Методы распределения рабочего времени доклад

Обновлено: 05.07.2024

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков; ;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Реальные "убийцы" времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Читайте также: