Справка о проверке личных дел педагогов школы

Обновлено: 02.07.2024

Согласно плана внутришкольного контроля в период с 15 по 20 сентября заместителем директора по учебно – воспитательной работе Казаковой Т.А. была осуществлена проверка личных дел учащихся. Проверялось:

1 Оформление титульного листа;

2.Правильность и точность заполнения общих сведений об учащихся;

3.Наличие заявления от родителей, ксерокопий свидетельства о рождении, гражданства.

4. Правильность и аккуратность выставления оценок, сведений о пропусках уроков.

5. Наличие печати.

Фамилия Имя Отчество учителя

Оформление титульного листа

Правильность и точность заполнения общих сведений об учащихся

Наличие заявления от родителей, ксерокопий свидетельства о рождении ,

Правильность и аккуратность выставления оценок, сведений о пропусках уроков.

Справка подготовлена по итогам проверки личных дел. В назначенный срок проводиться повторная проверка, по итогам которой издается приказ с обязательным указанием комиссии по распределению стимулирования.

ЦЕЛЬ : оформление личных дел обучающихся школы, соответствие наличия документов в соответствии с Положением о приёме в ОУ

класс, классный руководитель

Наличие алфавитного списка

Порядок личных дел в папке в соответствии со списком

Наличие фамилии, имени на обложке личного дела

Сведения о зачислении в школу (печать и подпись)

Наличие сведений о прибытии (дела и номер приказа) вновь прибывших уч-ся

Наличие номера личного дела

Общие сведения об уч-ся

Отметка об итогах года (оценки и запись о переводе)

Наличие подписи классно

дителя и печати

Соответствие количества оценок по предмету

во о рождении (паспорта )

справка с места регистрации

Титульный лист не оформлен

-Макарчук справка с места регистрации

У Фалькова убрать все лишнее

справки с места регистрации

У Жукова убрать все лишнее

Сурина –справка с места регистрации

Выводы и предложения:

2.Классным руководителям отслеживать приказы администрации по наградам обучающихся и своевременно отражать записи в личных делах.

3.Классному руководителю 9А класса сдать личные дела на проверку 04.10.2016г

01.10.2016г. Справку подготовила и составила директор школы __________/С.А.Курий/

- наличие заявлений родителей, копий свидетельства о рождении.

Способ сбора информации : Личные дела учащихся школы

В соответствии с планом внутришкольного контроля с 5 по 15 сентября 2019 года была проведена проверка личных дел учащихся 1-11классов. Проверка осуществлялась зам. директора по УР Шаманаевой Е.А.

Анализ полученной информации позволяет сделать следующие выводы:

- количество личных дел соответствует числу учащихся в классах;

- практически все личные дела разложены в алфавитном порядке;

- на всех личных делах указан номер;

- на лицевой стороне личного дела имеются печати, подписи директора, даты заполнения;

- во всех классах обновлены списки учащихся;

- везде имеются сведения о результатах учебного года, заверенные подписью классного руководителя, печатью;

- во всех личных делах имеются заявления родителей, во всех – копии свидетельства о рождении.

- имеются лишние документы, такие как, справки.

- не во всех заявлениях от родителей имеется согласие на обработку персональных данных.

Рекомендации:

1. Всем классным руководителям соблюдать единые требования к оформлению личных дел учащихся.

2. Устранить выявленные нарушения в течение недели с момента ознакомления с содержанием справки.

Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

УТВЕРЖДЕНО:
Директор_________________
_________________________
__________/______________/

Положение
о порядке ведения личных дел работников

1. Общие положения

скачать: Положения для Школы
108 положений поштучно и пакетом. Дата обновления: 08.10.2021 г.

2. Порядок формирования личных дел сотрудников

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:

заявление о приеме на работу;
заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
автобиография;
копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
копия идентификационного номера налогоплательщика;
копия документа воинского учета (для военнообязанных);
копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
копии документов об образовании;
копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
копии аттестационных листов (при наличии);
копии документов о награждении (при наличии);
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
трудовую книжку;
медицинскую книжку.

заявление о приеме на работу;
заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
автобиография;
копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
копия идентификационного номера налогоплательщика;
копия документа воинского учета (для военнообязанных);
копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
копии документов об образовании;
копии документов о награждении (при наличии);
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
трудовую книжку;
медицинскую книжку.

трудовой договор в двух экземплярах;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
личную карточку № Т-2;
должностную инструкцию в двух экземплярах.

с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
с должностной инструкцией;
проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;

помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
- внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
- личный листок по учету кадров (приложения № 6);
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
- характеристики и рекомендательные письма;
- согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:

дополнение к личному листку по учету кадров;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной организации;
копии документов о повышении квалификации;
копии сертификатов, грамот;
лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
иные документы.

3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.

4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

6. Оформление личных дел перед сдачей в архив

6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:

подшивку (переплет) дела;
уточнение нумерации листов дела;
составление листа-заверителя (приложение № 8);
составление (уточнение) внутренней описи;
внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной организации;
снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.

6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной организации имеют постоянный срок хранения.

7. Ответственность

7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:

сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.

8. Права работодателя и работника

8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники общеобразовательной организации имеют право:

получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
получить свободный доступ к своим персональным данным;
получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.

8.2. Работодатель имеет право:

обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

скачать: Положения для Школы
108 положений поштучно и пакетом. Дата обновления: 08.10.2021 г.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
51 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 3 сентября 2021 года!

Читайте также: