Автоматизированная система контроля исполнения документов кратко

Обновлено: 06.07.2024

Наиболее перспективны автоматизированные системы контроля исполнения на базе ЭВМ. После обработки данных контрольных карточек на ЭВМ печатаются, как правило, три табуляграммы предварительного контроля, неисполненных документов и исполненных документов. Та-50 [c.50]

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. [c.267]

В чем преимущество автоматизированной системы контроля за исполнением документов [c.271]

Автоматизированные системы контроля тем самым выполняют важную профилактическую задачу, обеспечивая своевременность исполнения документов. Эффектив-ность-этих систем заключается и в возможности оперативно управлять, поскольку быстро и на каждый заданный момент можно получить информацию о состояние исполнения документов и устных указаний руководства. [c.59]

Автоматизированный контроль исполнения документов. Современные масштабы управления производством характеризуются принятием огромного числа решений, фиксированных в соответствующих документах. Постоянный рост числа контрольных документов привел к необходимости совершенствования существующей технологии и техники контроля. Наибольшее распространение получили системы контроля с использованием ЭВМ. В настоящее время автоматизированные системы контроля широко применяются в ряде министерств и ведомств, в крупных организациях и на предприятиях. [c.149]

Инструкция ориентирована на использование во всех отделах ЗАО ТАРАНТ" автоматизированной системы, предназначенной для составления документов, т регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компьютеров. [c.140]

В-третьих, автоматизирован контроль над исполнительской дисциплиной система вовремя напомнит сотруднику о сроках исполнения, руководитель же постоянно видит текущее состояние любого документа. [c.50]

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. [c.265]

До последнего времени не проводились. исследования методического характера по вопросам проектирования автоматизированных систем контроля исполнения документов. Поэтому большое значение имеет в этом плане выход в свет материалов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации1, в которых представлена. подсистема унифицированных форм документов. Эти формы обеспечивают функционирование автоматизированного контроля исполнения документов (АКИД). [c.153]

Унифицированная система состоит из трех подсистем по созданию и реорганизации учреждений и предприятий кадровой документации автоматизированного контроля исполнения документов. УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений в форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники. [c.185]

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документацион-ного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает [c.137]

В автоматизированных системах на контроль, как правило, ставятся документы и поручения директивных органов, приказы руководителей ведомства, постановления коллегии, указания и поручения руководства дан- > ного ведомства. Учет и контроль за исполнением ведется ежедневно. На каждое указание руководства заполняется контрольная карточка, на которой проставляется срок исполнения. Информация карточки зашифровывается и передается на перфорацию и ввод в память ЭВМ. За определенное количество дней (пять — семь) до установленного- срока исполнения ЭВМ выдает предупредительную информацию, которая в виде извещения направляется исполнителям, ставящим отметку об исполнении. От исполнителей формы поступают з Главный вычислительный центр. На их основе формируются ведомости сигнальной и итоговой информации. Сигнальная информация выдается в виде формы с перечислением выполненных, частично выполненных и невы- [c.58]

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Требования к процессу контроля исполнения

Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).

При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:

Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).

В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?

Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).

Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу

Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.

Контроль исполнения – функция секретаря

Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.

Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.

Главный инструмент секретаря – информация

Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.

Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.

При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.

Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).

Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:

Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):

Фиксация поручения и постановка на контроль.
Доведение поручения до сведения исполнителя.
Координация деятельности по исполнению поручений.
Фиксация исполнения и снятие с контроля.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, начальник отдела делопроизводства

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

Название подразделения

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Читайте также: