Пути совершенствования коммуникационного процесса кратко
Обновлено: 03.07.2024
Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.
Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.
Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
Актуальность темы курсового проекта заключается в том, что процесс коммуникации является неотъемлемой частью любой деятельности в организации.
Предметом исследования является коммуникационный процесс.
Цель курсового проекта — разработка проекта рекомендаций по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
· раскрыть сущность, этапы, элементы и функции коммуникаций в системе управления;
· исследовать структуру коммуникационного процесса на предприятии;
· выявить сущность влияния коммуникаций на эффективность управления.
Проект состоит из введения, основной части из двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
В первой главе раскрыта сущность, этапы и функции коммуникационного процесса, а также структура коммуникаций.
Во второй главе осуществляется анализ и совершенствование коммуникационного процесса.
Методами исследованиями являются наблюдение, анализ, сравнение, а также сопоставление факторов влияющих на процесс коммуникаций.
1.1 Коммуникационный процесс, его элементы, этапы и функции
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
· кодирование и выбор канала;
К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией.
Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела).
Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективным. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или, послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушения столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также премией [9, с. 19].
Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.
Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.
К основным функциям коммуникации относятся:
1) информативная - передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения информации;
2) интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3) перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний [4,c.325].
Делая вывод по данной главе нужно отметить, что коммуникационный процесс - сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и выполняющий много важных функций. Однако в коммуникационном процессе существует и обратная связь, которая не менее важна, её сущность я раскрою в следующем пункте.
Значительное улучшение обмена информацией происходит при использовании в коммуникационном процессе обратной связи. В этом случае отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.
Условия эффективности обратной связи:
1. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.
2. Конкретность. Обратная связь должна обеспечивать реципиентов конкретной информацией, благодаря которой могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.
3. Описательность. Обратная связь должна иметь скорее описательный характер, чем оценочный, и содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.
4. Полезность. Обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.
5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться вовремя, так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.
6. Готовность. Для эффективности обратной связи требуется готовность работников ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.
7. Ясность и достоверность. Если информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников [15. c. 38].
Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание.
Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникаций, так и об её неудачах [5,c.425].
Таким образом, любому коммуникационному процессу присуща обратная связь. В любой организации невозможно одностороннее общение. Благодаря обратной связи повышается производительность организации в целом.
1.3 Структура коммуникаций
Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами.
Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.
Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений.
Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением. и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью [14, с. 95].
Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе.
Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная).
Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.
Читайте также:
- Особенности психологической коррекции детей младшего школьного возраста детей младшего школьного возраста
- Приведите примеры переходных форм в эволюции китообразных кратко
- Пропедевтика дыхательной системы кратко
- Внешняя политика оаэ кратко
- Положение о психологической службе в системе образования кратко