Управление коммуникациями в организации кратко

Обновлено: 05.07.2024

Проблемы сырьевой модели экономики в РоссииТема сырьевой модели экономики в России является довольно неоднозначной. Подобного рода модель экономики, сложившаяся в России за последние два десятилетия, не имеет будущего, поскольку является затруднительной. Для разрешения данной проблемы

Суть стратегического менеджмента краткоЧто такое стратегический менеджмент? Как он может быть полезен вашей компании? Как можно быстро и оперативно запустить его в реализацию? Содержание статьи: Суть стратегического менеджментаФункции стратегического менеджментаЦикл стратегического менеджмента Суть

Суть SWOT-анализа кратко: как делать и использовать?Содержание статьи: Что же такое SWOT-анализ предприятия?Как делать SWOT-анализ организацииИнтерпретация результатовРешаемые задачиSWOT-анализ может быть использован для:Примеры Что же такое SWOT-анализ предприятия? Как правило, в литературе SWOT-анализ представляют в виде такой таблицы

Анализ конкурентов и карта стратегических группВ данной статье мы рассмотрим рынок конкуренции при помощи одной из знаменитых моделей маркетинга. Содержание статьи: Модель 5-и рыночных сил ПортераНовые конкурентыСубститутыАнализ конкурентовКарта стратегических групп Модель 5-и рыночных сил Портера В 1979

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемыСуществует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании. Содержание статьи: Виды корпоративных коммуникацийМетоды повышения эффективности коммуникацииЭлектронные коммуникацииФормальные и неформальные коммуникацииБорьба

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Методы повышения эффективности коммуникации

Электронные коммуникации

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Формальные и неформальные коммуникации

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Борьба со слухами

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:
1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;
2) не следует пересказывать слух при его опровержении;
3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;
4) следует устранять причины появления слухов;
5) противодействовать слухам как можно раньше;
6) руководитель должен доносить правильные факты.

Невербальные коммуникации

Определение проблем

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

Барьеры в процессе коммуникации

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии.

Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников – это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.

Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Управление физической средой организации

Управление физической средой организации Чего хотят люди? Физического и эстетического комфорта, безопасности, удобства.Как управлять физической средой, чтобы она не была демотиватором в работе? Физический, эргономический и эстетический комфорт среды, в которой

8. Управление персоналом организации

8. Управление персоналом организации Управление персоналом организации включает в себя разработку системы отбора кадров, контроля их деятельности, а также вознаграждения. Выполнение данной задачи в организации возложено на менеджера по работе с персоналом. Проводя

9. Управление изменениями в организации

9. Управление изменениями в организации Каждая организация в процессе своего функционирования должна не просто заниматься каким-либо родом деятельности, а развиваться, внедрять новые технологии, осваивать программы и механизмы развития, разрабатывать систему

Глава 15 Разработка и управление интегрированными маркетинговыми коммуникациями

Глава 15 Разработка и управление интегрированными маркетинговыми коммуникациями В этой главе вы найдете ответы на следующие вопросы:1. Какую роль играют маркетинговые коммуникации?2. Каковы основные этапы разработки эффективных коммуникаций?3. Что такое комплекс

Глава 16 Управление массовыми коммуникациями

Глава 16 Управление массовыми коммуникациями В этой главе вы найдете ответы на следующие вопросы:1. Какие шаги включает процесс разработки рекламной программы?2. Как принимаются решения в области стимулирования сбыта?3. Как рекомендуется проводить спонсорство различных

Глава 17 Управление личными коммуникациями

Глава 17 Управление личными коммуникациями В этой главе вы найдете ответы на следующие вопросы:1. Как компании могут использовать интегрированный прямой маркетинг для получения конкурентного преимущества?2. Как организовать эффективный интерактивный маркетинг?3. Какие

6. Управление коммуникациями в организации

6. Управление коммуникациями в организации Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные

ЛЕКЦИЯ № 13. Управление изменениями в организации

ЛЕКЦИЯ № 13. Управление изменениями в организации 1. Природа, модель и этапы процесса управления изменениями Современные организации, действующие в сложной, динамичной среде с высоким уровнем неопределенности, должны непрерывно изменяться. Умение осуществлять эти

Глава 2. Управление персоналом в организации

Глава 2. Управление персоналом в организации Понятие “организация” произошло от французского “organisation; organiser” – устраивать, создавать; объединить, сплотить; упорядочивать. Этим словом можно определять:• строение чего-либо. Обычно в этом значении слово употребляется в

Глава 7 Управление поведением организации

Глава 7 Управление поведением организации Эффективная деятельность любой организации непосредственно зависит от того, как руководители и работники оценивают и учитывают в своих действиях жизненный цикл организации и каждую его стадию. Руководители должны знать, на

Глава VII. Управление маркетинговыми коммуникациями

Юлиана Слащева (Михайлов и Партнеры. Управление стратегическими коммуникациями)

Тема 7 Управление поведением организации

Тема 7 Управление поведением организации 7.1. Разнообразие факторов поведения организации7.2. Понятие и законы управления7.3. Принципы управления7.4. Регулирование и контроль7.5. Поведение организаций на различных стадиях онтогенеза7.6. Концепция обучающейся организации и

Тема 10 Управление нововведениями в организации

Тема 10 Управление нововведениями в организации 10.1. Концепция организационных изменений10.2. Модель планируемых организационных изменений10.3. Инициирование изменений10.4. Проведение изменений и преодоление сопротивления10.5. Типы планируемых изменений и организационное

53. Управление конфликтами в организации

53. Управление конфликтами в организации Фазы конфликта:1) конфронтационная, или военная; в этом случае стороны стремятся обеспечить свой интерес путем полной ликвидации чужих интересов любыми возможными способами;2) компромиссная, или политическая; стороны стремятся по

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента.

3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Этапами обмена информацией являются следующие:

2) кодирование и выбор канала. Кодирование – это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т. д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.

Переносчик – доставляет то, что получил без малейших изменений.

Существуют межличностные и организационные формы коммуникаций, последние в конечном счете тоже сводятся к межличностным. В зависимости от канала передачи межличностные коммуникации подразделяют на устные и письменные.

Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества:

1) она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи;

2) обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию.

Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Недостатками устных коммуникаций являются:

1) невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок;

2) возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию.

В качестве таких барьеров назовем: разное восприятие, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные.

Восприятие – это процесс приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее.

На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, идеология, социально-психологический климат в коллективе. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла).

В управленческой литературе приводятся некоторые советы по эффективному слушанию:

1) перестаньте говорить, не перебивайте говорящего;

2) создайте говорящему непринужденную атмосферу, находите интересные темы;

3) покажите говорящему, что вы готовы слушать;

4) будьте терпеливы, отзывчивы;

5) задавайте вопросы, поддерживайте в собеседнике интерес;

Второй формой межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций:

2) возможность хранения информации. Недостатки в том, что они:

2) препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией.

Для усиления преимуществ каждой их этих форм их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Новые средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети—стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной.

Формы организационных коммуникаций:

1) коммуникация с внешней средой;

2) вертикальные коммуникации в рамках организации;

3) горизонтальные коммуникации внутри организации;

4) неформальные коммуникации;

5) коммуникационные сети.

Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.

Мечты и чаяния. Они отражают желания и надежды тех, кто инициирует возникновение слухов. Это наиболее позитивные слухи, так как они способствуют творчеству со стороны других лиц. Производственные проблемы часто решаются в результате того, что сотрудники выразили пожелание перемен. Такие улучшения иногда повышают эффективность работы некоторых подразделений организации. Хотя тон слухов позитивен, они тем не менее, свидетельствуют об озабоченности работников.

Финальный слух. Это слух о предвидении каких-то действий. Он возникает, когда сотрудники длительное время ожидали наступления событий. Возможно, до этого остался всего один шаг, что усиливает двусмысленность ситуации.

1) есть признанный лидер, который несет ответственность за работу сети. Здесь сильны связи между начальником и подчиненным;

3) позволяет быстро приступить к выполнению заданий, так как информацию и инструкции из центра можно послать одновременно всем участникам группы;

1) формирует более благоприятный морально-психологический климат в группе и обеспечивает более высокую-мотива-цию и активность ее участников;

2) воспитывает лидеров, так как способности каждого человека на виду, и он заинтересован в том, чтобы показать себя с лучшей стороны;

4) благоприятствует творческой работе;

5) имеет больше контрольных точек, так как информация поступает от всех участников сети.

2) возможный выигрыш в гибкости может угрожать стабильности и порядку;

3) возможный выигрыш от неполного просеивания информации и большего числа контрольных точек может достигаться за счет уменьшения контрольных функций каналов.

Рис. 1. Вторичные коммуникационные сети

Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.

Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Общая характеристика управления коммуникациями в организации

Управление коммуникациями в организации - это применение совокупности знаний, практик, методов и инструментов для сбора, получения, передачи и распространения информации, связанной с объектом управления.

Коммуникации, как и другие упроизводственные процессы, должны контролироваться руководителем. Это значит, что они должны быть управляемы и спланированы.

Управлению коммуникациями часто уделяется недостаточное внимание. Это связано с тем, что коммуникация как таковая воспринимается как естественная для человека функция, осваиваемая в раннем детстве.

Однако коммуникация - это не то же самое, что и естественное общение между людьми. Профессиональное общение включает в себя набор норм и правил, которые определяют типы, качество, способы и формы передачи информации. Важно, чтобы передача правильной информации происходила нужным адресатам в нужное время. Это обеспечивает планирование и реализацию дальнейших действий, связанных с функционированием организации и достижением её целей.

Планирование коммуникаций

В ходе планирования коммуникаций необходимо учитывать всё разнообразие их типов. Достаточно упустить хотя бы один тип, и получаемая и передаваемая информация уже станет неполной. Укажем основные типы коммуникаций:

внешние (с поставщиками, заказчиками, общественностью и другими организациями) и внутренние (в рамках компании),
неформальные (текущее устные обсуждения, мессенджеры) и формальные (протоколы, отчёты, брифинги),
устные и письменные,
горизонтальные (между занимающими равное положение сотрудниками) и вертикальные (между нижестоящими и вышестоящими сотрудниками организации),
неофициальные (недокументируемые) и официальные (годовые отчёты, информационные бюллетени),
невербальные (язык поз и жестов) и вербальные (слова).

Планирование коммуникаций предполагает учёт требований и потребностей заинтересованных сторон в получении информации, а также исходит из имеющихся у организации активов. Если коммуникация правильно построена, она способствует повышению эффективности и результативности деятельности компаний, в частности, за счёт снижения информационного шума, уменьшения количества искажений в передаваемых данных, снижения ресурсных и временных потерь на уточнение данных.

Готовые работы на аналогичную тему

При планировании коммуникаций в организации необходимо учитывать следующие ключевые аспекты:

кто нуждается в информации и, кто имеет к ней доступ,
когда требуется данная информация,
где нужно хранить данную информацию,
в каком формате хранить информацию,
каким способом должна извлекаться данная информация.

Кроме того, при планировании следует принимать во внимание языковые барьеры, часовые пояса и межкультурные различия.

Требуется регулярно инспектировать планы по коммуникациям на предмет актуальности. При необходимости следует вносить корректировки для обеспечения их применимости. Часто правильно выбрать каналы и методы коммуникации не менее важно, чем передать правильную информацию. При этом должны учитываться такие факторы:

срочность получения данной информации,
простота использования. Выбранные технологии коммуникации должны быть понятны всем участникам. Если это не так, следует выбрать другую технологию или провести обучающие мероприятия,
конфиденциальность и секретность информации. Стандартные каналы коммуникации могут не подходить для информации высокой секретности,
доступность технологии. Все участники коммуникации должны иметь доступ к технологии. К примеру, несколько ведомств использует общую систему электронного документооборота,
организационная среда. Во внимание должны приниматься различные факторы среды, например, типы команд взаимодействующих организаций (виртуальные или реальные), географический и культурный состав участников коммуникации, используемые языки.

Независимо от масштаба разрабатываемого плана коммуникаций все они должны содержать:

требования заинтересованных сторон к коммуникациям,
сведения о передаваемой информации,
причину распространения информации,
сроки и периодичность распространения информации и получения, и подтверждения или ответа,
перечень лиц, отвечающих за передачу информации,
сведения о лице, выдающем разрешение на раскрытие конфиденциальной информации,
сведения о получателях,
методы или технологии, используемые для передачи информации,
ресурсы, выделенные на коммуникационные действия,
описание процесса эскалации для проблем, которые не удается решить персоналом на более низком уровне,
методы обновления и уточнения плана управления,
глоссарий терминологии,
схемы потоков информации,
ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий и т.д.

Методы коммуникации в организации

Методы коммуникации можно разделить на три большие группы:

интерактивные коммуникации,
информирование без запроса,
информирование по запросу.

Интерактивными называются коммуникация между двумя и более сторонами, которые осуществляют многосторонний обмен информацией.

Интерактивные коммуникации являются самыми эффективными для того, чтобы обеспечить общее понимание по определённым вопросам всеми участниками. К этому методу относятся:

Информирование без запроса предполагает, что отправитель отсылает информацию определённым адресатам, возможно нуждающимися в ней.

Метод информирования без запроса обеспечивает распространение информации, при этом фактическое её получение и понимание аудитории не гарантируется. К этому методу относятся:

Информирование по запросу предполагает, что получатели самостоятельно по собственному желанию обращаются к носителю информации.

Информирование по запросу широко распространено для больших аудиторий и больших объемов информации. К этому методу относятся:

электронное обучение,
хранилища знаний,
базы извлеченных уроков,
интрасети.

Получи деньги за свои студенческие работы

Курсовые, рефераты или другие работы

Автор этой статьи Дата написания статьи: 06.12.2021

Юлия Валерьевна Шульгина

Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.

Читайте также: