Доклад про трудовые книжки

Обновлено: 14.05.2024

Трудовая книжка должна быть у каждого работника. Требования, установленные законодательством к оформлению этого документа.

Трудовая книжка (ТК) формально остаётся главным документом, подтверждающим стаж человека и отражающим трудовые этапы. Порядок оформления трудовых книжек на своих сотрудников, их ведения и хранения регламентирован и должен соблюдаться каждым индивидуальным предпринимателем и юридическим лицом.

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка оформляется работодателем на каждого сотрудника при начале трудовой деятельности и ведётся на протяжении всей жизни. В трудовой книжке фиксируются каждое трудовое перемещение работника как между работодателями, так и внутри одной компании. По достижении пенсионного возраста трудовая книжка, по крайней мере, до настоящего времени, является обязательным и единственным документом, на основании которого рассчитывается стаж для определения размера пенсии.

Форма трудовой книжки, а также порядок оформления и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Инструкция по заполнению документа утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.

Бумажный документ утрачивает своё значение. Основная задача трудовой книжки - определение стажа в целях пенсионного обеспечения. Информация о месте и периодах работы сейчас концентрируется в ПФ. Каждый работодатель регулярно отчитывается о своих сотрудниках и предоставляет все необходимые для исчисления пенсии сведения. Вопрос об окончательном переходе к электронному аналогу трудовой книжки вставал неоднократно. Планировалось введение е-книжки с 01.01.2018 г. Сейчас называют даты 01.01.2019 г. и 01.01.2020 г., но окончательно со сроками определённости нет.

Основные правила оформления

Ведение книжки осуществляется любым работодателем независимо от организационно-правовой формы и подчинённости, у которого сотрудник занят по основному месту и проработал не менее 5 дней (за исключением военнослужащих и приравненных лиц, для которых установлен особый порядок учёта выслуги).

Требования по ведению трудовой книжки не распространяются на работодателя - гражданина, который не является предпринимателем.

Предполагается, что у человека может быть только одна трудовая книжка, которую он обязан передать основному работодателю.

По различным причинам работники порой заводят несколько ТК (при потере, с целью скрыть негативное основание увольнения с предыдущей работы и т. п.). Иногда по разным книжкам оформляются на работу в нескольких организациях как основных с целью получения по каждому месту больничных, учебных отпускных и т. д. Подобные действия являются незаконными, хотя непосредственно за оформление нескольких книжек ответственность не предусмотрена. Работодатель, с которым отношения были оформлены позднее, вправе взыскать незаконно уплаченные средства с такого работника.

Общие правила внесения записей

Заполнение всех граф трудовой книжки производится письменно ручкой любого типа синего, фиолетового или чёрного цвета. Формулировки оснований увольнения приводятся в точном соответствии с законом. Наименования должностей, специальностей, квалификаций и тому подобное должны соответствовать записям в документах об образовании и наименованиям, приводимым в соответствующих квалификационных справочниках и локальных актах.

Исправления допускаются только на первом листе при изменениях личных данных (Ф. И. О., дата рождения). Изменённая или ошибочная запись зачёркивается горизонтальной чертой и сверху надписывается верная запись. Ссылки на документы, явившиеся основаниями для корректировки данных (свидетельство о браке, решение суда и пр.), указываются на обложке изнутри, удостоверяются подписью кадровика и печатью.

При выявлении ошибок в сведениях о работе или награждениях исправления не производятся, делается отметка о недействительности соответствующей записи и вносится верная.

Первоначальное оформление книжки

При первоначальной выдаче работодатель заполняет первый лист документа, в котором указываются:

Ф. И. О. владельца полностью согласно паспорту;
дата рождения;
информация об образовании в соответствии с подтверждающими документами (если сотрудник продолжает обучение, запись о текущем уровне делается по студенческому, зачётке или справке с места учёбы);
профессия и/или специальность согласно официальным документам о завершённом образовании;
дата оформления книжки.

Оформляемый своей подписью подтверждает достоверность указанных данных, после чего работодатель (отвечающее за кадровое делопроизводство лицо) проставляет свою подпись и оттиск печати.

Обязанность по первоначальному оформлению трудовой книжки, включая приобретение и выдачу бланка, лежит на работодателе. С принимаемого на работу могут быть взысканы средства, затраченные на приобретение бланка документа.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) ФИО, дата рождения - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании соответствующих документов.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г "О трудовых книжках". Заполнение в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития РФ.

Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа является для работника основной. Не являющийся ИП, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять их работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является ТД, заключенный в письменной форме.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного ФЗ. При этом должна делаться ссылка на соответствующие статью, пункт.

В случае выявления неправильной или неточной записи исправление производится по месту работы, где она была внесена, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника

Трудовая книжка играет роль не только в оформлении трудовых отношений. Так, страховой стаж работы, дающий право на назначение трудовой пенсии (в том числе на досрочное), исчисляется, прежде всего, на основе записей в трудовой книжке. В ней содержатся сведения о том, где работник успел потрудиться, а также о полученных им поощрениях. Вся эта информация интересна будущему работодателю, а работнику послужит базой для исчисления общего, непрерывного и специального трудового стажа.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляются работодателем.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) ФИО, дата рождения - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании соответствующих документов.

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

- кадровой службой организации

- либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за таким-то номером недействительна".

После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка".

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

. РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности . подачи этого заявления выдать ему: трудовую книжку в целях обязательного социального страхования . другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки); справки о заработной плате, начисленных . договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой . лицами заявлений о выборе формата трудовой книжки. При предоставлении указанных сведений впервые .

. перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными . перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными . этом материале. Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые . ПФ РФ. Что такое электронная трудовая книжка? Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом . тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать .

. , они напомнили, что бумажная трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя . могут сохранить прежний формат трудовой книжки? Все, у кого трудовая книжка уже есть или . получить сведения из электронной трудовой книжки? Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через . письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки, надо ли отменять предыдущее . на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не .

. если не выдана трудовая книжка? Задержка в выдаче трудовой книжки может стать причиной обращения . работодателя или если работник, получивший трудовую книжку при увольнении, предоставит ее . для производства записи. В трудовой книжке сначала делается запись о недействительности . Работник может потребовать выдачи дубликата трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Для . выдачи уволенному работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или .

. образом, можно предположить, что электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой . работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку сотрудника, а также предоставлять . работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки, подача работником заявления о представлении . работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки (Разработана: Компания ГАРАНТ, декабрь . трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки) (Разработана: Компания ГАРАНТ, декабрь .

. получит бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки на руки . соответствующего заявления. При сохранении трудовой книжки в бумажном формате работодатель . дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при . о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном . право: на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к . его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в .

. заранее. Электронная трудовая книжка Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является . виде вести его трудовую книжку. То есть переход на электронные трудовые книжки добровольный. К . электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. По законопроекту Трудовой кодекс . нужно использовать, чтобы предоставить сведения трудовой книжки работнику по его запросу. . на электронные трудовые книжки? 2020 год – старт перехода на электронные трудовые книжки. Работодателям нужно .

. работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы . стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, устраивается на работу после переходного . переход на электронные трудовые книжки. Поэтому предполагаем, что оформление бумажной трудовой книжки не требуется . книжек Плюсы: отсутствие затрат на трудовые книжки; решение проблемы дистанционного трудоустройства; снятие . выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, .

. обычной бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений), работодатель выдает трудовую книжку на руки . норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления . учетом изложенного документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является соответствующее заявление . расписывается в получении трудовой книжки. Нужно ли заверять запись в трудовой книжке о переходе . хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, .

. законодательство не содержит термина электронная трудовая книжка. Как следует из положений частей . вышеизложенного можно предположить, что электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности . хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее . гражданин не должен предъявлять работодателю трудовую книжку. Записи о работе по . с материалами: - Энциклопедия решений . Электронная трудовая книжка; - Информация Министерства труда и социальной .

. будет представлять собой электронная трудовая книжка? Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя . При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной . подтверждения; использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг; . . Процедура перехода на электронные трудовые книжки. Формирование электронных трудовых книжек . электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Конечно, многих работников ( .

. о подаче заявления. Работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления . расписывается в книге при получении трудовой книжки. Также специалисты Минтруда напоминают, что . сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой . о продолжении ведения работодателем традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать . сообщает Минтруд, документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника .

. работодателям, расскажем в статье. Трудовая книжка установленного образца является основным документом . работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации . Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный . . Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений . договором. * * * Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю .

. за наличие второй трудовой книжки? Может ли гражданин иметь две трудовые книжки и работать . работника будут две трудовые книжки. Например, работник уволился, потерял трудовую книжку, при трудоустройстве к . другому работодателю ему оформили новую трудовую книжку ( ст . в системе государственного пенсионного страхования трудовая книжка, по сути, теряет свою . истца, несмотря на наличие второй трудовой книжки, содержащей иные сведения (определение Восьмого .

Любой человек, которому хотя бы однажды приходилось устраиваться на постоянную работу, знает, что такое трудовая книжка и для чего она необходима. В последнее время очень часто слышатся мнения, что такие документы уже изжили себя, что пора их отменить и т. д. Начинаются активные обсуждения этих предложений, но потом они затихают, чтобы через некоторое время появиться снова.

Сторонники отмены трудовых книжек объясняют свою позицию тем, что работников сейчас оформляют по индивидуальным трудовым договорам, а сведения об отчислениях в ПФР и другие фонды за них учитываются на индивидуальных лицевых счетах (СНИЛС). В этой статье мы поговорим о том, что собой представляет трудовая книжка, и нужна ли она сейчас.

Что собой представляет трудовая книжка

Трудовая книжка — это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации трудовые книжки должны вести все юридические лицами и индивидуальные предприниматели. Работодателям-физическим лицам заводить и вести их запрещено. Стаж работы у такого работодателя подтверждается трудовыми договорами.

Документ содержит полную информацию о трудовой деятельности его владельца на протяжении всей жизни. Для оформления такого личного документа требуется большая внимательность и аккуратность.

Трудовые книжки оформляют на всех работников предприятий и организаций, в которых они проработали более 5 дней. Также они должны вестись на временных и сезонных работников, а с октября 2006 года трудовые книжки обязаны вести индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями. Документ хранится по основному месту работы, при работе по совместительству внесение записей производится по особым правилам.

Для заключения нового трудового договора, работник должен представить трудовую книжку наряду с другими необходимыми документами, такими как паспорт РФ (или иностранного государства), СНИЛС и т.п. Если же человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку ему предоставляет работодатель. После увольнения документ должен быть возвращен ее владельцу в последний день работы, в противном случае работодатель несет ответственность. И при подаче жалобы в трудовую инспекцию или прокуратуру РФ будет оштрафован. А при подаче иска в суд с него можно взыскать понесенные убытки (например, не смогли быть приняты на работу по причине отсутствия документа).

Российская трудовая книжка нового образца

С 1 января 2004 года стали использоваться бланки трудовых книжек нового образца, которые оформляются работникам, впервые поступающим на работу. Вместе с тем документы ранее установленных образцов (1938,1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников являются действительными.

Трудовая книжка нового образца снабжена дополнительными средствами защиты от подделки:

Значение трудовой книжки для работника

Как уже говорилось, до сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 Трудового кодекса России, — это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако некоторые ее функции были переложены на трудовой договор и систему персонального учета в ПФР.

Уже с 1 января 1997 года учет стажа и работы россиян ведется ФСС и Пенсионным фондом. Это значит, что оформление пенсии от трудовой книжки уже не зависит. Сейчас все желающие могут бесплатно получить выписку о своем стаже из Пенсионного фонда России.

Нет у трудовой книжки и функции получения больничного листа. Произошло это в январе 2007 года после вступления в силу закона о временной нетрудоспособности. Тогда была отменена норма о непрерывном стаже (фиксируемого трудовой книжкой) для выдачи больничного листа.

Если раньше оплата больничного листа в значительной степени зависела от непрерывного стажа работы, то теперь этот показатель в расчет не берется. Также перерыв в стаже работы не влияет теперь на величину будущей пенсии. Сейчас ее размер зависит только от величины взносов в пенсионный фонд и общего стажа для пенсии.

Теперь Вы знаете, что такое трудовая книжка, а также то, какую роль она играла в жизни человека раньше и зачем нужна сейчас.

Читайте также: