Книга приказов по личному составу в школе образец заполнения

Обновлено: 02.07.2024

Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

по движению личного состава — индекс ЛС;
отпускам — О;
учету больничных — Б;
командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

Порядковый номер распоряжения.
Дата.
Номер.
Вид.
Ф.И.О. работника.
Основание издания.
Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
Подпись ответственного.
Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

название организации (без реквизитов);
продублированное с обложки название документа;
даты ведения — начало и окончание.

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Срок хранения, лет	Вид приказов
50/75	О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75	Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5	О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5	О направлении в командировку
5	О служебных проверках
3	О взысканиях дисциплинарных

75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003. Законченные после этой даты — 50.

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
перемещение между должностями;
совмещение сотрудника;
совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
направление в командировку;
оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
простановка печати фирмы;
наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

титулка;
список лиц, ответственных за ведение Книги;
главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

порядковый номер подписанного документа;
дата подписания и регистрации Приказа;
вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
перечень служащих, которых коснулся Приказ;
нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
КМ – оформление командировок;
ЛС – распорядительные документы по личному составу;
О – предоставление любого из видов отпуска.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

приему на работу;
увольнениям;
отпускам;
командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Важно! "КонсультантПлюс" предупреждает
Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.
О том, какие документы являются обязательными и какие спросит у вас при проверке ГИТ, вы можете узнать в К+.

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

о приеме сотрудника на работу;
увольнении сотрудника;
переводе сотрудника на другую должность;
совмещении сотрудника;
совместительстве сотрудника;
заработной плате;
командировке;
отпуске, декрете;
награждении;
изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
наличие заголовка документа;
наличие текста приказа;
наличие подписи руководителя работодателя;
наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

титульным листом;
разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
дат, номеров утверждения приказов;
конкретных разновидностей приказов;
Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
документов, на основании которых издаются приказы.

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: