Организационные формы комплектования кадров кратко

Обновлено: 02.07.2024

Обладая информацией о стратегии организации, ее структуре, основных направлениях деятельности и приемлемой организационной культуре, служба персонала может начать поиск и отбор необходимых работников. Различают внутренние и внешние источники комплектования организации кадрами.

Внутренние источники — это люди, работающие в организации.

Методы набора персонала из внутреннего источника разнообразны.

Внутренний конкурс. Служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, известить об этом всех работающих, попросить их порекомендовать на работу своих друзей и знакомых.

Совмещение профессий. В этих случаях целесообразно использовать и совмещение должностей самими работниками фирмы (если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы).

Ротация. Весьма эффективным для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста, считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей. Возможны следующие варианты перемещений руководителей:

· повышение (или понижение) в должности с расширением (или уменьшением) круга должностных обязанностей, увеличением (уменьшением) прав и повышением (понижением) уровня деятельности;

· повышение уровня квалификации, сопровождающееся поручением руководителю более сложных задач, не влекущим за собой повышения в должности, но сопровождающимся повышением зарплаты;

· смена круга задач и обязанностей, не вызванная повышением квалификации, не влекущая за собой повышения в должности и роста зарплаты (ротация).

Такого типа ротации, как правило, приводят к расширению кругозора, повышению управленческой квалификации и в конечном счете сопровождаются должностным ростом работников организации.

К внешним источникам подбора персонала относится все то неопределенное количество людей, способных работать в организации, но не работающих в ней в настоящий момент. Среди них могут быть как люди, с которыми руководители организации и работники службы персонала раньше встречались по вопросу трудоустройства (из так называемого списка ожидания), так и специалисты, с которыми подобные встречи еще предстоят.

Центры занятости. Многие фирмы и компании используют местные центры занятости в качестве источника для найма людей. Эти службы могут помочь найти не слишком квалифицированный персонал (для простой, рутинной работы, возможно, требующей неполной занятости). Как правило, через службу занятости устраиваются на работу специалисты, которые потеряли работу из-за банкротства своих прежних предприятий и были вынуждены пройти переобучение (переподготовку) для освоения новой специальности.

Агентства по найму (кадровые агентства). Многие менеджеры по персоналу пользуются услугами агентств по найму, чтобы сэкономить время и избежать трудностей при поиске нового персонала. Агентству представляется заявка на специалистов с указанием должности, оклада, содержания деятельности, ориентировочных критериев поиска и отбора. Как правило, хорошо работающее агентство представляет нескольких кандидатов, чтобы работодатель сделал свой выбор самостоятельно. На представленных специалистов может быть дана “гарантия”, которая вступает в силу в случае увольнения специалиста по собственному желанию или некомпетентности в течение оговоренного срока. В таком случае агентство обязано бесплатно представить других кандидатов на данную должность.

Самостоятельный поиск через средства массовой информации. Многие серьезные фирмы предпочитают самостоятельно искать и отбирать кандидатов на работу. В этом случае очень важно хорошо представлять себе, к каким средствам массовой информации они обращаются.

Необходимо правильно сформулировать информационное объявление, чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно в объявлении отметить некоторые особенности интересующего вас персонала (ограничения при наборе), например, образование, особый опыт работы или, наоборот, отсутствие практического опыта.

23. Виды адаптации персонала и их содержание.

Адаптация персонала — один из видов адаптации, представляющий процесс взаимного приспособления работника и организации.

Виды адаптации персонала – это составные элементы общего процесса трудовой адаптации, определяемые особенностями производственно-экономической системы и социальных отношений в организации. Виды адаптации персонала таковы – психофизиологическая адаптация – приспособление к новым физиологическим и психологическим нагрузкам, физиологическим условиям труда; социально-психологическая адаптация – приспособление к относительно новому социуму, нормам поведения и взаимоотношений в новом коллективе; профессиональная адаптация – доработка трудовых способностей (профессиональных навыков, дополнительных знаний, навыков сотрудничества и т.п.); организационная адаптация – усвоение роли и организационного статуса рабочего места и подразделения в общей организационной структуре, а также понимание особенностей организационного и экономического механизма управления организацией.

В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относятся физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т.п.). В процессе социально-психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. Сотрудник получает информацию о системе деловых и личностных взаимоотношений в коллективе, о формальных и неформальных группах, о соц. позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым соц. опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой. Профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей (знаний и навыков), а также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе. В процессе организационной адаптации сотрудник знакомится с особенностями организационно-экономического механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Выделяется еще одна специфическая сторона организационной адаптации – подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений (технического или организационно-экономического характера).

24. Система непрерывного образования персонала

Система непрерывного образования персонала предусматривает целенаправленный комплекс информационных и образовательных элементов, обеспечивающих повышение квалификации работников данного предприятия в соответствии с задачами его развития и с учетом потенциальных способностей сотрудников.

Основные принципы организации системы непрерывного образования персонала (НОП) следующие:

· обязательность учета повышения квалификации при оценке руководителей и специалистов при их выдвижении, организации их заработной платы и стимулирования;

· cистематичность соблюдения сроков повышения квалификации с отрывом от работы, организации самостоятельного повышения квалификации;

· дифференцированное, комплексное использование различных форм и методов повышения квалификации исходя из целей обучения с учетом выполняемых функций, требований к знаниям, уровню образования;

· целенаправленность обучения с учетом современного уровня развития техники, технологии, экономики, организации и управления производством по квалификационной специальности;

Организация непрерывного образования персонала на каждом предприятии должна носить сугубо конкретный характер. Создание, сбор, хранение и развитие знаний невозможны без высококачественной системы образования и новых подходов к многовариантности и индивидуализму передачи информации в системе преподаватель - обучаемый.

Для постоянного развития персонала необходимо использовать интенсивные образовательные технологии, характерными чертами которых являются принудительная активизация мышления; длительная и устойчивая активность обучаемого; повышение интенсивности мыслительной деятельности; творческий характер и эмоциональная окрашенность индивидуальной и групповой работы; коллективизация процесса обучения.

Дистанционная форма обучения может стать главной формой получения современных профессиональных знаний на основе программированных учебных пособий в условиях гибкого графика планирования учебного процесса, проведения консультаций с квалифицированными преподавателями.

В основу обучения должны быть положены следующие принципы:

· Ориентация на индивидуальные запросы обучаемого.

· Гибкий график обучения.

· Активизация самообразования на основе планирования служебной карьеры и аттестации персонала.

· Модульность обучения - возможность набора программ исходя из потребностей обучаемого.

· Применение современных средств обучения (обучающие программы, созданные в среде мультимедиа, INTERNET, и т.д.).

· Использование методов активного обучения на занятиях (тренинги, разбор ситуаций, игры).

Повышение квалификации и непрерывное образование персонала должно занять ведущее место в системе управления кадровым потенциалом - прежде всего для достижения конкурентоспособности предприятия и связи кадровой политики с его экономической стратегией. Оригинальность и уникальность знаний, создавая труднопреодолимые барьеры на пути замены и имитации, позволяют рассматривать их в качестве основного ресурса, обеспечивающего конкурентоспособность организации. Знания, накопленные и полученные в системе образования через лицензии, патенты, торговые марки и базы данных, трансформируется в инновации, прибыль от которых в сотни раз превышает издержки на их создание.

Любая организация должна постоянно всесторонне "обучаться". Только благодаря обучению ее деятельность может приобрести экономическую устойчивость в своей производственной деятельности как на внутреннем, так и на внешнем рынке. От того, как будет решаться проблема непрерывного образования персонала, во многом зависит будущее России.

Процесс комплектования кадров включает в себя несколько этапов:

- поиск необходимого персонала;

- отбор кандидатов на вакантную должность;

- распределение по рабочим местам;

- продвижение по службе.

Задачи менеджера по персоналу по комплектованию кадров:

1. Определение оптимальной численности исполнителей.

2. Определение качественного состава персонала.

3. Подбор кадров, необходимых для реализации целей организации.

4. Распределение по рабочим местам в соответствии с уровнем квалификации работника и направлениям профессиональной деятельности.

5. Сохранение квалифицированных работников.

6. Обеспечение продвижения по службе внутри организации.

Правильное построение работы по подбору персонала является главным условием формирования работоспособного и успешного коллектива. В этом процессе выделяются следующие этапы:

1. Предварительное определение круга обязанностей сотрудника, из которого вытекают требования к качеству и уровню знаний кандидата на должность, к уровню его квалификации.

2. Составление перечня ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать сотрудник.

3. Составление перечня мер поощрения сотрудника.

4. Составление перечня личных качеств человека, возрастных, профессиональных и иных характеристик.

5. Составление должностной инструкции.

В результате такой подготовки должно получится описание вакантной должности, с которым знакомится кандидат.

Описание вакансии может представлять собой следующую таблицу:

Должностные обязанности экспедитора службы ДОУ	Требования к кандидату
Доставка документов из почтового отделения и обратно	Наличие личного автомобиля, наличие прав, отсутствие вредных привычек
Оформление доставки в почтовом отделении	Аккуратность, ответственность, порядочность
Работа с персональными данными работников	Наличие подписки об ответственности за неразглашение конфиденциальной информации, возраст не менее 35 лет, наличие характеристики или рекомендательного письма с предыдущего места работы.

Должностная инструкция – это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Инструкция позволяет оценивать работу каждого сотрудника. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор.

Разработка должностных инструкций – обязанность руководителя службы управления персоналом. Инструкция согласовывается с руководителем структурного подразделения и юристом организации. Утверждает инструкцию первый руководитель.

Структура текста должностной инструкции

1. Общие положения

1.1. Определение категории работника (руководитель, специалист или технический исполнитель).

1.2. Условия приема на работу и увольнения (кто принимает на работу и освобождает от должности).

1.3. Кому подчиняется данный работник.

1.4. Какими нормативно-правовыми документами руководствуется в своей профессиональной деятельности.

1.5. Требования к образованию и квалификации, к стажу работы.

2. Должностные обязанности (какие виды работ должен выполнять).

3. Права работника.

4. Ответственность работника.

Требования к кандидату на должность могут быть отражены в квалификационной карте. Квалификационная карта – документ, в котором отражен набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать сотрудник.

Поиск кандидата на должность не должен быть бессистемным,не должен иметь случайный характер. Случайные претенденты на должность обычно рассылают резюме по разным предприятиям, так как им не важно место работы, их интересует работа по данной специальности, что противоречит основной задаче кадровой службы – обеспечение предприятия кадрами, заинтересованными в успехе деятельности этого предприятия.

Способ подбора персонала из случайных людей не должен быть единственным. Методы подбора персонала, сочетание их различных видов – основная задача кадровой службы. Можно отметить следующие активные методы подбора персонала:

1. Поиск кандидатов внутри организации. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице, воспитывает преданность предприятию. Но передвижение персонала должно базироваться только на деловых качествах человека.

Преимущество этого метода заключается в том, что коллектив знаком с кандидатом на должность и поэтому период адаптации минимален.

Недостаток метода заключается в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои творческие качества.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников ВУЗов. Специалист кадровой службы устанавливает связь с подразделениями вузов, отвечающих за трудоустройство выпускников. В данном случае необходимо вести поиск способных студентов, привлекать их к работе в процессе учебы (прохождение различного вида практик) и даже финансировать их обучение (оплата обучения на внебюджетных формах, выплата стипендии или дополнительного поощрения на бюджетных отделениях).

Этот метод позволяет омолаживать коллектив и реализовывать перспективные направления в бизнесе.

3. Обращение в бюро по найму рабочей силы. Подобные бюро ведут целенаправленный поиск специалистов в соответствии с требованиями работодателя.

4. Изучение и публикация объявлений в средствах массовой информации. Поиск работников таким способом невозможен на должности, связанные с обработкой конфиденциальной информации.

5. Использование личных связей и рекомендаций знакомых и коллег.

6. Рекомендации работающих в организации специалистов. Обычно такие рекомендации отличаются ответственностью и взвешенностью, так как впоследствии с рекомендуемыми людьми придется работать вместе.

После того как будут найдены кандидаты на вакантную должность, проводится процедура отбора персонала. Общие принципы отбора:

1. Обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, предъявляемым содержанием работы.

2. Равный доступ любого человека в организацию, чьи способности и профессиональная подготовка соответствуют требованиям.

3. Поиск не идеальных кандидатов (таких не бывает), а подходящих на данную должность.

4. Ориентация на наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требует рабочее место.

5. Отказ в приеме новым работникам, если потребности в них нет.

6. Включение в процесс элементов социологического, психологического и медицинского отбора.

7. Соблюдение законодательных норм и этических правил.

Во всем мире приняты следующие критерии отбора: образование, уровень профессиональных навыков, опыт работы и личностные качества претендента.

Методы отбора персонала:

1. Анализ анкетных данных, содержащихся в документах, представленных кандидатом на должность. Данный метод отличается простотой и небольшими затратами на отбор персонала. Но при этом можно получить только информацию о прошлом кандидата, определить же перспективу его роста невозможно.

2. Наведение справок о кандидате через третьих лиц ( руководитель на последнем месте работы, сотрудники, друзья и т.п.) Применение данного метода возможно только при получении на это разрешения самого кандидата. Данный метод дает возможность обезопасить организацию от нечестных людей, но информация, полученная таким образом, может быть очень субъективной.

3.Собеседование. Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов в присутствии руководителя структурного подразделения и руководителя кадровой службы. Как правило, собеседование проводится один раз. Возможно предварительное и окончательное собеседование.

Собеседование может проводится тремя способами:

· По заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется. При подобной схеме не выявляются индивидуальные особенности кандидата.

· Заранее готовится схема основных вопросов, которую эксперт расширяет, направляя беседу в необходимое русло.

· По заранее подготовленному списку тем, которые необходимо затронуть в беседе.

В процессе собеседования ведется протокол. Ход беседы может фиксироваться на видео- или аудиопленку, но только после получения письменного согласия на это кандидата.

При проведении экспертных мероприятий обязательно проверяются паспортные данные, фотографии на соответствии личности кандидата.

Данный метод позволяет получить наиболее полную информацию о кандидате, и кандидат, в свою очередь, получает информацию об организации. Слабой стороной данного метода является потенциальная опасность ошибочной оценки кандидата на основе первого впечатления, субъективности этой оценки.

4.Тестирование проводится для определения уровня профессиональной пригодности и диагностики личностных качеств претендента. Данный метод позволяет объективно оценить кандидата, но требует достаточно больших затрат на проведение процедуру отбора.

5. Оценка по реферату (докладу, проекту): кандидат представляет презентацию подготовленного проекта. Данный метод наиболее оптимален для отбора кадров управления.

6. Метод проведения деловых игр. Организовывать и применять данный метод должен специально подготовленный специалист (модератор) и психолог. Поэтому данный метод является финансово затратным.

8. Испытательный срок: основная цель – оценить кандидата в процессе профессиональной деятельности.

Факторы, влияющие на комплектование кадров:

Внешние факторы	Внутренние факторы
- демография - уровень социально-экономического развития общества - трудовое законодательство	- организационно-технический уровень организации - стратегия организации - масштаб работы - содержание работы - сложность работы - отношение к работе

Состав процедур приема граждан на работу.Технология приема граждан на работу включает следующие процедуры:

1. Обращение гражданина в кадровую службу.

2. Ознакомление гражданина с описанием вакансии и получение его предварительного согласия.

3. Получение от гражданина необходимых документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, страховое свидетельство пенсионного фонда, свидетельство о присвоении ИНН) и их изучение.

4. Собеседования гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажа по технике безопасности, инструктажа по исполнению должностных обязанностей, медицинского

осмотра (при условии, если работа связана с наличием необходимого уровня состояния здоровья, или при наличии в соцпакете медицинской страховки) и т.д.

5. Составление, согласование, подписание трудового договора.

6. Выдача работнику одного экземпляра трудового договора.

7. Оформление приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом и выдача по его просьбе ксерокопии приказа.

8. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и о дате начала работы.

9. Внесение данных о работнике в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы.

10. Заполнение личной карточки по учету кадров.

11. Внесение данных о работнике в учетные бухгалтерские документы.

12. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

13. Выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство пенсионного фонда оформляются работодателем.

Если гражданин направлен на работу службой трудоустройства, он должен предъявить соответствующее направление. Если должность работника требует специальных знаний, предъявляется документ об образовании или профессиональной подготовке.

Работодателю запрещается требовать от гражданина какие-либо письменные справки, когда необходимые данные подтверждены в паспорте, трудовой книжке, в свидетельстве о рождении и других государственных документах.

Запрашивать медицинскую информацию работодатель имеет право только тогда, когда выполнение работником трудовых функций требует определенного состояния здоровья и при получении права на социальные пособия. Если гражданин проходит медицинский осмотр, то его выводы должны касаться только допуска к предполагаемой работе.

Состав документов, необходимых при приеме на работу.Помимо документов, указанных в технологической цепочке приема граждан на работу, необходимы следующие документы: резюме, автобиография, характеристика, список научных трудов и изобретений, список печатных работ.

Законом не предусмотрено обязательное составление гражданином заявления о приеме на работу: эту функцию исполняет трудовой договор. Резюме только входит в практику российского кадрового делопроизводства и не является обязательным для заполнения документом.

Документы каждого кандидата на должность должны храниться в отдельной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя, отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность,структурное подразделение, дата обращения о приеме на работу, технологическая цепочка оформления. Внутри папки должна быть опись документов. Папки хранятся в металлическом шкафу или сейфе. Передача папок с документами кандидатов внутри кадровой службы и работа с ними допущенных к этим документам лиц осуществляется под роспись в специальном передаточном журнале.

Контроль достоверности персональных данных.Представленные кандидатом на должность документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств и других персональных данных во всех документах; идентичность фотографий и личности гражданина; наличие необходимых отметок и записей; отсутствие подчисток и исправлений; качество печатей и наличие необходимых подписей. Сведения, включенные в характеристики, могут быть проверены путем обращения в организацию, выдавшую документ. Документы, вызвавшие сомнения, возвращаются гражданину и одновременно ему отказывают в приеме на работу.

Особое внимание обращается на оформление паспорта и трудовой книжки. Трудовая книжка должна соответствовать установленной форме. Все печати должны соответствовать названиям организаций, которые их поставили.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие задачи приходится решать менеджеру по персоналу при комплектовании кадров?

2. Назовите основные методы отбора персонала?

3. Почему подбор кандидатов на должность должен иметь комплексный характер?

Как наладить работу с кадровыми документами в компании и избежать штрафов.
Разбираемся с практикующим кадровиком Татьяной Калугиной.

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Татьяна Калугина Эксперт-практик в области кадрового делопроизводства, управления персоналом, преподаватель Русской Школы Управления.