Опишите технологию создания и форматирования текста с помощью текстового процессора word кратко

Обновлено: 05.07.2024

Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, предусматривает выполнение операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

— набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

— форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных начертаний и размеров;

— форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

— форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);

— проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В процессоре Word реализованы возможности новейшей технологии связывания и внедрения объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows.

Наиболее популярный текстовый процессор – MS Word. Он позволяет осуществлять следующие операции по подготовке документов:

o Редактирование текста, то есть изменение состава и порядка следования символов (например, исправление ошибок, добавление и удаление слов, и т.д.). При редактировании часто требуется копировать блоки текста из одного места документа в другое. Копирование осуществляется с помощью буфера обмена. Буфер обмена – это специальная область памяти, куда помещается скопированный или вырезанный фрагмент. Затем этот фрагмент может быть вставлен многократно в любое место документа, а также в другие документы, в том числе созданные в других приложениях.

o Форматирование текста, то есть изменение вида представления символов (например, выделение слов жирным шрифтом или курсивом, выравнивание текста по центру и т.д.). Форматировать можно символы и абзацы. Для символов можно определить следующие параметры:

· Гарнитура (шрифт) – рисунок символов текста. Например, существуют гарнитуры Courier, Arial, Times New Roman и другие.

· Шрифтовые выделения, например, жирный (полужирный) шрифт, курсив, подчеркивание, выделение цветом, использование надстрочных и подстрочных индексов и т.д.)

Абзац – это последовательность символов теста заканчивающаяся специальным символом конца абзаца (¶). Для абзаца можно задавать следующие параметры:

· Интерлиньяж (междустрочный интервал) – может быть одинарным (то есть соответствовать высоте символов), полуторным, двойным

· Отступ – расстояние от границы поля до края текста. Отступ задается отдельно для первой строки и для всех остальных строк абзаца

· Пропуск (интервал, отбивка) – расстояние между абзацами.

o Работа с нетекстовыми объектами, например, вставка или создание рисунков, вставка звуковых файлов, таблиц и диаграмм Excel, вставка формул MS Equation, создание гиперссылок

o Макетирование страниц, то есть определение способа расположения текста и других объектов на странице. Сюда относится задние ориентации и размеров бумажного листа, определение ширины полей, расположение рисунков относительно текста, задание числа и ширины колонок.

o Автоматизация подготовки документа, например, автоматическая нумерация страниц, сборка оглавления, вставка ссылок и сносок, создание указателей и т.д.

o Различные интеллектуальные функции, такие как проверка орфографии, подбор синонимов и т.д.

Текстовый редактор Word (как и другие современные текстовые редакторы) обеспечивает принцип WYSIWYG (what you see is whst you get – что видишь, то и получишь). Это значит, что текст на экране отображается так, как он будет выглядеть на бумаге. В процессе редактирования и форматирования можно сразу увидеть, как внесенные изменения отобразятся на виде документа.

Word позволяет готовить документы не только для распечатки, но и для электронной публикации (то есть когда документ будет просматриваться только в электронном виде). Word можно использовать также для подготовки Web-страниц.

Информатизация общества.

Информатизация - это сложный социальный процесс, связанный со значительными изменениями в образе жизни населения. Он требует серьезных усилий на многих направлениях, включая ликвидацию компьютерной неграмотности, формирование культуры использования новых информационных технологий и др.

Движущей силой развития общества должно стать производство информационного, а не материального продукта. В информационном обществе изменяется не только производство, но и весь уклад жизни, система ценностей, возрастает значимость культурного досуга по отношению к материальным ценностям. В информационном обществе производятся и потребляются интеллект, знания, что приводит к увеличению доли умственного труда. От человека потребуется способность к творчеству, возрастает спрос на знания. Материальной и технологической базой информации общества, станут различного рода системы, на базе компьютерной техники и компьютерных сетей, информационной технологии, телекоммуникационной связи.

Информатизация общества — организованный социально - экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы – знаний.

Цель информатизации - улучшение качества жизни людей за счет повышения производительности и облегчения условий их труда.

Основными критериями развитости информационного общества являются следующие:

Уровень развития компьютерных сетей

Владение информационной культурой, т.е. знаниями и умениями в области информационных технологий

Появление и развитие компьютеров – это необходимая составляющая процесса информатизации общества. Информатизация общества является одной из закономерностей современного социального прогресса. При информатизации общества основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности. Для обеспечения доступности общения с компьютером на естественном языке он будет оснащен средствами мультимедиа, в первую очередь аудио – и видео- средствами. В перспективе портативные компьютеры должны стать более миниатюрными, при том быстродействие их микропроцессоров должно быть таким, как на современных супер ЭВМ. Они должны иметь плоский дисплей с хорошей разрешающей способностью. Их внешние запоминающие устройства – магнитные диски – будут портативными, иметь емкость более 100 Гбайт.

Для обеспечения качественного и повсеместного обмена информацией между компьютерами будут использоваться новые каналы связи:

Инфракрасные каналы в пределах прямой видимости.

Беспроводная технология высокоскоростной цифровой связи на частоте 10 Мгц.

Важнейшей составной частью информационной культуры современного человека является коммуникативная культура с использованием современных информационных технологий. Развитие сетевых информационных технологий сделало информационные ресурсы глобальной компьютерной сети Интернет потенциально доступными большинству человечества. Умение получать необходимую информацию из сети становится неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Таким образом, человек обладает информационной культурой, если:

имеет представление об информации и информационных процессах, устройстве компьютера и его программном обеспечении;

умеет использовать информационное моделирование при решении задач с помощью компьютера;

умеет с достаточной скоростью вводить информацию с клавиатуры и работать с графическим интерфейсом программ с помощью мыши;

умеет создавать и редактировать документы, в том числе мультимедийные презентации;

умеет обрабатывать числовую информацию с помощью электронных таблиц;

умеет использовать базы данных для хранения и поиска информации;

умеет использовать информационные ресурсы компьютерной сети;

знает и не нарушает законы об авторских правах на компьютерные программы;

соблюдает этические нормы при публикации информации в Интернете и в процессе общения с помощью Интернета.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Microsoft Word 2010 представляет собой текстовый процессор обеспечивающий широкий спектр средств по подготовке документов любой степени сложности.

Помимо функциональных возможностей, рассмотрим некоторые понятия применимые к текстовым редакторам. Текстовый документ представляет собой набор символов организованных специальным образом. Любой текстовый документ состоит из следующих элементов символов, строк, абзацев, страниц, разделов, сносок, колонтитулов, шрифтов Рассмотрим эти элементы более подробно.

Минимальным элементом текста документа является символ (буквы, знаки, пробел). Объединенная между собой группа символов образует слово. При наборе текста компьютер каждому символу присваивает числовой код, который включает в себя шрифтовое оформление и алфавитную принадлежность национальному языку. В Windows для кодового представления символов используется стандарт ANSI.

Строка - последовательность слов, расположенных на экране монитора в одну линию.

Абзацем называется последовательный набор слов, образующий фрагмент текста и отделенных друг от друга красной строкой.

Текст представляет собой последовательный набор абзацев ограниченный с одной стороны красной строкой, а с другой маркером конца текста.

Колонтитул - это верхняя или нижняя область страницы, в которой размещается справочный материал: фамилия автора, название раздела, главы, номер страницы.

Сноской называется комментарий, вынесенный за пределы основного текста.

Различают сноски обычная, когда вынесенный текст располагается внизу страницы и концевая, при этом вынесенный текст помещается в конце всего документа.

Стиль документа представляет собой набор определенных способов форматирования различных элементов документа (заголовков, названий, колонтитулов, оглавлений.).

Шаблон представляет собой заготовки, выполненные в соответствии с определенным набором стилей, предназначенные для отображения структуры документа и быстрого оформления однотипных документов.

Подготовка текстов на компьютере с помощью текстовых редакторов имеет ряд преимуществ, таких как:

Возможность набора текста на различных языках;

Ввод специальных символов, математических формул, рисунков;

Использование цветового оформления символов, фона;

Создание маркированных и нумерованных списков;

Длительное хранение введенного текста;

Оперативное внесение изменений в текст;

Стилистическое оформление текста, быстрая печать

Шрифт - это способ представления единообразного вида тестовой информации в компьютере.

Основными характеристиками шрифта являются: гарнитура, кегль и начертание.

Рисунок шрифта определяется гарнитурой. Каждая гарнитура имеет определенное название (например, Arial, Courier New).

Кегль - это размер шрифта, который определяется в пунктах, равных 1/72 доле дюйма: 24кегль; 16 кегль; 10кегль.

Начертание - это еще одна особенность шрифта. Различают следующее виды начертания шрифтов полужирный, курсив, подчеркнутый. Слова, имеющие одинаковую гарнитуру шрифта, одинаковый кегль, но разное начертание в тексте резко выделяются.

Типы шрифтов различаются по способу описания:

1. растровые шрифты, основанные на использовании битовых карт представления символов;

2. векторные шрифты, кодирующие изображение символа в виде набора векторов заполнения его пространства;

3. контурные шрифты, использующие кодирование контуров символов в виде комбинаций отрезков прямых и кривых линий. Это тип шрифтов получил наибольшую популярность, так как хранится один базовый шрифт, не требующий большого объема дисковой памяти и при масштабировании не теряет качества изображения.

Интерфейс программы Microsoft Word 2010

На Ленте располагаются Вкладки, состоящие из элементов управления (кнопки, коллекции элементов диалоговых окон и т. д.). При активизации Вкладки на экране монитора отображаются кнопки с командами, объединенные в группы. Каждая группы имеет название соответствующее командам, расположенным в той или иной группе. Так, например, во Вкладке Главная объединены следующие группы: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. Соответственно в группе Шрифт, сосредоточены команды, относящиеся к изменению параметров шрифта (шрифт, кегль, начертание шрифта, цвет текста и другие). В правом нижнем углу названия каждой группы сосредоточена кнопка, позволяющая вызывать диалоговое окно с дополнительными параметрами.

Рис. 5.9. Интерфейс Word 2010

По желанию пользователя Word 2010 позволяет изменять настройки Ленты, создавать вкладки добавлять в них кнопки команд (Файл - Параметры - Настройка ленты).

В верхней левой части окна приложения расположена настраиваемая Панель быстрого доступа, на которой сосредоточены команды, часто используемые пользователем. За Панелью быстрого доступа правой верхней части окна располагается Строка заголовка, которая содержит информацию о имени документа и приложения. В нижней части окна под рабочей областью располагается Строка состояния, в которой отражаются данные о содержимом окна, количестве страниц документа, используемый язык в документе и другая информация. К другим элементам интерфейса можно отнести: Масштабную линейку, Полосы прокрутки, Текстовый курсор, Кнопки управления окном.

Режим Разметка страницы позволяет увидеть страницу и ее содержимое в том виде, в каком она будет напечатана. Этот режим удобен при редактировании и форматировании документа при компоновке страницы и размещении объектов.

Режим чтения осуществляет просмотр документа в полноэкранном режиме, но отсутствуют функции редактирования и форматирования. В этом режиме можно посмотреть одну, две или печатную страницу, но при изменении параметра просмотра можно редактировать документ.

Режим структура позволяет просматривать иерархию заголовков. В этом режиме возможен быстрый переход в нужный раздел, функция редактирование текста сохраняется.

Веб-документ режим для просмотра электронных документов на экране. В этом режиме возможен просмотр схемы документа, быстрый переход по разделам.

Черновик - режим для быстрого редактирования текста.

Вкладка Вставка состоит из семи групп, с помощью команд которой можно вставлять в документ страницы (титульную, пустую); добавлять таблицу, иллюстрации (фигуры, рисунок, диаграмму); устанавливать связи с помощью гиперссылок, закладок; создавать колонтитулы (верхний и нижний), вставлять символы, отсутствующие на клавиатуре, использовать стандартные математические формулы; преобразовывать текст средствами WordArt, добавлять надпись, нумеровать страницы.

Вкладка Ссылки содержит команды, позволяющие добавлять в документ оглавление, вставлять сноски (обычную и концевую), добавлять название к рисунку, создавать предметный указатель.

Вкладка Рассылки включает в себя команды связанные с созданием простой базы данных клиентов, для рассылки им копий писем. С помощью команд этой Вкладки можно создать и распечатать конверты с адресами клиентов, составить документ, используя шаблоны приветствий, адресов, имен и т.д.

Команды Вкладки Рецензирование позволяют проверять орфографию в тексте, создавать примечания и ограничивать доступ пользователей к документу, путем установки защиты (пароля).

Вкладка Файл не содержит группы команд, она состоит из выпадающего меню, в котором сосредоточены все команды, связанные с файлом: Создание, Открытие, Сохранение, Печать, Сведения, Справка, Параметры, Выход.

С помощью команды Параметры осуществляется настройка параметров Word. Команда Сведения предназначена для поиска скрытых метаданных и персональных данных (рис . 5.10).

Рис. 5.10. Вкладка Файл

Функциональные возможности Word 2010

Основными функциями ТП Word являются редактирование и форматирование текста для создания документов.

Редактирование - это процесс исправления ошибок, добавления и удаление абзацев, перестановка слов и предложений. ТП Word располагает широкими возможностями по орфографической и синтаксической проверке текста. С его помощью можно быстро обнаружить и устранить ошибки, использовать ТЕЗАУРУС для подборки синонимов и антонимов текста, упростить текст.

Под форматированием понимается использование шрифтов, изменение начертания шрифта, выравнивание строк, создание абзацев, оглавлений, добавление в текст рисунков, ссылок, использование маркированных списков в тексте, оформление текста стилистически. Все эти и многие другие функции позволяет использовать ТП Word при создании документов.

ТП Word содержит большое количество шрифтов. В диалоговом окне Шрифт можно установить размер шрифта, его начертание (курсив, жирный, подчеркнутый) и видоизменение (надстрочный, зачеркнуты, с тенью, приподнятый ит.п.).

Шаблоны и Стили. ТП Word содержит огромную библиотеку стилей и шаблонов для работы с текстом, а также позволяет создавать собственные шаблоны и стили. Шаблон - это документ, предоставляющий основные средства форматирования текста однотипных документов. Составной часть шаблона являются стили. Стиль - это набор команд форматирования для многократного использования, предназначен для внешнего оформления документа.

Графические объекты . ТП Word позволяет вставлять и создавать графические объекты (рисунки, фигуры, диаграммы, графики) в текст, при этом дает возможность редактировать эти объекты (изменять цвет, размер, положение на странице, группировать, определять взаимодействие с текстом). Диаграммы и графики являются наглядным средством для представления и сравнения данных.

Создание таблиц . Таблицу можно вставить или нарисовать в любом месте документа. Таблица состоит из столбцов и строк, размер которых может меняться. В ячейках таблиц может размещаться текст, графические объекты, формулы. Таблицы можно редактировать (добавлять строки, столбцы, объединять ячейки, заливать цветом и т.п.) и форматировать (управление размерами структурных элементов таблицы, изменение вида с помощью шаблона).

К функциональным возможностям ТП Word также можно отнести создание рисунков, простейших баз данных, Web-страниц, таблиц, использование формульного редактора для математических расчетов, создание фигурного текста, простейших баз данных, Web-страниц.

Все эти и многие другие функции ТП Word служат для обеспечения оптимальных условий по созданию и обработке документов, автоматизированного форматирования документов на основе стилей.

При оформлении официальных документов подход к форматированию текста определяется стандартами. Но и в других случаях правильно оформленный текст будет выглядеть более презентабельно, чем просто напечатанный. Он лучше воспринимается читателем, акцентирует внимание на ключевые слова или фразы. Когда текст аккуратно отформатирован, это повышает уровень автора в глазах читателя. Современные текстовые редакторы позволяют поменять практически любые параметры текста.

Содержание:

Что значит форматирование текста в word

Текстовый редактор Microsoft Word - один из наиболее популярных и часто используемых. Он предлагает внушительный набор средств для форматирования документа. Пользователю доступны функции для работы со шрифтом, абзацами, заголовками. В документ можно вставлять рисунки, таблицы, диаграммы, маркированные и нумерованные списки для более структурированного представления информации.

При форматировании устанавливают поля страницы, выравнивание абзацев, междустрочный интервал. Выделяют жирным шрифтом или курсивом наиболее важные слова. Если предполагается цветная печать документа, или просмотр только электронной версии, можно какие-то акценты расставить цветом (за исключением, конечно, официальной документации). Основные приемы форматирования будут рассомотрены далее.

Какие операции используются

Создание читабельного текста требует проработки не только его сути и грамотности, но и внешнего вида. Наравне с опечатками и ошибками, могут отталкивать разъехавшиеся слова или строчки. При оформлении документа выполняется несколько видов операций форматирования. Они могут применяться как для всего документа, так и для конкретного абзаца или отрывка, для этого нужная часть текста должна быть выделена. Какие операции используются для форматирования текста?

Операции над шрифтом. Выбирается вид символов текста: стиль начертания, цвет, дополнительные эффекты.
Операции над абзацем. Определяется, как будет выглядеть блок текста: выравнивание, отступы, межстрочные интервалы.
Операции над страницей. Настраивается размер, ориентация листа, выставляется размер полей документа.

Инструменты

Чтобы понять, как отформатировать текст в ворде, нужно изучить панель инструментов в верхней части программы. Там собраны все функции для выполнения операций форматирования: над шрифтом, абзацем и страницей. Они разбиты по соответствующим группам.

Настройки страницы

Настройки страниц помогают увидеть текст на экране таким, каким он будет на бумаге при печати. К основным параметрам страницы в ворде относятся:

Есть ещё несколько функций, которые относятся к форматированию страниц. Можно вставить разрывы страниц, колонок и разделов. Если нужно пронумеровать строки, можно выбрать сквозную нумерацию, или отдельную для каждой страницы или раздела. Расстановка переносов в словах может производиться автоматически или вручную (тогда программа будет запрашивать у пользователя, как правильнее разделить то или иное слово).

Шрифты

Шрифт определяет вид символов (букв, цифр, знаков препинания и других) в документе. Среди характеристик шрифтов можно выделить главные:

Кроме того, можно изменить регистр выделенного фрагмента текста (сделать все буквы прописными, строчными или выбрать другие варианты). Есть возможность выделения текста цветом (эффект маркера). Для формул актуально разместить текст выше или ниже уровня основной строки (надстрочные и подстрочные знаки). Предлагается большая коллекция текстовых эффектов: тень, подсветка и другие. Также предусмотрена кнопка для быстрой очистки формата.

Интервалы

Междустрочные интервалы в ворде устанавливаются пропорционально размеру текста. То есть, одинарный интервал равен высоте строки, полуторный - в 1,5 раза больше размера строки и т.д. Можно установить любое значение множителя.

Дополнительно выставляются интервалы перед и/или после абзаца. Они измеряются в пунктах.

Непечатаемые символы

Табуляция

Что еще важно знать

Кроме уже рассмотренных функций, есть ещё несколько заслуживающих внимания.

Примеры

Теория лучше всего закрепляется практикой. На изображениях представлены примеры форматирования шрифта и абзаца в текстах:

Более подробно и наглядно увидеть, как форматировать текст в ворде, можно на видео:

Microsoft Word обладает большим набором инструментов для форматирования. Здесь приведён обзор основных из них. Интуитивно понятный интерфейс программы позволяет, при желании, самостоятельно изучать его возможности на практических примерах. Качественное оформление текста не менее важно, чем его грамотность и чистота. Не стоит им пренебрегать, тем более что современные текстовые редакторы позволяют форматировать тексты в считанные минуты.

Текстовый процессор Word является популярным средством для редактирования текстовых документов и входит в пакет Microsoft Office. Основные элементы окна Word показаны на рисунке. Вид панели форматирования и других элементов окна, наличие границ области текста, знака конца абзаца определяются самим пользователем, а поэтому могут быть другими или отсутствовать.

Текст, создаваемый в процессоре Word, называется документом . Документы могут быть сохранены в различных форматах, однако, основным является формат "Документ Word", в котором имени файла автоматически присваивается расширение .doc. Word позволяет выполнять сложные виды форматирования текстов, создавать, вставлять и редактировать рисунки и таблицы, записывать математические формулы, проверять орфографию текста, вставлять оглавления и выполнять многие другие действия по редактированию документов. Для автоматизации повторяющихся операций Word имеет встроенную систему автоматической записи макросов, представляющих собой программу на языке Word Basic.

Режимы отображения документов

Переключить режим отображения документа можно через меню Вид . Основными режимами отображения являются Разметка страницы и Обычный .

Режим разметки страницы показывает документ в виде, соответствующем напечатанному. Здесь обозначаются границы страниц, поля, становятся доступными некоторые инструменты форматирования, недоступные в других режимах. Разметка - основной режим форматирования текста.

В обычном режиме не предусматривается разбиения на страницы, колонтитулы и другие элементы оформления текста, не относящиеся к представлению документа в виде печатных страниц. Этот режим применяется на ранних стадиях разработки документа.

Получение помощи (справки)

Одно из главных умений пользователя при работе в любой программной среде, в том числе в Word - умение самостоятельно находить необходимую информацию во встроенной справочной системе. Получить помощь в Word можно двумя способами:

нажать клавишу F1;
обратиться к меню "?".

При этом открывается окно "Справочная система Microsoft Word". В этом окне имеются три вкладки: "Содержание", "Предметный указатель" и "Поиск".

На вкладке "Содержание" справочные сведения сгруппированы по разделам по иерархическому принципу. Если раздел обозначен книгой, в нем содержатся другие разделы и информационные статьи. Двойной щелчок "раскрывает" книгу, демонстрируя вложенные разделы и статьи. Статьи обозначены знаком вопроса. Если выделить статью, то на одной из кнопок окна появится надпись "Вывести"; если выделить раздел - то надпись "Открыть".

На вкладке "Предметный указатель" можно выполнить поиск справочной информации по ключевым словам. Вкладка имеет два поля: для ввода образца и для вывода заголовков статей. При вводе первых букв образца выполняется прокрутка содержимого второго поля, заголовки в котором расположены по алфавиту. Обычно после ввода всего нескольких букв, можно попасть на требуемый раздел.

Вкладка "Поиск" интересна тем, что в ней можно вводить слова - образцы в произвольном порядке, в отличие от предыдущей вкладки, где последовательность слов в образце должна совпадать с заголовком статьи. Вводимые слова разделяются пробелами. Для удобства поиска имеется дополнительное поле, отображающее слова, соответствующие введенным символам. Чем больше введено букв образца, тем меньше список слов в этом поле.

Статьи справок выводятся в стандартных окнах, содержащих кнопки:

Справочная система Word организована как гипертекст . Для перехода на "родственные" статьи помощи в окнах справок имеются кнопки. При наведении указателя мыши на такую кнопку, он превращается в изображение руки. Таким образом, продвигаясь с помощью кнопок по статьям и возвращаясь назад, можно получить исчерпывающую справку по конкретной теме.

Следует иметь в виду, что окно справки может оставаться поверх окна Word, даже если последнее активно. Таким образом, можно вводить текст и читать справку одновременно.

Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи . Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.

Справку о названиях инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.

Основные понятия и правила создания документов Word

Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.

Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.

Параметры страницы — размеры, которыми определены поля, а также высота и ширина одной страницы документа Word.

Word предоставляет большие возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий.

Принципы, используемые при разработке документов, зависят от типа документа. Можно выделить три типа:

документы, предназначенные для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;
электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;
Web-документы — предназначены для публикации в компьютерных сетях в электронном виде.

Выделим общие принципы разработки документов для начинающего пользователя.

При наборе документа с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.

Для документов со сложной структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.

Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.

Не следует удалять набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.

Работа с несколькими документами

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.

Форматы сохранения документа

Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:

"Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;
"Текст DOS" — для совместимости с редакторами DOS (кодировка ASCII);
Документ Word 6.0/95" — для совместимости со старыми версиями Word и с WordPad;
"Текст в формате RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;
"Документ HTML" — для сохранения в виде Web-страницы.

Следует помнить, что при сохранении документа в указанных форматах, за исключением RTF, многие параметры форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".

Читайте также: