Управление рабочим временем кратко

Обновлено: 02.07.2024

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Цели и задачи управления рабочим временем в организации. Особенности управления рабочим временем руководящих работников.

Нестеров А.К. Управление рабочим временем // Энциклопедия Нестеровых

Управление рабочим временем в организации

Применение методологии планирования рабочего времени и работы руководителя необходимо не только для повышения личной эффективности. Наоборот, рационализация и научно-объективный подход к управлению рабочим временем руководителей в организации должны применяться службами управления персоналом для повышения производственно-экономического потенциала в целом.

С точки зрения потребностей предприятия, эти задачи возлагаются на отдел научной организации труда и управления рабочим временем. Объективно такой подход с выделением в оргструктуре такого отдела применяется на крупных промышленных предприятиях. Даже для средних предприятий оптимально иметь специалиста по научной организации труда, в обязанности которого будет входить и управление рабочим временем руководителей, должность относится к штату отдела кадров или службы управления персоналом.

Во всех остальных случаях при отсутствии на предприятии отдела научной организации труда и управления, часть его функций исполняет служба управления персоналом.

В целом, служба управления персоналом должна повышать внимание к уровню навыков руководящих работников и их развитию. Оптимальная форма обучения управлению рабочим временем руководителей – тренинги и деловые игры. Такой подход достаточно эффективен для совершенствования навыков управления своим временем, что позитивно сказывается на применении принципов тайм-менеджмента руководителями.

Таким образом, корпоративный подход к управлению рабочим временем предполагает, что инициатива повышения эффективности труда руководителей должна исходить от службы управления персоналом организации.

Цели и задачи управления рабочим временем

Служба управления персоналом в организации должна выполнять в данном случае три основные цели:

Повысить производительность труда;
Увеличить интенсивность труда;
Улучшить использование рабочего времени.

Учитывая, что эффективность управления рабочим временем руководителей не может быть прямо выражено показателями производительности труда, следует применять коэффициенты для анализа рабочего времени.

Достижение указанных целей достигается за счет решения двух задач управления рабочим временем.

Задачи управления рабочим временем

Необходимо отслеживать возможные варианты и перспективные приемы повышения эффективности личного планирования рабочего времени всех руководящих работников в организации

Следует отметить обязательный характер применения методов планирования личной работы всеми руководящими работниками организации, чтобы соблюдать принципы системной ориентации на конечную эффективность и интенсивность управленческой деятельности.

Необходимо на регулярной основе производить повышение квалификации руководящих работников в сфере планирования личной работы и рационального использования рабочего времени.

Для этого не требуется прибегать к существенным затратам на образовательный процесс, с помощью внутриорганизационных тренингов, деловых игр и т.п. служба управления персоналом организации может объективно выявлять и ликвидировать проблемные места в процессе планирования использования рабочего времени как отдельными руководителями, так и аппаратом управления в целом.

Для более полной реализации этих функций службам управления персоналом следует выявлять и внедрять новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса в целях совершенствования планирования личной работы руководящими работниками организации. От этого будет зависеть не только их личная эффективность как профессионального управляющего, но и производительность труда в организации в целом, так как такой руководитель сможет добиться наибольшей отдачи и интенсивности труда от своих подчиненных.

Развитие навыков управления рабочим временем и планирования личной работы у руководителей позволят организации повысить эффективность своей основной деятельности вне зависимости от сферы или отрасли, в которой функционирует компания.

Дополнительной целью работы службы управления персоналом в сфере повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников выступает сокращение потерь рабочего времени по причине существования непроизводительных факторов, затрудняющих рабочие процессы.

Определение потерь рабочего времени руководящих работников в организации служба управления персоналом на регулярной основе должна осуществлять по трем основным направлениям:

Нерациональное планирование задач, превышение реальных, объективных лимитов времени на выполнение.
Выполнение малозначимых или не срочных задач вместо приоритетных и требующих немедленного решения вопросов.
Дисбаланс в распределении рабочего времени, срывы сроков, хроническое выполнение задач в сверхурочное время.

В случае, если выявлено существование потерь рабочего времени по одной из указанных причин, служба управления персоналом организации обязана провести работу с руководящим работником, испытывающим трудности с планированием своего рабочего времени, чтобы ликвидировать все выявленные негативные факторы и помехи к выполнению его прямых обязанностей.

Экономическим эффектом от предпринимаемых службой управления персоналом мер, направленных на совершенствование планирования рабочего времени руководителей, для организации выступает улучшение коэффициентов эффективности использования рабочего времени. При этом ключевым показателем эффективности реализованных мероприятий в сфере планирования личной работы руководителя выступает снижение коэффициента потерь рабочего времени, которые зависят от менеджера, и коэффициента соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций.

Вывод

Научный подход к управлению рабочим временем в организации, основанный на принципах управления рабочим временем, позволяет организовать работу с наибольшей результативностью, чтобы все действовали в интересах организации и для достижения стоящих перед ней целей. В этой связи возрастает роль службы управления персоналом в повышении эффективности управления рабочим временем за счет ликвидации условий и факторов, способствующих его нерациональному использованию.

Содержание

Системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.

Пирамида Франклина

Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.

Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.

Матрица управления временем С. Кови

Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).

Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.

Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:

GTD Дэвида Аллена

В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.

В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.

Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.

Взгляды Питера Друкера

Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.

Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:

Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом

Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.

Напоследок ещё раз отметим, что системы управления временем не являются константой – вы можете изменять их, настраивать под свои задачи и свой род деятельности, и даже объединять элементы разных систем, используя их инструментарий. Суть здесь заключается не в том, чтобы в деталях следовать инструкциям, а в том, чтобы каждый смог вынести максимальную пользу от применения. Отдельные советы, лайфхаки и хитрости, как это сделать, ищите в следующем уроке.

Проверьте свои знания

Для эффективного труда нужно уметь извлекать максимальную пользу из каждой минуты рабочего дня. Руководитель любого предприятия должен знать, что такое управление рабочим временем персонала, а сами специалисты – техники контроля и перераспределения временных ресурсов.

Стратегии тайм-менеджмента

Использовать драгоценные секунды жизни, в том числе и на работе, нужно бережно. Этому способствует тайм-менеджмент – технология организации времени и увеличения плодотворности его расходования.

Для работников

Планирование – ключевой момент в управлении временем. При составлении плана учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым. От этого зависит ваша эффективность. Но просто распланировать дела недостаточно. Необходимо учитывать и другие факторы, помогающие построить рабочий день целесообразно:

Для руководителя

Во время написания книги Master the Moment, Пэт Бранс опросил работников в 50 компаниях и обнаружил, что многие из проблем управления временем, с которыми приходится сталкиваться сотрудникам, образуются из-за того, что руководитель –профан в тайм-менеджменте.

Как действовать грамотному начальнику:

Построение расписания

Перечень дел – это один из наиболее простых и самых часто используемых инструментов управления временем, помогающий разбить задачи на конкретные действия в определенный день. Вначале в расписание вносятся проекты, которые нельзя откладывать. Далее также первоочередные задачи, но которые можно пролонгировать. Затем все остальное.

На заметку! Можно при этом использовать известный принцип Парето, говорящий о том, что 20 процентов усилий, которые затрачиваются, чтобы достичь результата, дают 80 процентов эффективности. А 80 процентов усилий приносят 20 процентов результата.

Если применять этот закон, можно подобрать самые действенные ресурсы и сосредоточить их на выполнении запланированного, по максимуму уменьшив траты.

Учитывайте периоды высокой и низкой энергии. Если во второй половине дня у вас мало энергии, запланируйте важную работу утром и рутину задачи на время после обеда.

Вот еще несколько советов по заполнению расписания:

Планируйте только часть своего рабочего дня. Оставьте некоторое время открытым для кризисов, возможностей, неожиданностей.
Избегайте внезапных встреч. Требуется время, чтобы обработать информацию после каждого мероприятия, поэтому они должны быть запланированными.
Консолидируйте работу с электронной почтой, документацией, телефонные звонки. Например, откладывайте эти задачи на 9:00 до 9:30 утра. Это сокращает общее время, необходимое для их выполнения, устраняя затраты на запуск и переключение.

После того, как вы создали свое расписание, держите его в поле зрения, например, используя настенный, настольный или компьютерный календарь, который всегда должен быть открыт.

Борьба с расточителями времени

Стараются не действовать внепланово и импульсивно.
Определяют сроки решения задач.
Перепроверяют все свои действия на предмет их целесообразности.
Вовремя делают перерывы и следят за спокойным темпом работы.
Контролируют время и планы, повторно проверяют их на предмет решенных заданий, расстановленных приоритетов.
Отклоняют дополнительно появляющиеся на протяжении дня задания, с которыми можно повременить.
Выполнив задание, устраивают перерыв для сохранения способности работать и концентрации внимания.

Есть специальные приложения, помогающие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени. Например, подходящие варианты предлагают специалисты с HR-Portal.

Тренинги по тайм-менеджменту для сотрудников

Существуют особы тренинги, помогающее эффективно использовать время. В крупных корпорациях для их проведения нанимают профессиональных психологов. Но в небольшой компании такие тренировки может провести сам руководитель:

Профессиональный Тайм-менеджмент тренинг для сотрудников – на видео:

Обзор систем по тайм-менеджменту

Известный американский блоггер Стив Павлина, специализирующийся на личностном росте и саморазвитии, считает, что дисциплину реально натренировать, как мышцу. Но для грамотных тренировок нужен план. И его не обязательно придумывать самостоятельно. Можно выбрать одну из уже разработанных систем тайм-менеджмента и начать контролировать жизнь.

Getting Things Done (GTD)

Важно! Разум человека, освобожденный от запоминания того, что необходимо выполнить, может сосредоточиться на решении четко поставленных и сформулированных заблаговременно заданий.

Система управления временем Франклина

Преподаватель и консультант по организационному управлению Стивен Кови, опираясь на работы Бенджамина Франклина, предлагает вначале создавать долгосрочные планы и от них двигаться к краткосрочным.

Привычка делать сейчас

Техника содержит эффективные методы избавления от откладывания дел:

Повышение самооценки уменьшает страх ошибок.
Изменение негативных формулировок позитивом перенаправляет энергию на исполнение задания.
3-мышление и оборотный календарь позволят контролировать страх увязнуть в делах.
Антирасписание даст внутреннее освобождение.
Постановка реальных задач направит энергию на вопросы, которые нужно решить срочно.

Разработанный в 1992 году, Метод Pomodoro позволяет сфокусироваться и повысить концентрацию на решении важного задания, не отвлекаясь на внешние соблазны.

Перед пуском таймера вам надо составить перечень рабочих задач с учетом приоритетов в порядке понижения важности на бумаге либо электронном ежедневнике. Далее выставьте таймер на 25 минут и работайте.

Матрица Эйзенхауэра

Сберегающую время технику изобрел Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – тридцать четвертый президент США. Методика применяется, чтобы расставить приоритеты в делах и личной жизни, она основана на принципе перераспределения задач на четыре типа по степени значимости и неотложности. Матрицу наиболее удобно применять при кратковременном и среднесрочном планировании.

Малинников В.

Инвестор и предприниматель. Огромный опыт в области автоматизации финансовой деятельности предприятий.

Читайте также: