Документ это в доу определение

Обновлено: 28.06.2024

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов. Документы – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Проблемы документооборота учреждений нашли свое отражение в трудах зарубежных учeныx в oблacти упpaвлe ния: P.В. Гутча, C. Двopaчeка, A. Xaйeка, Т. Питepe, X. Peшкe, X. Шeллe, тaк и в трудах oтeчecтвeнныx : В. Н. Буpкoва, В. И. Вopoпaeва, З. М. Гaльпepинa, И. И. Мaзу., М. Л. Paзу, В. Д. Шaпиpo, М. В. Шeйнбepга, и дp., в работах акцентируется внимание на значимость управленческой информации.

Теоретические вопросы управления рассмотрены в работах: Н. Н Кушнаренко., М. П. Бобылева., Е. П. Смирновой., Л. Н. Кaчaлинa., В. А. Кудpяeва., К. Г. Митяeва., А. В. Пшeнкo., В. В. Бapoнoва., Г. Н Кaлянoва., И. Н. Титoва, Н. В. Варадиноваи др.

Документационное обеспечение (управления, ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в дошкольном учреждении. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль над сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Документооборот дошкольного учреждения включает в себя совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений. От четкого выполнения каждой операции при работе с документами зависит не только скорость их перемещения, но и эффективность процесса управления в целом.

Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. В современных организациях следует учитывать, что документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Организация документооборота в дошкольном учреждении имеет специфические черты, связанные как с человеческим фактором, так и с особенностями управления.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации организационной формы делопроизводства.

В течение года по дошкольному учреждению проходит большое количество различных документов. Чтобы проанализировать документооборот дошкольного учреждения, нужно видеть весь объем входящих, исходящих и внутренних документов. Документопоток объема документооборота в дошкольном образовательном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г., можно увидеть в таблице

Таблица Документопоток и объем документооборота в дошкольном учреждении с 01.01.2014г. по 01.01.2015г.

Приказы 98 Распоряжения 35 Отчеты 28 (в ПФ и отдел образования)

Письма 15 Учебные планы 6 Табель учета рабочего времени 15

Телефонограммы 3 Списки обучающихся 48 Заявки 121

Служебные записки 36 Личные дела обучающихся детей (126) Служебные записки 21

Объяснительные записки 3 Карты развития(126) Объяснительные записки 3

Приказы по личному составу 198

Служебные письма 19

Из проведенного анализа мы сделали вывод, что объем документооборота дошкольного образовательного учреждения выделяется множеством информационных потоков (входящие, исходящие, внутренние, а также большим видом документации.

Изучение практики и теоретический анализ источников выявили особенности документооборота дошкольных образовательных учреждений :

Образовательную и управленческую деятельность дошкольного образовательного учреждения сопровождают документы, так как они являются основой документооборота и организацией учебного процесса.

В связи с введением ФГОС в дошкольных образовательных учреждениях увеличился объем документации (как в сфере управления. так и в учебной деятельности).

Отдаленность документов создаваемых и обрабатываемых в различных отделах (бухгалтерия отдалена от кадровой службы).

Малое количество унифицированных документов.

Многолетнее хранение документов (от 10 до 70 лет).

Большие трудовые затраты на составление и подготовку документов.

Отсюда можно сделать вывод, что в дошкольных образовательных учреждениях обращается многообразие различных видов документов, которые имеют определенные этапы прохождения, и образуют документооборот учреждения, регламентируемый нормативно-методической и законодательной базой. Также нужно учесть что нормативно – законодательная база постоянно меняется и совершенствуется, в связи с этим организация работы с документами выражает существенную составную часть документационного обеспечения управления образовательным процессом в дошкольном образовательном учреждении.

В течение исследования, нами был разработан социально – педагогический инструментарий, целью которого являлась – оценка состояния документооборота и делопроизводств, требовалось обнаружить и раскрыть недостатки в организации делопроизводства.

В результате анализа отметили следующие недостатки в организации делопроизводства: неизбежная потеря документов, следовательно и информации; попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу, большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами.

Полученные данные говорят о необходимости совершенствования системы документооборота в дошкольном образовательном учреждении. Данную проблему на сегодняшний день можно решить внедрением системы электронного документооборота в дошкольном учреждении.

Единственным путем эффективного решения проблемы управления документами, а следовательно дошкольным образовательным учреждением является, автоматизация делопроизводства и документооборота, с помощью новейших технологий, то есть переход на электронный документооборот. Основными причинами перехода являются - сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям.

Основными преимуществами электронного документооборота будут являться :

экономия организационно-технических затрат;

упорядочение технологии работы с документами (переход дошкольного учреждения на единую систему делопроизводства и документооборота);

ускорение прохождения документов в дошкольном учреждении за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;

полный контроль за документами и работой персонала с ними;

Повышение эффективности работы с документами.

В связи с этим мы пришли к выводу, что система электронного документооборота в дошкольном образовательном учреждении, может быть естественной составной частью деловых процессов, которые направлены на обеспечение образовательной и управленческой деятельности. Существующие технологии в современное время приводят к тому, что нужно пересматривать действующие принципы, методы ее управления. Система электронного документооборота позволяет провести управление дошкольным образовательным учреждением на новый уровень управления

2. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр. : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М. : ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003.

3. Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах государствен-ной власти и местного самоуправления : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. М. : ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2004.

4. Кудряев, В. А. Организация работы с документами : учебник / В. А. Кудряев [и др. ]. М: ИНФРА-М, 1999.

План работы на летний оздоровительный период в дошкольном образовательном учреждении " План работы на летний оздоровительный период" в дошкольном образовательном учреждении Цель работы: Сохранение и укрепление физического.

Тематическое перспективное планирование по ПДД в дошкольном образовательном учреждении ема занятия Программное содержание Оборудование Предварительная работа Словарная работа Компонент ДОУ Сопутствующие формы работы Сентябрь.

Обеспечение психологической безопасности пребывания ребёнка в дошкольном учреждении Выступление на ГМО заместителей заведующих по безопасности на тему: "Обеспечение психологической безопасности пребывания ребёнка в дошкольном.

Взаимодействие с семьёй в планировании воспитательного процесса в дошкольном образовательном учреждении Федеральный государственный образовательный стандарт выдвигает новые задачи перед дошкольными образовательными учреждениями. Взаимодействие.

Защита и реализация прав ребёнка в дошкольном образовательном учреждении Полторацкая Н. Н., Барнаул, АлтГПА Научный руководитель: Атемаскина Ю. В., к. педагог. н., доцент ЗАЩИТА И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРАВ РЕБЕНКА В ДОШКОЛЬНОМ.

Защита и реализация прав ребёнка в дошкольном образовательном учреждении Актуальные вопросы педагогики и психологии образования : материалы V всероссийской научно-практической конференции молодых ученых, магистрантов,.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)

2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)

4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)

5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

· Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Нормативно-методические документы

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

· Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Функции документа

· Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

· Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

· Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).

· Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

Классификация документов

по способу документации:

кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

отчетно-статистические и другие

по месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправленные из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до10 лет).

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

КУРС ЛЕКЦИЙ

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)

2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)

4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)

5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

· Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Стандартизация

Нормативно-методические документы

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

· Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Функции документа

· Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

Классификация документов

по способу документации:

кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

отчетно-статистические и другие

по месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправленные из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

по происхождению:

личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

по юридической значимости:

дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного учреждения

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Выполнила обучающаяся гр. ЗИ-274 ________ Пушкина Алёна Витальевна

Оценка за выполнение и защиту реферата _____________

Проверила ______________ Абрамович Анастасия Владимировна

Новый Уренгой 2020

Понятие документ 4

Виды документов 5

Стандартизация и унификация документов 6

Список использованных источников 9

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

Все документы подразделяются на несколько групп:

По способу документирования :

4. Кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

По месту составления:

По происхождению различают:

1. Официальные или служебные – составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации;

2. Личные – затрагивающие интересы определенного лица, именные документы.

По юридической силе:

1. Оригиналы (подлинники) – первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором;

2. Копия - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников;

3. Отпуск - копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника документа;

4. Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

5. Выписки – части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать;

Стандартизация и унификация документов

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Документы служат для обмена информацией между организациями, для осуществления руководящей деятельности внутри организации. Деятельность любой организации невозможна без документирования. Основной целью документирования делового общения организации или предприятия является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Список использованных источников

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
документы по личному составу ;
предложения, заявления, жалобы граждан ;
финансово-бухгалтерские документы ;
технико-технологические документы ;
контрольно-ревизионные документы .

Отсутствием службы документационного обеспечения;
Незначительным объемом документооборота;
Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения

Определяют специфику ДОУ

Регламентируют управленческую деятельность

организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);
документы по личному составу , регламентирующие
процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата);

финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;
технико-технологическую документацию :
документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ

распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
документация по работе с гражданами
заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

директор;
заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
специалист по кадрам;
главный бухгалтер;
инженер по охране труда;
делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

Организация документооборота;
контроль исполнения документов;
составление номенклатуры дел;
архивное хранение документов.

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

входящие документы,
исходящие документы,
внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
организационные документы;
распорядительные документы;
информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).

Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы в двухнедельный срок.

На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.

Ежегодно в декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает номенклатуру дел на следующий год, вводит ее в действие с первого января своим приказом, а также обязательно согласовывается со специалистом Архивной службы города. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению.

Если в течение года в деятельности детского сада образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел (для этого специально оставляются свободные места в каждом разделе).

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности детского сада, кроме технической документации и печатных изданий.

Исходя из специфики деятельности ДОУ (отсутствие службы документационного обеспечения управления) в номенклатуру дел нашего детского сада включены разделы:

02 Воспитательно-образовательная работа;

05 Хозяйственная часть;

06 Медицинская часть;

08 Охрана труда.

В течение года каждая служба самостоятельно заводит дела в соответствии с номенклатурой дел, вносит изменения, уточнения, делает отметки, в конце года передает ее делопроизводителю. Идет процесс составления новой (уточненной) на следующий год номенклатуры дел.

Архивное хранение документов

В нашем ДОУ подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

I этап. Каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

использующиеся в дальнейшем переходящие дела;
дела временного срока хранения (до 10 лет);
дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

II этап. Приказом директора ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

В нашем ДОУ, в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

III этап. Отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив детского сада. Для этого в нашем учреждении выделено специальное помещение.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

Читайте также: