Crm система для музыкальной школы

Обновлено: 02.07.2024

Какие проблемы необходимо решать

Администрация и сотрудники музыкальной школы ежедневно выполняют много задач, как рутинных, так и более масштабных.
Из-за количества задач, управление музыкальной школой может сопровождаться такими проблемами, как:

ошибки в составлении расписания
неправильный учёт клиентов
нечеткий контроль посещаемости и успеваемости учеников
сложность расчета финансов
отсутствие контроля над потерей учеников

Виной служит человеческий фактор. Сотрудник физически не успевает за всем уследить.
CRM-система помогает решить проблемы:

Сотруднику гораздо проще соотнести расписание классов с графиками преподавателей.
Автоматизированная система позволяет тратить меньше времени, чтобы записать нового ученика на пробное занятие, внести данные в его профиль и отследить оплату абонементов.
Преподаватели могут отслеживать успеваемость и вести учет посещаемости учеников через электронный журнал.

Плюсы и минусы бесплатных решений

Конечно можно воспользоваться бесплатными программами. Это Excel, Google-таблицы или журнал для ведения записей.
Они находятся в свободном доступе и просты в элементарных настройках. Преимущества вроде весомые, но :

мелкие рутинные задачи остаются за человеком и отнимают время
увеличивается шанс ошибки из-за невнимательности сотрудника
для использования нужны технические знания
нет возможности синхронизировать данные
существуют риск потери данных
сложность проведения аналитики и ведения финансовой отчётности

Всё это плохо сказывается на эффективности работы танцевальной школы, а соответственно и на доходе. Так ли это тогда выгодно?

Чем CRM система Олла Беркана лучше?

CRM-систему разработали талантливые российские программисты в 2013 году. С тех пор неоднократно проверялась правильная работа всех 16 модулей. Олла Беркана работает с более 2000 пользователей, которые отмечают простоту и удобство инструмента.

Расскажем подробнее о преимуществах CRM-системы.

Программа не требует от пользователя долгого и глубокого изучения. Интерфейс поделен на 16 модулей. После консультации в демо-версии, пользователь быстро начинает ориентироваться в программе.

Все задачи можно решать в одном месте, не переключаясь между окнами.

В программе учета просто анализировать результаты проделанных работ: считать прибыль или количество новых клиентов.

В CRM Олла Беркана есть модуль интеграции с кассами Атол и их аналогами. Создавайте абонементы в программе и отправляйте данные в кассу Атол.

Удобный журнал успеваемости

Сотрудник или преподаватель может вести учёт успеваемости и посещаемости учеников через электронный журнал. Для удобства, учеников можно разделить на классы или закрепить за преподавателями.

Неограниченное количество пользователей

Программу могут использовать одновременно все сотрудники. Руководитель может следить за обстановкой в музыкальной школе. В CRM Olla Berkana эта функция уже включена, в отличие от других сервисов.

Снижение риска ошибок по невнимательности сотрудников

В программе можно ставить задачи в системе для сотрудников и следить за их выполнением.

Встроена система напоминаний. Например, если администратор забудет взять оплату с посетителя школы, то система Олла Беркана ему об этом напомнит.

Увеличение лояльности учеников и их родителей

В бизнесе самое главное — клиент. Система Олла Беркана даёт возможность вести полноценный профиль каждого клиента, где можно заполнять интересы, предпочтения, добавлять комментарии и указывать дату рождения. Полезная информация используется для улучшения взаимоотношения с клиентом. Например, вы можете настроить автоматическую рассылку поздравлений с предложением скидки.

Если у ученика есть определённые проблемы в изучении дисциплин, эту информацию стоит отметить. Администратор сможет уведомить преподавателя о том, на что стоит обратить внимание.

Сервис заботы о пользователях

Если всё-таки у клиента возникнут вопросы, на них готова ответить техподдержка Олла Беркана. Её сотрудники всегда на связи и помогут вам в самые кратчайшие сроки.

Кому подойдет CRM Олла Беркана?

Система подойдёт руководителям филиалов или владельцам сети музыкальных школ, которым важна эффективность работы. Она достигается вниманием к деталям, заботой об учениках и снижением количества ошибок до минимума.

Олла Беркана поможет избавиться от совершённых по невнимательности ошибок.
Если монотонные ежедневные процессы автоматизированы, ученикам гораздо легче погрузиться в атмосферу искусства.

Когда преподаватель видит перед собой расписание и информацию о каждом ученике , ему будет гораздо легче работать.

Руководитель школы может следить за работой школы из любой точки планеты , где работает интернет. Для этого есть онлайн версия программы.

CRM для музыкальной школы — решение, которое поможет наладить работу и выделиться среди других школ.

Для новых клиентов мы проводим индивидуальную презентацию, после чего предоставляем бесплатный тестовый период на 10 дней.

Данное решение разработано специально для музыкальной школы . Ознакомьтесь с возможностями, возьмите его за основу и адаптируйте под специфику своего бизнеса.

Ведите учет клиентов

Храните всю информацию по клиентам в одном месте. В карточке клиента отображается его контактная информация, ссылки на социальные сети, активные абонементы, история посещений и платежей. Назначайте ответственного менеджера и контролируйте процесс их работы, начиная от первого контакта, завершая заключением договора.

Управляйте абонементами

Создавайте абонементы с ограничением по сроку действия и по количеству занятий. Например, можно создать абонемент на 12 занятий сроком на 2 месяца или с 1 пробным занятием, которое будет активно в течение 1 недели (или без ограничений).

Если ученик временно не может посещать музыкальную школу, то можно пометить абонемент как замороженный и указать срок заморозки.

Ведите журнал посещаемости

Контролируйте доходы

Фиксируйте все платежи, поступившие от клиентов. Указывайте сумму, дату, способ оплаты. Просматривайте платежи по школам.

Контролируйте расходы

Ведите расходы на аренду, ремонт, уборку помещений, заработную плату, закупку музыкальных инструментов, рекламу. Создавайте свои статьи расходов. Просматривайте расходы по каждому филиалу.

Добавляйте новые филиалы

В daocrm можно вести работу с сетью музыкальных школ. Добавьте новый филиал, дайте доступ новым сотрудникам и начинайте работу: фиксируйте расходы на аренду и ремонт помещения, закупку мебели, рекламу.

Вся информация по филиалам будет хранится в одном месте.

Интегрируйте CRM со своим сайтом

Настройте интеграцию со своим сайтом, чтобы все заявки, оформленные на сайте, автоматически попадали в CRM-систему daocrm с сохранением всей необходимой информации: выбранный филиал, музыкальный инструмент, ФИО, контактные данные.

Управляйте правами доступа

Строго разграничивайте права доступа для каждого сотрудника. Для руководителей, администраторов, педагогов устанавливайте свои права доступа.

Например, руководитель может иметь полный доступ ко всем клиентам, абонементам, посещениям, платежам и расходам. Администраторы видят только клиентов, их абонементы, посещения и платежи. При этом удалять данные они не могут. Педагоги видят только тех, кого обучают.

При продаже франшизы можно предоставить полный доступ к CRM-системе для франчайзи. При этом они будут видеть только свой филиал. Руководители смогут следить за каждым франчайзи, вовремя давая им рекомендации.

Настройте CRM под свою музыкальную школу

Адаптируйте daocrm под специфику вашей школы. Настройте статусы клиентов, виды расходов, способы оплаты. Укажите музыкальные инструменты, игре на которых вы обучаете.

Создайте свои поля для заполнения дополнительной информации по клиентам, абонементам, посещениям. Чем лучше СРМ адаптирована под вашу музыкальную школу, тем эффективнее и удобнее будет работать в ней.

Контролируйте доступ к аккаунту

В daocrm можно посмотреть список всех устройств, с которых произведен вход в ваш аккаунт. По каждому подключенному устройству отображается подробная информация: браузер, операционная система, IP-адрес, местоположение устройства.

Оптимизация информационных процессов на различных предприятиях и в производстве демонстрирует хорошую эффективность уже довольно давно. Музыкальные школы еще не пришли к повсеместной компьютеризации, но имеют в этом востребованность из-за регулярно растущих объемов данных, которые обработать и синхронизировать вручную становится все сложнее.

Внедрение CRM для музыкальной школы

Специально разработанные для музыкальной школы, учебного центра и других образовательных учреждений CRM системы помогают автоматизировать большинство рутинных процессов, с которыми связана повседневная деятельность организаций.

CRM для музыкальной школы обеспечивают:

единое хранение информации;
рассылку СМС;
проверку пропусков, клубных карт;
подготовку отчетов;
формирование актуального расписания занятий;
личные аккаунты для посетителей;
удаленный контроль.

CRM система Отмечалка

формирование группы;
использование информации;
учет групп посетителей;
создание, регистрация и выдача абонементов.

Можно проводить учет сборов, включая оплату абонементов, долгов и других платежей.

CRM CLOFF

Это облачный сервис, решающий различные IT-задачи для музыкальной школы. Рабочее место в облаке позволяет иметь доступ к документам и работать с клиентами дистанционно, быть с ними в постоянном контакте. В CLOFF интегрирована телефонная связь, благодаря чему можно ответить на звонок клиента где и когда угодно. Также CLOFF организовывает массовую SMS-рассылку, автоматически обзванивает клиентов.

Все документы доступны из виртуального хранилища и не требуют дополнительного места. С помощью данной CRM можно организовать виртуальную конференцию и оперативно решить текущие задачи с рабочим коллективом.

HOLLIHOP Schoolmaster CRM

Идеально подходит для автоматизации повседневной деятельности школы. В системе есть три функциональных блока:

Основные требования:
-Наличие мобильного приложения для преподавателей
-Возможность настраивать расписание наперед по тем же дням в то же время
-Прием заявок с директа инсты
-Напоминания о грядущем уроке в инсту
-Абонементы, и автоматическое списание в день занятия
-Возможность устанавливать разные цены к разным преподавателям.

Вопрос задан 18 нояб. 2021
181 просмотр

Простой 1 комментарий

Мы недавно внедрили CRM на базе ozma.io в школу актёрского мастерства

Некоторые вещи из вашего списка придётся дописать интеграциями, но всё реализуемо

Исправление: Тут в комментариях подсказали, что уже год назад внедрили, а не недавно. Ребята системой до сих пор пользуются — все хорошо)

Если вам не хватит там функций вы сможете написать что-то свое, используя low code конструкторы. Это дороже, но настраивается под ваш процесс.

Например, у одного из моих клиентов школа актерского мастерства. Мы автоматически тянем все оплаты из эквайринга, автоматически привязываем их к студенту, продукту, администраторы там же ведут учет посещений.

Мы недавно запустили CRM для школы актёрского мастерства на базе ozma.io.
Пишите, если будет интересно что-то похожее внедрить.

Скоро год будет как недавно))) Один сплошной спам.

Dmitry Bay, боги. Год)) И правда. Кажется, что вчера было)

А почему спам то? Мне кажется, может подойти для этого случая. Очень похожие кейсы, нет?

Спам всё же когда просто реклама и мимо. А тут всё на месте. Система наша. Люди пользуются, довольны. Кейсы похожи. Статья не просто вода, а прямо со скриншотами и мясом. Можно представить себе, как всё настраивается.

Мне кажется совсем не спам, а полезный ответ на вопрос. Если ещё будут вопросы про crm для школ появляться, мне кажется там тоже надо посоветовать почитать эту нашу статью.

Вдруг подойдёт система

Константин, про цену да, надо уже добавить на сайт, а то нехорошо как-то. Записал себе, добавим раздел, чтобы она публичная была.

Сейчас пока сюда отпишу все

Стоимость лицензий ozma.io:
1 500 рублей в месяц за активного пользователя
или
15 000 рублей в год за активного пользователя
(оплата 10 месяцев вместо 12)

Стоимость разработки у моих партнёров-интеграторов:
1500-4000 р/час — зависит от того насколько опытный и большой партнёр

Это дороже, чем готовые коробки. Поэтому, если получится найти готовую коробку под решение, будет дешевле воспользоваться ей. Но из конструкторов баз данных, где все можно настроить под себя у нас одно из самых дешевых решений.

Читайте также: