Использование и создание шаблонов документов доклад

Обновлено: 17.05.2024

Еще один инструмент упрощения ввода текста – шаблоны. Шаблон – это документ, который создают один раз и потом используют для создания других документов. Шаблоны представляют собой электронные бланки, в которых можно настроить все необходимые параметры таким образом, чтобы впоследствии осталось только набрать текст в нужных местах. При этом шаблоны позволяют задавать элементы форматирования как всего текста, так и некоторых его частей, а также стандартные фрагменты, которые будут автоматически размещены в документе.

Шаблоны программы Microsoft Word, можно сравнить с электронными бланками, которые заполняются нужной информацией. Чаще всего их используют для создания однотипных документов, что очень удобно.

Любой шаблон состоит из двух частей – изменяемой и неизменяемой. При создании шаблона текст, который будет присутствовать во всех документах, созданных на основе данного шаблона, размещают как неизменяемый. Для изменяемого текста создают специальные поля, куда пользователь, внесет свои данные. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии вносить лишь нужные правки.

Очень легко понять, что такое шаблон, сравнив его с бумажным бланком, с которым вы наверняка не раз сталкивались, отвечая на вопросы анкеты или заполняя форму для нового паспорта или карточку при приеме на работу. Так вот, бумажный бланк тоже состоит из неизменяемого текста (напечатанного на бумаге) и изменяемого (вписываемого). Неизменяемый текст создают при изготовлении шаблона, а изменяемый вписывают потом, когда создают документ на его основе. Шаблоны в Word используют в тех случаях, когда необходимо создать документы с одинаковой основой.

Собственно, любой документ текстового редактора Word создают на основе шаблона. Даже пустой документ, который вы привыкли видеть на экране после запуска программы, формируется на основе шаблона, заданного по умолчанию. Имя такого шаблона – normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе Word есть несколько других – для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов.

В текстовом редакторе Word предусмотрено несколько способов создания шаблонов. Например, если ранее был создан документ, который впоследствии нужно использовать для создания других, можно, внося лишь незначительные изменения, превратить его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла задать значение Шаблон документа (*.dot). Обратите внимание на место сохранения нового шаблона – по умолчанию все они сохраняются в папке Шаблоны, которая размещена в папке Documents and Settingsимя_пользователя Application DataMicrosoft. Это расположение файлов-шаблонов менять не рекомендуется.

Для создания нового шаблона необходимо выполнить команду Файл ? Создать, в области задач Создание документа в области Шаблоны выбрать пункт На моем компьютере и в появившемся окне установить переключатель в положение шаблон (рис. 2.34). При создании документа на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст. В каждый документ пользователь добавляет свой текст. Некоторые средства Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части (что очень удобно при работе со сложными шаблонами), например задать стандартное форматирование заглавий или шапки таблицы. Для этого в шаблоне необходимо разместить поля для ввода текста. Поля используются в основном тогда, когда некоторые фрагменты необходимо отформатировать не так, как основной текст.

Рис. 2.34. Окно создания шаблона

Для размещения полей в шаблоне нужно отобразить в окне редактора панель инструментов Формы, на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно, выполнив команду меню Вид ? Панели инструментов ? Формы. С помощью панели инструментов Формы вы сможете не только указать место для ввода текста, но и построить таблицу, разместить в документе флажок или поле со списком.

Первая кнопка, расположенная на панели инструментов Формы, – Текстовое поле. С ее помощью можно вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Например, если вы хотите оставить место для ввода фамилии или какого-то названия, воспользуйтесь этой кнопкой. Вставить текстовое поле в шаблон можно, просто один раз щелкнув на этой кнопке (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Текстовое поле предназначено для ввода текста в файле, созданном на основе шаблона

Двойной щелчок кнопкой мыши на вставленном поле отобразит окно свойств текстового поля (см. рис. 2.35). Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию, – он будет виден после создания документа на основе шаблона. Вспомните, как довольно часто в бумажных бланках ниже строки для ввода текста бывает напечатано, что именно здесь следует написать. Так вот, текст по умолчанию в шаблоне выполняет ту же функцию: он подсказывает, что надо вводить в поля. Еще одна подсказка о предназначении поля может быть размещена в виде справочной информации. Для ее ввода воспользуйтесь кнопкой Текст справки. С помощью этого окна можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши F1, здесь пишут пояснение о том, что необходимо делать или для чего предназначено поле. Вставив текстовое поле в документ, вы можете задать параметры форматирования текста, который будете в него вводить, например указать стиль или изменить размер шрифта.

Создав шаблон, не забудьте его сохранить, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла установив значение Шаблон документа (*.dot).

Теперь вы можете использовать свой шаблон для создания новых документов. Выполните команду Файл ? Создать и в области задач Создание документа воспользуйтесь ссылкой На моем компьютере. Шаблоны, которые были сохранены ранее, вы найдете на вкладке Общие окна Шаблоны. Здесь будет размещен значок и вашего шаблона.

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и где была использована защита формы, вы получите доступ к вводу информации только во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить с клавиатуры, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Тела шаблонов

Тела шаблонов Шаблоны формируются по жестко заданным правилам. Они способны содержать элементы <xsl:param>, за которыми следует тело шаблона; в последнем могут содержаться данные PCDATA, инструкции XSLT, элементы расширения и элементы буквального

Разрешение конфликтов шаблонов

Разрешение конфликтов шаблонов Еще одним важным аспектом работы с шаблонами является разрешение конфликтов. Если двум шаблонам удовлетворяют один и тот же узел или набор узлов, для определения применяемого шаблона XSLT учитывает их приоритет.У каждого шаблона есть

Создание шаблонов

Использование шаблонов титров

Использование шаблонов титров Титры могут использоваться не только для показа на экране названия фильма и списка актеров. В немом кино с помощью титров выводились диалоги, в современных фильмах – место или время события в кадре, в информационных передачах – номера

Создание библиотек шаблонов

Создание библиотек шаблонов Приложение для создания библиотек шаблонов (по своей сути также прикладная библиотека к КОМПАС-3D, названная Менеджером шаблонов) позволяет создавать особый вид пользовательских прикладных библиотек. Эти библиотеки состоят из базового

Создание шаблонов

Создание пользовательских шаблонов

Создание пользовательских шаблонов Благодаря шаблонам можно сэкономить много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., удобно будет создать собственный шаблон на основе

1.26. Использование экспортируемых шаблонов

1.26. Использование экспортируемых шаблонов ПроблемаВы хотите собрать программу, использующую экспортируемые шаблоны, что означает, что она объявляет шаблоны в заголовочных файлах с использованием ключевого слова export, а реализация шаблонов находится в файлах

Использование шаблонов Word

Использование шаблонов Word Еще один инструмент упрощения ввода текста – шаблоны. Шаблон – это документ, который создают один раз и потом используют для создания других документов. Шаблоны представляют собой электронные бланки, в которых можно настроить все необходимые

Глава 13 Использование MS Word: работаем с документами

Глава 13 Использование MS Word: работаем с документами 13.1.Окно MS Word Знакомство с Word начнем с главного окна. Понимаю, тут много разных кнопок, которые сразу хочется понажимать. Однако для начала изучим основные элементы окна (рис. 108):Заголовок окна — в нем выводится имя вашего

Создание шаблонов Joomla!

Создание шаблонов Joomla! Для того, чтобы изменить внешний вид сайта и привести его в соответствие и привести его в соответствие с вашими требованиями, необходимо создать новый шаблон или изменить уже имеющийся. В этой статье вы узнаете об основах создания шаблонов в

Создание собственных шаблонов

Создание собственных шаблонов Теперь сфокусируемся на том, как создать собственный шаблон. Перед началом работы над шаблоном необходимо обдумать некоторые ключевые моменты. Рассмотрим их по

Практическая работа 36. Использование шаблонов и тем

Практическая работа 36. Использование шаблонов и тем Задание. Создать резюме с помощью встроенного шаблона, заполнить его собственными или вымышленными данными (рис. 5.54), изменить форматирование документа с помощью тем. Рис. 5.54. Пример резюме с вымышленными

Пруцков А. В. Создание и использование шаблонов документов в учебном процессе: тезисы доклада

В учебном процессе преподаватели и студенты должны составлять документы, имеющие фиксированную структуру. Чтобы пользователи не могли вносить в структуру нежелательные изменения, в современных текстовых процессорах, таких как Microsoft Word, имеется возможность создания шаблонов документов. Приводится порядок создания шаблонов, рекомендуемый список стилей и результаты их использования в учебном процессе.

Библиографическая ссылка

Пруцков А. В. Создание и использование шаблонов документов в учебном процессе // Естественно-научные основы медико-биологических знаний: материалы 2-й Всерос. конф. студентов и ученых с междунар. участием / Рязан. гос. мед. ун-т. – Рязань, 2019. – С. 150-153.

Текст статьи

Введение

Текстовый процессор Microsoft Word имеет множество функциональных возможностей, сокращающих время редактирования документов. В учебнике [1] и работах [2, 3] описывалось применение этих возможностей для редактирования служебных документов, научных статей и учебных материалов. Однако перечисленные публикации не исчерпали описание всех возможностей текстового процессора Microsoft Word. В этом докладе рассматривается использование шаблонов документов в учебном процессе.

Цель доклада

Цель доклада состоит в представлении порядка создания и результатов использования шаблонов документов в учебном процессе на основе многолетнего опыта автора этого доклада.

Что такое шаблон?

Шаблон – это документ, на основе которого создаются документы с заданными содержанием и стилями оформления.

пустые шаблоны;
шаблоны с заданным форматированием страниц и стилями;
шаблоны с форматированием и элементами управления (полями ввода, флажками, полями со списком и др.).

Текстовый процессор Microsoft Word создает документы на основе шаблона по умолчанию Normal.dotm. Шаблон находится в папке %APPDATA%\Microsoft\Шаблоны (для русскоязычной версии; можно вставить этот путь в адресную строку Проводника, чтобы быстро перейти в эту папку).

При открытии шаблона текстовым процессором Microsoft Word создается документ на его основе.

Зачем использовать шаблоны документов?

В любой профессиональной деятельности требуется унификация структуры и вида документов. Для этого издаются правила оформления документов на меж- или общегосударственном уровне (например, [5, 6]) и внутриучрежденческом уровне (например, [7, 8]). Унификация документов позволяет составителям не задумываться об их структуре и виде, а пользователям документов – заранее знать структуру документов и быстро находить в них информацию.

Область применения шаблонов

служебные документы, создаваемые работниками организации;
учебные отчеты студентов о выполненных заданиях;
научные статьи в журналы и тезисы на конференции.

Создание шаблона

Создание шаблона состоит из следующих этапов: I. Подготовка шаблона. II. Пометка частей документа для изменения (может отсутствовать). III. Ограничение стилей форматирования (может отсутствовать). IV. Защита паролем. V. Сохранение шаблона.

Рассмотрим эти этапы подробнее.

I. Подготовка шаблона.

Шаблон создается как обычный документ текстового процессора Microsoft Word. Чтобы сделать его шаблоном необходимо выбрать тип файла при сохранении.

создание титульного листа;
создание структуры документа путем добавления заголовков разделов;
добавление обязательного текста (например, названия организации) и полей с динамически обновляемым текстом (оглавления, даты и времени сохранения документа) в содержание документа или колонтитулы;
добавление справочной информации: образцов оформления таблиц, рисунков, таблиц и других объектов, правил оформления документа, пояснений к его содержанию.

II. Пометка частей документа для изменения.

В документе помечаются для изменения следующие части: 1) поля для ввода идентификационных данных, например, фамилии, имени, отчества, кода подразделения или студенческой группы; 2) содержание разделов документа, которые должен заполнить составитель.

III. Ограничение используемых стилей

IV. Защита паролем.

Защита паролем от изменения необходима, чтобы в шаблон (а значит и документы, созданные на его основе) не были внесены нежелательные изменения пользователями.

V. Сохранение шаблона.

После создания или изменения шаблона его необходимо сохранить. Для этого в окне диалога сохранения файла Сохранить как в открывающемся списке Тип файла: необходимо выбрать пункт Шаблон Word или пункт Шаблон Word 97-2003. В результате шаблон сохранен. Теперь при открытии шаблона будет создан новый документ на его основе.

Другие возможности шаблонов

Добавление элементов управления (третья группа шаблонов). Может использоваться при создании документов с формами опросов.
Обновление стилей документа при изменении их в шаблоне. Для этого документ и шаблон должны быть связаны и в документе должна быть включена возможность такого обновления.

Примеры шаблонов документов приведены в книге [9].

Использование шаблонов в учебном процессе и его результаты

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

студентка 22-ПКС группы

Программирование в компьютерных системах

Шаблон – это матрица, способная к неограниченному воспроизводству клонов – документов . Документы, созданные по шаблону, наследуют все его признаки форматирования, стили, планировку страниц, внедренные объекты и многое другое. Кроме того, они сохраняют связь с родительским объектом после завершения разработки и даже после публикации. Изменения, внесенные в шаблон, влекут за собой обновление дизайна всех порожденных документов. Эту связь можно разорвать. Программа располагает специальной командой, которая “отчуждает” гипертекстовую страницу от шаблона и превращает их в совершенно независимые объекты.

При разработке шаблона следует определить блокированные (закрытые) и редактируемые (открытые) части документа. Это деление относится только к порожденным документам. Их блокированные части недоступны для внесения изменений; работа с открытыми областями ничем не отличается от обычных гипертекстовых страниц. Сами шаблоны -- это полностью открытые объекты, доступные для редактирования.

Создание шаблонов

Как правило, нельзя обойтись только шаблонами, предоставляемыми редактором. Поэтому рассмотрим, как создать новый шаблон документа. Для этого необходимо:

1. установить параметры страницы документа (размер страницы, размеры полей, колонтитулы и т. п.);

2. поместить в документ постоянно присутствующие реквизиты;

3. сохранить полученный документ на диске как шаблон;

4. распечатать полученный шаблон документа на принтере, если нужно посмотреть результат.

Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую подобны друг другу. Прежде, чем приступить к созданию нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохранены в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не потребуется снова создавать стили.

Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на закладке Общие при выборе команды Создать в меню Файл. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки, то при выборе команды Создать он появится на закладке с соответствующим названием.

Несколько замечаний по поводу тактики создания шаблонов

Если на обычных гипертекстовых страницах графические и текстовые “заглушки” – это временная мера, допустимая только на определенных стадиях разработки, то для шаблонов их применение не только целесообразно, но часто и необходимо. Макеты текстовых фрагментов и графических образов позволяет сохранить планировку документа, они также служат напоминанием о необходимости включения на данные позиции постоянных объектов определенного типа.

Элементы дизайна, повторяющиеся на нескольких страницах проекта, следует включать в состав шаблона.

Одним из типов повторяющейся служебной информации являются метадескрипторы, которые позволяют выполнить индексацию страницы поисковыми машинами. Несмотря на то, что эти сведения располагаются в разделе заголовков документа, их можно объявить составной частью шаблона.

Когда гипертекстовый документ сохраняется в формате шаблона, его заголовочная часть блокируется, то есть становится защищенной от внесения изменений. Часть кода иерархических стилевых спецификаций и динамических сценариев располагается в области действия дескриптора Коли на порожденных страницах предполагается использовать эти возможности динамического HTML, то все необходимые описания следует заранее внести в раздел заголовков шаблона.

Создание документов с использованием слияния

Процесс слияния состоит из трех этапов:

1. создания основного документа;

2. создания источника данных;

3. выполнения слияния.

Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools, Mail Merge) .

Слияние документов

Как правило, первым шагом в процессе слияния является создание формы данных, которая содержит данные, предназначенные для Объединения. Эта форма автоматически создается как таблица. Каждый ряд представляет отдельную запись, содержащую связанные между собой данные, в то время как каждая колонка объединяет в себе отдельную категорию данных, называемую полем.

Первая строка называется заголовком и содержит имена полей. Каждое имя должно начинаться с буквы. Пробелы и знаки пунктуации недопустимы.

Обычно в качестве основного-документа используется заранее созданная форма делового письма, содержащая постоянный текст (например, приглашения на конференцию). Источник данных является таблицей, каждая строка которой представляет собой запись, содержащую информацию о клиентах. Источник данных может являться файлом Word, Access, Outlook или Excel.

Ассистент слияния

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния - специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам. Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбирается команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

ВЫПОЛНИЛА: Курмыса И. В.
ПРОВЕРИЛА: Захарина О. Б.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

- если при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

- если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

- для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

- режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, весьма полезных и экономящих время и усилия. Среди них:

- автотекст — служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, закладок и других часто используемых элементов, предназначен для хранения и автоматической вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

- стили — позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования, облегчают работу тем, что позволяют хранить и задавать сразу целые наборы форматов;

- макросы — служат для выполнения последовательности команд, необходимы тем, кто часто совершает одни и те же действия. Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу;

- шаблоны — шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п., они предназначены для создания профессионально оформленных документов. Существуют уже готовые шаблоны, но Microsoft Word позволяет также создавать собственные шаблоны;

- колонтитулы — используются в печатных документах, колонтитул — это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа;

- сноски — используются в печатных документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок, один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

- объекты — Microsoft Word позволяет использовать эту команду для добавления всего или части файла, созданного одной из программ Office или любой программой, которая поддерживает связанные и внедренные объекты, в другой файл.

Читайте также: