Процессы создания ввода в систему и управления документами кратко
Обновлено: 05.07.2024
Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Часть I. Системы управления документами, их функции
Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:
"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".[2]
Основными функциями СУД являются:
· прием, регистрация и учет документов;
· упорядочение и классификация документов;
· дописывание комментариев к документам;
· поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
· создание личных библиотек документов;
· изменение конфигурации документов;
· контроль версий документов при их модификации;
· предоставление возможности удаленного доступа к документам;
· управление информацией в базе данных;
· обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
· пересылка и рассылка документов;
· администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.
СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).
| Задача | Подсистемы СУД |
| Документы нужно надежно хранить и быстро находить | Централизованное хранилище электронных документов |
| Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами | Система управления документооборотом |
| Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия | Коммуникационная среда |
| СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы | Интеграционные компоненты |
| Все это должно на чем-то работать | Системные компоненты |
Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
Коммуникационная среда
Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.
Интеграционные компоненты
СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.
Системные компоненты
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
Заключение
Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.
Список литературы
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
кафедра экономической информатики экономического
факультета МГУ
Реферат
© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.008)
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
Понятия и принципы
System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Records management. Part 1. Concepts and principles
Дата введения 2020-01-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием "Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия" (ФГУП "Стандартинформ"), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук" (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2016* "Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы" (ISO 15489-1:2016 "Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles", IDT).
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5) и для увязки с наименованиями, принятыми в существующем комплексе национальных стандартов Российской Федерации
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
Введение
Международный стандарт ИСО 15489-1 является частью серии стандартов ИСО 15489 "Информация и документация. Управление документами".
Международный стандарт ИСО 15489-1 содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Данный стандарт является основополагающим и содержит дальнейшие руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.
О документах и управлении документами
Документы являются одновременно свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов используются для определения и сохранения контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документами.
Управление документами включает в себя следующее:
a) создание документов и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;
b) принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению документами.
Примечание - "Деловая деятельность" в международном стандарте ИСО 15489-1 может толковаться в широком смысле и означать те виды деятельности, которые поддерживают достижение стоящих перед организацией целей. Функции, виды деятельности, операции и рабочие процессы являются специфическими формами "деловой деятельности" и определены в разделе 3.
Все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. Цифровая среда также обеспечивает большую гибкость в отношении внедрения средств управления документами внутри и между системами, которые осуществляют управление документами.
Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Это требует от специалистов в области управления документами понимания и удовлетворения различных потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать в себя повышенные ожидания в отношении прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур, со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов документного взаимодействия и других лиц, заинтересованных в создании, вводе в систему и управлении документами.
Примечание - В серии международных стандартов ИСО 15489 формулировка "создание, ввод в систему и управление" используется для обобщения процесса управления документами в целом. Данная формулировка включает в себя процесс получения документа и многие другие процессы управления документами, описанные в ИСО 15489-1.
С учетом вышеизложенных факторов в ИСО 15489-1 признается важность:
a) роли документов как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования информационных активов;
b) расширения возможностей использования документов в цифровой среде;
c) систем и правил создания, ввода в систему и управления документами, выходящих за рамки традиционных организационных границ например, в совместной и многоуровневой рабочей среде;
d) средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов документных систем;
e) периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы должны быть созданы, введены в систему и как следует ими управлять в дальнейшем;
f) управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании подхода к управлению документами, который по сути представляет собой стратегию управления рисками.
Поскольку положения и принципы ИСО 15489-1 применяются в различных деловых и технологических средах, требуются разные подходы к внедрению средств управления документами, процессов и систем. В ИСО 15489-1 не представлены подробные рекомендации по внедрению средств управления для конкретных условий, в которых происходят создание, ввод в систему и управление документами. В ИСО 15489-1 определены ключевые понятия и установлены принципы высшего уровня, на основе которых могут быть разработаны процессы, средства и системы управления документами в любой среде.
Преимущества
Основанные на положениях ИСО 15489-1 подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами обеспечивают доступ к официальным свидетельствам деловой деятельности для тех, кто в них нуждается, и до тех пор, пока это требуется.
a) повышению прозрачности и подотчетности;
b) формированию эффективной политики;
c) согласованному принятию решений;
d) управлению рисками в деловой среде;
e) обеспечению непрерывности деловой деятельности в случае катастроф (чрезвычайных ситуаций);
f) защите прав и обязанностей организаций и частных лиц;
g) защите и поддержке в судебных разбирательствах;
h) соблюдению положений законодательных и нормативно-правовых актов;
i) расширению возможностей демонстрировать корпоративную ответственность, включая достижение целей в области устойчивого развития;
j) сокращению издержек за счет повышения эффективности ведения деловых операций;
k) защите интеллектуальной собственности;
l) научно-исследовательской деятельности, основанной на фактических данных;
m) формированию деловой, персональной и культурной специфики;
n) защите корпоративной, персональной и коллективной памяти.
Политика, распределенная ответственность и процедуры создания, ввода в систему и управления документами поддерживают программы управления корпоративной информацией.
Связь с другими стандартами
Международный стандарт ИСО 15489-1 разработан как автономный ресурс. Тем не менее он является частью международных стандартов и технических отчетов в целом ряде аспектов создания, ввода в систему и управления документами. Они перечислены в разделе "Библиография", и к ним можно обратиться за более подробной информацией по конкретным аспектам управления документами.
Управление документами в соответствии со всеми частями серии международных стандартов ИСО 15489 имеет первостепенное значение для успешной реализации Системы управления документами (СУД) - системы менеджмента ИСО, которая регламентируется международными стандартами серии ИСО 30300. СУД связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов.
В ИСО 15489-1 установлены следующие требования:
a) определение ролей и ответственности;
b) систематические процессы;
c) мониторинг и оценка;
d) пересмотр и совершенствование.
Руководителям и другим лицам, заинтересованным во внедрении, эксплуатации и улучшении СУД, рекомендуется использовать стандарт ИСО 15489-1 совместно с международными стандартами серии ИСО 30300.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:
a) документам, метаданным документов и документным системам;
b) политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;
c) периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;
d) средствам управления документами;
e) процессам создания, ввода в систему и управления документами.
Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте нормативные ссылки отсутствуют.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 доступ (access): Право, возможность, средства, обеспечивающие поиск, использование или извлечение информации.
3.2 деятельность (activity): Основная задача, выполняемая деловой структурой в рамках ее функций (см. 3.11).
3.3 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.
Примечание - Технологические инструменты, такие как программные приложения, могут считаться агентами, если они выполняют операции с документами.
3.4 схема классификации деловых операций (business classification scheme): Инструмент для связи документов с контекстом их создания.
3.5 классификация (classification): Систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.
3.6 конвертирование (conversion): Процесс перевода документов из одного формата в другой.
3.7 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.
Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.
Основные возможности
Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:
- оперативного внесения информации в систему;
- простого поиска данных;
- автоматизированного сопоставления бумажных и цифровых носителей;
- безопасного хранения конфиденциальной информации;
- поддержки актуальности данных;
- предотвращения утери и порчи документов;
- упрощения обмена электронной корреспонденцией с филиалами, партнерами.
Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:
Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.
Организация документооборота
Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью Docsvision.
Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения. Сценарии работы могут варьироваться очень широко. Но, несмотря на сложную логику процессов, система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.
Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:
Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.
Удаленный доступ к документам
Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор
Кроме интуитивно понятных преимуществ СЭД перед архаичным документооборотом, существуют еще и некоторые не всегда очевидные выгоды. Например, контроль над использованием на предприятии обычной бумаги или даже тонера для копировальных аппаратов. Только, казалось бы, незначительные расходы на дополнительные копии документов могут составлять за год умопомрачительные суммы, сопоставимые с продажей дополнительной партии производимого продукта. Эта проблема особенно понятна и близка руководству редакций, издательств и полиграфических производств.
Читайте также: