Правила работы с информационной базой данных гостиницы кратко

Обновлено: 05.07.2024

Функционирование современных гостиниц требует применения на практике новых технологий. В обязательном порядке должна быть создана эффективная и функциональная информационная система управления гостиницей. Она автоматизирует рабочие процессы, свяжет в одно целое разные службы отеля и повысит уровень обслуживания клиентов.

Одновременно с улучшением сервиса снижается занятость персонала гостиничного комплекса, повышается производительность труда сотрудников и уровень их грамотности. Информационные системы и технологии в гостиничном предприятии позволяют управлять разными процессами: резервированием номерного фонда, учётом гостей отельного комплекса, инвентаризацией, поставками продуктов питания и т. д.

Структура информационной системы гостиницы

Информационные системы в гостиничном бизнесе выстраиваются для каждого отеля индивидуально. Их структура непосредственно зависит от того, какие подразделения созданы на предприятии. Количество и задачи каждого из отделов определяются категорией отеля, спецификой номерного фонда, расположением и рядом других факторов.

При этом существуют подразделения, присутствующие в структуре каждой гостиницы. Это отдел менеджмента, администрация, служба бронирования, подразделение обслуживания. Информационная система гостиничного комплекса призвана объединить перечисленные модули и обеспечить их взаимосвязь.

Модуль менеджеров

Эта составляющая информационной системы отеля направлена на рациональное и удобное управление комплексом. Модуль менеджеров обеспечивает осуществление таких функций:

Модуль администрации

Информационные системы менеджмента в гостиничном деле обязательно содержат данный модуль. В нём аккумулируется информация о номерном фонде:

техническое состояние;
актуальная стоимость проживания;
степень занятости;
статус номера.

С помощью этого модуля информационной системы администрация отельного комплекса ведёт личный счёт клиента. Многофункциональность инструмента обусловливает необходимость создания его подструктуры − модуля резервирования и обслуживания.

Модуль резервирования

Непосредственное предназначение этой составляющей информационных систем − автоматизация рабочих процессов, протекающих на базе отдела резервирования. Функционал данного модуля должен быть следующим:

групповое или индивидуальное бронирование номеров;
доступ к информации о предыдущем приёме гостя;
присвоение номерам определённых категорий;
исключение вероятности превышения количества броней над числом свободных номеров;
оформление листа ожидания на заданный период;
распечатка подтверждения заявки.
возможность онлайн оплаты брони картой

Модуль обслуживания

Этот инструмент помогает контролировать состояние номерного фонда, получать сведения о занятых и свободных номерах, их подготовленности к приёму гостя (убрано, требуется уборка).

Использование модуля обслуживания в информационной системе гостиничного комплекса открывает перед администрацией и менеджерами такие возможности:

получение актуальной информации о статусе номера;
выполнение анализа занятости отеля и её прогнозирование.

Основные требования к информационным системам гостиниц

Информационные системы управления гостиницами должны отвечать ряду требований. Основные из них следующие:

оптимальный уровень функциональности, который даст возможность получать полные сведения о клиенте и особенностях его обслуживания;
надёжность, заключающаяся в минимальном количестве отказов и стабильности работы;
простота интерфейса, позволяющая пользователям с разным уровнем подготовки работать с информационными системами и технологиями в гостиничном предприятии;
гибкость программного продукта, что важно для внесения изменений в структуру системы и расширения её функционала.

Чтобы получить эффективно работающее решение, нужно обеспечить его тщательную подготовку. Процесс многоэтапный, включает в себя пять стадий.

Этапы создания информационной системы для гостиницы

Подготовка систем выполняется индивидуально для каждого заведения, однако существуют определённые этапы, прохождение которых является обязательным:

Подготовка к работе с программным продуктом. На этой стадии определяются задачи, которые должны выполняться системой. Их перечень формируется на основании требований заказчика.
Проектирование. Заключается в подготовке модели будущей информационной системы управления гостиничным комплексом, построении структуры.
Разработка программы. На этой стадии осуществляется преобразование проектной составляющей в программный код.
Тестирование продукта. Может выполняться как на каждом из предыдущих этапов, так и после фактического завершения работ. Результаты испытаний вносятся в специальный документ.
Сопровождение. После запуска информационной системы со временем может понадобиться её доработка, расширение списка функций или построение новых логических взаимосвязей. В этом случае стоит обратиться к разработчикам продукта.

Созданная программистами компании MaxiBooking информационная система гостиничного комплекса позволит автоматизировать рабочие процессы, повысить качество обслуживания гостей и снизить трудозатраты.

В настоящее время, все большую актуальность в мире непрерывного потока информации, приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера и работ, трудно поддающихся формализации. В связи с этим постоянно разрабатываются программы, призванные решить возникающие проблемы.

На реализацию одной из таких проблем и направлено разрабатываемое программное обеспечение. Данное программное обеспечение призвано максимально упростить и автоматизировать работу с большими объемами информации поступающей за определенный период времени.

Файлы: 1 файл

Информационная система гостиница.docx

1. РАЗРАБОТКА СИСТЕМНОГО ПРОЕКТА 7

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ 7

1.2. ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ХАРАКТЕРИСТИКАМ 8

1.2.1. СОСТАВ ВЫПОЛНЯЕМЫХ ФУНКЦИЙ 8

1.2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ВХОДНЫХ И ВЫХОДНЫХ ДАННЫХ 8

1.3. ТРЕБОВАНИЯ К НАДЕЖНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ 10

1.4. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ АППАРАТНЫХ И ПРОГРАММНЫХ 10

2. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОЕКТА 14

2.1. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ 14

2.2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ ДАННЫХ 15

2.3. ДЕТАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО 21

(КОНСТРУИРОВАНИЕ ПРОТОТИПА) 21

3. РЕАЛИЗАЦИЯ 24

3.1. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА СРЕДСТВ РАЗРАБОТКИ 24

3.2. ОПИСАНИЕ ОСНОВНЫХ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ 2 6

4. ТЕСТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ И ПРИЛОЖЕНИЙ СИСТЕМЫ 28

5. РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ 30

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 34

ВВЕДЕНИЕ

Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.

Многие люди, уезжая из родных городов, в командировки, по работе или просто на отдых и на курорты, для проживания останавливаются в гостиницах. Но в незнакомом городе очень тяжело найти и забронировать нужный для себя номер на определенный срок.

Целью данного курсового проекта является создание информационной системы гостиница.

Работа гостиниц связана с накоплением большого количества информации о личных данных клиентов. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных отслеживание клиентов и работы персонала, составлении отчетов, бронирования номеров и формирование необходимой отчетности по поступлениям за определенный период.

Основанием разработки послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы гостиницы:

а) возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков и заселения не в те номера;

в) сложность поиска необходимой информации в журналах работы.

Все вышеперечисленное свидетельствует об актуальности проблемы, вариант, решения которой представлен в данном курсовом проекте.

Задачи курсового проекта:

Определить назначение разработки системного проекта
Определить требования к функциональным характеристикам
Определить состав выполняемых функций
Определить входные и выходные данные
Определить требования к надежности и безопасности
Определить требования к составу технических средств
Определить требования к информационной и программной совместимости
Построить функциональную модель
Осуществить проектирование ER-модели данных (или описание алгоритма решения задачи)
Конструировать прототип
Осуществить реализацию проекта
Протестировать базу данных и приложения системы
Разработать инструкцию пользователя

1. РАЗРАБОТКА СИСТЕМНОГО ПРОЕКТА

1.1. НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ

Подсистема гостиница используется владельцами гостиничных комплексов и предназначена для решения следующих задач:

- ведение базы данных гостиницы;

- хранение и поиск данных о сотрудниках гостиницы;

- хранение и поиск информации о клиентах гостиницы;

- хранение и поиск информации о номерах;

- хранение данных о бронировании, заселении, выезде клиентов и вычисление оплаты за проживание

- вычисление и анализ информации о поступлении оплаты за проживание от клиентов компании;

- поиск информации по основным позициям: забронированные номера, заезд за период, выезд за период.

1.2. ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ХАРАКТЕРИСТИКАМ

1.2.1. СОСТАВ ВЫПОЛНЯЕМЫХ ФУНКЦИЙ

- сбор данных заселившихся клиентов;

- быстрый поиск необходимой информации о номерах, клиентах, сотрудниках по различным критериям, задаваемым пользователями, и вывод ее на печать;

- печатание счетов по оплате;

- формирование статических отчетов по итогам поступления за определенный период.

1.2.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ВХОДНЫХ И ВЫХОДНЫХ ДАННЫХ

- стоимость в сутки;

- бронь, заезд, выезд;

- фамилия, имя, отчество;

- вид документа, серия, номер, кем выдан, дата выдачи;

Клиенты выбирают желаемый номер и его категорию. Все сведения о клиентах и их детях вводятся в базу данных.

Система должна функционировать и в многопользовательском режиме и давать возможность:

- просматривать записи и базы данных, в том числе и с помощью

- добавлять новые записи и изменять существующие;

Результаты по поступлениям и по оплате за определенные периоды тоже сохраняются в базе данных.

- отчет оплаты за проживание;

- отчеты по поиску информации о состоянии номеров;

- список забронированных номеров;

- список заездов и выездов из номеров;

- список клиентов, которые поселились с детьми;

- отчет по поступлению за определенные задаваемый период.

1.3. ТРЕБОВАНИЯ К НАДЕЖНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ

Система должна функционировать в многопользовательском режиме, поэтому каждый пользователь должен иметь свой пароль доступа в систему. Кроме того, в системе должна быть предусмотрена возможность резервного копирование и восстановления данных, а так же программная система должна иметь самовосстановление после сбоев в операционной системе или отключения электропитания.

1.4. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ АППАРАТНЫХ И ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ

Процессор Pentium II 300;
Оперативная память 96 mb;
Дисковое пространство для установки: 360 mb;

После установки: 210 mb;

Пространство для установки и компиляции примеров: 300 mb;

Процессор Pentium III 600;
Оперативная память 128 mb;
Дисковое пространство для установки: 360 mb;

После установки: 210 mb;

Пространство для установки и компиляции примеров: 300 mb;

Разрешение экрана - 1024x768 - 256 цветов;
Прочее ПО: Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.6 (также поставляется на установочном CD) Setup .

Windows 2000 (предпочтительно);
Windows NT 4.0;
Windows Millenium Edition (Windows Me) и Windows 98;
Windows 95. Поддерживается только выполнение, с то время как разработка возможна только на вышеуказанных платформах.
Windows XP и выше

Процессор Pentium II – 450;
Оперативная память 128 мб;
Дисковое пространство - 1 Gb;

Процессор Pentium III – 733;
Оперативная память 256 мб;
Дисковое пространство - 1 Gb.

Минимальные требования к аппаратному обеспечению MS SQL Server 2008:

Процессор Intel (или совместимый) Pentium III 1000 МГц или выше;
Оперативная память 512 МБ или более;
Жесткий диск 20 ГБ или более.

Рекомендуемые требования к аппаратному обеспечению:

Процессор Intel Pentium4 3000 МГц или выше;
Оперативная память 2 ГБ или более;
Жесткий диск 100 ГБ или более.

Требования к программному обеспечению:

Операционная система: MS Windows 2003 Server SP2 (Standard Edition, Enterprise Edition, Data Center Edition), MS Windows 2003 Small Business Server SP2 (Standard Edition, Premium Edition), MS Windows 2008 Server (Standard Edition, Enterprise Edition, Data Center Edition, Web Edition).

Кроме того, некоторые редакции SQL Server 2008, в том числе бесплатную редакцию (Express Edition), можно устанавливать на следующие ОС: MS Windows XP SP2 (Home Edition, Professional Edition, Media Center Edition, Tablet Edition), MS Windows Vista (Home Basic Edition, Home Premium Edition, Business Edition, Enterprise Edition, Ultimate Edition).

2. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОЕКТА

2.1. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ

Разработку программного обеспечения начнем с анализа требований к будущему программному продукту. Построим общую модель предметной области как некоторой части реального мира, с которой будет тем или иным способом взаимодействовать разрабатываемое программное обеспечение.

Построение иерархии диаграмм потоков данных начнем с контекстной диаграммы, которая определяет наиболее общий вид системы. Таким образом, определим, как разрабатываемая система будет взаимодействовать с приемниками и источниками информации.

Система Fidelio Front Office (FFO) помогает автоматизировать основные этапы работы гостиницы: от компьютерного резервирования номеров, регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, веления бухгалтерии и финансов. К преимуществам FFO следует отнести: легкость в эксплуатации, обусловленную достаточно простой логикой построения системы и удобством интерфейса, высокий уровень безопасности, обеспеченный строгим разграничением доступа пользователей, гибкость настройки. FFO может успешно использоваться как в отелях, принадлежащих к гостиничным цепям, так и в независимых отелях и пансионатах с абсолютно разной технологией работы. Среди компьютерных технологий во всем мире широкое распространение получили компьютерные системы резервирования гостиничных услуг.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся:

- бронирование и заселение гостей;

- начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;

- аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;

- выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;

- учет информации о безналичных расчетах;

- получение финансовых и статистических отчетов;

- ведение информации о клиентах и клиентских счетах: ведение истории по клиентам;

- безналичные расчеты с клиентами.

Бронирование включает в себя полный спектр функций, которые не только помогут упростить процесс бронирования и поселения гостей, но и значительно сократить время на все операции, что позволит повысить уровень обслуживания. Создание и обновление броней, разделение детей по возрастным категориям, предоставление информации о наличии номеров, их типе, калькуляция по требованию, лист ожидания, расширенные возможности тарифной политики - все эти функции значительно ускорят работу всего отдела, что поможет уделять больше времени гостям.

В Fidelio функции управления номерами были значительно расширены, и теперь возможно не только выполнять все операции, связанные с уборкой и статусом номеров, но также записывать и хранить информацию по всем действиям с каждым отдельным номером. К особенностям этого модуля можно отнести контроль за статусом номера и его изменение через интерфейс с телефонной системой, поиск номера по его статусу и т.д. Также можно распределять функции горничных (обычные дни или дни отъезда гостей) для каждого номера и создавать отчеты по действиям персонала, распределять горничных на дневные и вечерние смены, просматривать историю номера.

Выводы

Ни одно предприятие индустрии гостеприимства не может обойтись без применения компьютерных систем. Первые гостиничные компьютерные системы появились 30 лет назад, за эти годы компьютерные системы прошли большой путь развития. Сейчас компьютерные системы охватывают все процессы функционирования гостиницы и ее взаимоотношений с гостями. Развитие информационных технологий и их значительные функциональные возможности привели к появлению полностью интегрированных систем компьютерного управления гостиничными предприятиями. В настоящее время широко используются системы, основанные на применении сетей персональных компьютеров и мини-ЭВМ с развитым интерфейсом. Такой информационный мост позволяет обмениваться управленческой и финансовой информацией. Системы позволяют автоматизировать выполнение каждодневных задач персонала и руководства гостиницы.

Список использованной литературы

1. Кабушкин Н.И. Менеджмент гостиниц и ресторанов. Учебник. – 3-е издание. - Мн.: Новое знание, 2002. – 368с.

2. Ляпина И.Ю.Организация и технология гостиничного обслуживания: Учебник для профобразования. М.: ПрофОбИздат, 2001.

3. Волков Ю.Ф. Экономика гостиничного бизнеса. Ростов н/Д: Феникс, 2003.

4. Пикельнер Б.В. Вопросы внедрения средств автоматизации в предприятии гостиничной индустрии // ТУТ Туристские технологии. 2007. №5.

5. Сенин В.С. Организация международной туристской и гостиничной деятельности. М.: Финансы и Статистика, 2002

Базы данных Гостиница – автоматизация процесса учета и анализа данных гостиницы

Введение

В настоящее время использование баз данных в разных сферах услуг становится все более популярным. Практически в каждой фирме есть своя база данных, которая позволяет удобно и быстро получать необходимую информацию и вести учет. Многие предприниматели не представляют продвижение своего бизнеса без систематизированной информации. Поэтому использование баз данных останется актуальным еще долгое время.

Цель базы данных Гостиница – автоматизация процесса учета и анализа данных гостиницы.

Задачи курсовой работы:

-использование СУБД MS Access для создания базы данных

-реализация базы данных по выбранной тематике

1.Определение структуры базы данных

1.1. Постановка задачи и описание таблиц

Для того, чтобы спроектировать базу данных, необходимо поставить перед собой задачи, которые помогут в реализации проекта:

- хранение и поиск данных о сотрудниках гостиницы;

- хранение и поиск информации о клиентах гостиницы;

- хранение и поиск информации о номерах;

- хранение данных о бронировании, заселении, выезде клиентов и вычисление оплаты за проживание

- вычисление и анализ информации о поступлении оплаты за проживание от клиентов компании;

- поиск информации по основным позициям: забронированные номера, заезд за период, выезд за период.

Для создания базы данных MS Access использован Конструктор таблиц, который позволяет определить требуемую структуру таблицы.

Для отображения полной информации по состоянию гостиницы, направлениям её деятельности и отчётности по выполненным работам, созданы следующие таблицы:

1.2.Формирование связей между таблицами

Схема данных имеет вид:

Рис.7 – Схема данных

2.Построение запросов и отчетов

2.1. Построение запросов

Для удобного использования базы данных были созданы запросы.

Запрос №1. Бронь (Рис.8)

В строке Условие отбора введено следующее условие: >=[с какого числа?] And =[с какого числа?] And У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера. КАК ТУТ СКАЧИВАТЬ

1. оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

2. принимает и оформляет необходимые документы.

3. осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

4. ведет документацию по установленным формам.

5. осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

6. следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

7. обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

8. принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

9. ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

10. сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

11. обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

12. информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

14.принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

Организационная структура службы приема и размещения (усовершенствованная)

Дежурный менеджер

Ночной менеджер

Администраторы ресепшиона

Начальник службы приема и размещения

Менеджер службы приема и размещения

Администраторы службы бронирования

Менеджер службы бронирования

Закрепление функций управления за сотрудниками (усовершенствованная)

После усовершенствования организационной структуры службы приема и размещения получилось:

1. Менеджер службы бронирования является отдельным звеном и подчиняется непосредственно начальнику службы приема и размещения. Также как и менеджер службы приема и размещения.

2. В подчинении у менеджера службы приема и размещения находятся дежурный и ночной менеджеры, которым в итоге подчиняются администраторы ресепшена.

3. В подчинении у менеджера по бронированию находятся администраторы отдела бронирования.

4. Остальные работники (Беллманы, портье, швейцары и т.д) остаются в подчинении менеджера службы приема и размещения либо дежурного менеджера.

После вышеперечисленных преобразований работа данной службы будет проще и скооперированнее. Отсутствие многочисленных подчинений упрощает работу любых служб отеля и возлагает большую ответственность на руководящие должности, что исключает или минимизирует невыполненную или выполненную некачественно работу.

Роль химии в жизни человека: Химия как компонент культуры наполняет содержанием ряд фундаментальных представлений о.

Основные направления социальной политики: В Конституции Российской Федерации (ст. 7) характеризуется как.

Основные идеи славянофильства: Славянофилы в своей трактовке русской истории исходили из православия как начала.

Как оформить тьютора для ребенка законодательно: Условием успешного процесса адаптации ребенка может стать.

Читайте также: