Составление описей дел доклад

Обновлено: 25.06.2024

Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения.

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Содержание.
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам. Составление описи на дела постоянного хранения и временного хранения.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 26.02.2009
Размер файла 36,4 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

Факультет автоматики и электромеханики

Выполнила: студентка гр. ДАД -22

Проверила: старший преподаватель

  • Введение 3
  • 1. Оформление дел 5
  • 2.Опись дел 15
    • 2.1. Составление описей дел 15
    • 2.2.Составлениевнутренней описи документов дела 18
    • 2.3. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации 21

    Полное оформление дела Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

    • включает в себя:
    • - нумерацию листов;
    • - составление заверительной надписи;
    • - составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
    • -переплет или подшивку;
    • -оформление обложки.

    Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

    Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

    Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

    Нумерацию листов производят в развернутом виде.

    В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

    Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

    Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

    Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

    Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

    Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

    Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

    Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

    При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

    Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

    Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

    Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью мно-жительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2000.

    Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

    Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внут-реннюю сторону обложки книги, журнала.

    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

    В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________

    (цифрами и прописью)

    в том числе: литерные листы ________________________

    + листов внутренней описи_________________________

    Особенности физического состояния и формирования дела

    Номера листов

    Наименование должности лица, Расшифровка
    составившего заверительную надпись Подпись подписи
    Формат А4 (210 х 297 мм)
    В заверительной надписи указывают:
    - номер дела, к которому составлена надпись;
    - количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
    - количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";
    - номера литерных листов и пропущенные номера;
    - номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграмма-ми, вырезками и т.п.;
    - номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграмма-ми, вырезками и т.п.;
    - номера листов-чертежей, фото и т.п.;
    - номера конвертов с вложениями и количество вложений;
    - номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими осо-бенностями;
    - должность составителя с расшифровкой подписи;
    - дата составления.
    Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых докумен-тов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

    При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соот-ветствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

    Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

    Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.

    При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.

    К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.

    Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также не-востребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело При большом количестве таких документов (например, невостребованных трудовых книжек) их можно изъять из дел и составить на них отдельную опись. .

    Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации лис-тов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.

    Пере-плетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственно-го архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методи-ческой комиссией государственного архивного учреждения.

    Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения ру-ководителем организации.

    Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.

    Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения опи-сей с ЭК и руководителем организации.

    Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается остав-лять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведе-нии дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).

    Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

    - наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

    - наименование структурного подразделения;

    - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

    - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содер-жащих особо ценные документы);

    - дата дела (тома, части);

    - количество листов в деле;

    - срок хранения дела;

    - архивный шифр дела.

    Наименование организации указывают на обложках полностью в имени-тельном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организа-ции их пишут в скобках после полного наименования.

    Пример:

    Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)

    Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения

    и архивного дела (ВНИИДАД)

    Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наиме-нование организации (структурного подразделения). В таком случае на об-ложке пишут старое и новое наименование организации (структурного под-разделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в дру-гое подразделение и т.п.

    Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

    Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хра-нения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения.

    На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела про-ставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководи-телем организации.

    Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

    Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каж-дого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

    Пример:

    "Приказы директора предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";

    "Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

    В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

    Пример:

    "Приказы директора предприятия по основной деятельности, с №1 по № 60 (копии)".

    На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

    Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых име-ются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

    Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

    Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, поме-щенного в дело.

    При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозна-чают арабскими цифрами, а месяц - словами.

    Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

    Пример:

    2 января 1998 года или 02.01.98;

    2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

    Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

    Если делом является журнал регистрации документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

    Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

    Датами протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

    Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.

    Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

    Пример:

    [не ранее 21 сентября?] 1995 г.

    Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.

    Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

    Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согла-сования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководите-лем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

    Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.

    2. Опись дел

    2.1. Составление описей дел

    На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи -- это завершаю-щий этап работы с документами в делопроизводстве.

    Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе-матизации внутри фонда и учета дел.

    Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об-разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

    Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от-дельно на дела: постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские: предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало-вой нумерацией.

    В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под-разделений несут их руководители.

    Годовые разделы описей дел постоянного и временного [свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна вклю-чать в себя следующие элементы:

    - порядковый номер дела (тома, части) по описи;

    - индекс дела (тома, части);

    - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

    - дату дела (тома, части);

    - число листов в деле (томе, части);

    - срок хранения;

    - примечание.

    В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

    Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд-ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж-дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза-цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под-разделения осуществляет архив организации.

    В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

    Индекс дела (тома, части)

    Заголовок дела (тома, части)

    Дата дела (тома, части)

    Количество листов в деле (томе, части)

    Срок хранения дела (тома, части)

    Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения.

    Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи-си дел организации.

    Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред-назначенный для последующей передачи в государственный ар-хив, подлежит утверждению 'ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы-вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

    В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст-венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

    2.2. Составление внутренней описи документов дела

    Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).

    Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

    Внутренняя опись содержит:

    - номер дела, документы которого внесены в данную опись;

    - номера документов дела;

    - вид документа и краткое содержание документа;

    - номера листов, на которых расположен документ;

    К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

    Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

    Вложенные файлы: 1 файл

    kursovaya_dlya_Tani.docx

    Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного, более 10 лет сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

    В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного, свыше 10 лет хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
    Полное оформление дела включает в себя:

    - составление заверительной надписи;

    - составление внутренней описи документов;

    - переплет или подшивку;

    Опись дел - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения дел, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумирацией.

    С одной стороны, тематика исследования получает интерес в научных кругах, с другой стороны, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа, помимо учебной, будет иметь теоретическую, так и практическую значимость.

    Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы исследования описи дел как базового справочника дел определяют научную новизну данной работы.

    Теоретико-методологическую базу исследования составили три группы источников. К первой отнесены учебная литература - учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература по исследуемой проблематике. Ко второй отнесены - нормативно-правовые акты, комментарии к законодательству, правила. К третьей отнесены специализированные веб - сайты организаций.

    Эмпирическую базу составил практическая информация касательно описи дел как базового справочника архива.

    Объектом исследования является опись дела, как единица хранения.

    Предметом исследования - система обеспечения сохранности документов, при помощи составления описи дел.

    Актуальность выбранной мною темы курсовой работы заключается в том, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов. Все они имеют различную значимость, и сроки хранения, а так же могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Опись дел позволяет найти нужный документ без особых проблем, она позволяет не только не потерять, но и оперативно найти нужный документ.

    Цель курсовой работы определяет следующие задачи:

    - Рассмотреть теоретические аспекты понятия опись дел - базовый справочник архива;

    - Описать порядок составления и оформления описи дел;

    - Обозначить условия совершенствования описи;

    Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.[1]

    Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

    В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание , предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров, в случае переработки описи; указатели.

    На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.[2]

    Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов, с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию; состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

    При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

    Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения, без изменения их систематизации, составлению необходимого справочного аппарата к описи.

    Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается.[5]

    Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы - базы данных интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

    Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

    Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование - название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа; справочные данные, состоящие из поисковых данных - архивного шифра, объёма единицы описания, крайних дат, даты создания документов в единице описания; вид носителя информации.

    Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе - история фондообразователя; сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве - история фонда.

    Информация о составе и содержании единицы описания, аннотация, включает на уровне фонда - сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

    Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа, конфиденциальность, секретность, порядок пользования; авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

    В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.[1]

      1. Описание архивных документов и основные принципы многоуровневого описания

      Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

      Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.[3]

      Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников - описей, каталогов, путеводителей, указателей или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат - НСА архива. НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения, указывать адреса.

      Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и тому подобное.[4]

      Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

      При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

      Основными принципами многоуровневого описания являются:

      - соответствие информации уровню единицы описания;

      - взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

      - неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

      Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

      Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

      Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически - функциональному или хронологически - номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем - в следующей последовательности:

      • приказы (распоряжения) по личному составу;
      • списки личного состава;
      • трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;
      • карточки формы № Т-2;
      • личные дела;
      • лицевые счета рабочих и служащих;
      • невостребованные трудовые книжки;
      • акты о несчастных случаях.

      При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами "То же". При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

      Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.

      Итоговая запись к описи составляется обязательно.

      Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

      К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

      Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 - 1998, 1980,1993 - 2010 гг.

      После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

      В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

      Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации": верхнее и нижнее поля - не менее 20 мм, левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

      Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

      Описи дел делятся на 2 вида:

      - опись дел постоянного хранения,

      - опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ).

      Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

      В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

      Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

      Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

      - порядковый номер дела по описи,

      - заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,

      - число листов в деле,

      - примечание (если таковое существует).

      В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив.

      При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.

      Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.

      Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

      Она включает в себя:

      • наименование организации
      • номер фонда
      • порядковый номер
      • индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
      • заголовок дела
      • крайние даты дела
      • сроки хранения
      • число листов в деле
      • примечание (если есть)

      Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

      В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

      Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

      • в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
      • в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

      Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

      К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

      Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

      Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

      Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

      Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

      Для определения сроков хранения используют:

      • номенклатуру дел за соответствующий год;
      • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
      • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
      • ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

      Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

      Оформление сдаточной описи документов в архив

      В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

      В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

      Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

      Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

      Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

      Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

      В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

      Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

      Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10:

      02 – принятый номер отдела в организации;

      10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

      Пример 1

      Опись дел структурного подразделения

      Начальник отдела обеспечения

      Комкова А.П. Комкова

      Январь–декабрь 2010 г.

      Январь–декабрь 2010 г.

      Январь–декабрь 2010 г.

      Январь–декабрь 2010 г.

      Январь–декабрь 2010 г.

      Январь–декабрь 2010 г.

      В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр.

      (цифрами и прописью)

      с № 1 по № 7 , в том числе:

      литерные номера: 2а ______

      пропущенные номера: 5, 6

      Непоседова Д.А. Непоседова

      На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

      Опись дел постоянного хранения

      Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

      В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

      Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

      Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

      Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

      Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

      К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

      Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

      Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

      Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

      • опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
      • рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
      • представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
      • утверждает руководитель организации.

      Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

      К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

      Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

      Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

      Читайте также: