Автоматизированные места в архиве доклад

Обновлено: 05.07.2024

В последнее время все чаще стал использоваться термин электронный архив документов. Зачастую этот термин используют вместо другого популярного понятия — системы автоматизации архивного дела. Есть ли разница между данными понятиями? Давайте попробуем разобраться, какие средства автоматизации существуют сейчас на рынке, и как они появились.

Изначально автоматизация архивного дела начиналась с создания единых баз данных для регистрации архивных документов вместе с их атрибутами. Основной целью такой автоматизации было ускорение поиска оригиналов документов по их параметрам – названию, номеру, датам и другим возможным идентификаторам. Найдя документ в подобной электронной картотеке, можно было узнать его физическое расположение (помещение, ряд, стеллаж, полку и т.д.). Скорость поиска в электронной базе принципиально отличалась от поиска в бумажной картотеке или регистрационном журнале. Такие системы являлись обособленными элементами информационной инфраструктуры компании, и не были вовлечены в единый процесс автоматизации делопроизводства. Как правило, такие системы содержали слаборазвитые возможности разделения прав пользователей, и, в основном, были ориентированы на работу одного архивариуса.

Параллельно с системами автоматизации архивного дела появлялись решения и другого направления – системы электронных архивов документов. Важной особенностью данного направления стал упор на автоматизацию доступа к электронным образам документов. В рамках этого направления появились возможности:

Хранения в системе электронной версии документа, а также его отсканированной копии, связывая их с карточкой атрибутов документа;
Поиска не только по атрибутам документа, но и по его содержанию;
Удаленного доступа к электронным версиям архивных документов не только архивариуса, но и других сотрудников организации, в соответствии с их правами и полномочиями.

Классические системы ведения архивного дела также развивались, расширяя возможности автоматизации архивного делопроизводства. Современные системы архивного дела позволяют автоматизировать все задачи архивного дела с использованием электронных сдаточных описей, дел и других объектов архивного дела.

В последнее время границы между классами систем все сильнее смываются. Системы автоматизации архивного дела активно реализуют возможности электронных архивов, и наоборот.

Сейчас на рынке присутствует ряд систем, изначально создававшихся для решения задач электронного архива и архивного делопроизводства, среди них – электронный архив Этлас. Но большинство современных электронных архивов появились в результате развития одноименных систем автоматизации документооборота. Как правило, электронные архивы документов на базе электронного документооборота поставляются в качестве дополнительных модулей, и не содержат всего необходимого инструментария, предоставляемого профессиональными архивными системами. Нередко встречаются исключительно рекламные ходы компаний, выдающих за электронные архивы базовые версии систем электронного документооборота.

Примером развитой системы электронного архива, включающей в себя все необходимые возможности для автоматизации архивного дела, является электронный архив документов Этлас. Эта система была изначально создана как самостоятельный продукт, ориентированный на качественное решение всех задач архивариуса. Несмотря на многообразие возможностей и непрерывное развитие, система по-прежнему остается одной из самых доступных на рынке, благодаря простоте освоения и использования, а также демократичной ценовой политике.

Функциональные особенности
При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием
реквизитов архивного хранения (дата открытия и закрытия дела, заголовок
дела, количество листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты,
связанные с систематизацией документального фонда
В процессе архивного хранения отслеживаются перемещения, выдача на
руки, возврат, выбытие дел и документов
Поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и
документов, выданных на руки
Предоставляется возможность атрибутивного поиска, как по реквизитам
дел, так и по реквизитам документов [8].
Предварительная модель базы данных представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 – предварительная модель базы данных

Главный модуль – модуль, с помощью которого осуществляется
взаимодействие остальных модулей разрабатываемого ПП. Данный модуль
является связывающим звеном между остальными модулями.
Справочный модуль – модуль отвечающий за снабжение пользователя
необходимой информацией. Отвечает за работу интерактивного помощника.
Модуль ввода данных – модуль отвечающий за прием информации от
пользователя.
Модуль поиска запрашиваемых данных
–модуль отвечает за
подсоединение интерактивного помощника(если он необходим) и поиск
данных.
Модуль базы данных – данный модуль отвечает за работы пользователя с
базами данных, т.е. поиск данных, по базе данных(в ограниченном режиме для
пользователя, т.е. он просто ищет, но не чего менять не может).
1.2 UML диаграммы

Для разработки программного обеспечения и моделирования бизнес–
процессов используем принципы объектного моделирования. На сегодняшний
день существует 13 диаграмм UML 2.0:

Диаграмма активности.
Диаграмма классов.
Диаграмма связей.
Диаграмма компонентов.
Диаграмма составных структур.
Диаграмма развертывания.
Диаграмма обзора взаимодействий.
Диаграмма объектов.
Диаграмма пакетов.
Циклограмма.
Диаграмма машин состояния.
Диаграмма синхронизации.
Диаграмма прецедентов.
Наиболее часто употребляемыми являются 9 из них.
1.2.1 Диаграмма прецедентов

Диаграмма прецедентов применяется для демонстрации возможностей
различных пользователей в зависимости от предоставленных им прав.
Определение акторов:
1 Архивариус (начальник отдела архив).
2 Помощник архивариуса.
3 Пользователь (человек который хочет получить данные из архива).
Варианты использований:
1 Проверяет работу помощника.
2 Обрабатывает данные.
3 Осуществляет поиск данных.
4 Подает запрос на поиск или обработку данных.
Пример:
Ассоциативной связи: Архивариус – проверяет работу помощника.
Включение: Помощник обрабатывает данные и осуществляет поиск
данных.
Расширение: Получает ответ на свои запрос от помощника.

1.2.2 Диаграмма компонентов

Диаграмма компонентов показывает набор компонентов и отношений
между ними. Компонент – это физически заменяемая часть системы, которая
имеет набор интерфейсов и обеспечивает их реализацию.
В данном случае исполняемый модуль Архив.exe обращается за
получением или добавлением информации к базе данных db1.mdb. Но
обращается не напрямую, а через MS Access. Таким образом MS Access
является интерфейсом между программой и базой данных, обеспечивая их
взаимодействие. Диаграмма компонентов представлена на рисунке 1.3.
db1.mdb
Архив.exe
MS Access
Рисунок 1.3 – Диаграмма компонентов.
1.2.3 Диаграмма классов
Диаграмма классов в UML является частным случаем ER диаграммы. ER
диаграммы используются для логического проектирования баз данных. Главное
их отличие: В ER диаграмме уделяется внимание структуре данных, а в
диаграмме классов – поведению классов. Диаграмма классов представлена на
рисунке 1.4.

Құрметті оқырман! Файлдарды күтпестен жүктеу үшін біздің сайтта тіркелуге кеңес береміз! Тіркелгеннен кейін сіз біздің сайттан файлдарды жүктеп қана қоймай, сайтқа ақпарат қоса аласыз! Сайтқа қосылыңыз, өкінбейсіз! Тіркелу

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD. DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных

по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2. "Стихийная" компьютеризация , осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.

Специально для работы с ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.

Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Целью данной работы является изучение перспектив внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Этапы, объекты и цели информатизации архивного дела

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

2. Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

3. Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

4. Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

- комплектование архива и экспертиза ценности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

- комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

- создание страхового фонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

- контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного архива).

Целями информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста от рутинных операций;

- повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

- обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах :

- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

информационный автоматизированный сетевой архив

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:

1. Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

2. Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

3. Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

5. Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта

7. Поддержка и обслуживание системы

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы – системного интегратора – следует проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения с фирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Итак, в работе были рассмотрены основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.

Одним из перспективных направлений автоматизированных технологий использования архивных документов является CD-ROM мультимедиа.

Интерес представляет и проект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.

Естественно, приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, новые информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Необходимость разворачивания работы в этом направлении очевидна и актуальна, так как информатизация архивного дела способствует развитию рациональной системы формирования, обеспечению сохранности, всестороннему использованию Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Список использованных источников

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.

3. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации /Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н.И. Химина, А.В. Евпатьевский. – М., 2007, 48с.

4. Статья: Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий. Н.И. Ходаковский, Н.А. Ткаченко, Л.И. Левчук.

5. Концепция информатизации архивного дела России. Утв. Росархивом, 1995 г

Список использованной литературы:

Сейчас уже нет необходимости говорить о значимости информационных технологий для архивного дела, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Игорь Николаевич Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

Доклад был представлен на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме "Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения" 4 июня 2008 года.

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.

Никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. Согласно отчетным данным, оснащенность отрасли компьютерами последних поколений заметно увеличилась. В федеральных архивах имеется 845 таких компьютеров, в государственных архивах регионов - 5 068, в муниципальных архивах - 3 652 компьютера. Много это или мало? Ответ может дать отчетный показатель, недавно введенный Росархивом, согласно которому по состоянию на 01.01.2008 г. на один современный компьютер приходится от полутора до трех штатных сотрудников архива, то есть оснащенность техникой остается недостаточной.

Наблюдается значительный рост локальных вычислительных сетей: в федеральных архивах развернуты 10 ЛВС, 187 - в госархивах субъектов Российской Федерации. В муниципальных архивах имеется 25 сетей, однако очевидно, что потребность этих архивов в ЛВС невелика.

● разработка и предоставление архивным учреждениям отрасли унифицированного общеотраслевого программного обеспечения;

● ведение общеотраслевых БД и представление в сети Интернет объединенных архивных информационных ресурсов;

● содействие льготному приобретению стандартного программного обеспечения.

Приведем иллюстрацию к последнему пункту. Как известно, благодаря усилиям Росархива федеральные архивы, госархивы субъектов РФ и муниципальные архивы включены в Программу академического лицензирования компании Microsoft. В прошлом году только федеральные архивы закупили 439 лицензий и лицензионных продуктов этой компании на общую сумму 672,6 тыс. рублей. При рыночной стоимости этих лицензий и продуктов в 2974,2 тыс. руб. реальная экономия составила 2301,6 тыс. руб. или 77%.

Для оценки пройденного пути в архивной информатизации и определения дальнейших шагов сопоставим ее цели и имеющиеся результаты, а затем сформулируем ближайшие задачи. Подчеркнем, что речь идет об усредненных тенденциях в общероссийском масштабе.

Стратегическими целями автоматизированной системы централизованного госучета были определены следующие:

● полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

● учет всех видов документации;

● полный учет архивных документов на уровнях фонд - опись - единица хранения;

● автоматизированное формирование архивных учетных документов.

Традиционно основным показателем с точки зрения полноты государственного учета является количество описаний фондов, введенных в систему. По федеральным архивам этот показатель на 01.01.2008 г. составил 55,4 тыс. фондов, или 81,6% от паспортных данных. Государственные архивы субъектов РФ ввели в систему 398,3 тыс. описаний фондов (84,3% от паспорта). Вклад муниципальных архивов составил 166,3 тыс. описаний (48,5%). В целом введено 620,0 тыс. описаний, или 70,2% от всех фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

Вся приведенная статистика означает, что во многих архивов закончился или заканчивается важный и трудный этап длительной монотонной работы по вводу данных без немедленной отдачи, и наступило время пользоваться результатами работы - вести полноценный автоматизированный учет, получать сводные данные, автоматически формировать архивные учетные документы.

В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных по местам хранения документов по личному составу (сначала - по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного и для архивов и для граждан проекта.

● Определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий.

● Определены составы и структуры формируемых информационных массивов баз данных.

● Внедрено или находится в процессе разработки общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности.

● Введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты свидетельствуют, в частности, о том, что общими усилиями создана основа для построения интегрированной информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость.

Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В этой связи хотелось бы отметить, что для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное ПО. Практика федеральных и региональных архивов свидетельствует о том, что услуги таких фирм - зачастую более реалистичный путь решения задачи, нежели попытки выполнить работу собственными силами.

Важной и далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете в самой сжатой форме выглядят следующим образом:

● предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;

● постоянное информирование об архивной деятельности;

● содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;

● взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;

● популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

В применении информационных технологий имеются две составляющие - создание информационных ресурсов и способы работы с этими ресурсами. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами пройдены критические точки в наращивании информационного потенциала, приобретения опыта, разработки специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использования накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий.

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом третий и, быть может, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий.

Читайте также: