Документационная культура управления в правоохранительных органах кратко

Обновлено: 05.07.2024

В современный период управление в правоохранительных органах считается одним из важнейших факторов повышения эффективности различных видов служебной деятельности исполнителей – штатных и внештатных, гласных и негласных сотрудников, достижения успехов различными организационными звеньями – собственно правоохранительными органами, их подразделениями (отделами, отделениями и так далее), первичными звеньями (группами, бригадами штатных сотрудников, аппаратами внештатных сотрудников и так далее).

Содержание работы

1. Управление как умение управлять людьми в определенных условиях 3
2. Закономерности, принципы и проблемы управления в правоохранительных органах 5
3. Поддержание формальных организационных звеньев 12
4. Уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев 14
5. Методика проведения анализа 18
Список литературы 24

Содержимое работы - 1 файл

Основы упрвления в праворганах1.doc

• проблемы оценивания исполнителей служебной деятельности.

Смысл проблем кадрово-ресурсного управления выражается в том, что для успешной служебной деятельности недостаточно эффективными являются подобранные, подготовленные, активизированные, обеспеченные ресурсами и оцененные исполнители.

В зависимости от содержания среди процессно-организационных проблем управления можно выделить следующие основные разновидности:

• проблемы планирования процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев);

• проблемы контролирования процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев);

• проблемы подытоживания процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев).

Сущность проблем процессно- организационного управления выражается в том, что для успешности процессов служебной деятельности недостаточно эффективными являются подготовленные планы, откорректированные планы и действия исполнителей, проанализированный и обобщенный практический опыт.

По своему практическому проявлению управленческие проблемы могут приобретать различный характер:

1) административно- организационные – в значительной мере правовой;

2) кадрово-ресурсные – социальный, прежде всего духовно-материально-психолого- педагогический;

3) процессно-организационные – в большей мере информационный (аналитико-прогностически- документационный).

Их разрешение осуществляется руководителями в ходе реализации тех или иных управленческих функций.

  1. Поддержание формальных организационных звеньев

Необходимость создания и использования формальных организационных звеньев в правоохранительных органах обусловлена следующими объективными обстоятельствами.

Известно, что различные организационные звенья, как разновидности социальных систем, относятся к числу сверхсложных систем. Причем специалисты выделяют четыре основных вида сложности этих звеньев.

Первая степень сложности (абсолютная – объективная, заложенная в природе самих организационных звеньев) характеризуется множественностью элементов исполнителей. Сам количественный объем этих звеньев ставит пределы их организованности.

Вторая степень сложности (относительная – субъективная, обусловленная способностями их руководителей) возникает из-за разнообразия элементов исполнителей. Такое разнообразие касается не только целей и функций, прав и обязанностей, ответственности исполнителей, но и их природных (психологических и физиологических) качеств.

Третья степень сложности организационных звеньев предопределяется многообразием связей между элементами-исполнителями, тем более если эти звенья имеют иерархическое строение. Причем максимум сложности возникает из-за противоречий между отдельными исполнителями, группами исполнителей на различных уровнях.

Четвертая степень сложности вызывается известной автономией отдельных исполнителей, групп исполнителей на различных иерархических уровнях. Руководители при этом имеют дело со своей главной проблемой – неопределенностью, субъективностью основного "материала" организационных звеньев, то есть наличием у исполнителей собственных потребностей, интересов, установок, мотивов, большей или меньшей свободы выбора действий.

В результате сложность организационных звеньев часто превышает возможности их руководителей управлять этими звеньями, включенными в них исполнителями, происходящими в них процессами.

Естественно, что в такой обстановке возникают различные проблемы. В принципе эти проблемы руководители могут разрешить с помощью следующих способов:

1) сужением диапазона управления;

2) упрощением устройства звеньев.

Сужение диапазона управления практически заключается в том, что руководители организационных звеньев стремятся ограничить количество исполнителей, непосредственно им подчиненных в различной форме, приближая его к нижней границе диапазона. Однако это не всегда возможно сделать по различным причинам.

Диапазон управления определяется количеством исполнителей, в какой-либо форме непосредственно подчиненных тому или иному руководителю. Функционирование формальных организационных звеньев в правоохранительных органах представляет собой реализацию различными звеньями тех функций, ради выполнения которых они создаются, на основе различного рода норм. В зависимости от характера функционирования все формальные звенья подразделяются на три вида: механистические, органические и смешанные.

Для механистических ("жестких") организационных звеньев характерным является жесткая регламентация практически всех видов их деятельности.

Аналогичные звенья военного типа М.Вебер обозначал термином "рациональная бюрократия". Они обладают следующими свойствами:

• высокой степенью специализации;

• четкими иерархическими структурами;

• зависимостью числа руководителей и уровней иерархии от числа исполнителей;

• зависимостью числа исполнителей от количества и масштабности поставленных целей (разрешаемых проблем);

• подбором кадров по формальным признакам с последующим продвижением в зависимости от стажа службы и достигнутых ранее результатов;

• построением внутренней системы отношений как взаимосвязей между должностями;

• регламентированием всех видов служебной деятельности должностных лиц с помощью разнообразных инструкций.

Органические ("мягкие") организационные звенья характеризуются следующими признаками:

• значительной самостоятельностью отдельных звеньев;

• преобладанием неформальных отношений;

• созданием условий для максимального "высвобождения" творческого потенциала исполнителей;

• слабой регламентацией служебной деятельности исполнителей с помощью разнообразных методических рекомендаций.

В правоохранительных органах в чистом виде механистические и органические звенья создаются и используются довольно редко. Как правило, в них функционируют организационные звенья смешанного типа, те или иные части которых обладают преимущественными свойствами "жестких" либо "мягких" разновидностей, но полностью им не соответствующие.

Организационные звенья, близкие по своим свойствам к механистическим, в большей степени характерны для функциональных подразделений, которые специализируются в сфере обеспечения исполнителей различного рода ресурсами, например, финансовыми или материально-техническими.

Организационные звенья, близкие по своим свойствам к органическим, в большинстве случаев характерны для функциональных (штабных) и проблемно-целевых подразделений, которые специализируются в сфере консультирования, разработок, аналитико-прогностической деятельности.

  1. Уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев

Административно-правовая культура управления в правоохранительных органах – это качественный уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев, обусловленных нормами административного права, в интересах эффективности управления.

Вообще, правовое регулирование осуществляется с помощью различного вида норм права. Одни нормы закрепляют должное поведение различных субъектов, от которого они не имеют права уклоняться при наступлении определенных ситуаций.

Диспозиции этих норм содержат предписания. Другие нормы определяют границы и содержание возможного поведения субъектов. Их диспозиции содержат дозволения. Третьи нормы запрещают определенные деяния (действия или бездействия).

Содержанием их диспозиций являются запреты. Как известно, специалисты выделяют несколько основных типов правового регулирования.

Первый из них, административно-правовой, характеризуется преобладающим применением правовых норм, содержащих предписания. Второй тип, гражданско-правовой, в основном использует правовые нормы с дозволениями. Третий, уголовно-правовой, отличается от двух вышеназванных преобладанием применения правовых норм, содержащих запреты.

Правовая регламентация статусов и процессов функционирования организационных звеньев в правоохранительных органах представляет собой конкретное проявление административно-правового регулирования.

Она действительно характеризуется тем, что повышенная детальность правового регулирования достигается в основном с помощью административно-правовых норм предписывающего характера. Прежде всего ими определяются субъекты выполнения управленческих функций, виды их действий, порядок выполнения действий, требуемые результаты. Дозволения и запреты дополняют предписания, создавая системность правовой регламентации.

Предписания возлагают на должностных лиц обязанности совершать определенные (положительные) действия. Они также являются средством их ориентации в своей деятельности. Они указывают конкретные варианты позитивных действий из множества возможных.

Дозволения – это также указания конкретных вариантов поведения, но лишь как альтернатив, предполагающих, что ведущую роль в выборе вариантов будут играть интересы и собственные цели должностных лиц.

В отличие от них запреты – это указания нежелательных вариантов действий должностных лиц и оставление "всего остального" множества на их усмотрение.

В принципе в правоохранительных органах административно-правовой регламентации (в той или иной степени) могут подлежать статусы любых организационных звеньев и процессы их функционирования.

Такое регламентирование, по существу, позволяет создавать, поддерживать и развивать условия для упорядочения строения организационных звеньев, придания им необходимой целостности, достижения целенаправленной и эффективной деятельности.

При этом статика – "административное устройство", статусы субъектов и объектов регламентируются с помощью одной части материальных норм административного права, а порядок, процедуры их функционирования – с помощью другой части этих норм – организационно-процедурных.

Для практического применения все необходимые административно-правовые нормы объединяются и издаются в виде правовых регламентационных актов.

Причем по содержанию отдельные нормы обычно не тождественны отдельным статьям(пунктам, параграфам) тех либо иных актов. Во многих случаях элементы административных норм находятся в различных статьях или частях таких актов. Нередко гипотезы и диспозиции соответствующих норм содержатся в одних административно-правовых актах, в то время как санкции предусматриваются в других.

По своим юридическим свойствам эти акты относятся к разновидностям нормативных актов, определяющих общие правила безличного характера, рассчитанные на многократное применение во всех предусмотренных ими ситуациях.

Они издаются либо без ограничения срока своего действия, либо на длительный период.

В принципе наиболее целесообразным и привычным для практики является создание двух основных групп регламентационных актов.

Первую группу составляют административно-правовые акты, определяющие статус организационных звеньев (должностных лиц), вторую – акты, регламентирующие порядок осуществления основных видов деятельности, их процедуры.

В управленческую практику административно-правовые акты всегда вводятся с помощью правовых актов распорядительного характера: указов высших руководителей исполнительной власти и приказов руководителей правоохранительных органов.

В современный период управление в правоохранительных органах считается одним из важнейших факторов повышения эффективности различных видов служебной деятельности исполнителей – штатных и внештатных, гласных и негласных сотрудников, достижения успехов различными организационными звеньями – собственно правоохранительными органами, их подразделениями (отделами, отделениями и так далее), первичными звеньями (группами, бригадами штатных сотрудников, аппаратами внештатных сотрудников и так далее).

Содержание работы

1. Управление как умение управлять людьми в определенных условиях 3
2. Закономерности, принципы и проблемы управления в правоохранительных органах 5
3. Поддержание формальных организационных звеньев 12
4. Уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев 14
5. Методика проведения анализа 18
Список литературы 24

Содержимое работы - 1 файл

Основы упрвления в праворганах1.doc

• проблемы оценивания исполнителей служебной деятельности.

Смысл проблем кадрово-ресурсного управления выражается в том, что для успешной служебной деятельности недостаточно эффективными являются подобранные, подготовленные, активизированные, обеспеченные ресурсами и оцененные исполнители.

В зависимости от содержания среди процессно-организационных проблем управления можно выделить следующие основные разновидности:

• проблемы планирования процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев);

• проблемы контролирования процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев);

• проблемы подытоживания процессов служебной деятельности исполнителей (организационных звеньев).

Сущность проблем процессно- организационного управления выражается в том, что для успешности процессов служебной деятельности недостаточно эффективными являются подготовленные планы, откорректированные планы и действия исполнителей, проанализированный и обобщенный практический опыт.

По своему практическому проявлению управленческие проблемы могут приобретать различный характер:

1) административно- организационные – в значительной мере правовой;

2) кадрово-ресурсные – социальный, прежде всего духовно-материально-психолого- педагогический;

3) процессно-организационные – в большей мере информационный (аналитико-прогностически- документационный).

Их разрешение осуществляется руководителями в ходе реализации тех или иных управленческих функций.

  1. Поддержание формальных организационных звеньев

Необходимость создания и использования формальных организационных звеньев в правоохранительных органах обусловлена следующими объективными обстоятельствами.

Известно, что различные организационные звенья, как разновидности социальных систем, относятся к числу сверхсложных систем. Причем специалисты выделяют четыре основных вида сложности этих звеньев.

Первая степень сложности (абсолютная – объективная, заложенная в природе самих организационных звеньев) характеризуется множественностью элементов исполнителей. Сам количественный объем этих звеньев ставит пределы их организованности.

Вторая степень сложности (относительная – субъективная, обусловленная способностями их руководителей) возникает из-за разнообразия элементов исполнителей. Такое разнообразие касается не только целей и функций, прав и обязанностей, ответственности исполнителей, но и их природных (психологических и физиологических) качеств.

Третья степень сложности организационных звеньев предопределяется многообразием связей между элементами-исполнителями, тем более если эти звенья имеют иерархическое строение. Причем максимум сложности возникает из-за противоречий между отдельными исполнителями, группами исполнителей на различных уровнях.

Четвертая степень сложности вызывается известной автономией отдельных исполнителей, групп исполнителей на различных иерархических уровнях. Руководители при этом имеют дело со своей главной проблемой – неопределенностью, субъективностью основного "материала" организационных звеньев, то есть наличием у исполнителей собственных потребностей, интересов, установок, мотивов, большей или меньшей свободы выбора действий.

В результате сложность организационных звеньев часто превышает возможности их руководителей управлять этими звеньями, включенными в них исполнителями, происходящими в них процессами.

Естественно, что в такой обстановке возникают различные проблемы. В принципе эти проблемы руководители могут разрешить с помощью следующих способов:

1) сужением диапазона управления;

2) упрощением устройства звеньев.

Сужение диапазона управления практически заключается в том, что руководители организационных звеньев стремятся ограничить количество исполнителей, непосредственно им подчиненных в различной форме, приближая его к нижней границе диапазона. Однако это не всегда возможно сделать по различным причинам.

Диапазон управления определяется количеством исполнителей, в какой-либо форме непосредственно подчиненных тому или иному руководителю. Функционирование формальных организационных звеньев в правоохранительных органах представляет собой реализацию различными звеньями тех функций, ради выполнения которых они создаются, на основе различного рода норм. В зависимости от характера функционирования все формальные звенья подразделяются на три вида: механистические, органические и смешанные.

Для механистических ("жестких") организационных звеньев характерным является жесткая регламентация практически всех видов их деятельности.

Аналогичные звенья военного типа М.Вебер обозначал термином "рациональная бюрократия". Они обладают следующими свойствами:

• высокой степенью специализации;

• четкими иерархическими структурами;

• зависимостью числа руководителей и уровней иерархии от числа исполнителей;

• зависимостью числа исполнителей от количества и масштабности поставленных целей (разрешаемых проблем);

• подбором кадров по формальным признакам с последующим продвижением в зависимости от стажа службы и достигнутых ранее результатов;

• построением внутренней системы отношений как взаимосвязей между должностями;

• регламентированием всех видов служебной деятельности должностных лиц с помощью разнообразных инструкций.

Органические ("мягкие") организационные звенья характеризуются следующими признаками:

• значительной самостоятельностью отдельных звеньев;

• преобладанием неформальных отношений;

• созданием условий для максимального "высвобождения" творческого потенциала исполнителей;

• слабой регламентацией служебной деятельности исполнителей с помощью разнообразных методических рекомендаций.

В правоохранительных органах в чистом виде механистические и органические звенья создаются и используются довольно редко. Как правило, в них функционируют организационные звенья смешанного типа, те или иные части которых обладают преимущественными свойствами "жестких" либо "мягких" разновидностей, но полностью им не соответствующие.

Организационные звенья, близкие по своим свойствам к механистическим, в большей степени характерны для функциональных подразделений, которые специализируются в сфере обеспечения исполнителей различного рода ресурсами, например, финансовыми или материально-техническими.

Организационные звенья, близкие по своим свойствам к органическим, в большинстве случаев характерны для функциональных (штабных) и проблемно-целевых подразделений, которые специализируются в сфере консультирования, разработок, аналитико-прогностической деятельности.

  1. Уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев

Административно-правовая культура управления в правоохранительных органах – это качественный уровень требований к регламентации статусов и процессов функционирования организационных звеньев, обусловленных нормами административного права, в интересах эффективности управления.

Вообще, правовое регулирование осуществляется с помощью различного вида норм права. Одни нормы закрепляют должное поведение различных субъектов, от которого они не имеют права уклоняться при наступлении определенных ситуаций.

Диспозиции этих норм содержат предписания. Другие нормы определяют границы и содержание возможного поведения субъектов. Их диспозиции содержат дозволения. Третьи нормы запрещают определенные деяния (действия или бездействия).

Содержанием их диспозиций являются запреты. Как известно, специалисты выделяют несколько основных типов правового регулирования.

Первый из них, административно-правовой, характеризуется преобладающим применением правовых норм, содержащих предписания. Второй тип, гражданско-правовой, в основном использует правовые нормы с дозволениями. Третий, уголовно-правовой, отличается от двух вышеназванных преобладанием применения правовых норм, содержащих запреты.

Правовая регламентация статусов и процессов функционирования организационных звеньев в правоохранительных органах представляет собой конкретное проявление административно-правового регулирования.

Она действительно характеризуется тем, что повышенная детальность правового регулирования достигается в основном с помощью административно-правовых норм предписывающего характера. Прежде всего ими определяются субъекты выполнения управленческих функций, виды их действий, порядок выполнения действий, требуемые результаты. Дозволения и запреты дополняют предписания, создавая системность правовой регламентации.

Предписания возлагают на должностных лиц обязанности совершать определенные (положительные) действия. Они также являются средством их ориентации в своей деятельности. Они указывают конкретные варианты позитивных действий из множества возможных.

Дозволения – это также указания конкретных вариантов поведения, но лишь как альтернатив, предполагающих, что ведущую роль в выборе вариантов будут играть интересы и собственные цели должностных лиц.

В отличие от них запреты – это указания нежелательных вариантов действий должностных лиц и оставление "всего остального" множества на их усмотрение.

В принципе в правоохранительных органах административно-правовой регламентации (в той или иной степени) могут подлежать статусы любых организационных звеньев и процессы их функционирования.

Такое регламентирование, по существу, позволяет создавать, поддерживать и развивать условия для упорядочения строения организационных звеньев, придания им необходимой целостности, достижения целенаправленной и эффективной деятельности.

При этом статика – "административное устройство", статусы субъектов и объектов регламентируются с помощью одной части материальных норм административного права, а порядок, процедуры их функционирования – с помощью другой части этих норм – организационно-процедурных.

Для практического применения все необходимые административно-правовые нормы объединяются и издаются в виде правовых регламентационных актов.

Причем по содержанию отдельные нормы обычно не тождественны отдельным статьям(пунктам, параграфам) тех либо иных актов. Во многих случаях элементы административных норм находятся в различных статьях или частях таких актов. Нередко гипотезы и диспозиции соответствующих норм содержатся в одних административно-правовых актах, в то время как санкции предусматриваются в других.

По своим юридическим свойствам эти акты относятся к разновидностям нормативных актов, определяющих общие правила безличного характера, рассчитанные на многократное применение во всех предусмотренных ими ситуациях.

Они издаются либо без ограничения срока своего действия, либо на длительный период.

В принципе наиболее целесообразным и привычным для практики является создание двух основных групп регламентационных актов.

Первую группу составляют административно-правовые акты, определяющие статус организационных звеньев (должностных лиц), вторую – акты, регламентирующие порядок осуществления основных видов деятельности, их процедуры.

В управленческую практику административно-правовые акты всегда вводятся с помощью правовых актов распорядительного характера: указов высших руководителей исполнительной власти и приказов руководителей правоохранительных органов.

Особенности и цели управления в правоохранительных органах

Управление в правоохранительных органах — это обеспечение эффективного функционирования и развития разного рода правоохранительных учреждений, организаций и предприятий в условиях проявления реальных и потенциальных угроз противоправного характера.

Управление в правоохранительных органах соответствует назначению, сущности и разновидностям определенных сфер деятельности. Действуя в рамках наиболее оптимальных организационных звеньев, руководители в первую очередь ориентируются на хорошо подготовленных в плане профессиональной деятельности исполнителей. Исполнители должны быть заинтересованы в качественном выполнении должностных обязанностей, творчески решать поставленные перед ними задачи, обеспечены всеми необходимыми ресурсами. Большего эффекта в управлении можно добиться, когда руководители создают и развивают условия для успешной деятельности организационных звеньев (исполнителей).

Цели управления в правоохранительных органах представляют собой необходимые результаты управленческой деятельности, выступают желаемыми и ожидаемыми результатами для руководителей разных организационных звеньев.

Непосредственные цели управления соответствуют целям управленческой деятельности руководителей отдельных организационных звеньев и заключаются в том, чтобы эффективно реализовать технологические этапы процессов управления для успешной деятельности исполнителей. К важнейшим непосредственным целям относится: эффективное формирование новых и успешное исполнение принятых управленческих решений; оценка уже реализованных решений.

Правильное формулирование конкретных целей управления необходимо для руководителей всех организационных звеньев. Основные цели управления — это непосредственно управленческие цели руководителей организационных звеньев. Они выражаются в том, чтобы создавать и развивать внутренние условия для успешной служебной деятельности организационных звеньев.

Основные цели управления предусматривают необходимость эффективно:

Готовые работы на аналогичную тему

  • создавать, поддерживать, развивать, подбирать организационные звенья;
  • профессионально обучать исполнителей служебной деятельности;
  • стимулировать исполнителей к эффективной профессиональной деятельности;
  • обеспечивать исполнителей служебной деятельности необходимыми ресурсами;
  • оценивать организационные звенья в ходе служебной деятельности;
  • заранее планировать процессы деятельности исполнителей;
  • контролировать и оценивать процессы деятельности исполнителей.

Типы управления в правоохранительных органах

Выделение типов управления в правоохранительных органах основано на понимании назначения и сущности управления, на учете характера объектов управления.

Основные типы управления:

  • административно-организационное — создание, поддержание и развитие формальных организационных звеньев;
  • кадрово-ресурсное управление — подбор, подготовка, активизация, исполнителей служебной деятельности, обеспечение ресурсами и оценка исполнителей служебной деятельности;
  • процессно-организационное — планирование предстоящей служебной деятельности, контролирование ее выполнения исполнителями, подведение итогов завершенной служебной деятельности.

Методы управления в правоохранительных органах

Методы управления — это пути достижения разных целей управления, конкретные способы реализации и практического достижения целей управленческой деятельности. Методы являются качественным аспектом управления.

Система методов управления сформирована с учетом имеющихся подходов к классификации методов управления. Содержание методов управления обусловлено назначением и сущностью управления, выражается в действиях руководителей в связи с созданием, развитием и поддержанием внутренних условий для эффективной деятельности организационных звеньев.

Основные группы методов:

  • Методы властной мотивации. Методы управления, позволяющие руководителям создавать и развивать устойчивые условия успешной деятельности исполнителей. Группы методов властной мотивации: методы регламентов, распоряжений.
  • Методы психологической мотивации. Универсальные методы влияния на волю и сознание, поведение исполнителей. Разновидности методов психологической мотивации: убеждения, принуждения.
  • Методы социальной мотивации.

Сущность методов регламентов основан на том, что для организационных звеньев устанавливаются нормы и правила, обязательные для выполнения, определяющие содержание, статус и порядок служебной деятельности в стандартных ситуациях. Разрабатываются показатели расходования финансовых, материально-технических и других ресурсов, показатели состояния отдельных элементов организационных звеньев.

Использование методов распоряжений основано на том, что руководители предприятий и организаций используют управленческие решения в ситуации возникновения в профессиональной деятельности организационных звеньев нетиповых случаев, то есть не соответствующих имеющимся регламентам.

Применение всей совокупности разных приемов побудительного обеспечения служебного поведения исполнителей является основным методом деятельности руководителей. Данное применение осуществляется в виде разъяснительной и воспитательной деятельности, показа наиболее рациональных примеров действий, поощрения образцового поведения. Оно реализуется посредством информирования, предупредительно-профилактических действий, призывов, внушения, пропаганды и так далее.

Убеждение закрепляет у исполнителей нормы служебной деятельности, побуждает соотносить свои действия с интересами правоохранительных органов. Применение комплекса разных приемов принудительного обеспечения (принуждение) оценивается как вспомогательный метод деятельности руководителей. Оно применяется при неправильном поведения исполнителей, в случае отклонения от требований, выраженных в управленческих решениях.

Документирование управленческой деятельности и организация работы с документами, или делопроизводство, составляет одну из важных составных частей информационного обеспечения любой социальной системы управления. Под информационным обеспечением в широком смысле следует понимать движение информации, т. е. процесс сбора, обработки, хранения и использования информации, с одной стороны, и обмен ею – с другой.

Требования государства по вопросам совершенствования процесса управления в полной мере распространяются на правоохранительные органы и на органы внутренних дел в том числе. Деятельность органов внутренних дел, их подразделений и сотрудников, в свою очередь, связана с составлением оперативно-служебных материалов, изготовлением и размножением оперативно-справочных форм и бланков, изучением различных документов. Перечень этих источников не исчерпаем, но все они являются носителями информации, используемой в оперативной работе органов внутренних дел. Придание информации материальной оболочки в форме документов и работа с ними составляют основу делопроизводства.

Делопроизводство– деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях.

Перечисленные определения делопроизводства ни в каком случае не исключают, а взаимодополняют друг друга, давая целостное представление о его сущности и содержании.

Делопроизводство в органах внутренних дел подразделяется на секретноеи несекретное.

По своей сути делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения всех сторон деятельности органа управления, которая включает в себя:

1) документирование.В свою очередь документирование включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Документировать можно в различных материальных носителях, форма и виды которых определяются ведомственными инструкциями, приказами, распоряжениями (рапортах, справках, заявлениях, объяснениях, обзорах и т.п.), а также в специальных тетрадях путем ведения рабочих записей, выписок из приказов, конспектов по секретным учебным дисциплинам и в специальных блокнотах или на предварительно учтенных в подразделении делопроизводства и режима листах бумаги черновики секретных документов. Текст при этом составляется химическими красителями (пастой или чернилами).

2) документооборот как процесс движения документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

- движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями;

- маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки документации. Это потоки:

- входящих (поступивших в учреждение) документов;

- подготовленных внутренних (не выходящих за пределы подготовивших их организаций) документов;

- подготовленных исходящих (отправленных из учреждения) документов;

Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые различаются для каждого потока документов.

Таким образом, под документооборотом в узком смысле следует понимать работу с входящей и исходящей документацией, а также документами внутреннего обращения.

Признано наукой и в органах внутренних дел практикуется две системы делопроизводства:

1. централизованное делопроизводство (единое);

2. децентрализованное делопроизводство – все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным структурным подразделениям органа внутренних дел или лицам, ответственным за ведение дел (характерно для крупных городов).

Главной задачей делопроизводства является оказание наиболее эффективной помощи аппарату управления в выполнении им возложенных на него задач.

Выполняя функцию документационного обеспечения всех сторон деятельности органа управления делопроизводство призвано обеспечить:

1) правильное, объективное, своевременное и полное отражение в документах всей работы органа внутренних дел и его структурных подразделений;

2) быстроту нахождения необходимой документации по данным регистрации в текущих делах и архивах;

3) четкость и быстроту производства технических операций по приему, учету и отправлению корреспонденции;

4) систематический контроль за исполнением документов;

5) сохранность государственной тайны и служебной (конфиденциальной) информации, невозможность случайной утраты документов;

6) экономию материальных средств и сил на всех этапах делопроизводства.

В этом проявляется основное назначение делопроизводства.

Читайте также: