2 кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов управления

Обновлено: 02.07.2024

20. Отличия в оформлении полного и краткого протокола.

23. Требования к оформлению письма.

24. Требования к оформлению акта.

Плановая и отчетная документация.

Система плановой документации Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ. Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти. Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий . Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения. Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации. 6. Система отчетной документации Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность. Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление. Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой . В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.). В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.


Вы узнаете, какими документами оформляется деятельность коллегиального органа, как их удобнее формировать в дела и сколько хранить. Поймете, когда составить краткий протокол, а когда – полный (который фиксирует не только принятые решения, но и ход обсуждения), что оформляется в качестве приложений к протоколу. Подробно разобраны правила оформления протокола в его полном варианте. Показаны ­способы трансляции принятых коллегиальным органом ­решений, поручений.

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

  • органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
  • органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
  • органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
  • органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1. Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ­ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Методическое пособие для нотариуса по удостоверению решений, принятых на общем собрании участников ю.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

  • в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
  • вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений. Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

  • регистрационно-контрольные карточки и
  • отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе ­вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Таблица 2. Сроки хранения документов

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений. При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива, то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными – в соответствии со сроками хранения в ­отдельных делах будут собираться:

  • организационные документы;
  • планы работы;
  • протоколы;
  • документы к заседаниям, включая проекты решений;
  • документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также ­отражены в Таблице 3).

Таблица 3. Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приглашение на совещание

Пример 1. Окончательная повестка дня



Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

  • место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
  • время начала и общее время заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ­протоколы подразделяются на:

  • краткие и
  • полные, которые в свою очередь могут быть:
    • подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
    • стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
    • фонографическими (звукозапись),
    • видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

    Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ­собраний акционеров и заседания совета директоров.

    Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного само­управления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса ­коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что ­протоколы:

    • заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
    • а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
      • документируются краткими протоколами либо
      • проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме ­распорядительного ­документа оперативного характера (как в Примере 13).

      Прокомментируем путь от черновика к оригиналу. Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под ­председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

      Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, ­информационные справки, проекты решений и др.

      Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1–5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь ­заседания несут ­юридическую ответственность.

      Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

      Кузнецова А.И. – доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

      В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

      РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

      В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.


      ■ Постановление


      Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

      Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

      Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).


      ■ Решение


      Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

      Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).


      ■ Приказ


      Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

      Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

      • передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

      • при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

      Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

      Различают следующие виды приказов:

      • по основной деятельности;

      • по административно-хозяйственной деятельности (АХД);

      • по личному составу.

      Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

      • соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

      • эксплуатации зданий и помещений;

      • транспортного обслуживания, внутренней связи;

      • обеспечения безопасности организации.

      Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

      ■ Распоряжение


      Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).


      ■ Указание


      Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

      Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).


      КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ

      Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

      Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

      В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

      Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.

      ■ Коллегиальные органы управления, как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.

      Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

      Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

      ■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.

      В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

      ■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

      Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.

      Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа – Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.

      ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

      Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

      Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.

      ■ Порядок работы над постановлением и решением включает:

      2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

      3. Издание распорядительного документа.

      Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.

      ■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием

      В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.

      Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.

      Все вышеизложенное – какие распорядительные документы кем издаются – можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).


      ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

      Как можно увидеть в примерах 1–4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:

      • наименование вида документа;

      • регистрационный номер документа;

      • место издания документа;

      • заголовок к тексту;

      • отметка об исполнителе – для приказов, распоряжений и указаний.

      Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:

      • эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);

      • отметку о приложении (если оно имеется);

      • визы согласования (если они необходимы).

      Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.

      ■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.

      Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.


      Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.

      ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

      Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.

      • распоряжения: аналогично приказам;

      • указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.

      Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).

      Презентация на тему: " Документирование деятельности коллегиальных органов." — Транскрипт:

      1 Документирование деятельности коллегиальных органов

      2 Документы коллегиальных органов 1. Протоколы (создаются на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.д) 2. Акты (составляются по результатам ревизий, проверок и т.д. )

      3 Протоколы Протоколы создаются в процессе коллегиального принятия управленческих решений, т.е. на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.д. В протоколах фиксируются ход обсуждения поставленных вопросов и принятые решения. Протоколы оформляются на бланках организации (бланк конкретного документа)

      4 Реквизиты протокола 1. Наименование организации, 2. Наименование вида документа, 3. Дата регистрации (соответствует дате проведения протоколируемого мероприятия), 4. Регистрационный номер (соответствует месту протоколируемого мероприятия), 5. Место создания протокола (соответствует месту проведения протоколируемого мероприятия), 6. Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), 7. Заголовок к тексту,Заголовок к тексту, 8. Текст, Текст 9. Подписи, 10. Визы ознакомления.

      5 Заголовок к тексту протокола Заголовок к тексту протокола это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Заголовок в протоколе располагается центровано относительно реквизитов бланка.

      6 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

      9 Повестка дня Рассматриваемые на заседании вопросы перечисляются в повестке дня. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают прописными буквами центровано относительно текста, после них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами. Каждый вопрос печатают от первого положения печатающего устройства. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлогов о или об и включает должности, фамилии и инициалы докладчиков (в родительном падеже), например:

      13 Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например: ПОСТАНОВИЛИ: 1. Разработать предложения по совершенствованию системы материального стимулирования работников организации. Ответственные начальник отдела кадров Терещенко Л.Н. и главный бухгалтер Евсеева Г.Д., срок Подготовить проект нового Положения об оценке деятельности работников организации. Ответственные менеджер по персоналу Макашова С.А., юрисконсульт Тихонов И.Г., срок

      16 Акт В актах фиксируются установленные несколькими лицами факты или описываются произошедшие в присутствии свидетелей события. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организаций или их структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, сдаче объектов в эксплуатацию, подготовке документов к уничтожению и т.п.

      17 Формуляр акта включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (акт), дата (дата актируемого события), регистрационный номер, место составления документа, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, визы ознакомления, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      18 Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее в вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке или по старшинству должностей, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

      20 Акт Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед подписями или перед отметкой о наличии приложения, если к акту прилагаются другие документы. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

      Читайте также: