Приказ о смене фамилии сотрудника в детском саду образец

Обновлено: 15.05.2024

Самой частой причиной смены фамилии является заключение брака. Закон не содержит требования о составлении приказа при смене фамилии. Чтобы привести в порядок кадровые документы, вполне достаточно паспорта с измененной фамилией и свидетельства о браке. Однако приказ нужен для кадровой службы и бухгалтерии работодателя. О том, как составить этот документ, изложено в нашей статье.

Издание приказа при смене фамилии законодательством не предусмотрено. Но для того чтобы работодатель смог внести изменения в персональные документы сотрудника, поменявшего фамилию, его рекомендуется составить.

Форма заполнения приказа может быть произвольной. Однако одного устного заявления о смене фамилии для составления приказа недостаточно.

Основанием для издания приказа станут оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных. Такими документами являются:

паспорт, в котором указана новая фамилия;
свидетельство о заключении брака.

Не будет лишним и заявление работника об изменении фамилии. Хотя по закону оно необязательно, но этот документ станет дополнительным основанием для издания приказа об изменении фамилии. К тому же в заявлении работник сможет указать причину смены фамилии, а также реквизиты подтверждающих документов.

Для оформления смены фамилии работника рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

1. Попросить работника написать заявление о смене фамилии. Форма документа произвольная. В заявлении нужно указать причину изменения фамилии и реквизиты документов, подтверждающих это событие (паспорт, свидетельство о регистрации брака).

2. Издать приказ о смене фамилии.

3. В случае ведения трудовой книжки внести в нее запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для этого нужно аккуратно зачеркнуть прежние данные и вписать новые. Реквизиты подтверждающих документов необходимо указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их потребуется заверить подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица, а также печатью организации или кадровой службы. Это требование следует из п. 2.3 инструкции по заполнению трудовых книжек.

4. Внести изменения в трудовой договор. Эти изменения вносятся по усмотрению работодателя, так как законодательно они не требуются. Если наниматель решит их учесть, нужно оформить соответствующее дополнительное соглашение.

5. Отразить изменения в личной карточке работника. Для этого прежние сведения нужно зачеркнуть одной чертой и вписать новые данные. Эту информацию необходимо заверить подписью работника кадровой службы, а также поставить дату заверки.

Если фамилию меняет директор, дополнительно потребуется:

Если фамилию меняет главный бухгалтер, подпись которого есть в карточке с образцами подписей, к общему алгоритму потребуется добавить лишь информирование банка. Для этого необходимо оповестить банк письмом, приложив к нему новую карточку с образцами подписей и оттиском печати, а также копию нового паспорта главбуха (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И). Уведомлять при этом ИФНС не потребуется, поскольку НК РФ не предусматривает подачу таких сведений.

Заявление об изменении фамилии – необязательный документ. Закон не требует его подачи работодателю. Но лучше все же попросить работника его заполнить, чтобы было дополнительное основание для издания приказа о смене фамилии. Форма заявления произвольная. Например, можно составить документ по следующему образцу.

от главного бухгалтера Красоткиной Л.И.

Заявление

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Петровой на Красоткину прошу внести изменения в кадровые документы.

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

СНИЛС

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Издание приказа

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

старая фамилия перечеркивается одной чертой;
рядом вносится новая;
на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Нередко бывает, что сотрудница организации вышла замуж. Значит, срочно нужен приказ о смене её персональных данных. Ведь теперь она должна проходить по бухгалтерии под новой фамилией. Помимо этого, нужно внести изменения в документы кадрового учета. Рассказываем об этом в статье и приводим образец приказа о смене фамилии после замужества (женитьбы).

Требуем заявление и подтверждающие документы

Чтобы издать рассматриваемый приказ, необходимо получить:

Заявление сотрудницы.
Копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни.

Причем подтверждающие документы нужны обязательно; слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

На практике предоставить работодателю подтверждающие документы для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в Ф.И.О. проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и подлежат оформлению документально (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). По итогам фиксации всех изменений на руки человеку чиновники выдают подтверждающий документ.

В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются 2 документа:

паспорт;
свидетельство о заключении брака.

Если фамилия изменена после развода, то работница должна принести в отдел кадров свидетельство о расторжении брака и обновлённый паспорт.

Приказ о смене фамилии: пример 2018 года

На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк рассматриваемого распоряжения, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами и уже опробованный на практике. Вот он:

ПРИКАЗ № 24-к/18

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 22.01.2018

На основании свидетельства о браке I-МП № 458158 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию бухгалтера Серафимовой Инны Васильевны на фамилию Стрешнева.

Генеральный директор Збруев /П.Н. Збруев/

Также здесь вы можете с нашего сайта по прямой ссылке бесплатно скачать заполненный образец 2018 года этого приказа о смене фамилии после замужества в формате Word. И использовать его, когда работник/работница меняет фамилию в связи с вступлением в брак.

Для соблюдения всех формальностей в приказе о смене фамилии лучше указать конкретного специалиста, которым будет вносить изменения в документы, а также того, кто за проследит за правильностью этого процесса. Саму заявительницу тоже желательно ознакомить с данным приказом под роспись.

В большинстве случаев смена фамилии происходит по результатам вступления в брак и замены добрачной фамилии на фамилию супруга (супруги). Небольшой процент составляют изменения анкетных данных граждан по результатам судебных решений о внесении исправлений в актовые записи о рождении.

Смена анкетных данных, в том числе и фамилий, влечет за собой замену всех документов. Соответственно, изменения вносятся и в данные гражданина по месту его работы. О том, как и на основании чего издается приказ о смене фамилии работника, мы поговорим ниже.

Основания для вынесения приказа

Разумеется, кадровая служба не отслеживает изменения в анкетных данных работников предприятия. То есть для того, чтобы сведения об изменении фамилии были внесены в личные дела работников, должны существовать письменные заявления этих работников.

Поскольку трудовые отношения тесно связаны со многими другими видами правоотношений, включая налоговые, жилищные, пенсионные и т.д., своевременное внесение изменений в трудовые документы – прежде всего, в интересах работника.

Заявление подается в кадровую службу предприятия с приложением документов, подтверждающих факт смены фамилии. Поскольку заявление о внесении изменений в личное дело может быть подано только после получения паспорта с новой фамилией, то к заявлению потребуется приложить:

копию нового паспорта с новой фамилией;
две копии документа, на основании которого фамилия была изменена, например, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака либо судебное решение.

Непосредственно при подаче заявления потребуется предоставить и оригиналы этих документов. Работник кадровой службы ознакомится с ними и заверит правильность копий.

Издание приказа

Унифицированной формы приказа о смене фамилия сотрудника не существует, то есть оформляется приказ в произвольной форме с соблюдением основных принципов делопроизводства и рекомендаций Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов.

В соответствии с вышеуказанным стандартом, приказ о смене фамилии должен содержать в себе:

наименование предприятия (организации);
реквизиты приказа – номер, место и дата издания;
мотивировочную часть приказа, в которой следует указать основания его издания. В рассматриваемом случае следует указать, как, когда и на основании какого документа была изменена фамилия работника, и перечислить реквизиты подтверждающих документов;
распорядительную часть приказа, в которой должно содержаться собственно распоряжение о внесение изменений в личные данные работника, дату, с которой кадровые и бухгалтерские документы предприятия должны содержать новые данные сотрудника;
наименование подразделения или ФИО должностного лица, на которого возлагается обязанность исполнить приказ;
подпись руководителя.

В какие документы вносятся изменения

Во исполнение приказа кадровая служба предприятия и бухгалтерия вносит изменения в части фамилии работника в следующие кадровые и бухгалтерские документы:

Читайте также: