Порядок проведения проверки первичных документов кратко
Обновлено: 05.07.2024
Статья 9. Первичные учетные документы
Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета осуществляется только на основе первичных документов. От того, насколько достоверной будет информация в них, зависит правильность учета и начисления налоговых платежей. Поэтому для бухгалтера важно правильно производить прием первички и ее проверку. Рассмотрим порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов у юридических лиц и предпринимателей, которые ведут бухгалтерию.
Понятие и особенности работы с первичными документами
Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.
Вся документация компании условно делится на две группы:
- Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
- Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.
Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.
Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.
Контролируются такие параметры:
- Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
- Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
- Целесообразность финансово-хозяйственной операции.
Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:
- Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
- Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.
Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Типичные ошибки в бухгалтерских документах
Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:
- Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
- Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
- Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.
Как исправляются ошибки в первичных документах
- Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
- Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.
Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.
Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:
- Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
- Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.
Ответственность за ошибки в первичной документации
Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.
Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.
Признаки фальсификации документа
Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:
Как избежать ошибок при заполнении первичной документации
Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.
Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.
Первичными называются бумажные или электронные документы о деловых или финансовых транзакциях. Они используются для подготовки и проверки финансовой отчетности организации. К ним относятся чек, накладная, счет-фактура, акт и т.д.
Все первичные документы, с которыми работает то или иное предприятие, обязательно подлежат проверке. Как правило, этим занимается бухгалтерский отдел.
Однако даже самый опытный специалист может допустить ошибку или не заметить неточность в документах. Нельзя исключать и ситуаций, когда какие-то изменения вносятся преднамеренно и скрываются от руководства. Поэтому оптимальным вариантом проверки является независимый аудит.
Одним из лидеров аудита на российском рынке является компания КСК ГРУПП, которая оказывает широкий спектр консалтинговых услуг в юридической и финансовой сферах, включая проверку различных документов, приведение их к международным требованиям и стандартам.
Что входит в проверку первичных документов?
Проверка первичных документов – это контроль различного вида бумаг, счетов, накладных и т. д. на предмет их полного соответствия установленным нормам. Ей подлежат все документы, которые поступают в бухгалтерию предприятия.
Существует установленный порядок проверки первичных документов. В ходе проверки оцениваются:
- форма: проверяются правильность заполнения документа, наличие всех необходимых реквизитов (название, дата ее заполнения и т. д.), подписей уполномоченных лиц, печатей (если такие предусмотрены), прочерков на месте незаполненных строк и пр.;
- содержание: осуществляется контроль корректности всех подсчетов, которые есть в документе (для этого проводится специальная арифметическая проверка), устанавливаются законность и целесообразность выполнения тех или иных операций.
Какие ошибки случаются чаще всего?
В ходе проведения проверки первичных документов в бухгалтерии могут быть выявлены разные ошибки. Однако чаще всего встречаются следующие:
- заполнение документов на бланках, выбранных самостоятельно и не соответствующих государственным стандартам;
- отсутствие реквизитов – полное или частичное, а также наличие ошибок в этих данных;
- исправления – зачеркивания, подчистки, использование корректора и т.д.;
- записи, сделанные простым карандашом;
- отсутствие обязательных прочерков в незаполненных строках.
Все эти ошибки касаются формального заполнения документа. Но могут также наблюдаться и помарки в подсчетах. Для их выявления требуется более глубокая проверка. Стоит учитывать, что такие неточности могут быть признаны фальсификацией, а это может повлечь за собой судебную ответственность.
Именно поэтому проверку лучше доверить специализированной компании, которая проведет непредвзятую проверку на высоком профессиональном уровне.
Кому доверить аудит первичных документов?
При работе с документами специалисты компании КСК ГРУПП не только проверят их на ошибки и при необходимости внесут исправления, но и обязательно подготовят бумаги для отправки контрагентам, чтобы они тоже скорректировали свой бухгалтерский учет.
Для проверки документов используются различные инструменты, облегчающие контроль первичной документации и повышающие качество аудита.
Все выявленные неточности, ошибки и факты фальсификации фиксируются, анализируются, после чего руководителю компании предоставляется подробный отчет.
Такой подход позволяет быть полностью уверенным в правильности ведения бухгалтерского учета и исключает потенциальные риски, связанные с контролем движения денежных средств.
Читайте также: