Качественные характеристики документооборота кратко

Обновлено: 19.05.2024

Контроль за исполнением решения.
Т.о. под документооборотом понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Прикрепленные файлы: 1 файл

сам курсач.doc

Понятие документооборота и его характеристика

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Исследование документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учреждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих:

Информационную поддержку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);

Контроль за его выполнением.

В данном процессе можно выделить следующие аспекты:

Получение исходной (инициирующей) информации;

Постановка цели (задачи);

Поиск необходимой информации (справочная работа);

Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);

Контроль за исполнением решения.

Т.о. под документооборотом понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота можно – документопоток.

Исходя из классификации документов по месту составления, различают документооборот входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот делится на следующие документопотоки:

Документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);
Документы подведомственных предприятий (письма, запросы, заключения);
Документы неподчиненных предприятий (письма, предложения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);

2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию, выработанную при функционировании предприятия:

3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.

Документопоток характеризуется следующими параметрами:

-содержание документопотока – в состав документов входящих в него и их функциональной принадлежности.

-структура документопотока – определятся признаками в соответствии, с которыми производится классификация документов для построения (информационно поисковая система) по которым строится ИПС к документам организации.

-режим и цикличность документопотока – определяется изменением во времени его информационной нагрузки.

-направление документопотока – зависит от операций производимых при обработки документооборота.

-объем документопотока – физическое количество документов.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период.

Количественные характеристики документооборота к ним относятся:

- количество документов входящих, выходящих и внутренних, и время их протекания;

- удельный вес каждого документопотока;

- плотность документопотока – это количество документов проходящих через СП за единицу времени;

- физический объем документооборота.

Качественные характеристики документооборота:

- разделение документооборота на три документопотока: входной, выходной и внутренний;

- особенности наполнения системы информации;

- определение документооборота как пространственно организованного процесса для этого создаются маршруты движения документов.

Временные характеристики документооборота:

-к временным характеристикам относятся время затрачиваемое документами в процессе документооборота.

Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:

Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы перемещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию. Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

Необходимо учитывать также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

Принцип непрерывности заключается непрерывной подаче документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Для исполнения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

Этот принцип предполагает равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.

Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности предполагает равномерно загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

Одним из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного перемещения документа содержащ уюся в нем информацию передают по телефону или другими средствами связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо старого руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению.

3 Учет объема документооборота

Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

Цель контроля объема документооборота: сокращение количества документов.

Учет объема документооборота необходим для:

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- определение его загруженности;

- расчет эффективности применение технических средств;

Подсчет объема документооборота производится СДОУ по регистрационным формам. За единицу подсчета берется сам документ. Копии и размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машбюро.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

Периодичночность подсчета определяются самой СДОУ в больших организациях это проводится один раз в месяц, в более мелких организациях раз в квартал и раз год.

При подсчете объема документооборота можно разделить документы на 2-е группы:

Объем документооборота влияет на выбор формы ДОУ.

Существуют три формы ДОУ:

- централизованная – она используется в мелких организациях при этой форме ДОУ все операции, производимые с документами, осуществляется в централизованной службе ДОУ. Это форма ДОУ позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнений этих организаций;

- смешаная – используется в крупных организациях, при этой форме наиболее важные операции с документами производится в СДОУ. Все остальные операции производятся в структурных подразделениях;

- децентрализованная – это операции, производимые с документами осуществляющих структурных подразделениях.

Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

- приём поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Документооборот как технологический процесс, потоки прямой и обратной связи в управлении. Цикличность документопотока, изменения его информационной нагрузки во времени. Реализация концепции "безбумажного делопроизводства" и автоматизации обмена данными.

Рубрика	Бухгалтерский учет и аудит
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	23.06.2013
Размер файла	17,6 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Содержание

1. Понятие документооборота

2. Основные характеристики документооборота

3. Классификация документооборота

Введение

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = вход. + исх. + вн.

за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

1. Понятие документооборота

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

2. Основные характеристики документооборота

документооборот делопроизводство автоматизация управление

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· содержанием или функциональной принадлежностью;

· режимом или цикличностью;

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации. Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

3. Классификация документооборота

1.по признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).

2. по назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.

3. по месту составления: внутренние; внешние

4. по наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.

5. по количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов

6. по срокам исполнения: срочные, несрочные.

7. по срокам хранения: постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет).

8. по степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.

9. по технике создания: рукописные; машинописные; типографские.

- индивидуальные (произвольная форма);

- трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее - постоянная информация, а часть текста вписывается при его составлении - переменная информация).

Также документооборот делится на обычный и технический.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Список источников

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 60.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003

Подобные документы

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010

Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.

курсовая работа [5,4 M], добавлен 25.10.2011

Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

контрольная работа [29,0 K], добавлен 16.11.2010

Бухгалтерские документы и их классификация. Оценка компонентов учетной политики и бухгалтерский документооборот предприятия. Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения бухгалтерской службы, анализ её организации на предприятии.

дипломная работа [747,7 K], добавлен 19.06.2014

Понятие и характеристика документооборота, жизненный цикл документа. Характеристики системы электронного документооборота, основные модули системы. Содержание, функциональная принадлежность, структура, режим или цикличность, направления документов.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

ü содержанием или функциональной принадлежностью;

ü режимом или цикличностью;

Виды документопотоков и их краткая характеристика.

Документопоток – направленное движение определенного вида документов, выделяемых на основе признаков назначения, порядка и способа обработки, маршрута и этапов движения.

1.по направлению движения:

- горизонтальные - связывают структурные подразделения одного уровня управления

- вертикальные - (восходящие и нисходящие); связывают структурные подразделения различных уровней

2. по отношению к управленческому объекту :

- входящий - поступающие в организацию (Письма граждан, Служебная корреспонденция, Директивные документы вышестоящих организаций)

- внутренний - не выходящие за пределы подготовившей их организации (Отчетные, информационно-справочные, Распорядительные документы)

- исходящий - отправляемые из организации (Инициативные письма, Ответы)

Этапы движения документов и порядок их обработки. Особенности документооборота современных учреждений.

- прием и первичная обработка документов

- предварительное рассмотрение и распределение документов

- направление на исполнение и исполнение документов

- оформление контроля исполнения документов

- Отправка или размещение для хранения документов

Порядок движения входящего документа:

1.Прием и первичная отработка документа:

- Прием конвертов, проверка правильности адресования

- Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений

- Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на Д.

2.Предварительное рассмотрение и распределение документов:

- Предварительное рассмотрение документа

- Передача (доклад) документа руководителю

- Постановка на контроль.

- Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал

- Рассмотрение Д. руководителем и принятие решения (резолюция)

- Передача документа исполнителю

Порядок движения исходящего документа:

- Составление проекта исходящего документа

- Согласование проекта документа

- Проверка правильности оформления проекта документа

- Подписание документа руководителем

- Постановка номера (индекса) на документе

- Подготовка и отправка документа адресату

- Подшивка второго экземпляра (копийного экземпляра) в дело

Порядок движения внутренного документа:

- Составление проекта документа

- Согласование и визирование проекта документа

- Проверка правильности оформления проекта документа

- Подписание документа руководителем

- размножение и доставка копии документа исполнителям

- Контроль исполнения документа

- Подшивка второго экземпляра (копийного экземпляра) в дело

Контроль за исполнением документов: виды и сроки контроля.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

1.Поступление документа на кафедру. Учет документа в соответствии с приказами

2.Представление документа на рассмотрение начальнику кафедры.

3.Рассмотрение документа начальником кафедры - ознакомление и наложение поручений подчиненным

4.Учет поручений по документу у должностного лица с использованием ПЭВМ или журнала (карточек) контроля

5.Доведение поручений по документу до исполнителей

6.Промежуточный контроль исполнения поручений по документу (на совещаниях) по докладам органа контроля

7.Исполнение всех поручений по документу в сроки определенными приказом № 160

8.Доклад об исполнении документа должностному лицу, который отдавал поручения

9.Снятие документа с контроля

Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов:

v контроль полноты исполнения документа;

v контроль точности исполнения документа;

v контроль правильности исполнения документа.

Cрок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом

Если срок исполнения не указан – 30 дней

По срокам виды контроля:

Предупредительный контроль- проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Текущий контроль - предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом

Итоговый контроль - Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.

Предварительный контроль

Ø Оказывает влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, информирование руководителей и исполнителей о приближении срока окончания работы над документом.

Ø Ведется в течение всего периода исполнения документа.

Ø Носит индивидуальный характер по отношению к документу, поручению.

Ø Проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).

Ø Представляет собой обобщение исполнительской дисциплины структурных подразделений и по исполнителям.

Ø В некоторых фирмах сплошной контроль является основным и в этом случае констатирует только факт выполнения или невыполнения поручения.

Документооборот — непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов связаны многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Процесс документирования принимаемого управленческого решения содержит три составляющие:

1) информационную поддержку решения;

2) документирование решения (создание распорядительного документа);

3) контроль за его выполнением.

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом.

Специалистами разработаны принципы организации движения документооборота:

· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы:

2) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).

После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);

3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов;

4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством исполнения.

При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. ответственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Затем оформляет его и отправляет на подпись руководителю.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

· характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

· маршруты движения документов;

· периодичность (стадии документооборота);

Переработка растущего объёма документации требует совершенствования технологии делопроизводства.

В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.

В современных условиях время (его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту:

· горизонтальные – связывающие организации одного уровня управления;

· вертикальные (восходящие и нисходящие) – связывающие организации различных уровней.

· восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

· нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления починенным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с

документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов.

Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию созданных в ней за определенный период.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Делопроизводственная процедура — специфическая операция с документом ( создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Она как бы вплетается в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца.

Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) — это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.

Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т.д.

Управление делами и общие отделы создаются в министерствах и ведомствах, в органах государственного управления, в администрациях.

Они могут создаваться и в крупных акционерных обществах, концернах, компаниях с большим объёмом документооборота.

Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях.

Секретариат — структурное подразделение, которое обслуживает руководство организации. В его состав обычно входит помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь.

Экспедиция — подразделение, осуществляющее приём и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации, доставку документов в структурные подразделения.

В документообороте участвуют три категории документов:

Рассмотрим схему организации работы с этими документами (рис. 12.1).

Технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур.

Рис. 12.1. Схема организации работы с документами

Критерии рациональности организации работы с документами:

· максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

· наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

· уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования );

· уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Настройка на организационно-управленческую структуру

Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.

Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур В ОДНОЙ специализированной службе.Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении СВОЕЙ собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

При смешанной форме ЧАСТЬ работы с документами выполняет центральная служба, а ЧАСТЬ делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции службы, права и ответственность её руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.

Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нём СВОЁ видение проблем делопроизводства.

Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.

В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Характерные черты российского делопроизводства:

· чёткая вертикаль продвижения документов внутри организации ( от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

· строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

· высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;

· наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

Характерные черты западной технологии:

· продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер ( документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);

· отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;

· регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;

· специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;

· широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

"Тихая революция" в теории и практике управления

Дальнейшее совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся в развитии теории и практики современного менеджмента.

В последнее время здесь происходят существенные сдвиги, зачастую не очень эффектные и внешне заметные, но революционные по сути. Эти эволюционные изменения объективно продиктованы логикой развития сегодняшнего производства.

В рамках нового управленческого мышления формируется нетрадиционный подход к организации управления предприятием. На место линейно-функциональных структур управления, в которых централизованы все основные функции ( производство, сбыт, финансы, персонал, канцелярская работа и пр.), приходят так называемые бригадные структуры.

В результате сокращается число уровней управленческой иерархии, создаются небольшие организационные подразделения-команды, объединяющие рабочих, специалистов, менеджеров и обладающие определенной САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬЮ в принятии решений.

Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения.

"Таким образом, под вывеской крупной корпорации появляются полностью самостоятельные в хозяйственном отношении, проникшиеся психологией малого бизнеса, неуемным предпринимательством подразделения с полным набором прав и обязанностей, выполняющие весь спектр управленческих функций, что делает их гибкими и полностью жизнеспособными, от начала до конца ответственными за продукт, технологию, нишу рынка или сферу коммерческой деятельности."

Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами.

Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

Срочно?
Закажи у профессионала, через форму заявки
8 (800) 100-77-13 с 7.00 до 22.00

Читайте также: