Порядок проведения проверки первичных документов кратко

Обновлено: 05.07.2024

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета осуществляется только на основе первичных документов. От того, насколько достоверной будет информация в них, зависит правильность учета и начисления налоговых платежей. Поэтому для бухгалтера важно правильно производить прием первички и ее проверку. Рассмотрим порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов у юридических лиц и предпринимателей, которые ведут бухгалтерию.

Понятие и особенности работы с первичными документами

Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.

Вся документация компании условно делится на две группы:

  1. Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
  2. Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.

Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.

Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.

Контролируются такие параметры:

  • Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
  • Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
  • Целесообразность финансово-хозяйственной операции.

Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:

  • Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
  • Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.

Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Типичные ошибки в бухгалтерских документах

Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
  2. Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
  3. Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.

Как исправляются ошибки в первичных документах

  1. Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
  2. Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

  • Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
  • Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

Ответственность за ошибки в первичной документации

Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.

Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.

Признаки фальсификации документа

Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:

Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.

Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.

Первичными называются бумажные или электронные документы о деловых или финансовых транзакциях. Они используются для подготовки и проверки финансовой отчетности организации. К ним относятся чек, накладная, счет-фактура, акт и т.д.

Все первичные документы, с которыми работает то или иное предприятие, обязательно подлежат проверке. Как правило, этим занимается бухгалтерский отдел.

Однако даже самый опытный специалист может допустить ошибку или не заметить неточность в документах. Нельзя исключать и ситуаций, когда какие-то изменения вносятся преднамеренно и скрываются от руководства. Поэтому оптимальным вариантом проверки является независимый аудит.

Одним из лидеров аудита на российском рынке является компания КСК ГРУПП, которая оказывает широкий спектр консалтинговых услуг в юридической и финансовой сферах, включая проверку различных документов, приведение их к международным требованиям и стандартам.

Что входит в проверку первичных документов?

Проверка первичных документов – это контроль различного вида бумаг, счетов, накладных и т. д. на предмет их полного соответствия установленным нормам. Ей подлежат все документы, которые поступают в бухгалтерию предприятия.

Существует установленный порядок проверки первичных документов. В ходе проверки оцениваются:

  • форма: проверяются правильность заполнения документа, наличие всех необходимых реквизитов (название, дата ее заполнения и т. д.), подписей уполномоченных лиц, печатей (если такие предусмотрены), прочерков на месте незаполненных строк и пр.;
  • содержание: осуществляется контроль корректности всех подсчетов, которые есть в документе (для этого проводится специальная арифметическая проверка), устанавливаются законность и целесообразность выполнения тех или иных операций.

Какие ошибки случаются чаще всего?

В ходе проведения проверки первичных документов в бухгалтерии могут быть выявлены разные ошибки. Однако чаще всего встречаются следующие:

  • заполнение документов на бланках, выбранных самостоятельно и не соответствующих государственным стандартам;
  • отсутствие реквизитов – полное или частичное, а также наличие ошибок в этих данных;
  • исправления – зачеркивания, подчистки, использование корректора и т.д.;
  • записи, сделанные простым карандашом;
  • отсутствие обязательных прочерков в незаполненных строках.

Все эти ошибки касаются формального заполнения документа. Но могут также наблюдаться и помарки в подсчетах. Для их выявления требуется более глубокая проверка. Стоит учитывать, что такие неточности могут быть признаны фальсификацией, а это может повлечь за собой судебную ответственность.

Именно поэтому проверку лучше доверить специализированной компании, которая проведет непредвзятую проверку на высоком профессиональном уровне.

Кому доверить аудит первичных документов?

При работе с документами специалисты компании КСК ГРУПП не только проверят их на ошибки и при необходимости внесут исправления, но и обязательно подготовят бумаги для отправки контрагентам, чтобы они тоже скорректировали свой бухгалтерский учет.

Для проверки документов используются различные инструменты, облегчающие контроль первичной документации и повышающие качество аудита.

Все выявленные неточности, ошибки и факты фальсификации фиксируются, анализируются, после чего руководителю компании предоставляется подробный отчет.

Такой подход позволяет быть полностью уверенным в правильности ведения бухгалтерского учета и исключает потенциальные риски, связанные с контролем движения денежных средств.

Читайте также: