Правила деловой переписки в мессенджерах в школе

Обновлено: 05.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Переписка в чатах. Практикум для директора

Как бесконфликтно общаться с родителями в мессенджерах и соцсетях. Советы психолога

В статье – правила бесконфликтного общения в мессенджерах и памятка. Советы юриста помогут понять, какой формат общения выбрать, чтобы избежать конфликтов между родителями и учителями, обращений в суд.

Чтобы общение в чатах было бесконфликтным, смотрите рекомендации психолога и юриста. Предложите учителям раздать родителям и ученикам памятку с правилами поведения в чатах. Повесьте памятку на стенде и на сайте школы. Так вы снизите риск судебных разбирательств.

К сведению:

500 тысяч рублей заплатит школа за публичное оскорбление родителей или учеников в соцсетях (ст. 5.61 КоАП)

Семь правил общения в чатах

Общаться с родителями в мессенджерах можно двумя способами: организовать чат, то есть включить в него сразу много участников, либо общаться индивидуально. Cоблюдайте общие правила переписки.

Пример. Каковы плюсы и минусы рабочей переписки в мессенджерах

Пишите по теме

Соблюдайте деловой стиль общения

Предотвращайте конфликты

Пример. Как общаться в чатах, чтобы сэкономить время и избежать конфликтов

Директор участвует в группе управляющего совета в мессенджере. В чат он выкладывает вопросы, которые надо обсудить или распространить, например, о мероприятиях или графике работы в праздничные дни. Если назревает конфликт, просит прекратить обсуждение темы, поступка ребенка, родителя, педагога. В личных переписках решает индивидуальные просьбы. На личную встречу приглашает для обсуждения личных ситуаций и вопросов, которые могут негативно повлиять на репутацию школы.

Следите за оформлением

Определите время общения

Следите за тем, чтобы не опубликовать персональные данные

Не принимайте важных решений в момент переписки

Помните: важные решения должны быть обдуманными и взвешенными, а не на эмоциях. Нередко такие важные решения лучше принимать по результатам устной беседы

Большинство деловых коммуникаций уже давно перешло в онлайн-формат. Из-за пандемии и частой работы из дома эта тенденция стала распространяться еще быстрее. Теперь многие совещания, обсуждения и деловые встречи происходят в дистанционном формате. И это нужно принять как новую реальность, от которую уже не получится игнорировать.

В связи с развитием различных онлайн-вариантов делового общения приходится привыкать и к новым принципам делового этикета. Преподаватель Русской Школы Управления Ирина Кузютина дает несколько советов, которые помогут грамотно выстроить онлайн-общение с собеседником, не нарушая общепринятых норм и приличий.

Базовые принципы делового онлайн-этикета

Деловой онлайн-этикет строится на тех же базовых принципах, что мы используем при классическом, очном общении с собеседником. Это принципы целесообразности и удобства для партнера .

То есть, общаясь с собеседником, нужно четко представлять, какую информацию вы хотите донести, насколько она интересна вашему партнеру и в каком формате ему будет максимально удобно об этом общаться.

Правила деловой переписки

Все мы уже давно используем электронную почту для делового общения. Однако многие до сих пор совершают ошибки при написании и отправке писем.

Читайте на медиапортале Русской Школы Управления: Речевой этикет в деловой переписке

Правило 1. Отправляйте письма с корпоративных или официальных личных адресов. Не используйте личные электронные ящики с псевдонимами или выдуманными именами.

Правило 2. Четко указывайте тему письма. Если этого не сделать, ваше письмо может так и остаться непрочитанным.

Правило 3. Отправляйте деловые письма в рабочее время, чтобы не беспокоить собеседника во время отдыха.

Правило 4. Обязательно пишите приветствие и обращение по имени. К сожалению, далеко не все соблюдают это элементарное правило вежливого обращения.

Правило 5. Не используйте смайлики, если у вас нет близкого контакта с собеседником. Это может быть воспринято как легкомысленное отношение к делу.

Правила общения в мессенджерах

Мессенджеры сравнительно недавно вошли в нашу жизнь в качестве инструмента делового общения. Именно поэтому многие пока не знают, как правильно себя вести при общении в них.

Правило 1. Уточняйте, в каком мессенджере удобно общаться вашему собеседнику. Мессенджеров сейчас очень много, поэтому, чтобы не потерять контакт, важно вести переписку в одном месте.

Хотите научиться грамотно вести деловые переговоры? Регистрируйтесь на тренинги Русской Школы Управления по переговорам и коммуникациям !

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

Как общаться в социальных сетях

Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого.

При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать.

На что обращать внимание при общении в электронной почте

Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.

Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.

Как быть с видеоконференциями

Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.

Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.

Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.

Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.

Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле.

Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.

При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.

Правила деловых телефонных звонков

Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.

Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.

В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.

Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.

Любую статью можно сохранить в закладки на сайте, чтобы прочесть ее позже.

Режим чтения увеличивает текст, убирает всё лишнее со страницы и даёт возможность сосредоточиться на материале. Здесь вы можете отключить его в любой момент.

Выбирайте правильный канал связи

Любое общение строится на дистанции. Когда незнакомый человек вторгается в личное пространство, это раздражает. Подходить нужно издалека.
Электронная почта — самая безопасная дистанция, публичная. Мессенджеры в соцсетях — зона персонального диалога. Мессенджеры, привязанные к номеру телефона, — личная территория (незнакомый человек откуда-то знает мой номер — это вызывает беспокойство). Телефонный звонок — это вторжение, которое допустимо, только если все горит.

Не беспокойте людей в нерабочее время

Обращайтесь по имени, но соблюдайте границы

Не переходите на “ты” раньше времени

Не ленитесь перечитывать

Выражайте мысли ясно и без лишних эмоций

Общие чаты: больше людей — меньше лишних движений

Думайте не только о своих задачах, но и о получателе — договаривайтесь

В любой нестандартной ситуации спрашивайте, как будет удобно собеседнику. Язык существует для того, чтобы люди договаривались. Если знаете, что у вас может возникнуть вопрос в нерабочее время, предупредите об этом человека заранее. Спросите собеседника, можно ли ему написать (и какой канал/мессенджер для этого лучше использовать) или стоит сразу звонить, чтобы информация не осталась без внимания.

Нестандартные ситуации в коммуникации — все равно что переговоры со злоумышленниками. Сначала предупреждаете, потом делаете шаг в сторону сближения — не наоборот.

Помните о здравом смысле

Читайте также: