Методика выбора автоматизированной системы доу для организации

Обновлено: 05.07.2024

Выбор типа системы является лишь частью процесса определения той конкретной системы, которая необходима потребителю. Из предыдущего анализа, очевидно, что в одном классе или ряду может оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиям и характеристикам. Встает вопрос о методиках их оценки. Проведенное изучение показало, что вопрос оценки АСДОУ разработан очень неглубоко, хотя сама проблема имеет как теоретическое, так и практическое значение.

Возможны три способа оценки автоматизированных систем. Первый способ оценки основывается на перекрестных оценках компаниями-разработчиками продуктов своих конкурентов и своего продукта. При наличии числа участников свыше десяти мы можем получить достаточно объективную оценку каждого из продуктов.

Второй способ заключается в создании независимой экспертизы. В данной связи интересным представляется опыт Национального архива США, который рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами программы, сертифицированные на соответствие определенному стандарту. В США разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования и присвоения сертификата, действительного в течение двух лет, а пользователи при выборе программных продуктов могут ознакомиться с результатами тестирования каждого сертифицированного программного продукта на официальном сайте в сети Интернет.В российских условиях, по нашему мнению, экспертиза АСАОУ также должна сопровождаться системой сертификации и патронироваться Госстандартом и Росархивом. Создание экспертизы позволило бы значительно снизить издержки организаций при приобретении нужной АСДОУ или более грамотно организовать проведение конкурса систем в целях выбора.

Третий способ заключается в самостоятельной оценке систем на основании определенных параметров. Этот способ представляется наиболее эффективным в современных условиях.

В целях оценки АСДОУ можно выделить следующие основные группы параметров:

Область применения системы. При определении области применения АСДОУ необходимо определить, на какую организационную структуру предприятия рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одной организации (включая территориально удаленные), несколько организаций);

Функциональные характеристики системы (функции ДОУ). Может быть выделено значительное множество функциональных характеристик АСДОУ. Организации должны самостоятельно определять набор функциональных требований к системе в соответствии с задачами и уровнем автоматизации.

Эксплуатационные характеристики. При оценке эксплуатационныххарактеристик системы необходимо учитывать объем документооборота (АСДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения; возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв); эксплуатационную надежность системы (АСДОУ должна обладать достаточным запасом надежности; сбои и поломки программно-технических средств АСДОУ не должны сказываться на безопасности и сохранности документационного фонда организации); количество одновременно работающих пользователей.

Технология делопроизводства.Технология делопроизводства, поддерживаемая АСДОУ, может быть "российской" или "западной". АС¬ДОУ, поддерживающие российские технологии процессов делопроизводства, в первую очередь ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все принятые в них традиции и нормы делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри организации, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов). АСДОУ, поддерживающие "западные" технологии делопроизводства (движение документов преимущественно горизонтальное, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственными исполнителями, отсутствие специализированных служб ДОУ), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Способы зашиты системной информации. Для обеспечения информационной безопасности могут использоваться аппаратные, программные и организационные способы.

Открытость и масштабируемость системы. АСДОУ должна иметь возможность быть модернизированной без существенных экономических и организационных затрат, баз потери информации в соответствии с возможными изменениями в ДОУ организации.

Стоимость. Для определения стоимости АС¬ДОУ необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость АС¬ДОУ; стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки (средства Э1ЛП, системы оптического распознавания текста и т.д.); стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и т.д.).

Итак, использование при выборе АСДОУ комплексного подхода (опре¬деление задач и уровня автоматизации; анализ рынка систем; выбор компании, занимающейся разработкой и внедрением АСДОУ; выбор АСДОУ позволит осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации; снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов. Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

Организация контроля исполнения документов. Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

головной офис организации целиком;

ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, серетариат, канцелярия и т.п.);

специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.).

Функциональный анализ деятельности организации и ее подразделений позволяет построить реальную, свойственную данной организации в целом и каждому рабочему месту в отдельности структуру информационных связей. Определив необходимый уровень автоматизации, организация должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности организации в автоматизации, решала бы поставленные задачи.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации, АСДОУ подразделяются на следующие типы:

автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секретаря руководителя);

системы комплексного документационного и информационного менеджмента;

системы для решения прикладных информационных задач (например, системы подготовки текстовых документов).

При анализе рынка АСДОУ можно обратиться за помощью к специализированным консультантам или исглРллназЕаЕСки1уГ 5 агентствам, которые собирают информацию о существующих продуктах и постоянно отслеживают все изменения и достижения в данной предметной области. Они могут помочь более объективно сравнить многие параметры АСДОУ. Информацию об АСДОУ можно почерпнуть в материалах изданий по проблемам ДОУ и компьютерным технологиям, материалах конференций, выставок, семинаров, посвященных данной тематике, рекламных материалах фирм-производителей, материалах, размещаемых в сети Интернет.

В российских условиях, по нашему мнению, экспертиза АСАОУ также должна сопровождаться системой сертификации и патронироваться Госстандартом и Росархивом. Создание экспертизы позволило бы значительно снизить издержки организаций при приобретении нужной АС-ДОУ или более грамотно организовать проведение конкурса систем в целях выбора.

В целях оценки АСДОУ можно выделить следующие основные группы параметров:

Цель работы является анализ документационного обеспечения управления в Управлении дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска и выбор автоматизированной системы.
Задачами работы являются:
- описать организационную структуру объекта исследования;
- определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;
- описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3
1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ……..6
1.1. Понятие и класификация информационных технологий управления……6
1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегий их
использовани…………………………………………………………………….11
2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ………………………………………………. 16
2.1. Описание организационной структуры объекта исследования…………16
2.2. Организация ДОУ учреждения……………………………………………16
2.3. Уровень автоматизации ДОУ объекта исследования……………………18
3 ПРОЕКТНЫЙ РАЗДЕЛ………………………………………………………. 21
3.1 Критерии выбора систем автоматизации………………………………….21
3.2. Выбор программных продуктов…………………………………………..24
3.3. Возможности системы автоматизации ДОУ……………………………. 30
3.4. Экономическая эффективность при внедрении системы автоматизации. 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………. 38
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………..40
ПРИЛОЖЕНИЕ…………………

Прикрепленные файлы: 1 файл

Курсовая работа.docx

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Тема курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска.

Объектом исследования данной работы выступает Управление дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска. Предмет исследования – выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Задачами работы являются:

- описать организационную структуру объекта исследования;

- определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;

- описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;

- выбор программных продуктов;

- проанализировать работу Управления при внедренной системе автоматизации;

- рассчитать экономическую эффективность при внедрении системы автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления.

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены Положение о секторе контроля и кадровой работы и должностная инструкция секретаря.

В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили соответствующие сайты в Интернет, которые содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

1 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1Понятие и классификация информационных технологий управления

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);
результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);
методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия)[17].

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.);кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности [21].

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;
целью процесса является получение информации;
средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программное - аппаратные вычислительные комплексы;
процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;
выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;
критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса [21].

Автоматизированные информационные технологии используют средства автоматизации для всех операций, связанных с информацией. Поэтому, автоматизированные информационные технологии можно определить следующим образом.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

В связи с этим АИТ как система, связанная с переработкой информационных ресурсов, может рассматриваться как автоматизированная система.

Автоматизированная информационная система (АИС) – комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы отражаются в единой информационный среде (едином информационном пространстве) в виде совместимых данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как построение и исследование информационной модели, показывающей, какие изменения произойдут с ресурсами предприятия при выполнении тех или иных действий. При этом с самими ресурсами первоначально ничего не происходит – в процессе моделирования используются только данные об их состоянии и сценарии изменения различных параметров этих состояний.

Автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ) -поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизациии многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управленияпонимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям [22].

Классификация автоматизированных информационных технологий управления.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ [22].

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на: пакетные (централизованная обработка);

диалоговые; сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТУ можно разделить на: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии: бухгалтерского учета;

банковской деятельности; налоговой деятельности; страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний [22].

В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего: оперативное принятие решений; степень адекватности аналитических данных реальным процессам; возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Целью данной курсовой работы является анализ документационного обеспечения управления Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска и выбор автоматизированной системы.
Задачами работы являются:
- описание, анализ деятельности, структуры и функций Управления;
- характеристика службы документационного обеспечения;
- описание уровня автоматизации ДОУ;
- выбор, оценка и анализ программных продуктов;

1.3. Определение уровня автоматизации ДОУ объекта……………………….
8
2.
Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ………………………

10
3.
Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки…..
14
4.
Поиск программных продуктов…………………………………………………..
17
5.
Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик……….

23
6.
Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением, выбор программного обеспечения для системы ДО…………………………….

27
7.
Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации ДОУ
28
8.
Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации………………………………………………………………………………….

Файлы: 1 файл

курсовая ИС 2.doc

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

Перечень предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований к системе автоматизации ДОУ

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота 7 . В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и "коробочные" варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводстве нных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДОиВ должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1.1. Создание документов (использование шаблонов)

1.3. Контроль исполнения документов

1.4. Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)

1.5. Ведение номенклатуры дел

1.6. Подготовка статистических данных о документообороте

1.7. Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

2.1. Архивирование документов

2.2. Полнофункциональный поиск

2.3. Безопасность хранения документов

2.4. Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

3.1. Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

3.2.Работа с электронными файлами

3.3. Средства криптозащиты

4. Управление документооборотом

4.1. Управление потоками документов внутри организации

4.2. Передача документов на исполнение

4.3. Контроль движения (передачи) документов

4.4. Контроль действий пользователей

4.5. Маршрутизация документов

4.6. Согласование документов

4.7. Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

5.1. Совместная работа над документами в режиме реального времени

5.2. Работа с удаленными офисами и подразделениями

5.3. Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах

5.4. Получение уведомлений от системы электронного документооборота

5.5. Работа со справочниками

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

1.1 . Технология клиент-сервер

1.2 . Технология интернет/интранет

1.3. Поддержка стандартов открытых систем

1. 4. Наличие средств разработки приложений

1. 5. Наличие средств сканирования документов

1. 6. Удобный интерфейс

2. Сетевая ОС для серверной части

2.1. Windows Server 2008

3. Сетевая ОС для клиентской части

4. Эксплуатационные требования

4.1. Надежность автоматизированной системы

4.2. Безопасность системы

4.3. Администрирование системы

4.4. Количество одновременно работающих пользователей – до 100

5. Адаптационные возможности

5.1. Простота и удобство при внедрении системы

5.2. Удобство настройки системы

5.3. Возможность развития системы

Вывод: Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

3. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки

Внедрение уже разработанного программного продукта или платформы позволяет существенно сократить время и повысить эффективность работы системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации имеет свои особенности и нюансы. Поэтому для объективного выбора необходимо использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов. Каждые требования будут систематизированы и оценены по 200 бальной шкале. В зависимости от того, насколько важна автоматизация той или иной функции и насколько важно то или иное системное требование, каждому критерию присваивалось максимальное количество баллов – 5, 10, 15, 20. Безусловно, все из критериев немаловажны для анализа, но важность их для автоматизации делопроизводства в учреждении разная. Соответственно 20 баллов присваивалось тем функциям, автоматизация которых имеет первоочередное значение, и тем системно-техническим требованиям, которые имеют первоочередное значение при внедрении системы на предприятии; 10 и 15 – тем функциям и требованиям, которые имеют второстепенное значение; 5 – тем функциям и критериям, которые являются вспомогательными для первых двух групп, их основой. Результаты систематизации оформлены в таблице:

Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой

История механизации и автоматизации ДОУ

Успех предприятия зависит от множества параметров:

области деятельности предприятия;
используемой бизнес-модели;
как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
как решаются финансовые аспекты работы организации;
каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.

Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.

В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:

сферой деятельности,
функциями организации,
принятыми правилами решения вопросов,
характером отношений с контрагентами.

Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.

Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.

Базовые понятия ДОУ

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:

правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
организовать движение документов между сотрудниками организации;
обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.

Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:

Инструменты автоматизации ДОУ

Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.

Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.

Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.

Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.

Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.

Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.

Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.

На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.

Постановка процессов документооборота

Срез каждого рабочего процесса компании. Рекомендации по оптимизации ресурсов и снижению рисков

Читайте также: