История развития систем электронного документооборота кратко

Обновлено: 08.07.2024

В статье описываются история и технология внедрения первых систем управления электронными документами, а также развитие российского рынка систем электронного документооборота. Анализируется терминология в данной области. Проводится сравнительный анализ понятий в области управления электронными документами. Рассматривается нормотворческая деятельность, которая наиболее активна в последние три года и тесно связана с созданием электронного правительства.

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД [1].

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Начало автоматизации делопроизводства

Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы [2]. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [3]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот остался чересчур дорогим и недоступным [4].

Становление рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.).

Первой конференцией, целью которой было представление в сжатом обзоре решений в области управления электронными документами, стала научно-техническая конференция по электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95, состоявшаяся 27 ноября 1995 г. в Академии Госслужбы РФ. В работе конференции участвовали 30 компаний, предлагающих решения в области информационных систем. Предложений было много, но в докладах, представленных на конференциях, в основном приводилось описание продуктов и технологий и почти ничего не говорилось о методике их практического внедрения и получаемом от их применения эффекте. Это еще раз подтвердило, что предложений в данной области было много, а опыт применения подобных программ на практике еще не приобретен.

Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к существенному расширению функциональных возможностей систем. Также усложнилась терминология в области автоматизации деятельности предприятий и организаций - управление документами. Названия таких систем варьируется: СЭД (системы электронного документооборота), СУЭД (системы управления электронным документооборотом), САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота).

Официального определения СЭД, утвержденного стандартом, нет. Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий. СЭД можно охарактеризовать, например, как "систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками". Или "систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием".

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология. И, хотя в западной терминологии отсутствует понятие "документооборот" (там используется термин Record Management), используют наиболее близкие к СЭД термины.

Словарь кадрового делопроизводства. Record Management (часто переводят как "управление записями") - практика ведения записей организации (материальные объекты или цифровая информация) с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение. В российской практике документационного обеспечения управления подобная терминология не используется.

Управление информационными ресурсами

Во-первых, это ECM (Enterprise Content Management), управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

По определению Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), ECM - это управление корпоративными информационными ресурсами [5]. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Компания Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты [6]:

- управление документами (Document management) - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

- управление веб-контентом (Web content management) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

- управление записями (Records management) - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

- управление образами документов (Document capture) - захват, преобразование и управление бумажными документами;

- документоориентированное взаимодействие (Document-based collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд;

- управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.

Словарь кадрового делопроизводства. AIIM - некоммерческая международная организация, которая предоставляет образовательные программы, исследования и переводы практики, чтобы помочь организациям индексировать, контролировать и оптимизировать свои информационные ресурсы.

Словарь кадрового делопроизводства. Gartner - исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий.

Несмотря на множество функций и возможностей, система не поддерживает функции российского делопроизводства. Основное отличие ECM и СЭД в том, что системы электронного документооборота направлены на документационное обеспечение управления, а ECM-системы - электронные хранилища информации, не ориентирующиеся на специфику делопроизводства [7].

Система управления документами

Словарь кадрового делопроизводства. ARMA International - авторитетная международная некоммерческая профессиональная ассоциация в области управления документами и информацией как на бумажных, так и на электронных носителях.

Системы EDMS реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Как видно, главное назначение таких систем - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска - как по атрибутам, так и по содержимому). EDMS является составной частью концепции управления корпоративным контентом (ECM). В данной системе также не предусмотрены основные функции российского документооборота (регистрационная система, контроль исполнения и т. д.).

Управление потоками работ

Еще один класс систем, с которым часто связывают СЭД, - это системы workflow, управление потоками работ. Workflow - это автоматизация (полностью или частично) бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Система workflow обязана поддерживать все компоненты процесса и их различные взаимосвязи (ролевые, информационные, временные, маршрутные и т. д.). Workflow - в дословном переводе с английского означает "поток работ/операций". В западной терминологии workflow описывается как "набор задач, определенных в организации для достижения конкретного результата" [8]. В первую очередь, процесс управления сосредоточен на процессах, а не на документах. СЭД является частным случаем бизнес-процессов организации.

В российской терминологии также часто применяют название docflow в отношении СЭД. В английском языке термина docflow нет. Это легко проверить, набрав в поисковике слово docflow. Если при наборе названий вышеперечисленных систем в первую очередь выходят сайты в зоне. com (англоязычные сайты), то результаты поиска по docflow представлены только российскими сайтами. Именно поэтому описание систем класса docflow совпадает с определением систем электронного документооборота. Системы docflow поддерживают жизненный цикл нормативно-методических документов компании. В системе прописываются маршруты движения документов в соответствии с процедурой управления нормативно-методическими документами внутреннего происхождения. Также система обеспечивает хранение всех версий документов, рассылку нормативных документов сотрудникам и т. п. Системы docflow также рассматривают СЭД как частный случай управления бизнес-процессами (workflow-системы), ориентированный на передачу только документов, но постепенно системы документооборота по функциональности приближаются к workflow-системам. При помощи современных DF-систем можно моделировать многие виды бизнес-процессов, а при помощи WF-систем - автоматизировать элементы документооборота.

Также можно отметить системы управления документами, относящиеся к классу DM (Document Management). DMS (англ. Document management system) - компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов [11]. Данное понятие тесно связано с концепцией Content Management System (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System. В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам так же хорошо, как и индексирование и развитые возможности поиска документа. Наряду с термином DM употребляется термин DLM (Document Lifecycle Management) - управление жизненным циклом документа.

Как видно из вышесказанного, в области управления электронной документацией отсутствует общий понятийный аппарат у разработчиков и пользователей. Внедрение единого понятийного аппарата на предприятии гораздо важнее, чем это кажется на первый взгляд. Проблема состоит не только в том, что специалисты не понимают друг друга из-за различий в терминологии. И из-за этого много времени уходит на согласование позиций в период разработки. Очень часто неверно примененные термины приводят к неверному решению управленческой задачи. Сегодня такие нормы либо отсутствуют вообще, либо фрагментарно и эпизодически разбросаны по многим нормативно-правовым актам. Необходим отдельный нормативно-правовой документ, в котором будут определен понятийный аппарат и совершенствована правоприменительная практика в данной области.

Если история электронного документооборота начинается в 1980-х гг., то нормотворческая деятельность в этой области началась намного позже. Предпосылкой для принятия любого закона обычно является определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 г., и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась. В первую очередь это:

- Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля 2012 г.);

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011);

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Но этих документов было недостаточно, и, так как в течение многих лет государство не предъявляло никаких единых требований к системам электронного документооборота, каждое ведомство, каждый орган власти создавал для себя такую систему электронного документооборота, какую считал нужной. В результате электронный документ, подготовленный в одной системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда даже прочитан, в силу того что использовались различные текстовые редакторы. Можно сказать, что межведомственный документооборот в России до сих пор бумажный. Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы, подготовленные в СЭД, а затем отправляет их по почте. А при приеме эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводят в собственную СЭД.

1. Рейнгольд Л. Обзор систем электронного документооборота // iXBT. com [Электронный ресурс]. Режим доступа: ixbt. com/soft/sed. shtml.

2. Компьютерные истоки Старой площади // Альманах "Восток". Коммерсант. 2005. N 1/2 (25/26) [Электронный ресурс]. Режим доступа: situation. ru.

3. Назаренко А. История и тенденции развития современных СЭД // Интернет-издание IT Practice [Электронный ресурс]. Режим доступа: itpractice. ru.

4. Ричардсон Роберт. Документооборот для всех остальных // Журнал сетевых решений/LAN. 1998. N 2. [Электронный ресурс]. Режим доступа: osp. ru.

5. Association for Information and Image Management, AIIM [Электронный ресурс]. Режим доступа: aiim. org. uk.

6. IT Definitions and Glossary, Gartner [Электронный ресурс]. Режим доступа: gartner. com.

7. Мейнцер А. Корпоративные хранилища документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. N 0. С. 30 - 37.

8. Glossary of Records and Information Management Terms, ARMA International [Электронный ресурс]. Режим доступа: arma. org.

9. A Glossary of Archival and Records Terminology, Society of American Archivists [Электронный ресурс]. Режим доступа: archivists. org.

10. Глоссарий терминов по хранению документации, Организация Объединенных Наций (ООН) [Электронный ресурс]. Режим доступа: un. org.

11. Glossary of terms, Document Management News [Электронный ресурс]. Режим доступа: documentmanagementnews. com.

12. Храмцовская Н. А. Закон о государственных услугах и развитие делопроизводства // Секретарь-референт. 2010. N 10. С. 32 - 33.

Сегодня всё больше организаций используют системы электронного документооборота (СЭД). Они повышают эффективность работы и помогают решать внутренние управленческие задачи. Об истории развития систем электронного документооборота и его перспективах читайте далее.

Первоначально СЭД решали только задачи делопроизводства, но постепенно их стали применять для работы с организационно-распорядительной и кадровой документацией, обращениями граждан и т.д. Сегодня системой электронного документооборота зачастую называют любую систему, которая работает с электронными документами.

Этапы развития электронного документооборота

Первые программы для электронного документооборота появились в 80-х годах XX века. Увеличение объёмов управленческой документации создало потребность в автоматизации её обработки, а развитие вычислительной техники предложило инструменты, способные эту задачу решить.

Разработанные в тот период решения были разрозненными. Первые программы для работы с электронными документами создавались непосредственно специалистами тех предприятий, которым они были нужны. Благодаря этому, они идеально соответствовали сложившимся в организации информационным процессам, но при этом не могли масштабироваться или использоваться на других предприятиях. Другими словами, первые системы не были способны к развитию — в какой-то момент неизменяемая структура СЭД устаревала настолько, что начинала тормозить деятельность организации.

В середине 90-х годов подход к разработке СЭД изменился — она стала двухэтапной. Сначала разработчик создавал универсальную основу системы, её ядро, а затем на этапе внедрения её дорабатывали под требования конкретной организации. Это, с одной стороны, уменьшало себестоимость СЭД, а с другой, позволяло гибко изменять функциональность системы и масштабировать её.

На следующем этапе развития систем электронного документооборота появилось понятие WorkFlow. Оно изменило методологию создания СЭД — разработчики начали ориентироваться на процессы, что позволило создавать системы, нацеленные на управление информацией и способные быстро адаптироваться под изменяющиеся потребности компаний.

Благоприятная экономическая ситуация 2000-х годов способствовала росту во всех отраслях экономики, стимулируя развитие электронного документооборота и разработку новых СЭД и их распространение.

Функциональность современных СЭД

Современные программы работают с любыми типами электронных документов. В базовой версии все они позволяют:

осуществлять общее делопроизводство: обработка входящих и исходящих документов, внутренний документооборот, контроль исполнения поручений;
вести кадровое делопроизводство: оформление и хранение личных дел сотрудников, составление графиков отпусков и т.д.;
передавать документы в архив, при необходимости находить их по разным критериям;
поддерживать удалённую и совместную работу с документами;
обеспечивать конфиденциальность информации.

Системы электронного документооборота используются в первую очередь крупными и средними компаниями, которые нуждаются в эффективных инструментах для работы с большим документооборотом. Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей финансовый и управленческий выигрыш может не окупить первоначальные затраты на покупку и внедрение СЭД. Хотя сейчас существует ряд очень бюджетных систем, которые доступны малому и микробизнесу.

Развитие электронного документооборота в России

Высокая стоимость программ иностранной разработки и необходимость адаптировать их к российской нормативной базе закономерно привели к тому, что по количеству внедрений СЭД российской разработки опережают зарубежные аналоги.

Отечественные разработки привлекательны для российских потребителей сразу по нескольким причинам:

более низкая стоимость внедрения;
функциональность и гибкость программ не уступает заграничным аналогам;
программы разработаны с учётом требований российских законов и специфики отечественного делопроизводства;
получить поддержку отечественной программы проще;
нет риска попасть под международные санкции.

Перспективы развития электронного документооборота

По всей вероятности, в будущем склонность пользователей выбирать системы электронного документооборота отечественной разработки сохранится. При этом из-за снижения их стоимости будет расти число предприятий малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, которые начнут их использовать.

Можно ожидать, что нормативная база, регулирующая требования к СЭД и их использованию будет совершенствоваться одновременно с развитием систем электронного документооборота . Всё чаще применение СЭД будет не только экономически оправданным, но и просто обязательным. Вот почему организациям, которые пока не используют системы электронного документооборота стоит задуматься об их внедрении. Это позволит внедрить новое программное обеспечение и новые регламенты постепенно, в комфортном режиме.

Читайте также: