломинки для коктейлей, пищевая пленка, ленты, воздушные шары, пластиковая посуда и т. д.), а также место для проведения активности, где можно временно мусорить.

Тонущий корабль

Активность развивает умение адаптироваться в команде. Для проведения игры вам понадобится веревка или скотч.

Квест

Развивает навыки командной работы. Все что необходимо – это ключ, запертая комната и 5-10 подсказок-заданий.

Оказавшись в запертой комнате, команде необходимо найти ключ с помощью подсказок. Выбраться из запертой комнаты необходимо за отведенное время. Обычно для такой активности достаточно 30-45 минут. Для успешного прохождения игры команде нужно уметь действовать сообща и принимать общее решение.

Минное поле

Игра развивает коммуникативные навыки. Для ее проведения необходимы пустая комната или коридор, повязки на глаза и набор обычных офисных принадлежностей.

Разбросайте принадлежности на полу в случайном порядке, чтобы они представляли собой препятствие для прохода из одного конца комнаты в другой.

Активность также полезна для развития коммуникационных навыков. Для проведения понадобится веревка и повязки на глаза.

Участники активности должны надеть повязки на глаза и стать в круг. Веревка связываются вместе и укладывается перед участниками также в форме круга. Ведущий игры называет геометрическую фигуру, которую участники должны изобразить с помощью веревки. Играющие могут переговариваться, но снимать повязки нельзя. Победит команда, которая быстрее построит необходимую фигуру.

Заключение

Еще ни один продукт не избежал мелких или крупных проблем в своей жизненно цикле. Возникновение проблем – это нормально. Главное вовремя обратить на них внимание и принять правильные меры. Для этого и существуют разнообразные методы решения или командные упражнения. Практика показывает, что они неоднократно выручали команды и помогали найти успешное решение.

А какими методами, упражнениями, командными играми и другими практиками пользуетесь вы для преодоления преград в жизни вашей команды, продукта, компании?

Сергей Ковалев: способы решить проблемы

Почему я об этом вспомнил? Да потому, что именно это стало основой для созданного мною в интегральном нейропрограммировании подхода к решению человеческих проблем. И к несколько половинчатой формуле Ф. Фанча, по которой проблемы исчезают, как только ты принимаешь решения, я добавил собственную формулировку: проблемы исчезают тогда, когда ты ставишь цель по их устранению и формируешь намерение к её достижению.

Ну, а во-вторых, вам надобно чётко понять (и, разумеется, определить…), что именно вы собираетесь (и можете) решать в проблеме, особенно, если вы её определите как нерешаемую. Дело в том, что помимо решаемых и/или требующих принятия, с точки зрения современной методологии все проблемы можно подразделить на внешние – особо от вас не зависимые; и внутренние – так сказать доступные вам (причём почти всегда!). Так вот, ещё их можно поделить на объективные (реальные) и субъективные (психологические), что в результате позволяет получить четыре других класса проблем:

внешние объективные
внешние субъективные
внутренние объективные и
внутренние субъективные.

Однако обусловливается она не столько всякими там санкциями, технологической отсталостью и прочими непотребствами, сколько внешней и субъективной проблемой – ошибками (это ещё мягко говоря…) дорогого нашего правительства (всё ещё использующего, давно уже критикуемую либеральную экономическую модель…), а также просто: тупостью и жадностью отдельных отечественных олигархов и прочих власть имущих.

Ваш же собственный низкий уровень материального благосостояния связан с внутренней объективной проблемой низкооплачиваемой работы, которую вы как-то то ли не можете, то ли не хотите менять. Решается же проблема вашей материальной обеспеченности (буде вы никак не можете повлиять на её внешние – объективные и внешние субъективные ипостаси…) за счёт только лишь внутренних факторов: внутренней объективной сменой места работы на что-то более денежное и/или внутренним субъективным повышением собственной квалификации, а также просто: уверенности в себе…

Однако само по себе принятие соответствующего решения может привести к новым проблемам, связанным с его осуществлением. Чаще всего они (эти самые проблемы) основываются не кажущейся их неразрешимостью (уж, простите, но ИНП® в моем лице справедливо утверждает, что все проблемы делятся только на два класса: мнимые и решаемые…), а, прежде всего, с:

грандиозностью поставленной цели (при условии её недостаточной структурированности) и
долговременностью её достижения.

Например, совершенно нерешаемая на внешнем – как объективном, так и субъективном – уровне проблема знаменитых московских пробок в случае применения этой психотехнологии просто-запросто решается на субъективном – опять-таки и внешнем, и внутреннем – уровнях: посредством прослушивания при движении в пробке заранее подобранных интересных аудиокниг или актуальных учебных курсов и, простите, прихватывания с собой некой ёмкости для отправления вполне определенных нужд…

Проблема же вторая, связанная, напоминаю, с долговременностью достижения неких важных целей (что в соответствии с теорией пассивности позволяет эту цель как-то даже и не достигать…) решается ещё проще. За счёт создания этакой последовательности шагов, каждый из которых становится самостоятельной целью: близкой и вполне достижимой.

Здесь можно порекомендовать вам два возможных способа работы. Первый – для тривиальных или достаточно понятных целей – из НС (настоящего состояния проблемы) к ЖС (желаемому состоянию достижения цели): разумеется, и проблема (НС), и цель (ЖС) должны у вас быть чётко представлены и определены.

То есть вы описываете сначала первый, потом второй, потом третий и так далее шаги достижения, причем вовсе не обязательно – до самого конца, сиречь ЖС. Ибо сделанные вами шаги обязательно изменят сложившуюся ситуацию, и вам будет уже куда как легче решать, что делать дальше.

P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание - мы вместе изменяем мир! © econet

Понравилась статья? Напишите свое мнение в комментариях.
Подпишитесь на наш ФБ:

Решение проблем — главная компетенция человека будущего. Эксперт по развитию лидерства Павел Меринов рассказал, что такое сложные проблемы, как принимать решения и почему обратная связь — важная часть решения проблемы

Об эксперте: Павел Меринов — международный коуч-консультант по оценке и развитию лидерства, фасилитатор по разработке стратегий и инноваций. Доцент НИУ ВШЭ, преподаватель Школы Критического Мышления. Представитель Hogan Assessment Systems (Hogan/ASI) и Development Dimensions International (DDI).

Что такое принятие решений и решение проблем

Каждый день мы принимаем сотни решений, которые влияют на нашу жизнь: по разным оценкам только относительно еды их количество доходит до 225 в день. Решения часто оказываются неудачными, нам приходится работать с их последствиями и принимать новые решения. По данным Росстата за 2019 год, в России на 1 000 браков пришлось 653 развода, а за последние 15 лет индустрия сведения татуировок выросла на 440%.

Неэффективные, неуместные, необоснованные решения в бизнесе и управлении встречаются не реже, чем в бытовых ситуациях. Пять лет назад Мировой Экономический Форум в Давосе сделал прогноз, какие компетенции будут определять профессионала будущего в 2020 году. Сейчас это будущее уже наступило. Компетенции, связанные с принятием решений, остаются в ТОП-10 самых важных навыков, а решение сложных проблем занимает лидирующую позицию.

К PSDM обычно относят:

Системное мышление.
Стратегическое мышление.
Критический анализ информации.
Осознанность в принятии решений.
Взаимодействие со стейкхолдерами.
Креативный подход к решению проблем.
Лидерство в условиях неопределенности.
Стимулирование организационных изменений.

Новость, которая не очень. Ни исследовательское, ни бизнес-сообщество до сих пор не решили, что именно считать решением: взгляды на природу решений разные, а единого определения — нет.

Как мы принимаем решения

Теперь мы можем дать определения:

Решение проблем — это последовательный творческо-аналитический процесс. Мы анализируем ситуацию, ищем причины проблемы, формулируем ее и придумываем варианты решения.

Принятие решений — выбор, который мы делаем в процессе, что-то предпочитая и от чего-то отказываясь на каждом из ключевых этапов. Мы выбираем факторы, которые будем считать значимыми, а какие — нет, расставляем приоритеты, строим планы.

Получается, что принятие решений — это часть решения сложных проблем. Чем лучше мы определяем и решаем проблемы, выбираем и принимаем решения, тем успешнее сможем справляться с изменениями. Например, разрабатывать новые продукты, проводить стратегические сессии и управлять инновациями.

Что такое сложные проблемы

Посмотрите на две задачи. Подумайте, как бы вы их решили и чем они отличаются.

Задача 1. Мать поручила сыну принести домой ровно 7 л воды с реки. Она дала ему два кувшина емкостью 3 и 5 л. Как мальчик может отмерить точно 7 л воды, используя только два этих кувшина?

Задача 2. Вообразите, что регулярные частные полеты на орбиту Земли стали возможны и сопоставимы по стоимости с среднестатистическим путешествием в другую страну. Подумайте, что делать представителям туристической индустрии на Земле? Запишите мысли, которые придут в голову.

В управленческой практике у менеджеров есть все необходимые данные для принятия решений и решения проблем. По данным Гарвардского исследования, 68% руководителей уверены в точности большей части данных, лежащих в основе их бизнес-решений. То есть, когнитивные способности обеспечивают возможность решать проблемы, но качество решений не от них.

Как комплексный подход помогает решать проблемы

Мы живем в VUCA-мире — мире ускоряющихся изменений, в котором компании и целые отрасли трансформируются быстрее, чем раньше. Например, CEO General Motors Мэри Барра считает, что автомобильная индустрия изменится сильнее в последующие пять-десять лет, чем за предыдущие 50 лет. Такой мир становится стрессовым фоном для всех людей и выводит на первый план личностные особенности, которые либо помогают, либо мешают решать сложные проблемы.

Именно поэтому при исследовании РППР нам требуется комплексный подход, который не ограничен лишь когнитивным аспектом — что человек способен делать, а включает в себя оценку личностных характеристик — к чему человек склонен и поведенческий аспект — что человек умеет делать на практике.

Как научиться решать проблемы

Чтобы решать проблемы с большей удовлетворенностью от результата, нужно выйти за пределы когнитивного аспекта. Доктор Роберт Хоган предлагает учитывать наши реакции на плохие решения, собирать обратную связь, быть открытым для дальнейшего развития и восприимчивым к коучингу (coachability).

Решение сложных проблем — это работа с неопределенностью без единственно правильного ответа. Чтобы развить навык, необходимо практиковаться, разделять этапы решения проблем и задавать правильные вопросы.

Четкое разделение этапов решения проблемы поможет сфокусироваться на главном, сэкономить энергию и ресурсы и управлять решением проблемы как проектом.

При этом на каждом этапе нужно задавать правильные вопросы. Своевременные вопросы повысят точность собственных суждений, помогут развить свое и мышление сотрудников. Вот вопросы для каждого этапа:

Сложная ситуация

Что именно я знаю о ситуации наверняка?
Какие я могу сделать предположения?
Какими данными я могу пренебречь?

Решение правильной проблемы

Это точно проблема? Где мы проведем границу между особенностями ситуации (человека, продукта или организации) и тем, что мы будем считать проблемой?
Какому приоритету она противоречит?
На кого, на что, и как влияет эта проблема?

Правильное решение проблемы

Достаточно ли альтернатив мы рассмотрели?
Что будет минимально необходимым решением, что неприемлемым, а что — сверх-задачей?
Что для нас будет образом хорошего результата?

Реакция на неправильное решение

Если мы хотим максимально реализовать свои способности, использовать склонности и совершенствовать навыки, в общую рамку РППР необходимо включить способность и анализировать, и синтезировать, и генерировать, и выбирать, и работать с обратной связью. Ошибки в решениях невозможно устранить полностью, но с каждой следующей проблемой можно совершенствовать свое мастерство и добиваться лучших результатов.

Дюжина рекомендаций по развитию навыков решения проблем и принятия решений

1. Определите проблему, требующую решения. Подумайте:

какую информацию вам нужно собрать;
из каких источников ее получить: отраслевые отчеты, эксперты, клиенты;
что вы будете считать лишней и неподходящей информацией;
что будет проблемой, а что – нет;
по каким критериям выбираете возможные решения;
что будет хорошим результатом.

5. Обменивайтесь опытом с коллегами. Обсуждайте подходами к решению проблем с командой, коллегами в компании, отрасли или профессии.

6. Ищите интересные подходы в других областях. Коллекционируйте метафоры решения проблем и аналогии из других профессий.

7. Визуализируйте свои идеи. Неаккуратные закорючки, нарисованные от руки на листке бумаги, или элегантные графики в Excel: визуальное отображение ситуации, проблем и возможных путей решения добавит ясности и разовьет абстрактное мышление.

8. Изучайте разные источники. Знакомьтесь с разными моделями решения проблем, но главное — ставьте себе задачи на экспериментирование. Пробуйте как можно быстрее применить тот или иной подход, чтобы собрать собственный инструментарий.

9. Наблюдайте за профессиональными аналитиками. Попросите аналитиков описать ключевые этапы их работы. Фиксируйте для себя, как именно они подходят к сбору данных, обработке, анализу и интерпретации данных.

11. Ищите возможности, чтобы применить навыки:

сбора подходящей информации;
упрощения сложной информации;
формирования выводов на основе ограниченных данных;
определения критериев оценки;
генерации и отбор идей;
оценки своих личностных характеристик и их влияния на решения.

12. Запросите обратную связь. Попросите людей, с которыми вы работаете, дать обратную связь:

какую информацию вы обычно принимаете во внимание;
как точно вы формулируете выводы о ситуации;
понятно ли вы описываете суть проблемы;
насколько оригинальные и при этом действенные решения вы обычно предлагаете;
внимательны ли вы к анализу результатов.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Читайте также: