Подготовка и проведение пресс конференции кратко
Обновлено: 05.07.2024
3.Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).
4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции. Факторы, которые важны:
· место проведения мероприятия;
· спикеры, время и темы их выступлений;
· наличие информационных материалов и сувенирной продукции;
· привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);
· привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;
· обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;
5. Составление списков СМИ и их утверждение
6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.
7. Пишется текст приглашения, который должен содержать:
· информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;
· дату, время и место проведения пресс-конференции;
· темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;
· краткое описание освещаемой темы;
· краткую информацию о компании (бэкграундер;
· для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.
8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:
а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;
б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:
· наводящего вопроса первому журналисту;
· беседы с главным редактором или редактором отдела;
· установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.
9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции.
10. В процессе устного приглашения журналистов необходимо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирования спикеров.
12. Пишется пресс-релиз, который должен:
· включать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию;
· содержать логотип компании;
· соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов компании.
Более подробно о составлении пресс-релиза см. одноименную главу.
13. Обязательно создается информационная папка для журналистов. Классическая пресс-папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):
· программа пресс-конференции, включая список спикеров;
· пресс-релиз;
· биографии с фотографиями спикеров компании;
· копии презентаций спикеров (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);
· фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM);
· информация о рынке, на котором работает компания;
· актуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании);
· цифры и факты (факт-лист);
· брошюра (или история компании);
· корпоративный бюллетень или издание;
· визитки контактного лица (PR-менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит общение со СМИ).В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании;
· папка с логотипом компании (или пакет), в которую упаковывается весь указанный набор материалов.
Примечание. Ваша пресс-папка может отличаться от приведенного списка, но в ней обязательно должны присутствовать материалы, выделенные жирным шрифтом.
14. Подготавливается презентация для спикеров (при необходимости).
15. Заблаговременно, до пресс-конференции, составляется список наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами:
а) с использованием профессиональной интуиции;
б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией.
16. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает:
· информирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия;
· определение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и сценария пресс-конференции;
· информирование об отношении СМИ и настрое журналистов;
· напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ;
17. На мероприятие PR-менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:
· сформированные пресс-папки для журналистов;
· именные беджи для журналистов с названием изданий;
· беджи для спикеров;
· списки для регистрации и собственные визитки в достаточном количестве;
· таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;
· настольные таблички с именами спикеров;
· элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.
19. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) один из представителей компании должен встречать журналистов у входа. В случае доставки журналистов собственным транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.
20. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-папки и дополнительную информацию.
21. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.
22. PR-менеджер должен следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10-15 минут необходимо отвести на вопросы журналистов.
23. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.
24. По окончании пресс-конференции PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в пресс-конференции.
25. В тот же день после проведения пресс-конференции необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии.
26. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.
27. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. (Рекомендации в отношении очередности телефонных звонков смотри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций. Публикации собираются по мере их выхода, подшиваются, а копии рассылаются по компании.
Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:
· докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;
· репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);
· вопросы задаются по очереди;
· профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.
Ведущий пресс-конференции должен:
1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.
2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.
3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".
5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.
6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.
7. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.
8. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.
Методика организации пресс-конференции
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.
Пресс-конференции — это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений.
Преимущества пресс-конференций:
- всегда возможна проверка и уточнение версий,
- получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений),
Подготовка пресс-конференции:
Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль. Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.
Информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) ручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
8. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.[3]
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов:
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
- микрофоны на столе и в зале;
- ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
- телефонную связь;
- технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
- система синхронного перевода;
- службы аккредитации;
- служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:
· докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;
· репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);
· вопросы задаются по очереди;
· профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.
Ведущий пресс-конференции должен:
1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.
2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.
3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".
5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.
6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.
7. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.
8. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.
Методика организации пресс-конференции
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.
Пресс-конференции — это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений.
Преимущества пресс-конференций:
- всегда возможна проверка и уточнение версий,
- получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений),
Подготовка пресс-конференции:
Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль. Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.
Информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) ручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).
8. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.[3]
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов:
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
- микрофоны на столе и в зале;
- ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
- телефонную связь;
- технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
- система синхронного перевода;
- службы аккредитации;
- служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Развитие социальных медиа изменило отношение к пресс-конференции, как способу общения с журналистами. Среди пиарщиков бытует мнение, что пресс-конференция – вымирающий формат. Но, может быть, пациент все-таки скорее жив, чем мертв, просто нужно научиться с ним правильно работать в новых условиях? Pressfeed разобрался, когда пиарщику не обойтись без пресс-конференций, как правильно их организовывать, каких ошибок нужно избегать, чтобы не навредить своей компании, и как применить креатив в таком, казалось бы, довольно формальном мероприятии.
Давайте вспомним про другие попытки посеять панику в наших рядах, когда, например, из каждого утюга кричали, что email-маркетинг мертв. И что же мы видим сегодня? Успешные бизнесы, построенные исключительно на email-рассылках. А сколько копий было сломано на тему того, что из-за соцсетей люди разучились читать длинные тексты. Закончилось все тем, что мир накрыло буйное помешательство на лонгридах, которые сейчас не пишет разве только тот, кто не умеет писать совсем.
Может, и в пресс-конференцию, как формат общения со СМИ, пока еще рано забивать последний гвоздь? Давайте разбираться.
В каких случаях устраивать пресс-конференцию
Итак, главный вопрос, на который нужно ответить PR-менеджеру, — действительно ли инфоповод нуждается в проведении пресс-конференции. В конце концов, организация пресс-конференций — это всегда немалые расходы, поэтому нужно убедиться, что они будут оправданы.
Какие пресс-конференции наиболее востребованы журналистами
Итак, с политикой и спортом все понятно. В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?
1. Когда пресс-конференция — единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.
2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.
3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.
4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.
5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.
6. Если пресс-конференция — это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.
Как быстро познакомиться с журналистами, пишущими на вашу тему, и организовывать публикации в СМИ бесплатно?
7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.
8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.
Анна Загумённая, PR Partner:
Как выбрать оптимальное время для пресс-конференции
Первое, что нужно сделать, назначая день проведения пресс-конференции, — это убедиться, не запланировано ли на это время какое-то событие, по масштабам явно превосходящее ваше. Журналисты не могут одновременно присутствовать в двух местах, и их выбор всегда будет сделан в пользу более крупного инфоповода.
Желательно, чтобы конкуренты не анонсировали значимых событий на тот же день, иначе вам придется соперничать за внимание прессы. Не стоит планировать пресс-конференцию на даты, предшествующие крупным праздникам, с большим количеством выходных. Как правило, в такое время аудитория СМИ снижается.
Наиболее оптимальные дни для проведения пресс-конференции: вторник, среда, четверг. Понедельник, понятно, день тяжелый. А в пятницу не до мероприятий для прессы — все уже мыслями о предстоящих выходных.
Лучшее время для пресс-конференции — это вторая половина дня, начиная с 11.00/12.00 до 16.00/17.00 включительно. Главное, чтобы было не очень рано, поскольку журналисты в силу профессии и режима работы редакций редко бывают жаворонками, и не слишком поздно, потому что никому не хочется слишком уж задерживаться после работы.
Постарайтесь построить пресс-конференцию так, чтобы она длилась 30-60 минут. По истечении часа внимание рассеивается, и воспринимать информацию становится тяжело.
Где проводить пресс-конференцию
Главные критерии в этом вопросе — удобство, территориальная доступность и техническая оснащенность площадки. Нужно, чтобы до места проведения пресс-конференции можно было без проблем добраться на общественном транспорте.
Лекция по теме "Коммуникационное взаимодействие организации со СМИ (Media relations)"
1. Организация пресс-конференций, брифингов и интервью
Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи офи циальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.
Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, про должается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами.
Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.
Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если:
2) в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;
3) журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.
В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом и необходимости в проведении пресс-конференции нет .
Подготовка и проведение пресс-конференции
Пресс-конференция - важнейшее средство ПР , требующее тща-тельной подготовки, состоящей из следующих этапов.
1. Выбор даты и времени проведения конференции . Возможны некоторые варианты:
. пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;
. если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).
Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.
2. Выбор подходящего помещения . Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в биз нес-центрах отелей, местных пресс-клубах , общественных зданиях, распо ложенных в неудаленных от представителей СМИ районах.
Необходимо проверить наличие:
. соответствующего количества стульев;
. места для размещения TV -камер;
. стойки для микрофона на платформе;
. электропитания (розетки для TV -оборудования);
. стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
. стола и стульев для докладчиков;
. стендов (при необходимости);
. минеральной воды для участников (желательно).
3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.
Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:
. полное имя основных докладчиков;
. немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
• дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
• полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.
4. Подготовка текстов докладов . Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.
5. Накануне пресс-конференции :
- проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;
- уточняются порядок и содержание выступлений;
- делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
- составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.
6. В день проведения пресс-конференции . Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа установ лены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.
Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).
Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь беджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.
Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.
После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.
По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.
7. По окончании пресс-конференции , как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.
Подготовка брифинга
За несколько дней до брифинга следует:
. заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);
. позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);
. вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;
. организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;
. накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;
. проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;
. подготовить нужные печатные материалы.
Перед началом брифинга необходимо:
. проверить готовность информационно-аналитической службы;
. убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.
Во время брифинга следует:
. представить журналистов и выступающих друг другу;
. создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;
. составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.
Интервью представителя органа власти для СМИ
Различают следующие виды интервью:
2) очное косвенное;
Заочное интервью предполагает предварительную договоренность между ПР-меном и корреспондентом о письменной подготовке вопро сов, интересующих прессу, и передаче их в пресс-службу организации. В организации готовятся ответы в письменной форме и передаются корреспонденту газеты/журнала для публикации. Естественно, что это самый спокойный и наиболее предпочитаемый руководителями организаций вид интервью.
Очное косвенное интервью предполагает предварительное озна комление с вопросами. Однако само интервьюирование проводится кор респондентом очно и не исключает новых, незапланированных вопросов, которые могут возникнуть у корреспондента во время интервью. Если интервью к тому же снимается для показа по TV , оно, безусловно, требует большего нервного напряжения, собранности и подготовленности, нежели заочное интервью.
Очное прямое - самый сложный вид интервью. Вопросы предварительно неизвестны. Репортер, возможно, тоже. Не исключается прямой эфир.
Практики ПР советуют воспользоваться следующими рекомендациями по подготовке к проведению интервью.
Интервью для печати
За несколько дней до интервью
. Если известно, кто именно придет брать интервью, попробуйте найти опубликованные статьи данного корреспондента по теме интервью. Этот поможет Вам определить отношение корреспондента к про блематике, понять его позицию, представить возможный круг вопросов, интересующих его, и подготовиться к интервью соответствующим обра зом.
. Передайте корреспонденту необходимые печатные материалы. Не забудьте прежде всего проинформировать прессу о целях работы вашей организации.
. Уточните способ проведения интервью - по телефону или лично. Продумайте, куда бы лучше для Вас пригласить корреспондента в случае личного интервьюирования. Можно, если Ваш офис непредставителен, провести интервью в ресторане или арендовать офис в гостинице.
. Выясните, планирует ли корреспондент фотографии для публикации, уточните, какие именно, и подготовьте для этого все необходи мое. Уточните, входит ли в планы журналиста взять дополнительное ин тервью, имеющее отношение к фотографиям.
. Узнайте предполагаемую продолжительность интервью, дату возможной публикации и рубрику, в которой будет напечатан материал.
. Осмотрите помещение, в котором будет проводиться фотосъемка. Помните, что фон имеет важное значение .
Во время интервью
• Ответственный за связь с прессой должен присутствовать при проведении интервью. Он ни во что не вмешивается, только фиксирует вопросы. Его позиция - “во имя интервью”.
• Удостоверьтесь в том, что журналист получил ознакомительные материалы.
. Проследите за тем, чтобы во время фотосъемки на втором плане не оказались сломанные стулья и прочие неуместные предметы или над писи.
. Если вы считаете целесообразным записать на диктофон интервью, обязательно предупредите об этом журналиста и никогда не делайте запись без разрешения.
. Проверьте, правильно ли журналист записал полное имя и должность интервьюируемого , а также ответственного за связь с прессой.
. Удостоверьтесь, что журналист знает, для чего предназначена предоставляемая информация. Она может предназначаться: для общей информации, для цитирования, для записи, не для записи.
Интервью на TV
1. Определите цель . Продумайте заранее ключевые моменты Вашей речи. Постарайтесь акцентировать внимание на наиболее важных аспектах. Помните, что показ интервью займет мало времени, возможно, будет показана только его главная (с точки зрения журналистов) или наиболее выразительная часть.
3. Будьте уверены в себе. Все время помните о том, что Вы знаете о предмете разговора больше, чем ваш собеседник. Будьте дружелюбны, корректны, спокойны. Ваше волнение естественно и оправдано, не переживайте об этом. Разговаривайте с собеседником так, как с другом -н еофициально, но, ни в коем случае, не фамильярно, - это создает имидж вежливого и приятного человека.
4. Сохраняйте инициативу в своих руках . Сосредотачивайтесь на тех частях вопроса, которые могут вывести к Вашей основной цели. Не бойтесь “провокационных” вопросов, отвечая на которые, Вы должны затронуть отрицательные стороны. Говорите об отрицательных моментах, но всегда делайте упор на положительные .
5. Отвечайте на вопросы внимательно. Внимательно слушайте каждый вопрос. Если Вы не поняли его или не знаете, как отвечать, честно скажите об этом. Не допускайте, чтобы Вас втягивали в разговор вне Вашей компетенции. Если возможно, отвечайте на вопросы “да” или “нет”, а затем развивайте свою мысль. Во-первых, это поможет Вам сформулировать ответ, во-вторых, будет соответствовать имиджу откровенного серьезного человека.
Информационный повод
Как уже было сказано, действие ПР направлено не столько на бла гоприятное освещение спонтанных событий, происходящих в организации и никого не способных заинтересовать, сколько на создание специальных событий, которые впоследствии будут описаны и освещены. В этом плане ПР является инициатором ситуаций, создателем того, что называют новостным событием, или информационным поводом.
Читайте также: