Акт о выдаче дел во временное пользование образец заполненный школа
Обновлено: 07.07.2024
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета "полный расчет". Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
24 Марта 2020
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.
Но и в сегодняшней жизни архивов не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.
Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.
Основание выдачи документов
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила 2020)
14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:
а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:
во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате.
Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – высшим руководителем организации, или по его поручению (доверенности) другим руководителем.
Срок расставания с документами
Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета (мы посвятили этому целый цикл ранее опубликованных статей).
В практике работы архивов организаций в постсоветский период было принято.
Работники кадровых служб выдают документы и дела по личному составу руководителям других структурных подразделений своей организации или другим (сторонним) организациям в случаях, определенных действующим законодательством, когда в процессе работы возникает такая необходимость.
При использовании документов и дел, находящихся на оперативном хранении, специалистам по кадрам необходимо знать основные требования, предъявляемые к порядку их выдачи и оформлению этого процесса.
Выдачу документов по кадрам и личных дел в пользование другому структурному подразделению (должностному лицу) производят только с разрешения руководителя кадровой службы.
Перед выдачей дел во временное пользование проверьте соответствие индекса дела на его обложке индексу в номенклатуре дел или соответствие номера дела по описи дел структурного подразделения номеру на обложке дела.
Выдавая дела за пределы организации, проконтролируйте, чтобы при их перемещении были соблюдены меры предосторожности, позволяющие обеспечить сохранность документов (использование специальной упаковки и др.).
При выдаче дел работникам структурных подразделений (должностным лицам), сторонним организациям на место каждого выданного дела подкладывайте карту-заместитель дела. В карте-заместителе указывают дату выдачи дела, наименование должности, подпись, расшифровку подписи лица, выдавшего и получившего дело, дату его возврата.
Дело № 5-8. Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет.
Инспектор отдела кадров Бухгалтер отдела труда и заработной платы
Подпись В.В. Петрович Подпись Н.В. Новик
В оформлении выдачи во временное пользование отдельных категорий дел, например личных дел работников, выдаваемых кадровой службой структурным подразделениям (должностным лицам) организации, существуют особенности. Для контроля за своевременным возвратом выданных личных дел используйте контрольную карточку.
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 26.04.2011 | юрисконсульту Ивановской | Подпись | 567-49-86 | 05.05.2011 |
Тайна личной жизни граждан должна быть соблюдена
На выдачу личных дел во временное пользование следует обратить особое внимание, потому что в них может содержаться информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан. Поэтому работа по выдаче личных дел должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащихся в личных делах сведений. Одновременно законодательством РБ в ряде случаев определяется круг государственных органов, которым документы должны предоставляться в обязательном порядке: судебные, следственные, налоговые, контрольные органы, деятельность и права которых регламентированы специальными актами законодательства.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации
Документы и дела сторонней организации выдают в пользование на основании письма-запроса на имя руководителя организации. В нем должно быть указано, для какой цели и какие документы нужны для работы. Разрешение руководителя о выдаче документов фиксируется в резолюции.
Выдача дел во временное пользование сторонней организации (в т.ч. личных дел) дополнительно оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Форма такого акта нормативными правовыми документами по делопроизводству не установлена. При его оформлении вы можете использовать следующую форму акта выдачи личных дел работников во временное пользование.
Акт выдачи во временное пользование личных дел
Для какой цели выдаются личные дела работников: для подбора кандидатур на замещение вакантной должности
| № п/п | № по журналу (книге) учета личных дел | Заголовок личного дела | Дата дела | Кол-во листов в деле | Примечание |
| 1 | 59 | Андриевич Сергей Петрович | 20.01.2005 | 25 | |
| 2 | 93 | Ивашкевич Анна Семеновна | 15.03.2007 | 15 |
Всего выдается 2 (два) дела.
(цифрами и прописью)
Срок возвращения 29.04.2011
Дела выданы в упорядоченном состоянии, в обложках, с пронумерованными листами и внутренней описью.
Получатель обязуется не представлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не извлекать из дела документы.
Получатель обязуется вернуть в кадровую службу организации личные дела в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование личных дел.
Старший инспектор Подпись Р.О. Мишина
Дата
Начальник отдела кадров Подпись И.К. Сивицкий
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Специалист по кадрам Подпись Г.Л. Теуш
29.05.2011
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Инспектор по кадрам Подпись Е.Н. Криштапович
29.05.2011
Требования к составлению акта
Составляйте акт в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в организации, выдавшей дела, другой передается вместе с делами организации-получателю. Оба экземпляра акта подписывают руководители этих организаций. Их подписи скрепляются печатями организаций (печатью с изображением Государственного герба РБ при ее наличии).
Выдачу документов сторонней организации дополнительно оформляйте актом о выдаче документов во временное пользование, в котором делайте отметку о возврате документов. После возвращения в организацию ранее выданных дел (включая и личные дела) в 2 экземплярах акта делайте соответствующую отметку.
ЭТО ВАЖНО! Акт о выдаче дел во временное пользование хранится в организации 3 года (после возвращения дел (документов)).
Делаем отметку о возврате дел
При выдаче во временное пользование дел, находящихся на оперативном хранении, структурным подразделениям организации в карте-заместителе дела не предусмотрена отметка о его возврате. В то же время при выдаче дел во временное пользование из архива организации заполняется карта-заместитель, а также делаются соответствующие отметки о возврате выданного дела в книге выдачи дел во временное пользование. Поэтому в целях контроля за сохранностью выданных структурными подразделениями дел внесите отметки в карты-заместители об их возврате. Карты-заместители возвращенных дел изымайте и храните, пока надобность в них не отпадет.
Во временное пользование можете выдавать и другие документы по личному составу
Во временное пользование вы можете выдавать не только личные дела, но и документы, сформированные в делах, к примеру приказы по личному составу. При выдаче документов работникам структурных подразделений на место выданного документа помещайте листок-заместитель документа.
При возврате документов сделайте на листке-заместителе отметку об их возврате (так же, как и в карте-заместителе дела).
Срок, на который могут выдаваться во временное пользование дела, находящиеся на оперативном хранении, нормативными правовыми актами специально не установлен. Аналогично сроку выдачи дел из архива организации применяются и сроки выдачи дел, находящихся на оперативном хранении.
Документы и дела для пользования работникам структурных подразделений данной организации (должностным лицам), других (сторонних) организаций выдавайте на срок, не превышающий 30 дней. В то же время в организации могут быть установлены и свои сроки выдачи дел структурным подразделениям (например, не более чем на 10 дней).
В установлении срока выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры имеется своя специфика. Как правило, этим органам дела выдают до прекращения дела или вынесения судебного решения, т.е. только во временное пользование. Сроки выдачи документов и дел во временное пользование можно и продлить. Когда истекает установленный срок выдачи документов и дел (10 дней, 30 дней), но у работников структурного подразделения, сторонней организации есть необходимость в работе с выданными документами и делами и далее, делайте переоформление такой выдачи. При этом кадровик, прежде чем продлить срок пользования выданных документов и дел, должен ознакомиться с их сохранностью по месту использования.
Продление сроков выдачи документов и дел другому структурному подразделению данной организации производит руководитель структурного подразделения (кадровой службы), выдавшего эти документы и дела для пользования.
В организации, выдавшей документы и дела во временное пользование, должно быть проверено состояние возвращаемых документов и дел. Это обязательно делается в присутствии лица, возвращающего документы и дела.
При приеме выданных во временное пользование документов и дел вы можете обнаружить их недостачу, повреждение листов и т.п. В таком случае составляется акт в 2 экземплярах: один направляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения к ответственности должностных лиц, работавших с этими документами и делами, или же в соответствующие органы для привлечения к ответственности организации-получателя. Государственная инспекция архивов и делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ в соответствии с имеющимися полномочиями может налагать административный штраф за данный факт. Второй экземпляр акта остается в организации, выдавшей документы и дела.
Изъятие документов производят органы дознания, предварительного следствия, прокуратура, суды, налоговые органы и органы финансовых расследований. При изъятии подлинников документов должны учитываться целесообразность этих действий и рассматриваться возможность предоставления их копий. Подлинники документов могут изыматься с обязательным возвратом в случаях, если:
– возникает необходимость проведения экспертизы (исследования) документов с целью установления их подлинности;
– осуществление органом предварительного расследования необходимых процессуальных действий по находящимся в его производстве материалам и делам возможно только в отношении подлинников документов.
Об изъятии документов составляйте акт и на место изъятого документа помещайте его копию (заверенную в установленном порядке). На обороте копии указывайте основание для изъятия и дату изъятия подлинника документа.
Если дело в структурном подразделении оформлено для передачи в архив организации и в нем имеется лист-заверитель дела (помещается в конце дела), то делайте в нем отметку об изъятии соответствующего документа.
Изъятие документов может производиться и из дел по личному составу организации, но только во временное пользование. Изъятие документов и дел по личному составу в постоянное пользование не допускается, так как на их основании выдают справки социально-правового характера по запросам работников и заинтересованных организаций о стаже работы и заработной плате. Это касается и тех случаев, если в личных делах уволенных работников хранятся подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, удостоверения и др.), а также не востребованные при увольнении трудовые книжки. Эти личные документы в случае необходимости кадровики изымают и выдают владельцам (или их доверенным лицам) по соответствующим заявлениям. При этом владельцы должны представить паспорт или удостоверение личности. Доверенные лица при получении подлинников документов предъявляют доверенность, заверенную в установленном порядке.
Читайте также: